Nieuwsgroepen vormen een bijna onuitputtelijke bron van moois maar wie zich er in stort komt vaak zogeheten image-bestanden tegen waarvan doel en gebruik niet meteen duidelijk zijn. Wij wijzen u de weg. We vertellen u wat deze image-bestanden zijn, wat u er mee kunt, wat u nodig hebt om er mee te werken en wat om ze binnen te halen.

Een image-bestand is een exacte replica van de inhoud van een cd (of dvd). Dat betekent dat u vanuit zo'n bestand een cd in zijn oorspronkelijke vorm kunt reproduceren. Dat is reuze handig, want daardoor kunt u op een makkelijke manier veiligheidskopieën van uw schijfjes maken. Het leuke daarbij is dat het niet uit maakt om wat voor soort schijfje het gaat: data, audio, video, voor pc, dvd-speler of spelcomputer; vanuit een image haalt u het origineel terug zonder zelfs maar te hoeven weten wat dat origineel is. Image-bestanden kunt u uiteraard ook gebruiken om anderen aan een kopietje van een cd te helpen, althans wanneer het gaat om materiaal dat niet auteursrechtelijk beschermd is. Op deze manier kunnen mensen bijvoorbeeld makkelijk freeware distribueren zonder schijfjes te hoeven verzenden. Natuurlijk zouden ze dergelijke image-bestanden via een eigen website kunnen verspreiden maar dat vergt een bandbreedte die zelden aanwezig is. Om dat probleem te omzeilen, posten ze de bestanden in nieuwsgroepen. Deze nieuwsgroepen worden namelijk automatisch tussen nieuwsservers over de hele wereld gekopieerd, zodat uiteindelijk iedereen met de juiste toegang de bestanden kan downloaden zonder dat het de oorspronkelijke verzender extra bandbreedte kost. Veel formaten Dat klinkt allemaal makkelijker dan het is. Er zijn namelijk een heleboel manieren om van een cd een image-bestand te maken en het aantal bestandsformaten is dan ook niet gering. Een viertal formaten beheerst de markt en wanneer u daarmee uit de voeten kunt, dan is 99 procent van wat u tegenkomt bruikbaar. Allereerst is daar iso, de moeder van alle image-bestanden. De meeste brandprogramma's (Nero, Easy CD Creator, enzovoort) kunnen daar mee werken. Waarschijnlijk nummer twee als het om populariteit gaat, is het koppel bin/cue. Hierbij is het bin-bestand het feitelijke beeld en het cue-bestand een klein tekstbestandje met informatie waarin de locatie van audiotracks of sprongpunten in een video-cd worden vastgelegd. Ook dit formaat is geschikt voor veel brandprogramma's. Het derde formaat dat we vaak tegenkomen is ccd. Dit formaat wordt aangemaakt door het programma CloneCD (http://www.slysoft.com/) dat gespecialiseerd is in het kopiëren van beveiligde schijven. Nummer vier ten slotte is het koppel mdf/mds, dat qua opzet lijkt op bin/cue. Dit formaat hoort bij het programma Alcohol120% (www.alcohol-software.com, € 41,17). Net als CloneCD kan Alcohol met allerlei beveiligingen werken, zodat het ideaal is om veiligheidskopieën van uw dure aankopen te maken. Vergeet niet dat dat een recht is en geen illegale activiteit! Omdat Alcohol ook de andere genoemde formaten kan lezen is het de meest ideale allesbrander (voor het branden van images in de praktijk: zie kader Beelden Branden). Niet alleen branden Het leuke van image-bestanden is dat u ze niet alleen kunt branden. U kunt ze ook inlezen met speciale software die virtueel een aantal cd-rom- of dvd-spelers aan uw systeem toevoegt. Dat inlezen – ook wel mounten geheten – kan met verschillende programma's. Allesbrander Alcohol120% biedt virtuele stations, maar u kunt ook het gratis programma Daemon Tools gebruiken (www.daemon-tools.cc). Die laatste dient alleen om images te laden, niet om ze te branden. Waarom zou u willen mounten in plaats van branden? Daar zijn drie goede redenen voor. Om te beginnen bespaart u natuurlijk op de kosten voor lege schijfjes, maar belangrijker is dat u met virtuele stations meer schijfjes tegelijk actief