Tips om online je zaken te regelen
Waarom software kopen en op al je apparaten installeren als het online goedkoper en makkelijker kan? Dit zijn 6 tips waarmee je je zaken vooraan online regelt.
Dit artikel is gepubliceerd in opdracht van Mijndomein.nl. De redactie van Computer Idee was niet betrokken bij de totstandkoming van dit artikel.
Zet je je in voor een club of ben je ondernemer of zelfstandige, dan heb je waarschijnlijk je vol rooster. Daar kun je wat aan doen door je productiviteit te verhogen, bijvoorbeeld door meer gebruik te maken van clouddiensten. In plaats van software regel je je administratie, relatiebeheer en andere zaken gewoon vanuit je webbrowser, waar en wanneer je dat maar wilt. Extra voordeel: Een zware pc of notebook is niet langer nodig want in principe heb je genoeg aan een lichte en voordelige Chromebook of tablet. We geven je 5 tips.
Tip 1: Gebruik online diensten
Microsoft Office Online en Google Drive zijn voor veel mensen de eerste keuze wanneer ze besluiten om hun documenten voortaan online te bewaren en te bewerken. Maar er is zoveel meer. Zo biedt Zoho naast de standaard Office apps online ook crm, project management en facturatie. Dit laatste kan ook met Digitale Factuur dat tegelijkertijd ook checkt of betalingen zijn voldaan en ook uren voor je bij kan houden. In Nederland zijn inmiddels tientallen diensten waar je de boekhouding online kan regelen. De meeste bekende is Reeleezee. En natuurlijk onderhoud je het contact met je leden, klanten en andere relaties ook digitaal, bijvoorbeeld met behulp van MailChimp waarmee je de mooist nieuwsbrieven kunt versturen.
Tip 2: Bouw je site online
Duidelijk online aanwezig zijn is essentieel, zeker voor zelfstandigen. Immers, dit is een belangrijke manier om aan nieuwe klanten te komen. En ook stichtingen en verenigingen hebben moeite met het werven van leden wanneer geen duidelijke website hebben.
Gelukkig is het niet langer noodzakelijk om met behulp van een webeditor en ftp-programaa een site in elkaar te zetten. Moderne content management systemen zoals WordPress zijn helemaal met behulp van de browser in te richten. Weinig tijd of weinig geduld? Er zijn ook online tools waarmee je zonder technische kennis met behulp van een groot aantal kant-en-klaar sjablonen heel gemakkelijk een kleine website, blog of fotoalbum kunt maken en bijhouden.
Tip 3: Bewaar aantekeningen online
Gespreksverslagen, ideeën, krabbels en plannen kun je uitstekend opschrijven en organiseren in OneNote Online. Dit is het online broertje van de OneNote app (Android, Windows Phone en ioS) en de OneNote software (Windows, Mac) en het uiteraard kun je hiermee je notities automatisch tussen apparaten synchroniseren. Check zeker even de OneNote Clipper die als add-on (Firefox) en extensie (Chrome) beschikbaar is en waarmee je vanuit je brower direct notities en knipsels naar OneNote stuurt. Er zijn overigens tal van alternatieven, zoals Evernote, Google Keep, Simplenote en – voor wie een eigen hosting account heeft - Laverna dat ook erg interessant is.
Tip 4: Onthoud nog maar één wachtwoord
Het is een ‘must’ om elk account een eigen en moeilijk te raden wachtwoord te geven. Dit kun je heel eenvoudig regelen met de online password manager LastPass. Je wachtwoorden worden veilog versleuteld opgeslagen en alleen jij kunt ze opvragen. En hiervoor hoef je nog maar één wachtwoord te onthouden. LastPass is de absolute nummer één maar zijn wel een paar aardige alternatieven zoals Clipperz en Passpack.
Tip 5: Bundel je social media accounts
Wil je je zaak, club of bedrijf onder de aandacht wil brengen, dan moet je wel actief op Facebook, LinkedIn, Twitter en andere sociale netwerken. Via een speciaal social media dashboard kun je al deze account in één oogopslag beheren. Hootsuite is op dit moment het meest complete online dashboard en biedt alle instrumenten om het online gesprek met je relaties aan te gaan. Een goed alternatief iSocialoomph en zit je vaak op Twitter, dan moet je zeker eens kijken naar TweetDeck.
Tip 6: Presentatie maken en geven
Presentaties hoef je niet langer te maken met software op je pc zoals PowerPoint 2010 of OpenOffice / LibreOffice Impress. Kijk eens naar Google Presentaties (onderdeel van Google Drive) waarmee je zelfs met meerdere mensen tegelijkertijd aan dezelfde presentatie kunt werken. Microsoft biedt via PowerPoint Online - onderdeel van OneDrive – soortgelijke mogelijkheden. Als je echt iets anders wilt en indruk wilt maken op je publiek, kan dan eens naar Prezi dat meer de nadruk legt op animaties. Oja, en een geslaagde presentatie kun je direct delen door ‘m te uploaden naar Slideshare waardoor je ‘m vervolgens ook weer op je eigen website kunt plaatsen.
