10 tips voor Outlook

Tip 01: Briefpapier

Je e-mailberichten aantrekkelijker maken lijkt ons een mooi begin. Open Outlook, ga naar het tabblad Start en kies in bij Nieuw de optie Nieuwe items / E-mailbericht met / Met briefpapier. Je kunt nu briefpapier kiezen of een thema selecteren en dit met OK bevestigen. Wil je dit thema voortaan instellen voor alle berichten, ga dan naar Bestand en kies Opties / E-mail. Bij Berichten in deze opmaak opstellen selecteer je HTML, waarna je Briefpapier en lettertypen selecteert. Vervolgens open je het tabblad Persoonlijk e-mailpapier, druk je op de knop Thema en kies je een passende opmaak uit.

Maak je liever je eigen briefpapier? Start dan een nieuw bericht en voeg een of meer afbeeldingen toe. Klik zo’n plaatje met de rechtermuisknop aan en kies Tekstterugloop / Achter tekst als je dat naar achteren wilt verplaatsen. Een achtergrond toevoegen doe je via het tabblad Opties waar je Paginakleur / Opvuleffecten selecteert en op het tabblad Afbeelding de optie Afbeelding selecteren aanklikt.

Om je ontwerp nu in de lijst met briefpapier te krijgen, open je het tabblad Bestand en kies je Opslaan als. Hier selecteer je HTML (*.htm; *.html) en als doellocatie kies je C:\Gebruikers\<je_accountnaam>\AppData\Roaming\Microsoft\Stationery.

Tip 02: Handtekening

Je kunt onder je e-mailberichten een ‘handtekening’ plaatsen, net als in veel andere e-mailclients. Je kunt daar in Outlook ook een afbeelding in zetten. Dat doe je als volgt. Maak een nieuwe e-mail en klik op Handtekening / Handtekeningen. Het venster ‘Handtekeningen en e-mailpapier’ verschijnt. Zorg dat het tabblad E-mailhandtekening is geopend en druk op Nieuw. Geef je handtekening een handige naam en vul de bijhorende tekst in het onderste paneel in. Vlak boven dat paneel vind je de opties om je handtekening opmaak mee te geven (lettertype, uitlijning en meer). Met de een-na-laatste knop kun je een afbeelding die op je computer staat aan je handtekening toevoegen. Let op dat je geen al te groot plaatje kiest, dan worden je e-mails onnodig ‘zwaar’. Bevestig met OK.

Via de knop Handtekening kun je bij het maken van een e-mail zelf je handtekening plaatsen. Het kan ook automatisch: open opnieuw het venster van Handtekeningen en e-mailpapier. Rechts op het tabblad E-mailhandtekening kies je eerst het e-mailaccount. Daaronder selecteer je de handtekening die je bij Nieuwe berichten wilt invoeren en/of bij Antwoorden en doorgestuurde berichten.

Tip 03 Gelinkt plaatje

Wil je in je handtekening een plaatje dat automatisch verandert als jij het bijbehorende plaatje wijzigt? Dat kan. Je moet dan zorgen dat de afbeelding ergens online bereikbaar is. In plaats van het plaatje zelf in de handtekening op te nemen, neem je een koppeling naar de afbeelding op. Dat doe je op bijna dezelfde manier als beschreven in tip 2. Bij het kiezen van de afbeelding blader je nu echter niet naar een locatie op je computer, maar je vult de url naar die afbeelding in, inclusief http(s)://, bijvoorbeeld: http://www.mijnsite.nl/mijnplaatje.jpg. Klik niet op Invoegen maar op het pijltje direct naast deze knop, waar je dan Koppelen aan bestand selecteert. Je zult zien: wijzig je het plaatje online, dan krijgen de ontvangers bij het (opnieuw) openen van het bericht het aangepaste plaatje te zien. Gezien het om externe inhoud gaat zullen ze wel eerst op Klik hier om afbeeldingen te downloaden / Afbeeldingen downloaden moeten klikken voordat ze de afbeelding zien.

