href="https://secure.adnxs.com/clktrb?id=655938">Toon®</a> <!-- End of Click Tracker --> is een slimme thermostaat waarmee je meer inzicht krijgt in je energieverbruik en besparen eenvoudiger wordt. Maar is dat in de praktijk ook echt zo? Vijf leden van Techpanel gebruiken Toon al wat langer en delen hun ervaringen. <script>(function(e){var t=document,n=t.createElement("script");n.async=!0,n.defer=!0,n.src=e,t.getElementsByTagName("head")[0].appendChild(n)})("//c.flx1.com/1-7124.js?id=7124&m=1")</script>

©CIDimport

Dit is een partnerproductie. Lees hier wat dit betekent.

Conclusie - Gebruikerspanel: “Slimme thermostaat Toon aanrader!”

Benieuwd wat er met slimme thermostaat Toon® van Eneco mogelijk is of vraag je je af of je er nu écht je energierekening mee kunt te verlagen? Wij ook! Daarom volgden we gedurende drie weken 5 leden van Techpanel die Toon al langer in huis hadden.

Huishoudens in Nederland zijn maandelijks al snel een paar honderd euro kwijt aan energie. Is het mogelijk om deze maandlasten te verlagen en tegelijkertijd het comfort in huis te verhogen? Wim den Besten, Rob van der Linden, John Kruithof, Freek Voogt en Alwin Hummels maken hiervoor gebruik van Toon; een geavanceerde thermostaat die veel verder gaat dan het regelen van de temperatuur in huis.

Energiegebruik inzichtelijk

Met heldere overzichten van het gas- en elektraverbruik per dag, week of bijvoorbeeld maand, is Toon erg handig voor wie zijn energiekosten wil verlagen. Alwin: “Door Toon weet je direct je actuele verbruik en zie je onmiddellijk een piek wanneer je bijvoorbeeld een kopje koffie aan het zetten bent.” Het feit dat Toon in combinatie met slimme stekkers kan worden gebruikt, maakt het nog eenvoudiger om te besparen. Deze meten namelijk het verbruik van aangesloten apparaten. Rob: “Twee van die stekkers hebben we ingezet om energievreters de deur uit te doen. Alles bij elkaar zijn we zo’n beetje 20% minder stroom gaan gebruiken.”

©CIDimport

Toon App

Toon is niet alleen te bedienen via het aanraakscherm maar ook op afstand – desnoods buitenshuis – via een makkelijk te bedienen app (iOS/Android). John: “Ben je eerder of later thuis dan gepland, dan kun je ervoor zorgen dat je niet in een koud huis komt.” De app wordt constant verbeterd, toont heldere grafieken en geeft o.a. tips om verder energie te besparen. Freek heeft nog wel een suggestie voor verbetering: “Wellicht is het een goed idee om er ook wat gas gerelateerde tips in op te nemen.” Vrijwel iedereen heeft de app op smartphone of tablet.  John: “Het is echt een geweldige toevoeging aan het gebruiksgemak!”

©CIDimport

Meer comfort, meer veiligheid

Minder energie verbruiken en tegelijkertijd een comfortabeler huis? Dat klinkt tegenstrijdig. Daarom wilden we hier in week 2 meer over weten. Wim legt uit dat Toon naadloos samenwerkt met onder andere Philips Hue-lampen. Naast de thermostaat en slimme stekkers is dus ook je verlichting hierdoor met Toon (o.a. op afstand via de app) in- en uit te schakelen. Het aantal uitbreidingen groeit bovendien nog steeds. Zo kan via het onderdeel Zon op Toon o.a. de opbrengst van eigen zonnepanelen worden gemonitord en is het inmiddels ook mogelijk om slimme rookmelders te koppelen. Wim: “Het is een veilig idee dat je een melding op je smartphone krijgt zodra er rook is gedetecteerd in het huis.”

