Het is vaak ergerlijk: je kunt geen site bezoeken of je moet je akkoord verklaren met het gevoerde cookiebeleid. In het ‘beste’ geval kun je zelf aangeven welk soort cookies je wilt aanvaarden. Maar wat zijn cookies eigenlijk? Zijn ze nuttig of zitten er ook schaduwkantjes aan? Wat zegt de wet daarover en hoe beheer je al die cookies en aanverwante technieken?

Laten we beginnen met een klein experiment. Surf eerst even naar www.volkskrant.nl, vervolgens naar een site als www.frankwatching.com en ten slotte naar www.bol.com. Bij de eerste site stuit je al meteen op een cookiemuur: pas wanneer je via de knop Ja, ik accepteer cookies je toestemming geeft, kun je de site daadwerkelijk bezoeken.

Bij de tweede site kun je aangeven welk type cookies je al dan niet wenst te accepteren: het type Noodzakelijk is verplicht; de types Voorkeuren, Statistieken en Marketing blijken optioneel.

Bij de derde site kun je meteen verder, maar attendeert een bescheiden banner in een minuscuul lettertype je wel op het gebruik van “cookies en daarmee vergelijkbare technieken”, met als extra melding: “Met deze cookies kunnen wij en derde partijen jouw internetgedrag binnen en buiten onze website volgen en verzamelen. […] Door verder gebruik te maken van deze website ga je hiermee akkoord. Je kunt je toestemming altijd weer intrekken”. Pas wanneer je hier op Lees meer klikt en naar onderen scrolt, kun je de optie Marketingcookies weigeren selecteren.

Geef toe, allemaal behoorlijk verwarrend en vaag. Tijd dus dat we daar wat klaarheid in scheppen: wat zijn cookies, welke types zijn er zoal en wat heeft de wet te vertellen. Daarna gaan we dieper in op cookiebeheer en op aanverwante technieken.

©PXimport

01 Stateless protocol

Cookies zijn in feite weinig meer dan kleine tekstbestandjes die een webserver op je computer plaatst. Je moet namelijk weten dat je browser via het http-protocol een zogenoemde ‘stateless’ verbinding opzet. Dat houdt in dat de webserver de gebruikersgegevens van de verschillende webpagina’s of sitebezoeken niet onthoudt. Dat betekent dan weer dat je bij elk bezoek weer bepaalde voorkeuren als taal of land moet ingeven en dat is niet echt handig. Websites trachten zo’n verbinding daarom ‘stateful’ te maken met behulp van cookies. Die kunnen namelijk allerlei gebruikersgegevens vasthouden, zoals je taalvoorkeur of de inhoud van je winkelmandje.

02 Cookiecontent

Hoe krijg je zulke cookies nu te zien? We beperken ons hier tot Chrome, maar andere browsers bieden vergelijkbare opties aan. In Chrome klik je op het knopje met de drie puntjes en kies je Instellingen / Geavanceerd / Instellingen voor content / Cookies / Alle cookies en sitegegevens weergeven, waarna je specifieke cookies kunt klikken voor meer informatie. Wil je alleen cookies van de huidige webpagina zien, druk dan op F12 om de Hulpprogramma’s voor ontwikkelaars te openen, klik rechtsboven op de pijltjesknop en kies Application / Cookies.

Er zijn ook externe tools waarmee je cookies kunt bekijken: op www.nirsoft.net vind je in ieder geval IECookiesView, MozillaCookiesView, ChromeCookiesView en EdgeCookiesView. Of je downloadt van dezelfde site de tool WebCookiesSniffer: een applicatie die in realtime browsercookies (via http) detecteert en opsomt.

©PXimport

03 Cookietypes

Cookies zijn dus tekstbestanden, maar ze komen wel in soorten. Over het algemeen onderscheiden we drie cookiestypes.

Functionele cookies zijn nodig om de gebruiker een website op een efficiënte wijze te laten bezoeken. Die houden bijvoorbeeld je taalvoorkeur of de inhoud van je winkelmandje vast. Vaak zitten hier trouwens zogenoemde sessiecookies bij. Die verdwijnen automatisch zodra je de surfsessie beëindigt, in tegenstelling tot hardnekkiger cookies die in principe op je pc blijven staan tot de bijbehorende houdbaarheidsdatum is verstreken.

Analytische cookies geven websitebeheerders inzicht in het gebruik van hun site. Een bekend voorbeeld zijn de cookies van Google Analytics: die vertellen de sitebeheerder onder meer hoe een gebruiker zich door de webpagina’s beweegt.

Marketingcookies zijn tot slot de cookies die een wat wrange nasmaak geven. Die zijn erop gericht een bezoeker te volgen, niet alleen binnen de eigen site(s), maar vaak op talkrijke andere internetsites, vooral om persoonsgerichte advertenties aan te bieden.