kunt hebben. Zo hoeft u niet steeds van cd te wisselen. En ten derde kunt u wanneer u images maakt van uw eigen (beveiligde) cd's, de originelen in de kast laten liggen en loopt u niet het risico van beschadiging (voor het werken met images en virtuele stations: zie kader Veel Virtueel). Waar halen? Zoals gezegd vormen de nieuwsgroepen op internet een ideale plek om image-bestanden te vinden. Ongetwijfeld zit er bij uw internetabonnement toegang tot een nieuwsserver en zeer waarschijnlijk hebt u er weinig aan. Nieuwsgroepen – en met name groepen waar bestanden (binaries) worden gepost - zijn berucht om de hoeveelheden dataverkeer die ze genereren en de meeste 'gewone' providers besteden er daarom maar weinig middelen aan. Dat betekent dat de inhoud van veel nieuwsgroepen bij veel providers maar zeer kort of onvolledig aanwezig is, als de groepen überhaupt al worden aangeboden. Om te beginnen hebt u daarom een abonnement nodig op een speciale provider voor nieuwsgroepen – naast natuurlijk kabel of adsl, want we hebben het over het downloaden van complete cd's. De speciale providers vinden we voornamelijk in de VS en voor het afsluiten van een abonnement is dan ook een creditcard nodig. De populairste diensten zijn GigaNews (www.giganews.com), EasyNews (www.easynews.com) en UsenetServer (www.usenetserver.com). De eerste twee staan bekend om hun volledigheid en lange bewaartijd, maar zijn relatief duur en hebben een datalimiet. De bewaartijd ligt bij UsenetServer flink wat lager, maar u kunt voor een vast bedrag (ongeveer € 12) naar hartelust downloaden. Behalve een goed abonnement hebt u ook een goede newsreader nodig, een gespecialiseerd programma dat – in tegenstelling tot Outlook Express – goed uit de voeten kan met binaries. Het populairst is NewsBin Pro (www.newsbin.com, circa € 30) maar wanneer u geen geld wilt uitgeven, kunt u ook aan de slag met SuperGravity (gravity.tbates.org). Wie de moeite neemt om de verschillende benodigdheden te verzamelen en te leren kennen, verschaft zichzelf toegang tot een wereld vol gratis moois (voor het werken met nieuwsgroepen en newsreaders: zie kader Binair Scoren). Beelden Branden Het branden van image-bestanden met Alcohol120% verloopt via de Image Brand Wizard. Deze vraagt u simpelweg welk bestand u wilt branden, waarna de pret kan beginnen. Maakt u kopieën van uw eigen beveiligde cd's, dan kent het programma de nodige manieren om met allerlei beveiligingssystemen om te gaan. Dat geldt ook wanneer u het image-bestand virtueel wilt gebruiken. Deze materie is echter veel te complex om hier te behandelen. Het forum op de website van Alcohol120% geeft er uitgebreide informatie over. Images branden met het populaire Nero is eveneens eenvoudig. U sluit eventuele Wizards die bij het opstarten verschijnen en kiest vervolgens voor File/Burn Image waarna u het gewenste bestand opent. Nero kan echter met minder formaten uit de voeten dan Alcohol. Daarna kiest u voor 'Disc-at-once' en brandt u het schijfje. [einde kader] Veel Virtueel Wanneer u Daemon Tools gebruikt om cd- of dvd-spelers te emuleren, kunt u het beste van dezelfde website het hulpprogramma awxDTools downloaden (u vindt het onder '3rd Party Addons'). Met deze uitbreiding wordt het gebruik van Daemon Tools kinderspel. Wanneer u rechtsklikt op een image-bestand (of het cue-bestand in het geval van bin/cue) kunt u in het in de virtuele speler laden via Daemon Tools/Mount To X:, waarbij X de stationsletter is. Vervolgens start het virtuele schijfje automatisch of wordt het geopend in een Verkenner-venster. Werkt deze manier niet (bijvoorbeeld bij mdf/mds-bestanden), dan kunt u images openen via rechtsklikken op het virtuele station. Wanneer u Alcohol120% gebruikt, kunt u snel image-bestanden laden door rechts te klikken op het Alcohol-pictogram in de systeem-tray. U kiest voor 