Lees eerst: Bestanden delen en beveiligen met wachtwoord op Nextcloud

Als we bestanden op een server opslaan, doen we vaak heel wat acties met de hand. Nextcloud biedt daarnaast enkele handige functies om acties op bestanden te automatiseren. Centraal daarin staan tags die je aan je bestanden toekent.

Een tag aan een bestand toekennen doe je door op de drie bolletjes naast het bestand te klikken en Details te kiezen. Vul dan in het tekstveld dat verschijnt een tag in. Bestaat de tag nog niet, dan typ je gewoon de hele tag in. Bestaande tags die aanvullen wat je intypt, verschijnen onder het tekstveld en selecteer je eenvoudig uit de lijst. Als je meerdere tags wilt toevoegen, druk je gewoon na elke tag op Enter.

Let op: de tags zijn systeemtags en worden dus gedeeld door alle gebruikers op je Nextcloud-server. Zet dus geen gevoelige of gênante informatie in de tags.

Automatische tags

Acties automatiseren op basis van de tags die je bestanden hebben, is leuk. Maar dan moet je wel telkens de juiste tags aan je bestanden toekennen. Kan dat niet automatisch? Gelukkig heeft Nextcloud daarvoor een app. Klik daarvoor bovenaan links (terwijl je als beheerder bent ingelogd) op het onderdeel dat actief is (bijvoorbeeld Bestanden) en kies in het menu dat dan verschijnt Apps. Zoek bij Niet ingeschakeld naar Files automated tagging en klik op Activeer. De configuratie daarvan vind je daarna in de beheerdersinstellingen bij Workflow.

Je voegt hier groepen van regels toe, die bepalen welke tags een bestand krijgt. Elke groep bestaat uit een of meer regels. Als aan alle regels is voldaan, is aan de groep voldaan. Als je een bestand uploadt, worden alle groepen geëvalueerd en worden de daarin gedefinieerde tags aan het bestand toegekend. Klik op Add rule group om een nieuwe groep regels aan te maken.

Voer links een beschrijving van de groep in en kies rechts de tags die je wilt toekennen. Klik op Add rule om een regel toe te voegen aan de groep. In elke regel kies je in de keuzemenu’s wat er wordt getest. Als je bijvoorbeeld aan pdf-bestanden de tag document wilt toekennen, kies je als eerste regel File mime type (upload) is application/pdf en klik je rechts op Save om de groep regels (van slechts één regel) op te slaan. Alle pdf-bestanden die je daarna uploadt, krijgen automatisch de tag document.

File Access Control in Nextcloud

Ook om te voorkomen dat je per ongeluk gevoelige bestanden deelt, heeft Nextcloud een interessante app. Standaard is die niet geïnstalleerd, dus zoek bij de niet ingeschakelde apps naar File access control. Na een klik op Activeer verschijnt in de beheerdersinstellingen een onderdeel File access control.

In deze app voeg je groepen regels toe, die bepalen of je toegang tot een bestand krijgt. Elke groep bestaat uit een of meer regels. Als aan alle regels is voldaan, is aan de groep voldaan. Als tenminste aan een van de groepen is voldaan, wordt de toegang tot het bestand geblokkeerd. Klik op Add rule group om een nieuwe groep regels aan te maken.

Daarna voer je een beschrijving van de groep in en klik je op Add rule om een regel toe te voegen aan de groep. In elke regel kies je in de keuzemenu’s wat er wordt getest. Als je bijvoorbeeld wilt voorkomen dat bestanden met de tag private op je Android-telefoon terechtkomen na synchronisatie met de app, kies je als eerste regel File system tag is tagged with private en als tweede regel (klik nog eens op Add rule) Request user agent is Android client. Klik tot slot rechts op Save om de groep regels op te slaan.

Met deze vorm van toegangscontrole stel je als beheerder van een Nextcloud-server heel precies in of gebruikers toegang tot bepaalde bestanden krijgen. Vooral de combinatie met het automatisch taggen is krachtig. Je tagt dan bijvoorbeeld automatisch bestanden die je niet op mobiele toestellen wilt zien met een tag private en stelt dan in een regel in dat gebruikers geen toegang tot die bestanden krijgen met een mobiele app.

Retention

Een eenvoudige vorm van automatisering is Retention, dat je in de vorm van de gelijknamige app activeert. Na activatie vind je Retention in de beheerdersinstellingen bij Additional settings. Je selecteert dan een tag en stelt in na hoeveel dagen, weken, maanden of jaren bestanden met die tag automatisch worden verwijderd. Het maakt daarbij niet uit of die tag handmatig of automatisch aan het bestand was toegekend.

Let op: de automatische verwijdering van bestanden betekent dat je je heel bewust moet zijn van welke tags je aan bestanden toekent. Als je per ongeluk de verkeerde tag toekent, wordt het bestand zonder dat je dat wilt automatisch verwijderd. Ga bij gebruik van Retention dus extra voorzichtig om met tags.

Nextcloud workflows

De workflowfunctionaliteit die ten grondslag ligt aan bovenstaande functies, is nog vrij nieuw in Nextcloud. In principe is er nog heel wat meer mogelijk, maar daarvoor moeten de ontwikkelaars nog apps maken. Zo zou je geüploade Word-documenten automatisch naar pdf kunnen converteren zodat ze gemakkelijker online zijn te bekijken met de in Nextcloud ingebouwde pdf-viewer. Of je zou geüploade bestanden in een specifieke directory of met een specifieke tag kunnen e-mailen naar een bepaalde persoon.

Binnenkort komen er naar verwachting apps beschikbaar die dit soort krachtige automatisering mogelijk maken. Zo werkt ontwikkelaar Joas Schilling voor Nextcloud 11 aan een app die de tags van Nextcloud voor afbeeldingen synchroniseert met IPTC-tags in de bestanden zelf en omgekeerd.