Bij veel mensen blijven foto’s en video’s op hun smartphone staan. Een gemiste kans, want dat schermpje doet geen recht aan al die leuke en dierbare herinneringen. Je kunt de beelden beter bewonderen op een televisie. Zeker bij een groot scherm van 55, 65 of misschien wel 75 inch is dat een fraai gezicht. Laten we de mogelijkheden eens bekijken.

Kiekjes en filmpjes op een smartphone terugkijken? Maak daar geen gewoonte van, want je eigen beeldmateriaal op een televisie terugkijken maakt veel meer indruk. Zeker met de hoge resoluties van tegenwoordig zie je volop details. Zowel een hedendaagse smartphonecamera als recente smart-tv zijn doorgaans van een prima kwaliteit. Wie weet kun je bij een scherpe portret- of dierenfoto de haren bijna tellen. De meeste televisies hebben verschillende opties om de beelden op het grote scherm te toveren. Neem met gezinsleden of vrienden plaats op de loungebank en geniet optimaal van je eigen foto’s en video’s.

Streamen vanaf smartphone

Als het beeldmateriaal op een smartphone staat opgeslagen, kun je de bestanden mogelijk draadloos naar een televisie streamen. Dat gaat via het thuisnetwerk. Zorg ervoor dat de smart-tv en het mobiele toestel met hetzelfde (wifi-)netwerk zijn verbonden. De huidige generatie televisies hebben bijna allemaal een draadloze en fysieke netwerkaansluiting. De wat duurdere tv-toestellen ondersteunen een of meerdere streamingmethoden. Controleer in de specificaties van de televisie of het apparaat met Apple AirPlay 2 en/of Google Cast overweg kan.

Apple AirPlay 2

Staan jouw foto’s en video’s op een iPhone? Dan stream je de bestanden via AirPlay 2 naar het grote scherm. Veel recente televisies ondersteunen inmiddels deze techniek. Het werkt kinderlijk eenvoudig. Start op het mobiele toestel de app Foto’s en open een foto of filmpje. Je drukt vervolgens op het deelmenu (pictogram met vierkant en pijl). Veeg op het scherm zo nodig iets omhoog, waarna je AirPlay aantikt.

Sluis via enkele schermtikken persoonlijke foto’s door naar een geschikte televisie.

Er verschijnt nu een lijst met ingeschakelde apparaten die compatibel zijn met deze streamingmethode. Tik op de juiste kamer of de naam van jouw televisie. Afhankelijk van de instellingen toont de smart-tv mogelijk een viercijferige code. Zodra je die op de iPhone overneemt en bevestigt met OK, verschijnt het beeld in vol ornaat op de televisie.

Zodra je een viercijferige code invoert, verschijnen de beelden op jouw smart-tv.

De iPhone is nu jouw afstandsbediening geworden. Veeg bijvoorbeeld naar links om het volgende beeld te tonen. Wil je lekker achterover leunen en passief van jouw foto- en videoverzameling genieten? Tik dan op de drie puntjes en kies Speel af als diavoorstelling. Als alternatief kun je ook vanaf een iPad of Mac eigen beeldmateriaal naar een televisie met AirPlay 2-ondersteuning streamen.

Google Cast

Veel televisies van onder meer Sony, Philips en TCL zijn uitgerust met het besturingssysteem van Google. Dit (smart)platform heet Android TV of Google TV. Het voordeel van deze televisies is dat ze met de streamingmethode Google Cast uit de voeten kunnen. Overigens hebben bepaalde televisiemodellen van andere merken eveneens deze techniek aan boord. Kijk hiervoor even in de specificaties van jouw smart-tv.

Maak je met een Android-toestel geregeld mooie foto’s en video’s? Je vindt de beelden dan in Google Foto’s. Bezitters van een iPhone (of iPad) kunnen deze toepassing vanuit de Play Store installeren. Open de app en tik een willekeurige foto of video aan. Via het castpictogram (rechthoek met drie verbindingsstreepjes) verschijnt er een menu met beschikbare apparaten. Tik nu op de juiste kamer of de naam van jouw televisie. Binnen enkele ogenblikken zie je het gekozen beeld op de smart-tv. Veeg naar links op door je collectie te bladeren. Je kunt ook een diavoorstelling afspelen. Tik dan op de drie puntjes en kies Diavoorstelling in het menu.

Apparaten met Google Cast-ondersteuning kunnen pijlsnel met elkaar communiceren.

