Mede door de coronacrisis is er het afgelopen jaar een run op Chromebooks. De betaalbare laptops zijn ideaal voor thuiswerkers en studenten. Nu de vakanties er weer op zitten en iedereen weer fris aan de bak gaat, ben jij misschien ook wel op zoek naar een exemplaar. Maar welke? We vergelijken enkele van de beste Chromebook van 2020.

We testen zes Chromebooks die bedoeld zijn voor algemeen computerwerk. We kijken vooral naar de prestaties tijdens productiviteitsapplicaties, webgebruik, (video)chatten en video’s afspelen. De autonomie van de accu is een belangrijk selectiecriterium, want je wilt een werkdag door komen met een volle batterij.

Houd er rekening mee dat Chromebooks meestal leverbaar zijn met verschillende uitrustingsniveaus, waarvan wij er maar één kunnen testen. Heb je naar aanleiding van deze reviews een bepaald model op het oog, check dan altijd even welke opties er voor je open liggen. Meer werkgeheugen en opslag, bijvoorbeeld. Dat kost uiteraard dan wel meer.

©PXimport

Acer Chromebook 314 C933LT

©PXimport

De houtskoolzwarte Acer Chromebook 314 C933 lijkt uiterlijk op een Windows-laptop, met een volwaardig toetsenbord (jammer genoeg niet verlicht), een grote touchpad en een helder full-hd-aanraakscherm van 14 inch. Dat dit geen Windows- maar een Chrome-laptop is, merk je al bij het opstarten: binnen enkele seconden is het apparaat gebruiksklaar. Ook de configuratie van het besturingssysteem werkt sneller dan bij Windows: in een vijftal minuten is alles ingesteld en ben je vertrokken.

Het scherm kan 180 graden plat liggen. De opslagruimte van 64 GB, met nog 46 GB vrij voor eigen gebruik, breid je desgewenst uit met een micro-sd-kaartje. Elke Chromebook komt sowieso met een gratis jaar- of tweejaarabonnement (dit hangt af van de fabrikant) van 100 GB opslag bij Google Drive. Het aantal poorten is beperkt tot drie keer usb 3.2 gen 1 (5 Gbit/s), waarvan twee keer type usb-c. Opladen gebeurt via een usb-c-lader van 45 watt.

Wij testen een quadcore-Intel Pentium-model met 8 GB ram en een lte-modem voor internet buitenshuis. De microsim-sleuf voor dat modem is eenvoudig aan de zijkant bereikbaar. Met 1,7 kg en een dikte van bijna 2 cm is dit niet de meest compacte Chromebook. Maar omwille van zijn stevigheid en omvang heeft deze laptop wel een erg goed toetsenbord.

Acer Chromebook 314 C933LT

8Score80

Acer Chromebook 314 CB314-1H

©PXimport

Acer heeft een vijftiental verschillende modellen van de Chromebook 314 in het productaanbod, waaronder ook zeer betaalbare uitvoeringen. De goedkopere modellen hebben een dual- of quadcore-Intel Celeron, 4 GB ram, alleen wifi en bij de allergoedkoopste slechts 32 GB emmc-opslagruimte. Deze zilverkleurige Acer Chromebook 314 CB314 is daarvan een voorbeeld. Behalve de kleur verschilt dit model uiterlijk niet van de Chromebook 314 C933.

Het 14inch-scherm (full hd) kan ook plat worden neergelegd, maar is bij deze variant niet aanraakgevoelig. De door ons geteste versie was voorzien van een dualcore-Intel Celeron N4020-processor met Intel UHD Graphics 600, 4 GB werkgeheugen en 64 GB opslagruimte met nog 46 GB vrij. Gewicht en omvang zijn hetzelfde als bij de C933LT, dus ook dit is niet de meest compacte Chromebook.

Het ruime toetsenbord is van goede kwaliteit, met een grote touchpad en brede ergonomische polssteunen. De CB314 heeft geen mobiele modem, maar wel een goed presterende wifi5-chip (160 MHz). Op de plaats waar zich bij de C933LT de sim-sleuf voor het mobiele modem bevindt, heeft de CB314 een extra usb-a-aansluiting.

