Voor zowat alle mogelijke servertoepassingen bestaan kant-en-klare oplossingen bij een of andere aanbieder. Een interessant alternatief is om deze te draaien op een eigen toestel of op een gehoste server. In dit artikel stellen we je enkele toepassingen van Bitnami voor.

Waarom zou je kiezen voor Bitnami? Omdat er nogal wat nadelen kleven aan de makkelijkere alternatieven. Na een korte proefperiode moet je in de meeste gevallen immers betalen. Je hebt bovendien erg weinig zeggenschap over de configuratie of de werking van zo’n applicatie. En dan is er nog de prangende vraag hoe gewetensvol de aanbieders met je privacygevoelige data omspringen.

Daarom kijken we naar Bitnami, waarmee veel mogelijk is. Van een snelle demo in je browser over een (gratis testopstelling op een) gehoste server in de cloud, tot je hoogsteigen server. Het grootste probleem zal vooral een luxeprobleem zijn, want Bitnami biedt keuze uit meer dan 150 webapplicaties.

Stacks

Alles begint met een bezoek aan Bitnami.com, waar je door een indrukwekkend overzicht van alle ondersteunde pakketten wordt verwelkomd, door Bitnami ‘stacks’ genoemd. Gelukkig vind je aan de linkerzijde een handige rubricering. Open je hier bijvoorbeeld e-Commerce, dan krijgt je namen te zien als Magento, PrestaShop en OpenCart, en in de rubriek CMS vind je pakketten als Drupal, Joomla!, WordPress (en nog een 25-tal andere).

Zodra je de gewenste stack in het vizier hebt klik je die aan. Wijzelf nemen DokuWiki (in de rubriek Wiki) als voorbeeld, maar deze keuze is voor jou niet eens zo belangrijk. Als het goed is verschijnt een scherm met enkele gebruikersrecensies en een reeks kleurrijke knoppen. Met deze laatste bepaal je hoe je de stack gaat opzetten: als een snelle demo in je browser, op een gehoste server, als een lokale installatie of in een zogenoemde ‘container’. Op de laatste na komen ze allemaal aan bod in dit artikel.

©PXimport

Browserdemo

Laten we met de eenvoudigste en snelste modus beginnen. Druk alvast op de knop Demo in browser. Je dient je wel eerst even bij Bitnami aan te melden. Dat kan met een afzonderlijk account maar je kunt je onder meer ook via Google+ of Facebook registreren. Meteen erna verschijnt het bericht dat je server wordt klaargezet. Instructies om de server te benaderen worden doorgaans al na enkele minuten naar je mailbox gestuurd.

Tegelijk duikt de knop Go To Application op je scherm op, evenals de standaardgebruikersnaam en het bijhorende wachtwoord voor je server; normaliter is dat user en bitnami. Houd er wel rekening mee dat deze serveromgeving slechts één uur actief blijft. Je doet er dus verstandig aan de serverdemo te activeren op het moment dat je er ook een uur de tijd voor hebt.

Een browserdemo is een handige manier om snel even kennis te maken met de beoogde server, maar als je er aan denkt om die serverapplicatie echt te gaan gebruiken dan kun je uiteraard beter kiezen voor een meer solide oplossing. Ben je niet meteen te vinden voor een lokale installatie, dan kun je overwegen om je server bij een specifieke aanbieder in de cloud te laten hosten.

Bitnami maakt ook deze oplossing laagdrempelig: je kunt niet alleen uit diverse cloudaanbieders kiezen – waaronder het grote trio Amazon Web Services, Google Cloud Platform en Microsoft Azure – je kunt bij zo’n aanbieder bovendien tot tien demoservers activeren die je elk één uur gratis mag proberen.

Aanbieder kiezen

Druk op de pagina van de gewenste serverapplicatie op de knop Launch in the cloud en kies de gewenste aanbieder (wij kozen voor Google Cloud Platform).

Er verschijnen nu een reeks instelbare opties voor de virtuele server, maar die komen pas beschikbaar wanneer je voor de betaalde versies gaat. Daar heb je ook echter ook een cloud-account voor nodig – aan te vragen via de link op de webpagina. Je kunt dan onder meer aangeven welk opslagtype je wilt (ssd of harde schijf), hoeveel opslagruimte je nodig hebt, hoe de prestaties van de server zelf moeten zijn (processorkernen, geheugen, enzovoort). Je ziet dan ook hoeveel je keuzes je ongeveer zullen kosten op maandbasis.

Wij gaan hier echter voor de gratis demo en dus klik je op Demo in Browser (10 launches left). Bevestig met Launch Demo. Je gratis demo wordt nu op de gevraagde server voorbereid. De voortgang kun je bovenaan de webpagina volgen. Enkele minuten later kun je al aan de slag via de knoppen Go to application en Go to administration. De nodige aanmeldgegevens verneem je in het vak Credentials (of via e-mail).