'Makkelijk Image Invoeren' en selecteert het gewenste virtuele station. Dan kiest u voor 'Image Invoeren' en zoekt het gewenste bestand. Indien u Alcohol geheel opent, kunt het programma ook laten zoeken naar alle geschikte image-bestanden op uw systeem. U kunt het gewenste bestand daarna snel uit een lijst selecteren. [einde kader] [kader] Binair Scoren Wanneer u uw newsreader hebt geïnstalleerd, moet u deze eerst configureren. In zowel NewsBin als Gravity kunt u meerdere newsservers opgeven. Wat de namen van deze servers zijn (bijvoorbeeld news.provider.nl) heeft uw provider u laten weten. Gebruik bij voorkeur een alias en een vals e-mailadres om – mocht u af en toe zelf iets willen posten – niet te worden doodgespamd. Vervolgens kunt u de volledige lijst met nieuwsgroepen ophalen. Deze dient u af en toe te verversen want het aanbod wisselt nog al eens. Is de lijst met tienduizenden nieuwsgroepen binnen, dan kunt u kijken wat er van uw gading is. Op interessante groepen neemt u – zoals dat heet – een abonnement. Die term is misleidend, want u schrijft zich nergens voor in. U vertelt alleen tegen de newsreader dat u de desbetreffende groepen wilt volgen. Omdat het hier gaat over images, zoeken we naar nieuwsgroepen met dat woord in hun naam. Een goede kandidaat is alt.binaries.cd.image.linux. Hierop nemen we een abonnement. Nu moeten we de inhoudsopgave binnenhalen om te zien wat er gepost is. Deze wordt in nieuwsgroepenland aangeduid met de term 'headers'. Een header is de korte omschrijving van de inhoud van een bericht (ook wel 'post' genoemd). De feitelijke inhoud vinden we in de 'body'. Hebt u de headers opgehaald (en dat kunnen er honderdduizenden zijn) dan kunt u gaan kijken of er wat interessants bij zit. Dat kan met het blote oog maar beide newsreaders bevatten ook allerlei zoekfuncties. U markeert wat u wilt hebben en zet de newsreader aan het downloaden. Het image-bestand dat u wilt hebben bestaat vrijwel zeker uit enkele tientallen rar-bestanden die u kunt uitpakken met WinRar (www.rarsoft.com, circa € 25 maar de probeerversie is onbeperkt bruikbaar). Omdat een post niet altijd helemaal gaaf overkomt, worden er meestal ook reparatiebestanden toegevoegd. Over het gebruik hiervan leest u in het kader Repareren. Als het image-bestand compleet is, kunt u er mee aan de slag. [einde kader] Repareren Newsservers laten wel eens een steek vallen en dus kan het voorkomen dat een post niet compleet is. Daarom sturen posters meestal ook reparatiemateriaal mee, in de vorm van par- of par2-bestanden. Par herkent u aan de extensies .par en pXX, waarbij XX een volgnummer is. Om par-bestanden te gebruiken, moet u het gratis programma FSRAID hebben (www.fluidstudios.com/freeware.html). Wanneer u na installatie hiervan dubbelklikt op een par- of pXX-bestand, controleert FSRAID het rar-archief op volledigheid en toont hoeveel pXX-bestanden u eventueel nodig hebt. Zijn die aanwezig, dan kunt u de reparatie starten. Zo niet, dan moet u ze alsnog downloaden en de procedure herhalen. Par2 springt efficiënter om met bandbreedte maar is wel trager en lastiger. Het principe is echter hetzelfde. Voor Par2 is het programma QuickPar nodig (www.quickpar.org.uk). De reparatiebestanden hebben de vorm 'naam.par2' en 'naam.volXXX+YYY.par2'. U downloadt eerst alleen 'naam.par2' en dubbelklikt er op. Nu start QuickPar zijn analyse en vertelt u hoeveel datablokken u mist. U houdt het programma open en zoekt met uw newsreader enkele reparatiebestanden waarvan de som van de getallen YYY groter dan of gelijk is aan het aantal ontbrekende blokken. Zijn deze binnen, dan voegt u ze met QuickPar toe aan de bestandslijst en kan het programma gaan repareren. [einde kader] Op www.pcmweb.nl hebben we alle links uit dit artikel voor u op een rij gezet.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).