In de tijd waarin je Windows 2000-pc meer dan vijf minuten nodig had om een bureaublad te laten zien, kon pc-optimalisatiesoftware daar vaak wel een minuut of meer afsnoepen. Maar werken de oude methodes op de prestaties van de huidige pc's? Kortom: is pc-optimalisatie nog wel nuttig?

Voor een paar tientjes of zelfs gratis een vier keer zo snelle pc! De makers van hulpprogramma's voor systeemoptimalisatie beloven zonder uitzondering gouden bergen en alleen maar voordelen wanneer je hun software gebruikt. Er was inderdaad een tijd dat dergelijke programma's ook echt nodig waren om Windows langere tijd probleemloos te kunnen gebruiken. Een nieuwe versie van PC Tools, Norton Utilities of QEMM386 was een moment waar iedere pc-gebruiker met smart op zat te wachten; eindelijk konden er nog meer problemen van Windows opgelost worden.

Lange tijd had Microsoft ook onvoldoende oog voor problemen, en werd het aan de gebruiker overgelaten om de problemen op te lossen, of niet. Maar die tijd lijkt voorbij, Windows lost de problemen nu zelf wel op. De snelheid van Windows na een jaar intensief gebruik, is niet heel veel lager dan aan het begin. In elk geval niet wanneer je de services die Microsoft aan Windows heeft toegevoegd om het systeem op snelheid te houden, gewoon hun werk laat doen. De noodzaak hier aparte tools voor te installeren lijkt daarmee overbodig. Of zou er nog wel voordeel in een apart programma voor defragmentatie of geheugenbeheer zitten?

©PXimport

De programma's voor systeemoptimalisatie beloven vaak heel veel betere prestaties.

Het Windows-register

Het register is een bekende zwakke plek van Windows. In het register bewaren het besturingssysteem en alle programma's die je installeert, informatie over hun configuratie. Het register is een hiërarchische database, dus met een opbouw die doet denken aan een mappenstructuur. In elke map kan een stuk configuratie-informatie zitten (een sleutel) maar ook een aantal submappen met submappen en submappen tot je uiteindelijk pas veel dieper bij een sleutel komt. Start de register-editor (met het commando regedit) en je ziet dit ook direct terug.

Zoek je met F3 en herhaal je de zoekopdracht, dan merk je ook dat configuratiegegevens voor een bepaald programma of een hardwarecomponent op heel veel verschillende plekken in het register voorkomen.

Dat het register geldt als een zwakke plek, komt voor een belangrijk deel doordat het bij dagelijks gebruik eigenlijk alleen maar groeit en nooit kleiner wordt. Er wordt vooral informatie aan toegevoegd en eigenlijk nooit opgeruimd. Wanneer je een programma installeert en meteen weer verwijdert, blijven er vele MB's aan daarna nutteloze gegevens en instellingen in het Windows-register achter. Het register groeit hierdoor tot wel 500 MB of meer en bevat dan heel veel nutteloze informatie. Maar is dat ook erg? Wel volgens de leveranciers van register-cleaners. Programma's om het register op te schonen en te ontdoen van de overbodige gegevens zijn erg populair en zowel betaald als gratis te krijgen. Register-cleaners claimen de computer sneller te maken door 'registerfouten' te verwijderen en zo crashes te voorkomen. Ook speuren ze verweesde instellingen op die zijn achtergebleven toen de bijbehorende software werd verwijderd. Tot slot claimen register-cleaners 'corrupte en beschadigde' gegevens te verwijderen. "Het effect van het opschonen van het register is een kleiner register. Het register wordt met Windows geladen en de grootte van het register heeft dus direct invloed op de systeemprestaties. Daarnaast kunnen fouten uit het register gehaald worden. In dat geval maakt het opschonen van het register de pc stabieler" aldus de TechSupport van WiseCleaner.

©PXimport

Ashampoo Registry Cleaner is een van hulpprogramma's om het register op te schonen.

Ecosystem Team

Dat Windows steeds beter voor zichzelf zorgt en vaak al met nieuwe technieken overweg kan voor ze ook maar echt in de winkel liggen, is te danken aan het Windows PC Ecosystem Team. Dit team is opgezet binnen Microsoft nadat Windows Vista direct al bij de introductie grote problemen had met videodrivers van NVIDIA en diverse hardware van HP. Beide problemen waren wel bekend tijdens de ontwikkeling van Vista, maar hadden nooit de aandacht gekregen die ze verdienden. Niemand binnen Microsoft had zich er echt voor ingezet ze op te lossen.