Acer Chromebook 314 CB314-1H

6Score60

ASUS Chromebook Flip C436FA

©PXimport

Zoals de productnaam suggereert, draait het 14inch-aanraakscherm (full hd) van de ASUS Chromebook Flip 360 graden rond twee stevige zilverkleurige metalen scharnieren. Dit ‘Ergolift’-scharnier tilt wanneer je het scherm in laptoppositie gebruikt het grote, volwaardige en verlichte toetsenbord op tot een ergonomische schuine typpositie. Daarnaast kun je het scherm nog in tent-, staander- of tabletmodus gebruiken.

Dankzij de dunne schermranden (85 procent scherm/behuizingratio) en de nieuwe tabletmodus van Chrome OS is dit met volledig gekanteld scherm ook een zeer bruikbare Chrome-tablet van nauwelijks 13,7 mm dikte en 1,1 kg gewicht. Een stylus is optioneel verkrijgbaar. Je kunt er een gebruiken van elk willekeurig merk, zolang die maar voldoet aan de Universal Stylus Initiative (USI) 1.0-standaard. De behuizing is gemaakt van een lichte, maar stevige magnesiumlegering.

De Flip C346F gebruikt tiende generatie Intel Core-processors met 8 of 16 GB ram en 128 tot 512 GB nvme-ssd-opslagruimte. Wij testen het goedkoopste dualcore-Core i3-model in de productserie, met nog 102 GB vrije ruimte op de 128GB-ssd. Maar zelfs dan betaal je voor deze 2-in-1 bijna evenveel als voor een vergelijkbare Windows-laptop. Het is duidelijk een premiummodel, uitgerust met het snellere wifi 6, dat driemaal sneller is dan wifi 5 – op voorwaarde dat je een 802.11ax-router hebt natuurlijk.

De vingerafdruksensor zit rechts boven het toetsenbord, maar is niet geïntegreerd met de stroomknop, zoals dat wel het geval is bij sommige Windows-laptops van ASUS (de stroomknop bevindt zich gewoon opzij in de rand van de behuizing). De vier Harman Kardon-stereospeakers stralen naar boven; in de laptopstand zorgt de Ergolift voor betere bassen dankzij de resonantiekamer onderaan, die is opgetild van het werkvlak.

ASUS Chromebook Flip C436FA

9Score90

ASUS Chromebook Flip C434TA

©PXimport

De goedkopere ASUS Chromebook Flip C434TA heeft veel kenmerken gemeen met de C436FA. Het in 360 graden draaiende, 14 inch grote full-hd-aanraakscherm met smalle schermranden, het Ergolift-scharnier dat het grote, volwaardige en verlichte toetsenbord optilt en de vier beschikbare gebruiksstanden zijn identiek aan het duurdere model. De zilverkleurige behuizing oogt even stijlvol, maar is gemaakt van iets zwaarder aluminium; reden waarom deze Flip 350 gram meer weegt dan de C436FA.

De opslagruimte is beperkt tot 64 GB (al kan je ook een model met 128 GB kopen), er zitten twee in plaats van vier stereospeakers in (die bovendien naar onderen stralen) en de gebruikte processor is een wat tragere achtste generatie Intel Core M met Intel UHD Graphics 615 (naar keuze m5, m7 of m3, zoals wij die testen).

De behuizing is enkele millimeters dikker dan die van de C436FA; reden waarom er een extra usb-a-poort in past, naast twee ook hier aanwezige usb-c-poorten. De wifi-chip is een wireless-ac-type, een vingerafdruksensor ontbreekt en USI-stylussen worden niet ondersteund. Voor het overige biedt de Flip C434TA nagenoeg dezelfde mogelijkheden als zijn duurdere soortgenoot.

ASUS Chromebook Flip C434TA

8Score80

HP Elite C1030 Chromebook

©PXimport

Het 13,5inch-aanraakscherm van de HP Elite C1030 Chromebook draait 360 graden rond via twee stevige metalen scharnieren. Het full-hd-aanraakscherm heeft een 3:2-beeldverhouding. Dunne schermranden, een slanke behuizing en een relatief laag gewicht dankzij de aluminium legering zorgen voor een zeer draagbare 2-in-1-laptop met 90,1 procent scherm/behuizingverhouding. Alleen de ASUS Flip C436FA is nog lichter en dunner.

