Na het lezen van dit artikel kun je niet alleen YouTube-filmpjes downloaden, maar ook videobestanden naar allerlei video- en audioformaten converteren. Verder tonen we je hoe je je schermbeelden omzet in video. Met MiniTool uTube Downloader haal je deze drie functies in één keer binnen.

De naam uTube Downloader doet vermoeden dat je hiermee enkel YouTube-video’s kunt downloaden, alleen je kunt er ook nog andere dingen mee doen. De installatie is in elk geval een fluitje van een cent. Je hoeft niet meer te doen dan op Install Now te klikken na het uitvoeren van het gedownloade installatiebestand. 

Via Custom Installation kun je nog wel een eigen installatiepad instellen en vermijden dat je zomaar deelneemt aan een het Customer Experience Improvement Program.

©PXimport

YouTube-pagina

Na de installatie kun je uTube Downloader opstarten. Er verschijnt daarmee al direct de webpagina van YouTube. Mogelijk duikt hier ook het YouTube-aanmeldvenster op, maar dat klik je gewoon weg met I agree. Het daadwerkelijk aanmelden met Sign in blijkt vanuit de browsermodule van uTube Downloader niet te lukken, omdat die de nodige machtigingen van Google niet heeft. Handig om weten: via het huis-icoontje keer je op elk moment terug naar de YouTube-pagina binnen dit programma.

Net als in een gewone browser kun je van hieruit video’s afspelen en uiteraard ook naar video’s zoeken via trefwoorden. Maar je wilt natuurlijk vooral weten hoe je video’s van YouTube kunt downloaden. Dat kan op verschillende manieren. Laten we met een meervoudige download beginnen.

Batchdownload

Stel, je hebt als trefwoord blauwe vinvis ingetikt, zodat in de adresbalk https://www.youtube.com/results?search_query=blauwe+vinvis verschijnt. Mocht je dat willen dan kun je uit deze hitlijst al meteen een heleboel video’s tegelijk downloaden. In de praktijk blijken er dat meestal zo’n 35 tot 40 te zijn. Druk op de pijlknop rechtsboven en er verschijnt een venster met voor elke video een miniatuur, de titel, de duurtijd en de auteur. Verwijder de vinkjes naast de video’s die je niet in je download wilt meenemen.

Onderaan lees je het aantal te downloaden video’s af. Je ziet hier ook een uitklapmenu waar je voor alle geselecteerde video’s een geschikt uitvoerformaat kiest: mp4, of wav of mp3 bij alleen audio. Druk op Download en duid een gepaste downloadmap aan. Zodra je bevestigt met Map selecteren start de batchdownload. Dit proces kun je mooi volgen in het venster History.

Je zult merken dat de downloads doorgaans lekker snel gaan. Bij elke gedownloade video staan twee knoppen: Play en Navigate to File. Met deze laatste open je een verkenner-venster van de downloadmap. Je kunt een vinkje bij video’s plaatsen en die verwijderen met het prullenbak-icoon (Clear Selected Downloads). Hiermee haal je de video’s wel enkel uit je downloadgeschiedenis. Je verwijdert ze dus niet van je schijf.

©PXimport

Individuele download

Je hoeft natuurlijk niet diverse video’s tegelijk te downloaden. Een afzonderlijke video ophalen kan net zo goed. Je tikt of plakt hiervoor zelf de video-url in de adresbalk. Of je klikt op een video in de YouTube-pagina, zodat de url automatisch in de adresbalk verschijnt. Vervolgens druk je opnieuw de pijlknop Download in.

Deze keer krijg je net iets meer opties bij het downloaden van een video. Zo kun je uit een aantal videoformaten kiezen (mp4 of webm) in diverse resoluties, waarbij je telkens ook de downloadgrootte afleest. Ook zijn er de audioformaten wav en mp3. Afhankelijk van de gekozen video kun je in het uitklapvenster bij Subtitle ook nog de taal kiezen waarin je de bijbehorende ondertitels wilt downloaden.

Wanneer je de knop Download indrukt, wordt de video meteen opgehaald. In tegenstelling tot bij een batchdownload krijg je deze keer niet de gelegenheid een downloadmap te kiezen. Die leg je namelijk op het niveau van de applicatie vast. Klik hiervoor op het hamburger-knopje rechtsboven, kies Settings en verwijs bij Download via de Browse-knop naar de gewenste map. Bevestig met OK.

©PXimport

Playlist downloaden

Muziekliefhebbers zullen het graag horen: je kunt met uTube Downloader in één keer ook een hele playlist ophalen. Moeilijk is dat niet. Tik het gewenste trefwoord in, zoals de naam van de zanger of band, klik bovenaan de YouTube-pagina op Filters, selecteer Playlist en klik op de gewenste afspeellijst. Zodra je de pijlknop Download indrukt, verschijnt de vraag of je de complete playlist wilt downloaden.

Druk op Playlist om inderdaad de hele lijst op te halen of klik op Clip om alleen de eerste, bovenste video te downloaden. Ga je voor Playlist, dan krijg je net als bij een reguliere batchdownload een lijst van alle bijbehorende video’s te zien. Deze keer gaat het daadwerkelijk om alle video’s uit die playlist. Het aantal is niet langer beperkt tot 35 à 40 stuks.

