De pc wordt steeds meer een multimediaal entertainmentcentrum. Stond vroeger het grootste deel van onze muziek- en videocollectie in de kast, steeds vaker verdwijnen dit soort collecties naar de harde schijf. En dan is het wel zo prettig als de mediaspeler waarmee u de digitale media afspeelt goed en prettig werkt. Wij hebben een aantal mediaspelers met elkaar vergeleken.

Audiospelers

Er zijn programma's die we met pijn in het hart hebben moeten overslaan in deze test, omdat het hier echt gaat om mediaspelers, oftewel, het programma moet zowel audio als video kunnen afspelen. Bent u echter op zoek naar een mediaspeler die u enkel gebruikt voor muziek, dan zijn MediaMonkey (wat ons betreft het beste programma voor het beheren en afspelen van uw muziekcollectie) en Foobar2000 uitstekende alternatieven.

De pc wordt steeds meer een multimediaal entertainmentcentrum. Stond vroeger het grootste deel van onze muziek- en videocollectie in de kast, steeds vaker verdwijnen dit soort collecties naar de harde schijf. Net zoals u vroeger een gebruiksvriendelijke en veelzijdige videorecorder en/of cd-speler op prijs stelde, is het tegenwoordig wel zo prettig als de mediaspeler waarmee u de digitale media afspeelt goed en prettig werkt. Wij hebben een aantal mediaspelers met elkaar vergeleken.

1. iTunes 10.4

iTunes is een zeer veelgebruikte mediaspeler, niet in de laatste plaats omdat het programma de beste manier is om muziekspelers als de iPhone en de iPod te beheren. Bezitters van deze mobiele spelers zijn niet altijd gelukkig met het feit dat ze 'gedwongen' worden om deze software te gebruiken, maar dat neemt niet weg dat iTunes echt heel veelzijdig is. Dat komt uiteraard omdat iTunes niet alleen een mediaspeler is, maar ook een muziekwinkel. Het programma is ontworpen om met grote hoeveelheden mediabestanden te kunnen omgaan. Deze worden netjes ingedeeld in de categorieën Muziek, Films, Podcasts enzovoort. Omdat iTunes speciaal gemaakt is voor de draagbare apparaten van Apple, vindt u naast deze categorieën nog ruimte voor Boeken, Beltonen, Apps, enzovoort. Dat is handig als u deze functies gebruikt, maar gaat het u echt alleen om video en audio, dan maakt het de interface alleen maar onnodig vol.

U kunt uw bibliotheek op diverse manieren weergeven: als lijst, gesorteerd op artiest, album enzovoort, maar ook door middel van de beroemde CoverFlow-weergave van Apple, waarbij u door de albumhoezen kunt bladeren. Die hoezen, evenals titels van audiotracks kunt u automatisch (maar niet stuk voor stuk) laten ophalen uit de iTunes Store. Grote hoeveelheden media kunt u ordenen aan de hand van afspeellijsten, die u zelf kunt maken of die automatisch gegenereerd worden, bijvoorbeeld aan de hand van de meest afgespeelde nummers, hoogst gewaardeerde nummers of genre. Daarnaast bevat het programma een handige functie (Genius), waarmee u afspeellijsten kunt maken en nieuwe muziek, films en tv-programma's leert kennen. Ook kunt u het programma gebruiken voor podcasts en bevat het een uitgebreide lijst met webradiostations. U kunt met iTunes streamen naar de mobiele apparaten van Apple, maar helaas is er geen ondersteuning voor mediaspelers van andere merken. Daarnaast is de ondersteuning van bestandstypen wat beperkt en wordt er bijvoorbeeld geen mkv ondersteund, sterker nog, video wordt eigenlijk helemaal niet in iTunes afgespeeld, maar met de bijgeleverde QuickTime-player. iTunes echt handig, maar heeft best veel beperkingen voor wie geen Apple-apparaten heeft. Hebt u die wel, dan is de kinderlijk eenvoudige synchronisatie alleen al een reden om voor iTunes te kiezen.

