Houd je inbox overzichtelijk met deze e-mail tips
Mensen werken het efficiëntst wanneer hun werkomgeving netjes en georganiseerd is. Dat geldt voor je fysieke werkomgeving, zoals je bureau … maar ook voor de digitale, zoals je mailbox. En juist die laatste is bij veel mensen een enorme puinbak. Begrijpelijk, want er gebeurt ook ontzettend veel. Toch kun je met een aantal stappen snel rust creëren in je mailbox! Wij geven je 15 e-mail tips voor je inbox.
Werkwijze Er zijn ontzettend veel plug-ins verkrijgbaar die je helpen om orde te scheppen in de chaos die je mailbox heet. Die plug-ins zijn prima en we zullen er ook een paar noemen in dit artikel. Maar het is wel belangrijk om je te realiseren dat de échte orde vanbinnen moet komen. Georganiseerder en gestructureerder gaan werken zorgt voor 90 procent van de oplossing. Bij het restant kunnen plug-ins prima helpen. Wanneer we plug-ins bespreken, zullen die voornamelijk werken voor diensten als Gmail, omdat er nu eenmaal minder plug-ins beschikbaar zijn voor mailprogramma's die niet web-gebaseerd zijn.
1 Één keer per dag
Deze tip zal niet voor iedereen mogelijk zijn, maar voor de meeste mensen écht wel: probeer je e-mail maximaal één keer per dag te controleren, aan het begin van de dag (of het einde van de dag als dat je voorkeur heeft). Er lekt ontzettend veel tijd weg omdat je concentratie voortdurend wordt verstoord door mailnotificaties of het voortdurend reageren op berichten. Door slechts één keer per dag op alles te reageren (twee mag ook als het niet anders kan), werk je véél efficiënter. Vaak is dit prima mogelijk, zeker wanneer je mensen uitlegt dat je dit doet en waarom.
©PXimport
2 Archiveren of verwijderen
Stel je opent een pak printerpapier op je bureau. Wat doe je dan met de verpakking? Die gooi je weg, want die heeft z'n functie vervuld. Doe je dat niet, dan is je bureau in no-time een onwerkbare vuilnisbelt. Bij e-mail is het in principe net zo, alleen heel weinig mensen archiveren/verwijderen hun mail nadat ze erop geantwoord hebben. Onze tip: doe dit alsjeblieft wel! Je ervaart enorm veel rust wanneer je mailbox geen nieuwe berichten bevat. Bovendien, wanneer je één keer per dag je mail verwerkt, zie je direct hoeveel je nog moet doen.
©PXimport
3 Grote schoonmaak
Als je het niet voor elkaar krijgt om mails weg te gooien nadat je ze beantwoord hebt, plan dan in ieder geval een moment in het jaar in waarop je dat wél doet. Archiveren is een prima oplossing, maar ook gearchiveerde mails nemen ruimte in beslag. Het einde of het begin van het jaar is een goed moment om mails te verwijderen. Dat kan ook rustig mail van drie jaar terug zijn, zolang je maar elk jaar opschoont.
©PXimport
4 To-do-list
Ongemerkt gebruiken veel mensen hun mailprogramma als een to-do list – en dat is dus ook waarom mail niet verwijderd of gearchiveerd wordt, omdat het nog een actiepunt bevat. Prima bedacht, maar een mailbox is geen to-do list. Het is niet overzichtelijk en van die berg mail word je alleen maar gespannen. Het is daarom verstandig om een echt to-dolist programma te gebruiken, zoals Wunderlist of (op dit moment) onze favoriet Todoist. Je kunt dan je actiepunten invoeren in het programma, inclusief eventueel begeleidende tekst, waarna je het mailtje dat erbij hoort kunt archiveren of verwijderen.