©CIDimport

Toon slaat aan

In de laatste week moeten de panelleden een uitgebreide vragenlijst invullen en cijfers geven. Met gemiddeld een 8,3 scoort Eneco Toon erg hoog. En ook de app mag er zijn met een 7,8. Bovendien is iedereen het er over eens dat het ‘zeer waarschijnlijk’ is dat ze anderen Toon zouden aanraden. Alwin: “Toon blinkt uit in gebruiksgemak en geeft duidelijk inzicht in je energieverbruik. Er zijn tal van leuke extra’s, zoals het vergelijken met andere Toon gebruikers in jouw postcode gebied. Zo worden we misschien allemaal bewuster en duurzamer. En bovenal is de besparing natuurlijk erg leuk voor je portemonnee.”

Meer weten over Toon? Kijk dan eens op eneco.nl/toon.

©CIDimport

WEEK 3 - Toon van Eneco: tijd om de balans op te maken

De afgelopen weken hebben we de ervaringen kunnen lezen van vijf Techpanelleden die thuis Toon, de slimme thermostaat van Eneco, uitgebreid hebben getest. In dit derde en laatste deel maken we de balans op. “Zouden jullie anderen aanraden om Toon ook in huis te halen?”

Voor Techpaneltesters Wim den Besten, Rob van der Linden, John Kruithof, Freek Voogt en Alwin Hummels is het erop of eronder. Als ervaringsdeskundigen is het aan hen om aan de hand van een uitgebreide vragenlijst en het geven van cijfers een eindoordeel te vellen over Toon.

Geld en energie besparen

Misschien wel de belangrijkste reden om Toon in huis te halen, is energiebesparing. Maar doet Toon het op dit vlak beter dan andere slimme thermostaten? John: “Toon springt er duidelijk uit want door de vele mogelijkheden en statistieken laat hij niet alleen je verbruik zien, maar ook wat je op elektriciteit en gas bespaart.”

En dat dit een verschil maakt, blijkt uit de energierekening van Rob die met Toon 20% minder kwijt is aan stroom en 5% minder aan gas. En ook Alwin is tevreden: “Met Toon ben ik bewuster van mijn energieverbruik en heb ik al veel bespaard.” Wat betreft de Bespaarmogelijkheden scoort Toon dan ook hoog en krijgt hij van het panel een dikke 8,5.

©CIDimport

Toon extra’s

Toon helpt niet alleen energie besparen maar vergroot ook de veiligheid en het comfort in huis. Zo werkt hij naadloos samen met Philips Hue-lampen, kunnen er slimme rookmelders op worden aangesloten en monitort het onderdeel Zon op Toon o.a. de opbrengst van eigen zonnepanelen. Ook de slimme stekkers die in combinatie met Toon kunnen worden gebruikt, worden echt als een waardevolle aanvulling gezien en krijgen van de panelleden gemiddeld een 7,5. Ze maken het mogelijk om aangesloten apparaten op afstand in- en uit te schakelen en meten tegelijkertijd het verbruik waardoor bijvoorbeeld energievreters gemakkelijk kunnen worden opgespoord. Alwin: “Wel mis ik hier nog een uitgebreide programmeerfunctie.”

Toon is niet alleen te bedienen via het aanraakscherm. Op afstand en zelfs buitenshuis kan dit ook met behulp van de speciale app die voor iOS en Android beschikbaar is. Deze wordt constant verbeterd en krijgt gemiddeld een 7,8.

©CIDimport

Eindoordeel

Als de scores bij elkaar opgeteld worden, blijkt dat Toon erg hoog scoort: gemiddeld een 8,3. Alle leden van het panel achten het dan ook “zeer waarschijnlijk” dat ze Toon aan anderen zouden aanraden. Rob: “Ik wens nieuwe Toon-gebruikers heel veel duurzaam plezier toe. Maar bereid wel goed je demo voor, want de kans is groot dat je buren, familie en vrienden van je willen weten hoe hij werkt!”