©PXimport

iTunes biedt een prettige manier om door uw mediabibliotheek te bladeren, maar is wel heel Apple-georienteerd.

iTunes 10.4

Taal Nederlands

OS Windows XP/Vista/7; Mac OS X

Oordeel 8/10

Pluspunten

Zeer veelzijdig

Ingebouwde mediawinkel

Fijne interface voor media­bibliotheek

Minpunten

Films kunnen alleen in VS worden gekocht

Niet flexibel als het gaat om bestandsformaten

Gericht op draagbare apparaten van Apple

2. Windows Media Player 12

Windows Media Player lijkt in veel opzichten op iTunes. Het programma wordt standaard geleverd bij Windows (net zoals iTunes bij Mac OS) en is net als iTunes bedoeld om grote mediabibliotheken te verwerken. Het grote verschil? Windows Media Speler bevat geen ingebouwde winkel en is veel flexibeler als het gaat om streamen naar andere computers of apparaten. Ook dit programma heeft verschillende weergaven voor de mediacontent, bijvoorbeeld via pictogrammen of details, waarbij u de weergaven kunt indelen op artiest, album of genre. Ook Windows Media Player maakt het mogelijk om zelf afspeellijsten te maken of om deze automatisch te laten genereren aan de hand van genre, waardering, trefwoorden enzovoort. Op sommige vlakken is Windows Media Player wel wat onduidelijk. Zo is er ondersteuning voor podcasts en webradio, maar zitten deze mogelijkheden enigszins verstopt (zoals webradio onder een knop Media Guide onderin). Wel heel erg prettig is dat het programma naast audio en video tevens afbeeldingen ondersteunt, zodat u het programma kunt gebruiken voor het beheren van uw complete mediacollectie. Gebruikt u Windows Media Center om televisieopnames te maken, dan worden deze opnames in een apart kopje binnen Windows Media Player getoond en dat is een fijne extra. Wanneer u een draagbare mediaspeler hebt, dan kunt u de inhoud van uw Windows Media Player-bibliotheek daarmee eenvoudig synchroniseren, tenzij het gaat om draagbare apparaten van Apple, want deze worden helaas niet ondersteund. Prettig aan het programma is dat u niet hoeft te werken in de schermvullende interface, maar dat u daarnaast kunt kiezen voor een compacte versie, zodat het programma niet zo'n dominante positie inneemt op uw bureaublad. U kunt kiezen uit honderden skins, waarmee u het uiterlijk van de speler naar uw hand kunt zetten. Windows Media Player heeft een redelijk brede ondersteuning voor verschillende bestandstypen op het gebied van audio en video, maar wilt u bijvoorbeeld een DivX-video afspelen, dan zult u daarvoor eerst een codec moeten installeren.

©PXimport

Windows Media Player heeft, op wat uitzonderingen na, de prettigste interface, en ondersteunt tevens foto's.

Windows Media Player 12

Taal Nederlands

OS Windows 7

Oordeel 9/10

Pluspunten

Fijne interface

Gebruiksvriendelijk streamen naar andere apparaten

Fijne bibliotheekinterface

Compacte weergave beschikbaar

Minpunten

Geen ingebouwde winkel (voor Nederland)