©PXimport
5 Mappen of labels
Al je berichten komen binnen in je Postvak In, en bij de meeste mensen blijven ze daar ook staan, vaak met de gedachte: daar moet ik op een rustiger moment nog even op antwoorden. Dat rustigere moment komt echter meestal niet, en als het wel komt is de berg mail zo onoverzichtelijk, dat je er niet efficiënt doorheen kunt werken. Maak daarom gebruik van mappen of labels (zoals bij Gmail). Door mails toe te wijzen aan een label of in een map te stoppen, wordt snel duidelijk om wat voor mail het gaat en is het beter te verwerken.
©PXimport
6 Mailregels/filters
Je kunt wel mappen maken, maar als je die mappen niet benut en mail daarin plaatst, heeft het weinig zin. Het goede nieuws is dat je dat niet allemaal zelf hoeft te doen. Vrijwel elk mailprogramma heeft de mogelijkheid om mailregels/filters toe te passen, die ervoor zorgen dat e-mails automatisch in de juiste map terechtkomen. We geven even het voorbeeld in Outlook: klik op Start / Regels / Regel maken. Nu kun je precies aangeven in welke situatie een bepaalde mail in een bepaalde map moet worden geplaatst.
©PXimport
7 Trefwoorden
Gebruik je mailbox niet als archief. Goed advies, maar in eerlijkheid maken we ons daar zelf net zo hard schuldig aan. Het is gewoon makkelijk om iets in je mailbox op te zoeken. Als je dat dan tóch doet, zorg dan dat je het efficiënt doet. Je kent jezelf goed genoeg om te weten waar je op zou zoeken als je naar een betreffend mailtje zou zoeken. Beantwoord het bericht dan naar jezelf en neem in jouw reactie-mailtje trefwoorden op waarvan je weet dat jij erop zou zoeken. Volgende keer als je je mailbox als archief gebruikt, kun je zo veel sneller vinden wat je zoekt.
©PXimport
8 Beantwoorden inplannen
Nu we toch gebruik maken van een app als Todoist: vergeet het beantwoorden van mail niet in te plannen! En maak daarbij onderscheid tussen het beantwoorden van nieuwe mail én het beantwoorden van oude mail die je hebt ingedeeld in mappen/labels. Uit het oog, uit het hart is namelijk iets dat absoluut geldt voor mail – en als je mails hebt ingedeeld in mappen, zijn ze uit het zicht. Plan het beantwoorden van dit soort mails in, zodat je structureer nieuwe mail én oudere mail wegwerkt.
©PXimport
9 Gmail: kaf van koren
Niet elke e-mail die je krijgt is even belangrijk. In tip 10 hebben we het over spamfilters en ongewenste e-mail, maar niet alle reclamemails en updates (bijvoorbeeld van social media) zijn ongewenst, integendeel. Je zit er alleen niet op te wachten dat ze in hetzelfde overzicht staan als de rest van je mail. Gmail biedt hiervoor een fantastische oplossing: de mogelijkheid om je mail in te delen op categorie. Facebook-notificaties komen dan in de categorie Sociaal, reclameboodschappen in Reclame enzovoort. De mail die belangrijk voor je is, komt terecht in Primair. Door te klikken op het tabblad met het tandwiel en daarna op Inbox configureren, kun je aangeven hoe je de mail precies wilt indelen.
©PXimport
10 Spamfilter
Je hebt zelf helaas niet altijd de controle over welke spamfilters je gebruikt. Dit is de reden waarom wij graag Gmail gebruiken: die maildienst heeft een zeer geavanceerd spamfilter dat door de jaren zo vaak is geperfectioneerd, dat er nagenoeg geen spamberichten meer doorheen piepen. En er komen ook nagenoeg geen belangrijke berichten de spambox terecht. Als het enigszins mogelijk is, raden we je dan ook aan om Gmail te gebruiken, puur omdat het goede spamfilter best wat rust geeft. Gebruik je Outlook, dan kun je een externe oplossing gebruiken zoals Spamfighter, waarvoor je als particulier niets betaalt.