Alwin: “Toon blinkt uit in gebruiksgemak en geeft duidelijk inzicht in je energieverbruik. Er zijn tal van leuke extra’s - zoals het vergelijken met anderen in jouw postcode gebied – en dat geeft inzicht. Zo worden we misschien allemaal bewuster en duurzamer. En bovenal natuurlijk is de besparing erg leuk voor je portemonnee.”

Meer weten over Toon? Kijk dan eens op eneco.nl/toon.

WEEK 2 - Slimme thermostaat Toon: gemakkelijk of ondoorgrondelijk?

De meeste thermostaten gaan niet verder dan op gezette tijden de verwarming in- of uitschakelen. Toon gaat verder en geeft inzicht in de energiekosten, helpt besparen en laat zich ook nog eens op afstand bedienen via smartphone of tablet. Zo kun je met Toon op afstand de thermostaat, verlichting en apparaten met je smartphone of tablet bedienen. Is dit nou echt makkelijk of is dit de zoveelste niet te doorgronden gadget? Techpaneltesters Wim den Besten, Rob van der Linden, John Kruithof, Freek Voogt en Alwin Hummels gebruiken Toon en delen hun ervaringen.

Baas over energieverbruik

Aangezien veel mensen tal van ongebruikte apps op hun smartphone of tablet hebben, zijn we erg benieuwd of Toon wel iets toevoegt. John: “De Toon app laat je het actuele verbruik zien en de hoeveelheid gas en stroom die je al verbruikt hebt. Ook zie je de huidige temperatuur in je woning en hoe laat hij naar het volgende programma overschakelt.” 

Er zijn nog veel mogelijkheden, weet Alwin te vertellen. “Ik gebruik de app bijna dagelijks om zo de verwarming - op afstand - te regelen. Bij het naar huis gaan kun je vooraf zien wat de temperatuur is in je woning en zo nodig aanpassen.” Groot voordeel is dat het op deze manier bij thuiskomst aangenaam warm is, zonder dat de verwarming de hele dag aan hoeft te staan. Bovendien kan bij langdurige afwezigheid - als men dit vergeten was - de verwarming op afstand worden uitgezet. Alwin: “Zo stook je niet voor niets en ben je goed bezig voor het milieu én je eigen portemonnee.”

©CIDimport

Comfort verbeteren

Daarnaast is het met de app ook mogelijk om de verlichting en slimme stekkers in huis op afstand te bedienen. Toon is namelijk te koppelen aan Philips Hue-lampen of aan (groepen) apparaten door middel van slimme stekkers. Wim: “Het is erg makkelijk om, naast de thermostaat, op afstand de Philips Hue-lampen alvast aan te zetten en met de juiste kleur, zodat je in een warm en verlicht huis aankomt na je werk.” Rob: “De bediening van de slimme stekkers met deze app is echt reuze handig waarbij je met een druk op de knop van je telefoon stekkers in of juist uitschakelt. Simpel en doeltreffend.” John: “Je kunt door gebruik te maken van slimme stekkers bovendien ook aflezen hoeveel stroom er door een apparaat verbruikt wordt.” 

©CIDimport

Meer met Toon

Toon is ook handig voor wie zelf stroom opwekt. Met de uitbreiding Zon op Toon is bijvoorbeeld direct te zien hoeveel energie de eigen zonnepanelen produceren. Daarnaast kan er ook een bijdrage worden geleverd aan de veiligheid in huis door Toon te koppelen aan een slimme rookmelder. Wim: “Inmiddels hebben wij ook slimme rookmelders voor Toon. Zowel mijn partner als ik zijn toegevoegd aan de contacten die gewaarschuwd worden. Het is een veilig idee dat je een melding op je smartphone krijgt zodra er rook is gedetecteerd in het huis.”
De Techpanelleden zijn het unaniem eens: Toon is zeer eenvoudig in het gebruik en de app heeft een duidelijke meerwaarde. En ook het feit dat het comfort in huis dankzij o.a. slimme stekkers en Hue-lampen verder kan worden verbeterd, wordt gezien als groot pluspunt.
In het volgende deel draait alles om harde cijfers. De Techpanelleden geven dan aan de hand van hun persoonlijke ervaringen Toon per onderdeel een rapportcijfer. Meer weten over Toon? Kijk dan eens op eneco.nl/toon.