Sommige opties zitten wat verstopt

Alleen beschikbaar voor Windows 7

3. Winamp Media Player 5.6

Winamp is een programma dat, als één van de eerste programma's met ondersteuning voor mp3, jaren terug razendsnel aan populariteit won. Inmiddels ondersteunt vrijwel alle mediaspelersoftware mp3 en is Winamp in dat opzicht allang niet uniek meer, hetgeen de reden is dat het programma in de afgelopen jaren zo is gegroeid wat functies betreft. Het gevolg daarvan is dat Winamp enorm veelzijdig is geworden, maar helaas heeft de interface daar behoorlijk onder te lijden gehad. Wanneer u het programma start, ziet u een interface met maar liefst acht deelvensters, die soms nog eens onderverdeeld zijn in tabbladen. Het programma is daarom niet voor iedereen geschikt (zelfs al bepaalt u zelf welke vensters u wel en niet gebruikt). Ook Winamp is bedoeld om grote mediabibliotheken te beheren, maar dit voelt minder intuïtief, juist omdat de interface zo chaotisch is. Dat is jammer, want het programma kan enorm veel. Zo speelt u audio en video af, kunt u interessante afspeellijsten maken (zoals de originele optie van het maken van een lijst met nummers uit de bibliotheek die u nog nooit eerder beluisterd hebt), is er een gigantische webradio-directory, ondersteuning voor podcast-abonnementen, een ingebouwde browser en zelfs een Winamp-hitlijst. U kunt daarnaast eenvoudig informatie en albumhoezen downloaden, audiobestanden converteren naar andere bestandsindelingen enzovoort. Mooi aan Winamp is de uitgebreide equalizer, waarmee u veel invloed hebt op hoe het geluid wordt voortgebracht. Winamp ondersteunt synchronisatie naar draagbare mediaspelers, met uitzondering van de apparaten van Apple (met de installatie van een plug-in kunt u deze ondersteuning echter wel toevoegen). Het programma ondersteunt veel verschillende bestandstypen, al hebt u daar soms een codec voor nodig (net als in Windows Media Player). Het streamen van uw mediabibliotheek vanuit Winamp naar andere apparaten is mogelijk, maar werkt via een externe dienst en vereist software op het ontvangende apparaat. Kortom, Winamp is krachtig en veelzijdig, maar niet heel toegankelijk.

©PXimport

Winamp is krachtig en ontzettend veelzijdig, maar de interface is een onoverzichtelijk rommeltje.

Winamp Media Player 5.6

Taal Nederlands

OS Windows 98/Me/NT4/2000/XP/Vista/7

Oordeel 6/10

Pluspunten

Veelzijdig en brede

ondersteuning

Gigantische webradio-directory

Ondersteuning voor Apple na installatie plug-in

Minpunten

Zeer rommelige interface

Mediabibliotheek bladert niet handig

4. VLC Media Player 1.1.11

VLC staat bekend als de mediaspeler die alles speelt. Nu is 'alles' natuurlijk een breed begrip, maar feit is wel dat VLC veruit de beste ondersteuning biedt voor verschillende bestandstypen. Brede ondersteuning is sowieso een kernbegrip voor dit programma, want er is een versie voor Windows, Mac OS X, Linux en BeOS. Het programma mag dan krachtig zijn, het meest gebruiksvriendelijke programma is het zeker niet. Dat komt niet door een gebrek aan opties, want die zijn er genoeg, maar vooral door het feit dat deze behoorlijk verstopt zitten in de interface en vaak niet overzichtelijk werken. Zo is er een mediabibliotheek, maar ontbreekt een duidelijke manier om deze door te bladeren of te doorzoeken. Het programma bevat de mogelijkheid om uw mediacontent te streamen (lokaal of via internet), maar mist een heldere uitleg van wat de stappen zijn die u hiervoor moet nemen. VLC ondersteunt een programmagids, maar als u deze aanklikt gebeurt er niets, zonder te melden waarom niet (uiteindelijk werkt het allemaal wel, maar u moet even weten hoe). Leuk aan VLC is dat u heel veel controle hebt over de manier waarop beeld wordt getoond en geluid wordt afgespeeld met behulp van de uitgebreide equalizer. Webradio, podcasts, het wordt allemaal ondersteund, als u de opties maar weet te vinden. Geen probleem als u op zoek bent naar een krachtige speler en u het niet erg vindt om een beetje te zoeken. Maar gaat u voor gemak en hebt u een grote mediabibliotheek, dan is VLC wellicht niet heel handig.

©PXimport

Hebt u teveel video's voor één menu, maak dan meer menu's aan.