Het Windows PC Ecosystem Team bestaat uit een aantal Windows-engineers die heel nauw samenwerken met de hardwarefabrikanten. Zij zorgen ervoor dat elke nieuwe chip, elk nieuw aanraakscherm, elk nieuw opslagmedium en elke nieuwe hardware-standaard, wordt vertaald naar een aanpassing van een driver. Plus, wanneer er een echte aanpassing in Windows nodig is, zetten ze deze op de roadmap van de Windows-ontwikkelaars.

©PXimport

Bij wijzigingen in het Windows-register waarschuwt Microsoft dat deze het systeem ook instabiel kunnen maken.

Vervuiling?

We testen verschillende register-cleaners. De populairste is ongetwijfeld het gratis CCleaner, maar ook minder bekende en betaalde versies zoals Ashampoo Registry Cleaner, Wise Registry Cleaner en de opruimfunctie voor het Windows-register in Norton Utilities laten we draaien. Dat de scanresultaten grotendeels gelijk zijn, bewijst dat vervuiling van het register voorkomt en de definities die daarvoor gelden ook ongeveer gelijk zijn. Minder duidelijk wordt echter wat het verwijderen van de fouten vervolgens oplevert - behalve het gevoel goed werk te hebben verricht. Hoe erg is het als er koppelingen in het register staan naar helpbestanden die er niet zijn, als je alle hulp met computer en software wel via Google zoekt? Hoe erg is het als er een bestandsformaat niet aan een bepaald programma gekoppeld is zolang alle bestandsformaten die je wel gebruikt, dat wel zijn? Lastig is bovendien dat de programma's ook niet helpen te begrijpen wat deze fouten betekenen of wat de impact ervan is. Een paar honderd of zelfs duizend gevonden fouten, maakt het praktisch onmogelijk er zelf ook maar kritisch naar te kijken. Er is geen andere optie dan alles door de register-cleaner ongezien te laten verwijderen, wat meteen ook het meest risicovol is om te doen.

Vervuiling in het Windows-register is niet te voorkomen. De impact van de fouten is in de praktijk echter zo gering dat het misschien maar beter is ze niet op te schonen. Je voorkomt dat er echt iets mis gaat en bespaart tijd en moeite. Merkbare snelheidswinst zul je alleen boeken wanneer de computer maar net aan de specificaties van Windows voldoet. Upgraden met een SSD en meer geheugen zijn het echte medicijn voor zo'n pc, het register opschonen is slechts symptoombestrijding.

©PXimport

Als alles 'hoge prioriteit' heeft, heeft uiteindelijk niets meer hoge prioriteit.

©PXimport

De gratis CCleaner doet niet onder voor de betaalde register-vegers.

Is er nog toekomst voor het Windows-register?

Ook komende versies van Windows zullen nog een Windows-register kennen. Wel zal de rol in Windows 10 opnieuw kleiner worden. De apps binnen Windows gebruiken het register bijvoorbeeld niet. Alle code van een app zit in een soort container inclusief eventuele configuratiegegevens. Daar komt bij dat Microsoft met Windows 10 een echt nieuwe kernel (kern van een besturingssysteem) introduceert die een samenvoeging is van de kernel voor Windows Phone en die van Windows 8. Deze moet op elk apparaat gebruikt kunnen worden, dus behalve computer en smartphone ook op tablets, Xbox en apparaten als de Raspberry Pi.

Fragmentatie

Fragmentatie treedt op als bestanden worden opgeslagen op een harde schijf. Het staat eigenlijk voor de versnippering van de gegevensopslag en die zorgt voor vertraging. Heeft de computer een bestand nodig, dan verplaatst de kop van de harde schijf zich over de ronddraaiende schijf waarop de gegevens staan. In de optimale situatie staan de gegevens als één lange streep op de schijf. In de praktijk is dat vaak niet zo en moet de kop van de harde schijf om een bestand te lezen een aantal sprongen maken naar de plekken op de schijf waar telkens een deel van de gegevens staat. Dit is het gevolg van de manier waarop het bestandssysteem een schijf indeelt en elk vakje met gegevens adresseert. Bij langer gebruik neemt de mate van fragmentatie toe en kost het lezen en schrijven van gegevens steeds meer tijd. De pc wordt dan trager. Dit geldt overigens alleen voor de traditionele harde schijf, zie het kader 'SSD defragmenteren?'. Het defragmenteren van een SSD is zelfs schakelijk.