©PXimport

YouTube vanaf de prompt

Nu is uTube Downloader een gebruiksvriendelijke app, maar het kan natuurlijk zijn dat deze applicatie je om een of andere reden toch niet bevalt. Of misschien heeft Google de toegang weer wat steviger dichtgetimmerd waardoor de app niet langer functioneert. In dat geval kun je YT-DLP overwegen. 

Ga naar https://kwikr.nl/ytdlp en klik op Latest en download yt-dlp.exe. Je doet er goed aan om ook direct FFmpeg op te halen via https://kwikr.nl/ffmpeg. In de uitgepakte submap \bin vind je ffmpeg.exe dat je vervolgens in dezelfde map als YT-DLP plaatst.

YT-DLP is een tool die zich geheel vanuit de opdrachtprompt laat aansturen. De basisinstructie is yt-dlp.exe -F <video-url>

Nu verschijnt er een lijst met beschikbare video- en audioformaten, elk met een ID in de eerste kolom. Om nu een van deze bestanden te downloaden gebruik je de opdracht:

yt-dlp.exe -f <id> <video-url>.

Let op: de parameters zijn hoofdlettergevoelig (-F is niet hetzelfde als -f). Je kunt ook specifieke audio- en videocodecs combineren. Dat doe je als volgt:

yt-dlp.exe -f <id-video>+<id-audio> <video-url>.

Er zijn trouwens nog veel meer mogelijkheden, zoals duidelijk wordt uit de opdracht: yt-dlp.exe -h.

Nog een snelle tip: lukt het op een bepaald moment niet meer op video’s te downloaden? Haal dan snel de allernieuwste versie van YT-DLP op. De ontwikkelaars en Google spelen namelijk graag een kat-en-muisspelletje.

©PXimport

Media converteren

Het kan altijd gebeuren dat een mediaspeler of -apparaat niet goed overweg kan met een bepaald video- of audioformaat. In zo’n geval kun je overwegen om het mediabestand te converteren. Houd hierbij wel in het achterhoofd dat een dergelijk proces doorgaans met enig kwaliteitsverlies gepaard gaat.

Maar uTube Downloader heeft precies zo’n conversiemodule aan boord. Druk bovenaan op de knop Video Converter en klik op Add Files, of (via het pijlknopje) op Add Folder, om een of meer mediabestanden te importeren. De video’s worden toegevoegd, netjes inclusief miniatuurweergave, formaat, resolutie en duurtijd.

Je kunt voor elke video afzonderlijk een ander doelformaat (Target) instellen door op het knopje met de rechthoek en pijl te drukken. Er verschijnt nu een dialoogvenster waarin je links uit diverse formaten kunt kiezen, zoals mp4, mov, mkv, avi, wmv en xvid. Rechts kun je kiezen uit enkele resoluties. Ben je niet in de videobeelden geïnteresseerd? Open dan het tabblad Audio en selecteer ook hier het gewenste formaat en kwaliteit (uitgedrukt als bitrate).

Wil je dezelfde uitvoer voor alle video’s tegelijk? Open dan het uitklapmenu bij Convert all files to (rechtsonder) en stel hier de geschikte parameters in. Linksonder leg je de uitvoermap vast. Bevestig met Convert (all) om de gevraagde omzettingen te realiseren. Een lijst van de geconverteerde bestanden vind je terug op het tabblad Converted. Vanaf die plek kun je ze ook beluisteren of bekijken met je standaardmediaspeler.

©PXimport

Schermopname maken

Naast het downloaden en converteren van video (en audio) kun je met uTube Downloader ook eigen schermopnames in videoformaat maken. Klik hiervoor bovenaan op de knop Screen Recorder en vervolgens op Click to record screen. Het hoofdvenster van uTube Downloader maakt nu plaats voor het venster van de Recorder-module. In het uitklapmenu kun je kiezen tussen Full screen en Select Region. In het laatste geval krijg je meteen de gelegenheid een rechthoek op je scherm af te bakenen: deze krijgt een omranding met rode stippellijnen.

In principe kun je nu al meteen de rode opnameknop indrukken, maar je kunt eerst nog aangeven of je System Audio en/of het geluid van je Microphone mee in de opname wilt. De recorder kreeg de microfoon in onze testopstelling helaas niet aan de praat.

Na afloop verneem je de bestandsnaam (<datum>-<uur>.mp4), duur en bestandsgrootte van je schermopname. Om de bestandslocatie in te stellen klik je op het tandwielpictogram Settings en open je Output folder. Hier kun je trouwens ook parameters instellen, zoals Output format, Frame rate, Codec en Quality. 

Je kunt hier ook aangeven of je de muiscursor, al dan niet met een extra markering, en de muisklikken in de opname wilt hebben. Ook de sneltoetsen zijn aanpasbaar: standaard is dat F6 om de opname te starten en te stoppen, F9 om die te pauzeren en weer verder te zetten. Veel videoplezier met uTube Downloader!

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).