VLC Media Player 1.1.11

Taal Nederlands

OS Windows 2000/XP/Vista/7; Mac OS X 10.5 of hoger; Linux

Oordeel 7/10

Pluspunten

Extreem krachtig en veelzijdig

Speelt vrijwel alles zonder codecs te hoeven installeren

Minpunten

Ongeschikt voor grote mediabibliotheken

5. Kantaris Lite 0.7.0

Gebaseerd op de populaire Kantaris Media Player, maar dan zonder banners, adware, spyware en gerelateerde onprettige zaken. Daarnaast is Kantaris Lite gebaseerd op de engine van de VLC Media Player, hetgeen betekent dat dit programma in staat is om, zonder eerst codecs te hoeven installeren, vrijwel alle soorten media af te spelen. Verder heeft Kantaris Lite nog wat extra foefjes achter de hand. Zo kan het programma namelijk videobestanden die ingepakt zijn als rar-bestand, rechtstreeks afspelen zonder deze eerst uit te hoeven pakken. Tevens heeft het programma een rechtstreekse verbinding met een online ondertiteldatabase, waardoor rechtstreeks vanuit het programma ondertitels kunnen worden gedownload voor de geopende media. Dit laatste werkt verbazend goed, het duurt weliswaar even voordat de video gaat spelen, maar, omdat we het programma ingesteld hadden op de Nederlandse taal, werd automatisch de juiste Nederlandse ondertitel geladen, fijn! Kantaris Lite heeft nog een ander groot voordeel. Waar VLC Media Player flink wat kritiek te verduren krijgt met betrekking tot de interface, is de interface van dit programma juist heel prettig en overzichtelijk. Een handige knop voor filmtrailers, webradio en uw videobibliotheek bovenin, en een deelvenster voor afspeellijsten dat nog het meest doet denken aan die van Winamp (maar dan zonder de rommeligheid). Echter, net als VLC is Kantaris Lite geen programma om een gigantische mediabibliotheek mee op te bouwen. Toch is het programma zo licht en krachtig, met zo'n prettige interface, dat dit een ideaal programma is wanneer u gewoon een mediaspeler wilt die alles afspeelt, zonder dat u veel tijd kwijt bent met het zoeken naar de juiste knoppen.

©PXimport

Kantaris Lite is een heerlijk krachtige mediaspeler, met ingebouwde ondertitelfunctie.

Kantaris Lite 0.7.0

Taal Nederlands

OS Windows NT/2000/2003/XP/Vista/7

Oordeel 8/10

Pluspunten

Duidelijke, heldere interface

Automatisch ondertitels downloaden

Speelt gecomprimeerde video's af

Minpunten

Ongeschikt voor grote mediabibliotheken

6. JetAudio 8.0.15 Basic

Wanneer u JetAudio voor het eerst start, begrijpt u direct waarom dit programma anders is. In plaats van u een interface voor te schotelen en ervan uit te gaan dat u alle functies van het programma wilt gebruiken, krijgt u de mogelijkheid om verschillende interfaces te kiezen. Zo is het mogelijk om te kiezen voor een interface die alleen het afspelen van audio en video ondersteunt, maar ook een interface die speciaal is ingericht op het beheren van grote hoeveelheden mediabestanden. Er is zelfs een interface met een werkbalk, waarmee u het programma bedient zonder dat deze het hele scherm in beslag neemt. Eigenlijk zijn dit allemaal bijna afzonderlijke programma's te noemen, want het programma voor het daadwerkelijk afspelen wordt in een ander venster getoond dan het Media Center, maar alles loopt zo soepel in elkaar over dat het toch als één programma voelt. De interface ziet er strak uit, maar is in veel opzichten toch wat verwarrend. Dit komt omdat nagenoeg alle knoppen pictogrammen zijn, en dat is niet voor iedereen de makkelijkste manier om een optie te zoeken.

Wat opties betreft niets te klagen. Het programma bevat de basisfuncties die u van een goede mediaspeler mag verwachten, zoals ondersteuning voor podcasts en internetradio, maar nog veel meer. Zo kunt u YouTube-filmpjes downloaden (al is dat stiekem een link naar een externe dienst) en audio opnemen (inclusief een timer voor het automatisch starten en stoppen van opnames). Verder bevat het programma een optie waarmee u audio kunt knippen, een functie waarmee u zelf songteksten kunt toevoegen aan audiotracks, een audio- en videoconverter en ga zo maar door. Het enige nadeel is dat alle functionaliteit het programma nogal vol maakt, waardoor het soms moeilijk is om snel iets terug te vinden (zoals het abonneren op podcasts). Het beheren van de audio- en videobibliotheek is wel heel prettig in JetAudio: u kunt naast alle gangbare selecties zelfs uw muziek selecteren aan de hand van de snelheid (dus langzame ballads of snelle popmuziek). Een interfacemetamorfose zou van JetAudio zomaar de beste speler uit deze test kunnen maken, maar op dit moment is het een te groot struikelblok.

