Je telefoon en computer zijn beveiligd met een pincode, wachtwoord of biometrische authenticatie, maar hoe zit het met je externe opslagapparaten? Ook die dingen kunnen in handen raken van onbevoegden. Er zijn enkele manieren om zo’n externe schijf te beschermen met een wachtwoord.

Externe harde schijven en usb-sticks zijn bijzonder handig vanwege hun draagbaarheid. Je neemt grote bestanden heel gemakkelijk met je mee, zonder dat je met een laptop hoeft te zeulen. Om de veiligheid in het oog te houden, kun je natuurlijk hardware-gecodeerde opslagapparaten met vingerafdruklezers aanschaffen. Deze schijven bieden een veilige vorm van wachtwoordvrije biometrische codering die makkelijk in gebruik is en ook eenvoudig in te stellen is. Maar die zijn is duur. Wij bekijken vergrendelingssoftware die je geen cent kost. Voor alle duidelijkheid, we hebben het hier niet over tools waarmee je selectief één of meerdere mappen versleutelt. In dit artikel leggen we je uit hoe je de volledige gegevensdrager met een wachtwoord beveiligt. Hierdoor vermijd je dat je op een hectische dag per ongeluk gegevens opslaat buiten die paar beveiligde mappen waardoor ze open en bloot voor iedereen beschikbaar zijn die de schijf in handen krijgt. 

BitLocker inschakelen

BitLocker is de gemakkelijkste Windows-oplossing, want dan hoef je geen software van derden te gebruiken. Hier zit helaas wel een ‘maar’ aan verbonden, want deze tool is alleen beschikbaar in Windows 10 Pro, Enterprise en Education. Wie dus met Windows 10 Home werkt, moet een andere oplossing, bijvoorbeeld VeraCrypt – ook besproken in dit artikel – gebruiken.

Maak je gebruik van een andere versie dan Home, open dan Windows Verkenner en klik met de rechtermuisknop op de externe schijf of usb-stick en kies BitLocker inschakelen. Er verschijnt een mededeling dat BitLocker wordt geïnitialiseerd. Wacht even tot dat klaar is en zorg ervoor dat je de schijf niet ontkoppelt tijdens de BitLocker-codering.

Wachtwoord

Daarna zet je een vinkje bij de tekst Een wachtwoord gebruiken om het station te ontgrendelen. Voeg een sterk wachtwoord in en herhaal dit. Selecteer daarna Volgende om door te gaan. Het wachtwoord moet aan een aantal criteria voldoen, anders ontvang je een foutmelding. Het moet minimaal acht tekens bevatten, minstens één hoofdletter en één kleine letter en er moet ten minste één symbool, cijfer of spatie in staan.

©PXimport

Herstelsleutel

Windows maakt automatisch een herstelsleutel aan als je het wachtwoord bent vergeten. Je kunt die herstelsleutel op drie manieren vastleggen: je kunt hem opslaan in je Microsoft-account, in een tekstbestand ergens op de harde schijf of afdrukken. Kies een van de drie manieren en klik op Volgende. Nadat je het bericht hebt ontvangen dat de herstelsleutel is opgeslagen of afgedrukt, ga je verder.

©PXimport

Versleuteling starten

BitLocker vraagt welk deel van de externe gegevensdrager beveiligd moet worden. Als het gaat om een nieuwe schijf of usb-stick, dan hoef je alleen het gedeelte van het station te versleutelen dat je op dat moment gebruikt. Alle nieuwe gegevens zal BitLocker automatisch versleutelen wanneer je ze naar dit station wegschrijft. Dit is de snelste methode. Afhankelijk van de hoeveelheid gegevens op de schijf een paar seconden tot minuten.

Schakel je BitLocker in op een station dat al wordt gebruikt, dan kun je het volledige station versleutelen, zodat alle gegevens beveiligd zijn. Dat geldt ook voor gegevens die je van dit station hebt verwijderd, maar die nog niet overschreven zijn. Deze methode verloopt langzamer en kan zelfs uren in beslag nemen.

Heb je je keuze gemaakt, klik dan op de knop Versleuteling starten.

©PXimport

Geavanceerde opstartopties

Verwijder de schijf niet, want dan onderbreek je de codering en hierdoor zou de schijf beschadigd kunnen raken. Je kunt het versleutelingsproces wel even pauzeren, maar de bestanden zijn pas volledig beschermd als je het bericht ziet dat de versleuteling is afgerond.

Wanneer je later de schijf of usb-stick verwijdert en opnieuw in de computer plugt, verschijnt er een pop-upvenster van BitLocker die naar het wachtwoord vraagt. In het pop-upvenster zie je ook nog twee andere opties: het opgeven van de herstelsleutel en de schijf automatisch laten ontgrendelen op de pc. De eerste optie gebruik je als je je wachtwoord vergeten bent, je voert dan de herstelsleutel van 48 tekens in om weer toegang tot je schijf te krijgen. Door de tweede optie aan te vinken zorg je ervoor dat de huidige pc de schijf altijd automatisch herkent en ontgrendelt. 