Casten via Chrome-browser

Google Foto’s is een clouddienst. Gunstig, want hierdoor kun je de beelden vanaf verschillende apparaten naar de televisie streamen. Naast smartphones en tablets werkt Google Cast ook vanaf een computer. Je hebt hiervoor Chrome nodig. Als deze browser nog niet op je pc of laptop is geïnstalleerd, download je het programma vanaf www.google.com/intl/nl/chrome. Open nu de website van Google Foto’s. Wanneer je nog niet met een Google-account bent ingelogd, klik je eerst rechtsboven op Naar Google Foto’s. Kies nu het juiste Google-account of vul handmatig de juiste inloggegevens in.

Je gaat nu het huidige browsertabblad naar de televisie casten. Klik in de werkbalk van Chrome rechtsboven op de drie puntjes. Er komt een uitgebreid menu tevoorschijn. Via Casten / opslaan en delen kies je Casten. Klik nu op de naam van de kamer of televisie. Een kopie van het browsertabblad is direct op de televisie te zien. Je gebruikt de pijltjestoetsen om de beelden een voor een te tonen. Met behulp van de drie puntjes in Google Foto’s open je een diavoorstelling.

De bekende browser Chrome heeft in het menu een Google Cast-functie.

In plaats van het browsertabblad kun je ook het volledige scherm van jouw laptop of pc casten. Deze optie is nuttig wanneer je persoonlijke mediabestanden lokaal op de computer bewaart. Beëindig zo nodig eerst de huidige castsessie. Je klikt hiervoor in de werkbalk van Chrome op het castpictogram en bevestigt met Stop. Via Bronnen kies je daarna Scherm casten. Klik daarna op de naam van de kamer of televisie om het volledige computerscherm te delen.

Wijzig een instelling om het volledige computerscherm op de televisie te tonen.

Smartphone via kabel

Ondersteunt jouw televisie geen Apple AirPlay 2 of Google Cast? Je kunt dan vanaf een smartphone mogelijk alsnog rechtstreeks beelden op de televisie weergeven. Gebruik hiervoor de usb-oplaadkabel. Een voorwaarde is natuurlijk wel dat je televisie een usb-poort heeft. Overigens werkt deze methode in de praktijk niet altijd, maar het is het proberen waard.

Heb je de smartphone aangesloten? Dan verschijnt er mogelijk op je telefoon een verzoek om de televisie toegang tot de mediabestanden te geven. Verleen deze toestemming. Kijk in de bronlijst van de televisie of je de smartphone ziet staan. Daarna kun je de inhoud van het apparaat openen. Is dat niet het geval, dan zoek je in het menu naar een media(speler)-app. Hierin blader je naar de juiste map met mediabestanden. Heb wel even geduld, want doorgaans neemt een televisie ruim de tijd om een (uitgebreide) bibliotheek met beeldmateriaal te tonen. Met de pijltjestoetsen op de afstandsbediening navigeer je langs alle beelden. Vaak kun je een fotomap ook als diavoorstelling weergeven.

Zowel oude als nieuwe televisies hebben aan de zijkant meestal een usb-poort.

Externe harde schijf of ssd

Heb je een fotoback-up op een externe harde schijf of ssd staan? Dan sluit je dit externe apparaat rechtstreeks op je televisie aan. Gebruik hiervoor een vrije usb-poort. Het weergeven van je eigen beeldmateriaal werkt bijna hetzelfde als bij je telefoon. Wel is er een aantal aandachtspunten.

Zo vereisen grote externe schijven (3,5 inch) netstroom. Zoek voor zo’n opslagapparaat een plekje dichtbij een stopcontact. Kleine externe schijven (2,5 inch) en ssd’s ontvangen doorgaans via usb voeding van de televisie. Daarnaast moet de televisie compatibel zijn met het bestandssysteem van de externe opslagdrager. De meeste televisies openen moeiteloos schijven met de gangbare formaten NTFS en FAT32. Bij gebruik van een ander bestandssysteem moet je de usb-opslagdrager vermoedelijk eerst naar een andere indeling formatteren.

Tv als computerscherm

Veel mensen bewaren hun persoonlijke foto- en videoverzameling op hun laptop. Dat is handig, want je kunt deze schootcomputer dan rechtstreeks met je televisie verbinden. Controleer eerst wel even of de zijkant van het apparaat een HDMI-uitgang heeft. Zo ja, dan sluit je de apparaten met een HDMI-kabel op elkaar aan. Je kunt de laptop bijvoorbeeld op een bijzettafel of kruk vlakbij de televisie neerzetten. Selecteer in de bronlijst van jouw televisie het juiste ingangssignaal.