Defragmenteren is de oplossing voor fragmentatie. Bij defragmentatie worden de blokjes met gegevens opnieuw gerangschikt op de harde schijf zodat in het optimale geval om een bestand te lezen, telkens maar één beweging van de kop nodig is. De harde schijf is het langzaamste onderdeel van een computer, de impact van defragmentatie op de systeemprestaties daardoor groot.

Het goede nieuws is echter dat Windows het (opnieuw) inmiddels zelf regelt! Met XP introduceerde Microsoft een defragmentatiefunctie in de consumentenversie van Windows, maar die moest nog apart gestart worden. Dat gaf ruimte aan de makers van defragmentatiesoftware om het defragmenteren volledig te automatiseren. Destijds hadden deze programma's dus wel bestaansrecht. Maar sinds Windows Vista defragmenteert Windows de harde schijven automatisch op een moment dat de pc niet gebruikt wordt. Je hoeft er niets voor te doen om de computer op snelheid te houden en merkt er ook nog eens niets van ... allemaal standaardfunctionaliteit van Windows.

©PXimport

De defragmentatie van Windows doet stil en zonder ommezien uitstekend werk.

SSD defragmenteren?

Hoewel een SSD en een klassieke HDD dezelfde functie vervullen en Windows er ook nauwelijks onderscheid tussen maakt, is de interne werking van deze twee totaal verschillend. Bij de SSD ontbreken bewegende delen en is de toegangstijd tot de data overal hetzelfde, ongeacht op welke plek en in welke geheugenchip die gegevens staan. Is defragmentatie bij een harde schijf noodzakelijk, bij een SSD kan het schadelijk zijn! Windows 7 en 8 beschikken over voldoende kennis om een SSD te herkennen en de instellingen erop aan te passen.

©PXimport

Magisch defragmenteren

Er zijn nog wel aparte programma's voor defragmentatie. Magical Defrag van Ashampoo biedt net als de defragmentatie in Norton Utilities nog maar weinig extra's als het gaat om de defragmentatie zelf. De uitzondering is O&O Defrag dat heel veel inzicht geeft in de fragmentatie en meerdere manieren biedt om te defragmenteren. Je kunt daarmee de systeempartitie volgens een andere systematiek defragmenteren dan een datapartitie, de eerste bijvoorbeeld gesorteerd op bestandsnaam, de tweede op datum van de laatste gebruik. Heel mooi, maar merkbaar sneller wordt de pc er niet van. De standaard defragmentatie van Windows is - zo lijkt het - goed genoeg en werkt helemaal automatisch. De SSD heeft de betekenis van defragmentatie verder beperkt, hetzelfde geldt voor de nieuwste harde schijven die veel sneller zijn en ook vaak cachegeheugen gebruiken om data sneller te kunnen leveren. Het is dus niet nodig om nog tijd en geld te besteden aan het oplossen van een probleem dat in huidige Windows-versies vanzelf wordt opgelost.

©PXimport

O&O Defrag 18 komt met heel veel opties en mogelijkheden maar doet uiteindelijk toch maar alleen defragmentatie.

©PXimport

Om te bewijzen dat defragmentatie winst oplevert, biedt O&O gratis een programma dat de mogelijke winst door defragmentatie berekent.

Een schone installatie

Als niets meer werkte en ook de tooltjes Windows niet meer konden fixen, dan was een schone installatie lange tijd het enige antwoord. De harde schijf formatteren en helemaal opnieuw beginnen. Menno Schoone begon er in een periode van ernstige ziekte een website over die nog altijd bestaat en zeer succesvol is. Met een knipoog naar zijn achternaam gaf Menno onder het motto "Een Schoone PC is een optimale PC" op zijn site tips voor het snel opnieuw inrichten van Windows. Gedwongen door de verbeteringen in Windows heeft hij inmiddels de koers van zijn site aangepast. "De hardware is zo snel geworden dat de tijd die het kost om Windows te optimaliseren, niet meer opweegt tegen de daaruit voortvloeiende prestatiewinst. Windows kan nu vrijwel out-of-the-box gebruikt worden, zelf sleutelen onder de motorkap is daarom zelden zinvol", aldus Menno. "Ik heb de focus verlegd van de techneut naar de gebruiker. Het gaat niet meer om het installeren of optimaliseren van Windows maar om het verhogen van computerkennis en vaardigheden."