©PXimport

04 Surfprofiel

Veelal gaat het bij marketingcookies om zogenoemde cookies van derde partijen. In de regel kan een webserver namelijk alleen maar opgeslagen cookies inlezen die van hetzelfde domein afkomstig zijn als de website die je op dat moment bezoekt.

Zo’n beperking is echter snel omzeild: een online marketingbedrijf als Google DoubleClick hoeft bijvoorbeeld alleen een banner of een afbeelding (zoals een transparante gif van 1 bij 1 pixel, ook wel webbeacon genoemd) op een webpagina van een andere website te plaatsen, om zelf ook cookies uit hun eigen domein op je pc te kunnen plaatsen zodra je die webpagina bezoekt. Dit gebeurt met instemming van de beheerders van die site. Kom je naderhand op een andere site terecht waar datzelfde marketingbedrijf ook content heeft geplaatst, dan weet dit bedrijf dat het om dezelfde surfer of tenminste om dezelfde computer of browser gaat. Op deze manier kan van jou dus een surfprofiel worden samengesteld en krijg je bijvoorbeeld advertenties te zien die zijn afgestemd op je vermeende interesses. Daarom worden marketingcookies ook wel indirecte cookies of traceercookies genoemd.

Een voorbeeld: surf naar www.telegraaf.nl en klik in het cookie-pop-upvenster op de link TMG websites en apps: je krijgt dan een overzicht van de (meer dan dertig) sites die cookies kunnen plaatsen wanneer je de site van De Telegraaf bezoekt.

©PXimport

Cookiewetgeving

©PXimport

05 Cookieblokkade

Sommige sites laten je zelf kiezen welke cookie(type)s je wilt accepteren, al zijn die vrij zeldzaam, maar ook vanuit je browser kun je cookies tot op zekere hoogte zelf beheren. Zo laten nagenoeg alle browsers je toe traceercookies te blokkeren.

In Chrome gaat dat als volgt. Ga opnieuw naar Instellingen / Geavanceerd / Instellingen voor content / Cookies en zet de optie Indirecte cookies blokkeren op Aan.

In Edge gaat dat via Instellingen / Privacy en beveiliging / Alleen cookies van derden blokkeren. Een andere optie is hier nog Alle cookies blokkeren, maar dan laat je evenmin functionele cookies toe, wat er al snel toe zal leiden dat sommige sites niet langer goed functioneren.

Bij Firefox klik je op het icoontje met de drie streepjes hamburgerknopje, open je Inhoudsblokkering, plaats je een vinkje bij Cookies van derden en selecteer je of Trackers of Alle cookies van derden.

Overigens tref je in de drie genoemde browsers ook een ‘do not track’-functie aan. In Chrome heet dat Een verzoek voor niet bijhouden met je browseverkeer verzenden (in de rubriek Privacy en beveiliging); in Edge: Niet volgen-aanvragen verzenden; en Firefox: Niet volgen-signaal. Let wel, het gaat hier telkens om een verzoek: je hebt dus geen garantie dat een site daarop ingaat.

©PXimport

06 Cookies wissen

Wil je (bepaalde) cookies liever verwijderen uit je browser? In Chrome ga je naar Geschiedenis / Geschiedenis / Browsegegevens wissen. Plaats een vinkje bij Cookies en andere site en plug-ingegevens, stel de gewenste periode in en bevestig met Gegevens wissen. Wil je dat Chrome altijd alle cookies automatisch wist zodra je de browser afsluit, zet dan binnen de rubriek Cookies de optie Lokale gegevens alleen bewaren tot je je browser sluit op Aan.

In Edge open je de rubriek Privacy en beveiliging en klik je op Kies wat u wilt wissen. Plaats een vinkje bij Cookies en opgeslagen websitegegevens en zet desgewenst de optie Dit altijd wissen bij sluiten van browser aan. Bevestig met de knop Wissen.

In Firefox zijn vergelijkbare opties voor het blokkeren en verwijderen van cookies mogelijk. Via een omweg kun je hier ook (uitsluitend) cookies van derde partijen laten verwijderen bij het afsluiten van de browser: tik about:config in op de adresbalk, klik desgevraagd op Ik aanvaard het risico!, zoek naar network.cookie.thirdparty.sessionOnly en klik op dit item tot true verschijnt in de kolom Waarde.

Goed om weten: als je in de zogenoemde incognito- of privémodus surft (Ctrl+Shift+N in Chrome, Ctrl+Shift+P in Edge en Firefox), dan worden alle cookies automatisch verwijderd bij het afsluiten van de browsersessie.