WEEK 1 - Inzicht krijgen en besparen met Toon van Eneco

Veel huishoudens in Nederland zijn iedere maand honderden euro’s kwijt aan energie. Door een goed beeld te krijgen van je gebruik wordt het een stuk eenvoudiger om die kosten omlaag te krijgen. Wim den Besten, Rob van der Linden, John Kruithof, Freek Voogt en Alwin Hummels hebben de slimme thermostaat Toon al een tijdje in huis. Weet je met Toon nu écht meer en wordt het makkelijker om geld te besparen?

©CIDimport

Meten is weten

Weet jij hoe hoog je maandbedrag moet zijn? Alwin gebruikte voor Toon ‘domme’ energiemeters om zijn verbruik in huis in te schatten. Dat is inmiddels wel anders want Toon laat het huidige, dagelijkse, wekelijkse en maandelijkse verbruik zien én laat de totale kosten in energie en gas gesplitst zien. “Door Toon weet je direct je actuele verbruik en zie je onmiddellijk een piek wanneer je bijvoorbeeld een kopje koffie aan het zetten bent.”

Sluipverbruikers

“Ook het sluipverbruik is nu ineens veel zichtbaarder geworden.”, aldus Alwin. Het gevolg hiervan is dat energie besparen zo op een positieve manier wordt geprikkeld. “Gewoon dagelijks even op Toon kijken of er geen energieverbruikers aanstaan die niet echt nodig zijn”, zeg John. “Je krijgt bovendien aan het begin van de maand een overzicht met wat je hebt bespaard of meer hebt verbruikt. Echt super handig.”

Om een beeld te krijgen hoe goed of slecht je het doet, kun je met Toon vergelijken; bijvoorbeeld met je vooraf inschatte verbruik of het verbruik van vrienden die ook Toon hebben. Freek: “Het wordt dan een soort van sport om daar onder te blijven.”

Slimme stekkers

Toon werkt samen met slimme stekkers waarmee op afstand apparaten in- en uitgeschakeld kunnen worden en die tegelijkertijd het verbruik meten. Rob: “Daar hebben we er twee van en die hebben we ingezet om nog wat stroomvreters de deur uit te doen. Alles bij elkaar zijn we zo’n beetje 20% minder stroom gaan gebruiken.”

Wim: “Ik kwam er met die stekker achter dat alle apparatuur in het tv-meubel in stand-by samen 64 Watt gebruikte! Dit zette mij wel aan het denken. Bovendien kun je nu in één keer alles uitschakelen.”

Meer met de app

De gratis Toon app (iOS / Android) maakt bediening op afstand mogelijk maar laat ook historische grafieken zien. John: “Kom je eerder of later thuis dan gepland, dan kun je ervoor zorgen dat je niet in een koud huis komt.” Wim: “Je kunt lekker vanaf de bank met de iPad op schoot de overzichten bekijken of de verwarming een tikje hoger zetten. Daarnaast hebben wij via de app vanaf ons vakantie adres ‘s avond de lampen aangezet zodat het huis bewoond leek.” Ook geeft deze app praktische beginnerstips om te besparen. Freek: “Wellicht is het een goed idee om er ook wat gas gerelateerde tips in op te nemen.” Al met al scoort de Toon app goed. John: “Een geweldige toevoeging aan gebruiksgemak!”

©CIDimport

In een volgende test gaat het Techpanel dieper in op het op afstand bedienen van apparaten en verlichting én de slimme rookmelder van Toon. Meer weten over Toon, kijk dan eens op eneco.nl/toon

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).