©PXimport

MacOS via Schijfhulpprogramma

Ook voor de Mac heb je geen externe software nodig om de toegang tot een externe harde schijf te beveiligen. De beveiliging moet je wel instellen voordat je de gegevens op het opslagmedium plaatst. Open de tool Schijfhulpprogramma dat op iedere Mac staat. Selecteer in de linkerkolom de schijf of de usb-stick die je wilt beveiligen en gebruik dan de knop Wis. Je gaat hiermee dit station formatteren en je kunt dan meteen het station een nieuwe naam geven. In hetzelfde venster moet je ook een Structuur en een Indeling selecteren. Bij Indeling ga je voor GUID-partitie-indeling. Als je dat hebt gedaan, kun je bij Structuur de optie Mac OS Uitgebreid (journaled) kiezen. Het systeem zal vragen om een wachtwoord dat je moet bevestigen en waarvoor je ook een aanwijzing moet opgeven als geheugensteuntje. Als je dat allemaal gedaan hebt, klik je op de knop Wis. MacOS zal de gegevensdrager nu formatteren en versleutelen. Dit kost tijd, dus heb geduld. Als de versleuteling is afgerond, zul je iedere keer het wachtwoord moeten invoeren als je de gegevensdrager aan een pc koppelt.

©PXimport

Volume aanmaken

Naast de eigen programma’s van Windows en Apple is er het externe programma VeraCrypt. Deze gratis coderingssoftware werkt vlot op Windows, macOS en Linux. Beschik je niet over BitLocker omdat je systeem op Windows Home draait, dan is dit een prima alternatief.

Na de installatie start je het programma op en sluit je de externe schijf aan op je computer. In het menu Instellingen kun je het programma bij Taal op Nederlands zetten. Wanneer je het programma uitvoert, verschijnt er een venster met een aantal stationsletters en enkele knoppen. Die heb je straks nodig om het versleutelde volume te koppelen. Negeer die lijst voorlopig en klik op de knop Volume aanmaken. Je komt vervolgens in de wizard terecht die je helpt een volume aan te maken. De eerste optie, Een versleutelde bestandscontainer aanmaken, creëert een virtueel versleuteld gedeelte op de schijf, de rest van de schijf kan niet-versleutelde gegevens bevatten. Wij willen juist dat de volledige schijf versleuteld wordt, dus kiezen we voor de tweede optie: Een niet-systeempartitie/schijf versleutelen.

©PXimport

Apparaat selecteren

In het volgende scherm van de wizard krijg je de keus tussen een Standaard VeraCrypt-volume of een Verborgen VeraCrypt-volume. De tweede optie gebruik je eigenlijk alleen als iets top secret moet blijven; het programma zal dan een tweede versleuteld volume binnen het eerste versleutelde volume creëren. In de meeste gevallen zal dat niet nodig zijn. Maak het dus niet te complex en selecteer Standaard VeraCrypt-volume en klik weer op Volgende. Daarna moet je de externe gegevensdrager selecteren met de knop Apparaat selecteren. In het volgende venster kun je een bepaalde partitie selecteren of de volledige schijf. Als er slechts één partitie op de schijf staat, is het mogelijk dat er een foutmelding verschijnt als je aangeeft dat de volledige schijf versleuteld moet worden. Dat los je op door die ene partitie te selecteren. Je komt dan terug in het vorige scherm waar het pad naar partitie op de juiste manier is ingevuld. Ga door, zodat je in het scherm Modus volume aanmaken komt. De eerste optie zorgt ervoor dat VeraCrypt alle gegevens zal verwijderen die op de harde schijf zijn opgeslagen, voordat het de schijf gaat versleutelen. De tweede optie houdt in dat VeraCrypt de gegevens die op de schijf staan, versleutelt zonder iets te verwijderen. De eerste optie is veel sneller, dus kies voor Versleuteld volume aanmaken en formatteren.

©PXimport

Bewegen bewegen

In het scherm Versleutelingsopties moet je het coderingsalgoritme en het hash-algoritme kiezen. Heb je geen idee wat dit betekent, laat dit dan gerust op de standaardwaarden staan en klik op Volgende. Daarna volgt er nog een scherm om de grootte van het volume te dubbelchecken. Daarna is het eindelijk tijd om het wachtwoord voor de schijf op te geven. VeraCrypt geeft duidelijk aan waaruit het wachtwoord moet bestaan. En tot slot is het de beurt aan het formatteren van de schijf. Hier moet je een tijdlang de muisaanwijzer willekeurig binnen het venster bewegen. Door onvoorspelbare bewegingen creëer je entropie. Dat is een random nummergenerator in de software die willekeurige getallen genereert op basis van jouw bewegingen. Een groene progressiebalk geeft aan wanneer het algoritme klaar is. Wacht tot het versleutelingsproces is afgelopen, en klik op Formatteren.

©PXimport

Koppelen

Wanneer de schijf is gecodeerd kun je uitsluitend toegang krijgen tot de inhoud door eerst de VeraCrypt-software te gebruiken. Het programma moet dus op iedere pc staan waarmee je iets op de schijf wilt kunnen opslaan. Het is belangrijk dat je weet dat je dit volume niet langer kunt benaderen via de oorspronkelijke stationsletter. Had het volume voor de encryptie de letter D, dan ontvang je na de encryptie de melding dat dat station onleesbaar is. Om het versleutelde volume beschikbaar te maken, moet je de schijf via VeraCrypt koppelen met de pc.

Open VeraCrypt en selecteer een andere stationsletter uit de lijst, bijvoorbeeld H. Vervolgens klik je op de knop Automatisch koppelen. Nadat je het volumewachtwoord hebt opgegeven, klik op je op OK. De koppeling duurt eventjes en VeraCrypt waarschuwt zelfs dat je niet moet denken dat de applicatie is vastgelopen. Ten slotte zie je dat het volume is gekoppeld aan de geselecteerde schijfletter. Je kunt het volume vervolgens openen vanuit VeraCrypt door erop te dubbelklikken. Of je kunt in Windows Verkenner de beveiligde schijf vinden met als schijfletter H.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).