©PXimport

07 Selectief beheer

Natuurlijk, als je alle cookies weghaalt, raak je mogelijk ook nuttige informatie van functionele cookies kwijt. Nu is het in de meeste browsers ook mogelijk aan te geven van welke sites je cookies wel of niet wilt toelaten, maar dat werkt behoorlijk omslachtig. In Chrome tref je daarvoor in de rubriek Cookies bij de opties Blokkeren, Wissen bij het verlaten en Toestaan een knop Toevoegen aan.

Voor selectief cookiebeheer werkt een externe tool vaak prettiger. Een degelijke tool is de plug-in Ghostery, beschikbaar voor de meeste populaire browsers. Na de installatie kunt je met een druk op de knop nagaan welke ‘trackers’ (zoals advertentiecookies, analytische cookies en aanverwante technieken waaronder die van sociale media) Ghostery heeft geblokkeerd. Op het tabblad Gedetailleerd overzicht krijg je dat allemaal te zien. Van hieruit is het tevens mogelijk voortaan alle algemene of specifieke cookies op deze site te blokkeren of juist toe te laten. Je kunt diverse trackers en cookietypes ook voor alle websites laten blokkeren. Verder tref je hier nog knoppen aan waarmee je advertenties kunt blokkeren of toelaten, en waarmee je vooral items blokkeert die de inlaadtijd van de webpagina nadelig kunnen beïnvloeden.

Er zijn ook nog andere goede cookiebeheerders, zoals de opensource-tool EditThisCookie (voor Chrome en Opera). Die richt zich vooral op de wat gevorderde gebruiker die cookies nauwgezet wil volgen.

©PXimport

08 Lokale opslag

Op de website van Bol.com hebben ze het over ‘cookies en vergelijkbare technieken’ en ook in Ghostery hanteren ze liever de bredere term trackers. Dat geeft al aan dat er nog andere mogelijkheden zijn dan http-cookies om gebruikers te volgen.

De zogenoemde local shared objects laten we verder buiten beschouwing, omdat ze niet vaak meer voorkomen (deze werken ook wel flash-cookies genoemd, aangezien ze via de Flash Player-plug-in van een browser op je pc belanden). Wel nog in gebruik is web-storage oftewel DOM-storage (Document Object Model), afkomstig uit html5. Surf maar eens naar www.youtube.com, klik in je browser op F12 en kijk in de rubriek Opslag (Edge en Firefox) of Application (Chrome) bij de items Sessieopslag (of Session Storage) en vooral Lokale opslag. Zo kan de Lokale opslag wel 5 tot 10 MB offline data opslaan, veel meer dus dan de 4 kB van een http-cookie.

Meer informatie, evenals testknoppen om te zien of je eigen browser deze opslagmethodes ondersteunt, vind je online.

Wil je items uit de lokale opslag verwijderen, dan doe je dat op dezelfde manier als bij cookies (zie paragraaf ‘Cookies wissen’).

©PXimport

09 Volgen zonder cookies

Met browser-fingerprinting, ook wel canvas- of device-fingerprinting genoemd, gooien webbeheerders het over een geheel andere boeg. Deze techniek wordt bovendien steeds meer gebruikt om de bezoeker bij allerlei sites te identificeren en te volgen. Elke browser bevat namelijk een hele reeks eigenschappen (zoals schermresolutie, systeemfonts, headers, useragent en plug-ins) en gecombineerd blijken die vaak een unieke vingerafdruk op te leveren, zodat een webserver je browser op basis hiervan kan identificeren.

Neem gerust zelf de proef op de som: surf naar Am I Unique? en even later lees je het antwoord op de vraag “Ben ik uniek?”. De kans is groot dat ook jouw browser uniek wordt bevonden en dus herkenbaar blijft als je allerlei verschillende sites bezoekt. Klik op de site eens op View more details en open de rubriek FAQ, voor extra informatie.

In de conceptversie van de ePV (zie kader ‘Cookiewetgeving’) wordt ‘device-fingerprinting’ expliciet vermeld, maar het is nog afwachten of dat tot een concrete beschermingsmaatregel zal leiden. Je kunt eventueel overwegen een browserplug-in als Privacy Badger te installeren, beschikbaar voor Chrome, Firefox en Opera. Die blijkt fingerprinting weliswaar niet echt tegen te gaan, maar de tool heeft wel meer dan 1000 domeinen van bekende trackers opgenomen en terwijl je surft worden die domeinen ofwel helemaal geblokkeerd ofwel worden alleen de traceercookies ervan geweigerd. Je kunt de beslissingen van de tool per domein op elk moment bijsturen (via de instellingen van de plug-in, op het tabblad Trackingdomeinen). Privacy Badger is wel zo slim om ook ‘link-tracking’-technieken van sociale media als Google en Facebook te blokkeren. Meer informatie hierover vind je bij Ghacks.

©PXimport

Javascript

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).