Als het gaat om tooltjes is Menno helder: "Ik heb gemerkt dat al die clean- en systeemtools voor meer problemen zorgen dan ze problemen oplossen. De enige waar ik nog een beetje vertrouwen in heb is CCleaner, maar dan alleen voor privacy en dan alleen om het hoogstnoodzakelijke te verwijderen. Zelf gebruik ik hem niet en hij staat ook niet op mijn website vermeld."

©PXimport

Door de veranderingen in Windows is de website van Menno Schoone nu een heel andere site dan in het XP-tijdperk.

Geheugenoptimalisatie

Van de drie optimalisatieprogramma's zijn de geheugenmanagers het meest achterhaald door de tijd en de ontwikkelingen in Windows. Tools om het geheugen van Windows te beheren, claimen geheugen vrij te maken. Dat klinkt goed maar is het niet. Je koopt geen duur geheugen om het niet te gebruiken. Moderne besturingssystemen gebruiken juist al het geheugen dat er is. Deze ontwikkeling is voor Windows begonnen bij NT4. Elk stukje RAM-geheugen wordt gebruikt en dat kan heel veel zijn.

Zeker de 64bit-versie van Windows kan heel veel geheugen adresseren en gebruikt het ook echt. Applicaties worden geladen, data worden in cache geplaatst. En daarbij wordt ook virtueel geheugen gebruikt, waarbij een stukje opslagruimte als tijdelijk werkgeheugen wordt ingezet, zelfs als het eigenlijk niet nodig is. Dit wordt allemaal gedaan om op het moment dat het wél nodig is, niet nog allerlei tijdrovende en dus vertragende acties te hoeven uitvoeren. Windows is hier zo goed in geworden dat het best een uitdaging is een 64bit-computer op de knieën te krijgen door alleen maar programma's te starten.

Als een geheugenmanager echt in staat zou zijn om de manier waarop Windows met het geheugen omgaat te veranderen, dan zou dat de computer onherroepelijk trager maken en vermoedelijk ook instabieler. Gelukkig kunnen geheugenmanagers dat helemaal niet. Net als alle andere programma's, kan een geheugenmanager namelijk alleen in 'user mode' van Windows zijn acties uitvoeren en daar zijn de mogelijkheden maar zeer beperkt.

Hoe werken deze programma's dan? Als Windows start, wordt eerst de opstartcode geladen en daarna de kernel. Op dit moment wordt ook het geheugen ingedeeld. Een geheugenmanager kan pas hierna actief worden. Doorgaans forceren deze programma's applicaties meer gegevens naar het virtueel geheugen te schrijven dan Windows zelf nodig vindt, of ze claimen juist zelf heel veel geheugen om zo Windows te dwingen andere applicaties gegevens naar het virtueel geheugen te schrijven. Daarna laat de geheugenmanager het geheugen snel los en creëert het zo 'vrij geheugen', dat echter al snel weer door Windows zal worden weggeven voor echt nuttig gebruik. De TechSupport van WiseCleaner laat ons weten: "Wise Memory Optimizer kan geheugen vrijmaken en vrijgeven aan nuttige applicaties dat door inactieve processen wordt gebruikt. Maar de belangrijkste en unieke mogelijkheid is dat het programma het geheugen kan defragmenteren. Het voegt alle kleine ongebruikte geheugenblokjes samen tot een groter geheugenblok dat weer in zijn geheel gebruikt kan worden".

Liever msconfig

Geheugenmanagers zijn totale onzin en eerder schadelijk voor de pc dan dat ze goeddoen. Prik geheugen bij, stap van een 32bit-versie van Windows over naar 64 bit, en schakel programma's die onnodig met Windows opstarten uit in msconfig of via het Taakbeheer. Al het overige geheugenbeheer kun je beter aan Windows over laten. Dat is wel zo veilig en zeker beter!

©PXimport

Geheugenbeheer in Windows is sinds NT4 zoveel beter geworden.

Expert-modus

Wat doen computerexperts zelf om hun computer top fit te houden? Lars van Beek is Technisch Product Manager Windows bij Microsoft Nederland en verantwoordelijk voor Windows Vista, 7 en 8 in Nederland. Van Beek is nauw betrokken bij de productontwikkeling van Windows en bekend met de interne werking van Windows. "Op mijn werk installeer ik wekelijks nieuwe versies van Windows 10. Dat scheelt natuurlijk ook. Maar de pc's thuis draaien al jaren prima en zonder extra tooltjes. Ik vertrouw op de automatische defragmentatie en daarnaast controleer ik in Taakbeheer wat er allemaal start. Daarnaast check ik de prestaties en processen in Taakbeheer, daar loop ik ook wel eens doorheen."