Wegens de beperkte lengte van een HDMI-kabel plaats je de laptop vlakbij de televisie.

Je bepaalt zelf hoe de televisie en het computerscherm zich gedragen. Klik bijvoorbeeld in Windows 11 met de rechtermuisknop ergens op het bureaublad en kies Beeldscherminstellingen. Bovenaan kun je tussen verschillende opties kiezen. Met de functie Deze beeldschermen dupliceren verschijnt er op de computer en televisie hetzelfde beeld. Je kunt de foto’s en video’s ook alleen op de televisie weergeven. Kies dan Alleen weergeven op 2. Heb je iets veranderd? Bevestig dan met Wijzigingen behouden.

Voor de bediening ben je aangewezen op het touchpad en toetsenbord van jouw laptop. Dat is nogal onhandig wanneer de computer in de buurt van de televisie staat opgesteld. Sluit daarom bij voorkeur een draadloze computermuis op de laptop aan, zodat je vanaf de bank door je fotocollectie kunt bladeren.

Wil je het beeld dupliceren of zet je de laptop op zwart?

Fotocollectie op NAS

Een NAS is een perfect apparaat om al jouw dierbare foto’s en video’s op te verzamelen. Met de juiste (RAID-)instellingen zijn de gegevens tenslotte beschermd tegen schijfuitval. Bovendien kun je de bestanden op elke smartphone, tablet en computer openen. Maar hoe maak je de inhoud van een NAS op jouw televisie beschikbaar? Dat kan op verschillende manieren. Aangezien Synology marktleider is in Nederland, bespreken we de mogelijkheden van dit Taiwanese merk.

Een NAS is een apart opslagapparaat binnen jouw thuisnetwerk, zoals de breed verkrijgbare Synology DiskStation DS224+.

Synology Photos

Synology Photos is een ideale app om je persoonlijke mediacollectie te beheren. Staat deze toepassing nog niet op je NAS, dan kun je die vanuit het Package Center installeren. Je opent Synology Photos in een nieuw browsertabblad. Voeg vervolgens beeldmateriaal toe. Gebruik je de browser Chrome, dan kun je dit tabblad naar een geschikte televisie casten. Volg hiervoor de eerdere instructies in de paragraaf Casten via Chrome-browser.

Als je computer is uitgeschakeld, cast je evengoed vanaf jouw NAS eigen beeldmateriaal naar de televisie. Installeer hiervoor Synology Photos op je iPhone of Android-toestel. Je tikt bij een willekeurige foto bovenaan op het castpictogram en kiest een geschikte televisie (of mediaspeler) om naar te casten.

De mobiele app van Synology Photos heeft bovenaan een castknop.

Mediaserver inrichten

Wil je eigen mediabestanden zonder tussenkomst van een computer of smartphone bij een NAS ophalen? Dat kan ook, want de meeste smart-tv’s kunnen namelijk rechtstreeks met een mediaserver communiceren. Zo’n server stelt jouw foto’s en filmpjes beschikbaar aan overige apparaten in het netwerk. Dat werkt over het algemeen via het universele DLNA-protocol.

Als je een NAS van Synology bezit, installeer je in het Package Center de app Mediaserver. Na de installatie voegt deze toepassing drie extra mappen toe, namelijk music, photo en video. Alle bestanden die je in deze mappen plaatst, stelt de NAS automatisch beschikbaar aan andere afspeelapparaten in het netwerk. Open het hulpprogramma File Station om deze mappen met eigen beeldmateriaal te vullen. Je kunt de kiekjes en video’s nu eenvoudig bekijken. Kies in de bronlijst van de smart-tv jouw NAS en blader naar de map met mediabestanden.

De meeste smart-tv’s maken zonder tussenkomst verbinding met een mediaserver.

Tot slot

Er zijn nog meer mogelijkheden om jouw waardevolle beeldmateriaal op een levensgroot scherm te bekijken. Zo kun je bijvoorbeeld op een pc een eigen mediaserver inrichten of een smartphone via een HDMI-verloopkabel aansluiten. In deze workshop kozen we voor de makkelijkste methoden. Veel kijkplezier!

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).