In de tabletstand kun je de C1030 met één hand vasthouden en de andere hand vrijhouden om het aanraakscherm te bedienen. Dat kan ook met een USI 1.0-compatibele actieve stylus, die bij sommige uitvoeringen standaard door HP wordt meegeleverd. De HP USI-pen laad je op via usb-c en gaat dan tot twintig dagen mee. Die stylus klikt trouwens magnetisch vast aan de behuizing.

Deze Chromebook bestaat ook in een Enterprise-versie met optioneel HP Sure View Reflect-privacyscherm, dat de scherminhoud met een druk op de knop onzichtbaar maakt voor ‘visuele hackers’. Die versie kun je optioneel ook met een lte-modem uitrusten. Een vingerafdruksensor en schuifschakelaar om de webcam uit te schakelen zijn standaard bij alle uitvoeringen aanwezig. Het verlichte toetsenbord en touchpad zijn allebei ruim bemeten. Je typt er vlot en snel met tien vingers op.

De HP Elite C1030 gebruikt een tiende generatie Intel Core-processors, heeft tot 16 GB ram, tot 256 GB opslagruimte en een snelle wifi6-verbinding. Wij testen een model met dualcore-Core-i3, 8 GB werkgeheugen en een 128GB-nvme-ssd met nog 102 GB vrije ruimte. Deze premium Chromebook, die overigens voor een groot deel is vervaardigd van gerecycleerde metalen en kunststoffen, is niet goedkoop, maar presteert uitstekend.

HP Elite C1030 Chromebook

9Score90

Lenovo IdeaPad Duet Chromebook

©PXimport

De Lenovo IdeaPad Duet is een converteerbare tablet met Chrome OS, gebaseerd op een octacore MediaTek Helio-chipset. Het 10,1inch-schermgedeelte (full hd) is bruikbaar als Chrome-tablet. Onderaan zijn er vijf magnetische pogo-plugs waarop het meegeleverde chicklet-type toetsenbord vastklikt. Op de achterkant kun je de eveneens meegeleverde beschermhoes magnetisch vastklikken. Die hoes heeft een ingebouwde kickstand. Zo vorm je de tablet om tot een kleine laptop. Zelfs op die manier weegt het geheel nog minder dan een kilogram en is hij niet dikker dan 1,82 cm. De tablet alleen weegt slechts 450 gram en is 7,35 mm dun.

Deze Chromebook start op in gemiddeld acht seconden. Het tweekleurige ontwerp (blauw en grijs) en de stoffen afwerking van de beschermhoes zorgen voor een stijlvol geheel. Dankzij de relatief hoge resolutie en kleine schermdiagonaal is het scherm ook bijzonder scherp, zodat de relatief kleine schermletters toch goed leesbaar blijven. Het toetsenbord heeft voldoende grote polssteunen, maar het aanraakvlak en vooral de toetsen zijn aan de kleine kant. Heb je wat dikkere vingers, dan is dat iets om rekening mee te houden. Het toetsenbordje is wel voldoende stevig en buigt niet door als je er snel met tien vingers op typt.

Er zit maar één usb-c-poort op en die dient ook om het apparaat op te laden. Dat laden gaat bovendien tergend traag. Volledig opladen duurde bij ons tot wel vier uur met de meegeleverde kleine, smartphone-achtige usb-c-lader. Die wordt ook redelijk warm tijdens het opladen. Verder is de usb-laadkabel redelijk aan de (te) korte kant. Een 3,5mm-usb-audioconverter wordt meegeleverd. De opslagruimte van 64 GB (nog 46 GB effectief vrij) kun je niet verder uitbreiden. Er is wel een duurder model verkrijgbaar met 128 GB opslag.

Lenovo IdeaPad Duet Chromebook

7Score70

Conclusie

De beide 2-in-1-premiummodellen van ASUS en HP zijn zeer vergelijkbaar, maar de HP Elite c1030 heeft wat ons betreft nipt een voetje voor, onder andere vanwege de privacyfuncties en beveiligingsopties. Deze Chromebook krijgt het keurmerk Best getest.

De Acer Chromebook 314 CB314 is een klassieke laptop voor een betaalbare prijs en de terechte winnaar van het keurmerk Slimme koop. De Lenovo IdeaPad geven we een eervolle vermelding vanwege zijn eigenzinnige design en betaalbare prijs. Dit kleintje lijkt ons een ideale tweede draagbare minicomputer met lange autonomie, die ook als tablet bruikbaar is.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).