Joris Peterse is redacteur bij Computer!Totaal en heeft een haat-liefde-verhouding met Windows. "Zo min mogelijk installeren. Ik zorg ook dat alles dat ik geïnstalleerd heb niet met Windows meestart, dus ik loop regelmatig msconfig door. Wanneer ik iets nodig heb, start ik het zelf, evenals een virusscan. Verder zorg ik dat mijn (vrij kleine) SSD altijd ruimte heeft. Ik installeer alles op de grotere harde schijf behalve Windows, drivers en zoiets als Firefox."

Conclusie

De tijd van de betaalde programma's voor systeemoptimalisatie is voorbij of nadert zijn einde. Windows is steeds beter in staat zijn eigen onderhoud te doen en doet dat ook echt goed. Het aantal situaties waarin nog een apart programma nodig is om ontbrekend onderhoud van Windows uit te voeren of beter uit te voeren, is zeer beperkt. Een grote of langdurige impact op de prestaties moet je er dan ook niet van verwachten. Goede hardware en upgraden naar een SSD en meer geheugen zijn betere maar ook duurdere oplossingen voor problemen met een trage computer. Even geen geld en een te trage pc? Kies dan voor een Windows-herinstallatie.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Philips introduceert de Baristina Plus Stainless Steel, een semi-automatische koffiemachine met een roestvrijstalen design en iced coffee-functie. Dit derde apparaat in de Baristina-lijn combineert een robuuste uitstraling met veel gebruiksgemak. Kan er echt niks verkeerd gaan? ID.nl testte het uit.

Ontwerp & specificaties

De Baristina Plus Stainless Steel is een matte, zilverkleurige koffiemachine waarmee je espresso, lungo en cold brew kunt maken van je eigen gewenste soort koffiebonen. In het apparaat zit een grinder die de bonen maalt, de gemalen koffie komt in het portafilter terecht en daarmee zet de Baristina een kop koffie in de gewenste sterkte. De machine is met zijn 5,8 kilo makkelijk te verplaatsen en niet overdreven groot: 35 centimeter hoog, 38 centimeter diep en 15 centimeter breed. De buitenzijde is uitgevoerd in RVS. Smaakvol, maar wel gevoelig voor vingerafdrukken (zoals alle apparaten van roestvrij staal).

©Versuni

Plaats in de Baristina-lijn & techniek

Deze machine is de derde variant in de Baristina-lijn. De eerste, de Baristina, bood in vergelijking met dit apparaat geen ice koffie en was eenvoudiger uitgevoerd. De tweede, de Baristina met Bean swap, bood de gebruikers de keuze om bij elke bak koffie te kiezen tussen twee soorten bonen, of een mix van beide. Dit derde, nieuwe apparaat is een premium-machine die naast een luxe uitstraling de kwaliteit van versgemalen koffie combineert met gebruiksgemak. Als extraatje vergeleken met het instapmodel is er dus de ice coffee-optie. Voor het koffiezetten zet de machine 16 bar pompdruk in voor optimale extractie.

Uitpakken & installatie

De machine zit deugdelijk verpakt in een grote doos met kartonnen bescherming. Er zit geen handleiding bij, alleen een sticker met iconen die aangeven wat er ongeveer moet gebeuren. We vinden dat echt een minpunt; wie nieuw is 'in de koffie' heeft toch wat meer informatie nodig over wat de machine precies kan.

Monteren is een groot woord voor wat je zelf nog moet doen om je eerste kop koffie te zetten. Je pakt het portafilter uit, spoelt het goed om en vult het waterreservoir van 1,2 liter. Dat kan door het reservoir los te halen uit de machine en onder de kraan te vullen. Handiger is het om het klepje bovenaan even open te doen en dan met een kan of maatbeker het water aan te vullen. Bovenin zit een reservoir voor koffiebonen. Ook dit open je met een klepje en vul je tot de rand. Dat is alles!