©PXimport

JetAudio laat u kiezen uit veel verschillende interfaces, maar is zelfs dan nog te onoverzichtelijk.

JetAudio 8.0.15 Basic

Taal Engels

OS Windows 2000/XP/Vista/7

Oordeel 7/10

Pluspunten

Keuze uit interface op maat

Audio opnemen vanuit het programma met timer

Ingebouwde converters

Minpunten

Interface, zelfs met keuze, is verwarrend

Sommige opties zijn link naar externe dienst

7. Zune

Zune is een beetje het antwoord van Microsoft op iTunes. We geven als kritiek op Windows Media Player dat er geen ingebouwde winkel is. Zune heeft die winkel wel en sterker nog, biedt ons zelfs de mogelijkheid om films te huren (iets dat zelfs iTunes op dit moment nog niet toestaat met een Nederlands account). Jammer is wel dat er in deze online winkel geen muziek te koop is. De interface van Zune is experimenteel en innovatief, maar wat ons betreft iets teveel van het goede. Het schiet allemaal van links naar rechts over het scherm en hoewel het er écht heel erg mooi en strak uitziet (veel mooier dan de Windows Media Player), kan het allemaal wat overzichtelijker. Nu zijn er teveel kopjes en subkopjes. Streamen naar apparaten is mogelijk (en dan met name naar de Xbox 360 en naar Windows 7-telefoons) en daarnaast kunt u uw podcasts beheren met het programma. Wie door het programma klikt, heeft waarschijnlijk een dubbel gevoel. Zune is daadwerkelijk mooier en strakker qua interface dan iTunes, met mooie strakke kopjes, strakke lettertypen enzovoort. De ondersteuning voor zowel audio, video als foto's is fijn, maar het programma werkt simpelweg niet lekker genoeg en is, net als iTunes, teveel gericht op apparatuur van de fabrikant zelf. Microsoft heeft hiermee effectief twee mediaspelers, het zou geen slecht idee zijn om deze twee samen te voegen. Het uiterlijk en de videobibliotheek van Zune, de overzichtelijkheid en de audiobibliotheek van Windows Media Player. Wat zou dat een fantastische combinatie zijn. Tot die tijd is Zune het net niet.

©PXimport

De interface van Zune is strak (maar nog te rommelig) en stelt u in staat om films te huren en/of te kopen.

Zune

Taal Nederlands

OS Windows XP/Vista/7

Oordeel 8/10

Pluspunten

Ingebouwde winkel voor video

Strakke interface

Eenvoudig streamen naar apparaten

Minpunten

Strakke interface is te onduidelijk

Streamen is alleen gericht op Microsoft apparaten

Conclusie

Er was een tijd waarin mediaspelers kleine eenvoudige programma's waren met slechts één functie: muziek afspelen. Naarmate de markt zich ontwikkelde, zijn dit soort programma's steeds ingewikkelder geworden. Het uiterlijk aanpassen, integratie van podcasts en vodcasts, webradio, uitgebreide mogelijkheden voor het ophalen van albumhoezen, songteksten en ga zo maar door. Dat is allemaal heel mooi, tenminste, als u dit soort functies gebruikt. Ze maken de software ook veel zwaarder. Bent u echt alleen maar op zoek naar een programma waarmee u snel even een video- of audiobestand kunt afspelen, dan hebt u waarschijnlijk meer baat bij een lichter programma, zoals VLC Media Player Portable (http://ct.link.ctw.nl/vlcp) de draagbare en compact versie van het besproken VLC Media Player.

Het vinden van een all-round mediaspeler is lastig. De meeste software is óf prettig in gebruik voor video, óf voor audio. Bijvoorbeeld VLC Media Player, die voor video prettig in gebruik is, maar als muziekspeler tekort schiet. Wilt u één programma gebruiken voor zowel audio als video, dan komt u dus toch het beste uit bij algemene oplossingen zoals Windows Media Player, iTunes - of het programma dat ons positief verraste: Kantaris Lite.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).