©PXimport
11 Inbox
Inbox is niet zozeer een plug-in, maar een complete website die de manier waarop je je mail in Gmail verwerkt volledig verandert. Inbox is ontworpen om nadruk te leggen op wat écht belangrijk is (iets dat wij met dit artikel als geheel natuurlijk ook proberen te doen). De mail wordt niet gepresenteerd zoals je gewend bent (in een eindeloos lange lijst), maar in segmenten die je zelf volledig kunt configureren. Gmail kan dat al een beetje, maar in Inbox is het geperfectioneerd. Het nadeel: niet iedereen kan aan Inbox wennen, dus dat is simpelweg even een kwestie van inloggen en uitproberen.
©PXimport
12 Mailsjablonen
Mails naar familie en vrienden zijn vaak leuk om te sturen, korte afwisselende berichtjes. Maar moet je vaak berichten sturen naar klanten, leden van een vereniging enzovoort, dan bevat mail vaak dezelfde tekst. Het resultaat is dat je dit soort mailtjes vaak even laat staan voor later, met als gevolg dat je mailbox een rommeltje wordt. De plug-in Gorgias (te vinden in de Chrome Web Store) helpt je hierbij. Wanneer je op de plug-in klikt, kun je eenvoudig een sjabloon maken van de e-mail die je wilt sturen en daar een sneltoets aan verbinden. Wanneer je je mail gaat typen, druk je op de Tab-toets en daarna op de sneltoets om je sjabloon op te roepen.
©PXimport
13 Grote mails verwijderen
Voor het overzicht in je mailbox maakt het natuurlijk niet uit of een mailtje een grote of een kleine bijlage heeft. Maar wanneer je er niet in slaagt om je e-mail te verwerken/verwijderen op het moment dat je het niet meer nodig hebt, loopt je mailbox vol. De melding van Gmail dat je mailbox vol zit, komt áltijd op het moment dat je het niet kunt gebruiken. De website Find Big Mail helpt je dan om snel ruimte vrij te maken. Je logt in op de website met je Gmail-account, en de site maakt vervolgens labels aan voor mails met een grote bijlage. Die kun je dan snel doorlopen zodat je kunt bepalen welke je kunt verwijderen.
©PXimport
14 Reminders
Gmail heeft tegenwoordig een handige functie waarbij je een kleine reminder krijgt wanneer je op bepaalde mails niet hebt gereageerd. Maar hoe zit het met anderen die niet reageren op jouw mails? Daar is de plug-in FollowUp CC een prima oplossing voor. Wanneer je een mailtje opstelt, kun je direct aangeven na hoeveel tijd je een herinnering wilt sturen. Daarnaast kun je aangeven dat de herinnering moet worden geannuleerd wanneer iemand in de tussentijd heeft gereageerd op het bericht. Dit voorkomt dat je mailconversaties niet kunt/wilt archiveren omdat die ander nog moet reageren. Met de gratis versie mag je 25 reminders per maand sturen.
©PXimport
15 Uitschrijven
Zelfs als je al je mail nu netjes hebt ingedeeld, kan het alsnog zijn dat je een overdaad aan bijvoorbeeld reclamemails ontvangt. Nu heeft Gmail sinds kort een handig extraatje ingebouwd: een assistent die je vraagt of je je wilt uitschrijven bij nieuwsbrieven die je bijna nooit leest, maar het kan ook sneller en efficiënter. Dat kan met Unroll.me. Vraagt de site of je uit de EU komt, klik dan op Nee, anders werkt het niet vanwege de GDPR (AVG). De werking is simpel: je geeft de site tijdelijk toegang tot je Gmail-account, waarna alle nieuwsbrieven worden verzameld waar je lid van bent. Je kunt jezelf vervolgens snel en eenvoudig uitschrijven. Het kost je een half uurtje en levert je een berg aan rust op. Deze dienst werkt overigens ook voor de webmail van Outlook.com.
©PXimport