Bediening & functies

Dit apparaat is duidelijk ontwikkeld voor de koffieliefhebber die houdt van gemak en kwaliteit. De kwaliteit heb je natuurlijk deels zelf in de hand door het type koffiebonen dat je gebruikt. Het gemak uit zich in de bediening van de machine. Aan de bovenzijde zitten verschillende knoppen: een voor espresso, een voor lungo, een voor koffie waar je een ijskoffiedrank mee wilt maken, en een knop voor extra sterke koffie, voor als de standaardinstelling niet voldoende voor je is. Voor de ice coffee wordt de koffie eerst warm gebouwen waarna het doorstroomproces traag verloopt zodat de koffie langzaam afkoelt tijdens het zetten.

De instelling van de molen is niet aanpasbaar, het volume van de koffie in het kopje wel. Hier uit zich het gemis aan een handleiding, deze functie ontdekten we pas toen we op het YouTube-kanaal van Philips wat filmpjes bekeken over de bediening en functies. HIER vind je de betreffende video.

©Versuni

Workflow: van boon tot kop

Je duwt het portafilter in de gleuf links tot deze vastklikt. Dan kies je de gewenste drank, en beweegt (swipet) het portafilter helemaal naar rechts, waar de grinder zit. Het filter zit dan vast en de machine maalt de koffiebonen. Dat maakt uiteraard geluid, vergelijkbaar met andere koffiezetapparaten. Het filter spring terug naar de beginpositie, en de machine zet de gewenste hoeveelheid koffie. Stopt de keuzeknop met knipperen, dan is je 'bakkie' klaar. Het portafilter kun je dan loshalen, ondersteboven boven de vuilnisbak houden en met een druk op de knop de koffiedrab eruit werpen. Dat is alles.

Hier zie je in een Duitstalige video precies hoe dit werkt:

Praktijktest

Koffiemachines moeten natuurlijk getest worden en het liefst door veel verschillende mensen. Ons testexemplaar beleefde de vuurdoop tijdens een drukke verjaardagsvisite, waarbij alle koffiedrinkende bezoekers een kopje Baristina kregen. De vraag was of de machine snel genoeg zou zijn om mensen niet nodeloos lang te laten wachten, en of het geluid van het malen de gesprekken niet zou overstemmen. Voor beide aspecten slaagde de machine met vlag en wimpel. Iedereen was erg te spreken over de smaak van de koffie. Het waterreservoir van 1,2 liter is natuurlijk na enige tijd leeg, dus moet tijdens zulke bijeenkomsten tussentijds wel worden bijgevuld.

Aandachtspunt

Wel dook er een klein aandachtspunt op. Na enige tijd kwam er nogal waterige koffie met een raar kleurtje uit de machine en klonk het malen ook een beetje gek. De koffiebonen bleken op te zijn. Daar komt verder geen signaal of melding van, maar is iets om in de gaten te houden. Het deksel van het koffiebonen-reservoir is semi-transparant, dus normaliter zou je dat wellicht snel zien. Echter, de machine wordt niet geleverd met een handleiding, maar... met een paarse sticker precies op die plek! Als je die er niet afhaalt, zie je dus niet hoe het gesteld is met de voorraad koffiebonen.

Onderhoud & schoonmaak

De machine heeft verder weinig nodig aan energie van de gebruiker. Het lekbakje is afneembaar en kun je periodiek schoonmaken. Als je zorgt voor voldoende water en bonen en het portafilter elke keer leegmaakt na het zetten van een kopje koffie, kun je een tijd vooruit. Overigens: als je vergeet de drab weg te gooien en aan een nieuwe bak koffie wilt beginnen, kun je het portafilter niet naar de grinder bewegen, dan zit 'ie vast. Je kunt dus nooit verse koffie gemaald krijgen over de drab van een eerdere sessie.

©Versuni

Eindoordeel & alternatieven

Deze machine blinkt uit in gebruiksgemak en het robuuste design zal zeker een grote groep koffiedrinkers aanspreken. Het reservoir bevat genoeg water om de dag door te komen, en er kan eigenlijk niets misgaan tijdens het gebruik. De prijs is stevig vergeleken met de eerder uitgebrachte Baristina Bean Swap, die geen optie heeft voor ice koffie, maar wel weer de keuze biedt uit twee soorten koffiebonen. Ben je erg prijsbewust en wil je wel de genoemde functies voor espresso, lungo en ice koffie, maar geef je niks om verse bonen, dan is de L'OR Barista Absolu zeker een optie. Die werkt met cups maar is in functionaliteit identiek. Kies je voor je eigen bonen, stijl en gebruiksgemak, dat is de Baristina Plus Stainless Steel een goede keuze.

☕ Bekijk alle koffieapparaten van Philips op Kieskeurig.nl