Tip 04 Profielen

Melden verschillende gezinsleden zich met hetzelfde Windows-account op een pc aan, dan kan het handig zijn wanneer elk gezinslid toch alleen de mailmappen van zijn/haar eigen account in Outlook te zien krijgt. Om dat voor elkaar te krijgen, zorg je dat ieder gezinslid een eigen mail-gebruikersprofiel heeft. Druk op de Windows-toets, tik configuratie in en start Configuratiescherm op. Bij Weergeven selecteer je het best even Grote pictogrammen. Vervolgens klik je E-mail of Mail (Microsoft Outlook 2016) aan. Het venster E-mailconfiguratie duikt op, waar je de knop Profielen weergeven indrukt. Op het tabblad Algemeen druk je de knop Toevoegen aan en vul je de instellingen van het beoogde e-mailaccount in. Bij Dit profiel gebruiken bij het starten van Microsoft Outlook kies je dan voor Te openen profiel opgeven. Bevestig met OK. Als je nu Outlook opstart, zal telkens worden gevraagd met welk profiel je het mailprogramma wilt openen.

Tip 05 Antwoord

Werk je met een pop- of imap-account in Outlook, dan is het wat lastiger om een automatische antwoordfunctie in te stellen. Wat lastiger, maar dus niet onmogelijk. Stel allereerst de mailtekst op voor je automatische antwoord en bewaar het via Bestand / Opslaan als / Outlook-sjabloon (*.oft) op de locatie C:\Users\<Windows-account>\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

Sluit het bericht af, open het tabblad Start en kies Regels / Regels en waarschuwingen beheren. Klik hier op Nieuwe regel en selecteer onderin bij Beginnen met een lege regel het item Regel toepassen op berichten die ik ontvang. Druk op Volgende en plaats een vinkje bij via het account naam map. Klik daarna in het onderste paneel op naam map en selecteer het gewenste account. Bevestig met OK. Druk weer op Volgende en plaats een vinkje bij beantwoord het bericht met een specifieke sjabloon. Klik in het onderste paneel dan op een specifieke sjabloon. Er duikt een nieuw venster op waar je bij Zoeken in de optie Gebruikerssjablonen in bestandssysteem selecteert en naar het bewaarde oft-bestand verwijst. Bevestig met Openen en met Volgende (2x). Geef je regel een geschikte naam en rond af met Voltooien. Een nadeel is dat Outlook wel actief moet zijn om het automatische antwoord door te kunnen sturen zodra je een bericht ontvangt.

Tip 06 Distributielijsten

Mail je geregeld naar dezelfde groep mensen, dan is het handig als je een distributielijst samenstelt: je hoeft dan alleen de naam van deze groep in het Aan- of (b)cc-veld in te tikken om gelijk iedereen te mailen. Ga naar Start en kies Nieuwe items / Meer items / Groep contactpersonen. Er opent een nieuw venster waar je op de knop Leden toevoegen drukt. Vervolgens geef je aan op welke manier je leden wenst toe te voegen: Uit Outlook-contactpersonen, Uit adresboek of misschien wil je hiervoor nog wel Nieuwe e-mailcontactpersonen aanmaken.

Selecteer de gewenste personen – houd de Shift- of Ctrl-toets ingedrukt voor meervoudige selecties – en druk op de knop Leden en op OK. Heb je alle gewenste personen toegevoegd, zorg dan dat je in het veld boven de namen een duidelijke lijstnaam invoert en bevestig met Opslaan en sluiten. Voortaan hoef je alleen maar de (beginletters van) die lijstnaam in het Aan- of (b)cc-veld in te tikken, en Outlook zorgt voor de rest.

Tip 07 Uitstel

Je wilt iemand een mail sturen, maar daar nog wel eventjes mee wachten (bijvoorbeeld tot je de tijd dat je weet dat die persoon ongeveer thuiskomt). Je kunt Outlook dan duidelijk maken dat je een bericht pas later wilt versturen. Stel alvast het bericht op, maar verzend het nog niet. In plaats daarvan open je het tabblad Opties en kies je in de rubriek Meer opties voor Bezorgen uitstellen. In het venster dat nu verschijnt, kun je bij het onderdeel Bezorgingsopties nauwkeurig aangeven wanneer je het bericht wilt laten versturen, bijvoorbeeld Niet bezorgen vóór 25/03/2019, 23.15 uur. Plaats ook even een vinkje bij Kopie van verzonden bericht opslaan; dat geef je naderhand wat meer zekerheid dat de verzending (goed) is uitgevoerd. Bevestig met Sluiten en klik dan pas op Verzenden in je e-mail. Het bericht blijft hangen in je Postvak UIT tot het grote moment is aangebroken. Moet nog wel even gezegd: je pc én Outlook moeten hiervoor dan natuurlijk wel actief zijn.