©PXimport

Lokale installatie

Wil je het helemaal gratis houden en houd je het liefst zoveel mogelijk in eigen beheer, dan klik je op de webpagina van de serverapplicatie de knop Local install aan. In de meeste gevallen zijn er downloads voor drie platformen beschikbaar: Windows, MacOs en Linux. In dit artikel gaan we met het installatiepakket voor Windows aan de slag. Dubbelklik op het gedownloade exe-bestand om het te installeren. In principe mag je de standaardinstellingen ongemoeid laten. Kies wel een login-id met een gebruikersnaam en een stevig wachtwoord. Laat het vinkje weg bij Launch […] in the cloud with Bitnami en start de lokale installatie met Next.

Zonder dat je het goed beseft wordt niet alleen de serverapplicatie geïnstalleerd maar ook alle servercomponenten die de applicatie nodig heeft. In de meeste gevallen betekent dit dat een complete WAMP-installatie wordt uitgevoerd: zowel Apache, Mysql als php belanden op je schijf. De installatie van een webserver verklaart meteen waarom je firewall aan de alarmbel trekt en je vraagt of er een netwerkverbinding mag worden opgezet. Die mag je uiteraard groen licht geven.

Je bent nu klaar om de applicatie te starten. Die vind je in het Windows-startmenu onder de naam Bitnami DokuWiki Stack Manager Tool. In principe hoef je niet meer te doen dan op het tabblad Welcome de knop Go to Application in te drukken, maar voor alle zekerheid open je hier eerst even het tabblad Manage Servers. Je ziet hier welke componenten geïnstalleerd en actief zijn, zoals de Apache Web Server.

Normaliter hoef je hier niets te wijzigen, maar mocht je bijvoorbeeld al een andere server draaien hebben en weigert Apache dienst, druk dan op de knop Configure en probeer het nogmaals door het poortnummer te wijzigen. Standaard is dat poort 80 maar je kunt het bijvoorbeeld met poortnummer 8080 proberen. Bevestig met OK. Wanneer je vervolgens Go to Application aanklikt, merk je dat je browser wordt gestart met als adres http://localhost (of http://localhost:<poortnummer> indien je niet poort 80 had ingesteld).

Beheren

Standaard beland je als gewone gebruiker in de webapplicatie, maar aangezien je die wilt beheren dien je je af en toe ook als administrator aan te melden. Hoe je dat precies doet hangt ook wel af van de webapplicatie, maar meestal vind je ergens een knop of link waarmee je als administrator kunt inloggen.

Bij DokuWiki bijvoorbeeld vind je rechts bovenaan Log in, waar je je met je eerder opgegeven account-id aanmeldt. Na een succesvolle aanmelding krijg je bovenaan Admin te zien en dat is de toegangspoort tot de beheermodule.

Klik hier op Configuration Settings, zodat je onder meer de titel van je wiki kunt wijzigen of de Interface language op nl kunt instellen. Je vindt hier vele tientallen instelbare opties. Bevestig je aanpassingen door helemaal onderaan op Save te drukken. Je keert terug naar je beginpagina door het DokuWiki-pictogram (linksboven) aan te klikken.

Er zijn tot slot nog heel wat andere zaken die je vanuit de beheermodule kunt regelen, zoals het Gebruikersbeheer, Toegangsrechten, Template stijl-instellingen en allerlei Uitbreidingen.

©PXimport

Port forwarding en dynamische dns

In principe kun je je lokaal geïnstalleerde serverapplicatie meteen vanuit je gehele thuisnetwerk bereiken, op voorwaarde natuurlijk dat er nergens een firewall in de weg zit. Het volstaat in een browser het interne ip-adres van de machine in te vullen waarop je serverapplicatie draait. De kans is echter groot dat je pc’s zich achter een (nat-)router bevinden en dat maakt het meteen een stuk lastiger om je serverapplicatie ook van buitenaf te bereiken.

Je kunt dan wel het externe ip-adres van je router invullen in een browser, wanneer je met een pc vanaf je eigen netwerk surft), maar de router moet natuurlijk wel weten welke server je precies wilt bereiken. Dat kan door op je router ‘port forwarding’ in te schakelen naar die machine. Uiteraard moet je dan wel de juiste poort doorlussen (standaard poort 80, tenzij je dat hebt aangepast). Raadpleeg desnoods https://portforward.com/router.htm om ook voor jouw router uit te vissen hoe je dat precies aanpakt.

Er kan echter een bijkomende hindernis opduiken, namelijk wanneer je internetprovider je (router) een dynamisch ip-adres toekent. Beter dan voortdurend zelf het actuele adres te moeten opvragen kun je een dynamisch dns-service inzetten zoals het gratis No-IP. Deze service zorgt ervoor dat je router bereikbaar wordt onder een hostnaam als mijndokuwiki.ddns.net.

Een lokaal te installeren tooltje bewaakt op de achtergrond het achterliggende, dynamische ip-adres en zodra je provider dat wijzigt, geeft de tool het nieuwe adres aan de NoIP-dienst door. Wellicht zit zo’n dynamische dns-functie overigens al in je router ingebouwd.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).