Tip 08 Zoekmappen

Om naar specifieke berichten te zoeken maak je wellicht gebruik van de zoekbalk, bovenaan de lijst met e-mails. Gebruik je regelmatig dezelfde zoektermen, dan creëer je hiervoor beter een zoekmap. Outlook bewaart dan je zoektermen in een map en voegt automatisch ook een kopie van alle nieuwe berichten toe die aan die zoekcriteria beantwoorden. Dat pak je als volgt aan.

Scrol in het mappenvenster naar onderen, tot je Zoekmappen tegenkomt. Rechtsklik erop en klik op Nieuwe zoekmap. Er verschijnt een venster met een aantal vooraf gedefinieerde zoekcriteria, zoals E-mail va bepaalde personen en E-mail met bijlagen. Helemaal onderaan kun je ook je eigen criteria bepalen: klik onder Aangepast op Een aangepaste zoekmap maken en daarna op Kiezen. In het nieuwe venster kun je via Voorwaarden uit tal van – al dan niet gecombineerde – criteria kiezen. Bevestig met OK en geef via de knop Bladeren aan welke mailmappen moeten worden doorzocht. Zorg dat je je zoekmap een herkenbare naam geeft en rond af met OK (2x). Als het goed is duiken even later alle overeenkomstige mails in je zoekmap op, zowel reeds ontvangen berichten als nieuwe e-mails.

Tip 09 Snelle hulp

Outlook heeft een paar functies die vooral van pas komen bij taken die steeds weer voorkomen. Gebruik je bijvoorbeeld wel vaker dezelfde tekst(delen), dan hoef je die niet telkens opnieuw in te tikken. Stel alvast je bericht op en selecteer het betreffende tekstdeel met de muis. Open het tabblad Invoegen en klik op Snelonderdelen in de rubriek Tekst. Kies Selectie opslaan in galerij Snelonderdelen en bevestig met OK. Voortaan vind je je tekstdeel mooi terug via Snelonderdelen.

Of wat dacht je van de functie Snelle stappen, die je kan helpen wanneer je bijvoorbeeld vaak e-mails doorstuurt naar een kennis of collega. Open het tabblad Start en klik het pijltje aan bij Snelle Stappen. Druk op de knop Nieuw en kies uit een van de voorkeuzes of selecteer Aangepast. In het uitklapmenu bij Kies een actie kies je vervolgens een of meer stappen uit die je bij het selecteren van je ‘snelle stap’ wilt laten uitvoeren. Eventueel koppel je hier nog een Sneltoets aan. Bevestig met Voltooien en met OK. Test je snelle stap uit.

Tip 10 Archiveren

Is je Postvak IN inmiddels een vergaarbak van e-mails die maar blijft groeien, maar zie je er tegenop om berichten echt te verwijderen, dan is er nog een handige tussenweg: archivering. Afhankelijk van je Outlook-versie en accounttype vind je hiervoor standaard de mailmap Archief terug. Je verplaatst een bericht/berichtenselectie naar deze map door die te verslepen. Het kan ook via de Backspace-toets of door op het tabblad Start de knop Archiveren in de drukken. Via Bestand / Hulpprogramma’s / Archiefmap instellen kun je eventueel ook een een andere map kiezen.

Wil je meer flexibiliteit, dan raden we je de gratis tool MailStore Home aan. Die tool kan trouwens met diverse mailprogramma’s en -services overweg. In een notendop werkt het als volgt voor Outlook. Na de (al dan niet portable) installatie start je de tool op. In het linkerpaneel klik je op E-mails archiveren. Bij E-mailclients kies je Microsoft Outlook en selecteer je vervolgens je Outlook-profiel of een pst-bestand. Vervolgens duid je de gewenste mappen aan en geef je bij Filter aan welke berichten je wilt archiveren, bijvoorbeeld Alleen berichten archiveren die ouder zijn dan 3 maanden. Via het onderste knopje met de puntjes maak je duidelijk of gearchiveerde berichten uit Outlook mogen worden verwijderd. Druk op Beëindigen en op OK en vervolgens op Uitvoeren: de archivering gaat van start. Vanuit het linkerpaneel, bij Persoonlijk archief, kun je makkelijk door je archief navigeren.