De populairste dienst die het mogelijk maakt om uw eigen tv-kanaal op internet te beginnen is zonder twijfel Ustream. Meer dan twee miljoen mensen hebben zich al geregistreerd en elke maand wordt er meer dan een miljoen uur aan live-video uitgezonden. Wij laten u stap voor stap zien hoe ook u tv-producer kunt worden!

01. Benodigdheden

In deze workshop bespreken we de internetdienst Ustream en het programma Ustream Producer. Ustream werkt op vrijwel alle recente computers. Tijdens een aantal stappen hebt u een webcam nodig (of professionelere camera, die u aan kunt sluiten op uw pc). Ook filmpjes en eventueel foto's en muziekbestanden kunt u nodig hebben, maar dat zal waarschijnlijk geen probleem vormen. Aan het eind van deze workshop hebt u het programma Ustream Producer nodig (freeware). Uiteraard is een breedband internetverbinding essentieel.

©PXimport

02. Registreren

Om Ustream te kunnen gebruiken, hebt u natuurlijk een account nodig. Het aanmelden bij Ustream is volledig gratis, dat geldt ook voor het gebruik van de dienst en de software. Surf naar Ustream en klik rechtsboven op Sign Up. Er wordt een venstertje geopend waar u een gebruikersnaam (Login) en een wachtwoord kunt uitkiezen. Wanneer de gebruikersnaam al bestaat, krijgt u daar vanzelf melding van. Vul ook alle andere velden in en klik op Submit als u klaar bent. Op de volgende pagina vult u de overige gegevens in en klikt u wederom op Submit.

©PXimport

03. Registratie afronden

In het volgende scherm krijgt u de mogelijkheid om contactpersonen te importeren uit diverse e-maildiensten. Ook kunt u uw volgers op Twitter laten weten dat u een Ustream-account hebt aangemaakt. Dit kunt u gewoon overslaan door onderaan op Skip this step te klikken. De pagina waar u nu op terechtkomt, is getiteld My First Show. U kunt hier uw eerste 'show' een naam geven. Om uw show makkelijk door anderen te laten vinden is het natuurlijk handig om een pakkende naam te bedenken, bijvoorbeeld 'Mijn concertvideo's'. Klik op Save My Show om op te slaan.

©PXimport

Ustream

Ustream is een online dienst waarmee iedereen zijn eigen televisiezender op internet kan starten. De dienst blinkt uit in gebruiksgemak en daarom hebben zich inmiddels al miljoenen gebruikers geregistreerd. Het enige dat u nodig hebt, is een webcam of andere videobeelden (als u gebruik maakt van Ustream Producer) en u kunt gaan uitzenden. Ustream biedt verregaande integratie met sociale netwerken als Twitter en Facebook en er kan zelfs live worden gechat door de kijkers. Het gebruik van Ustream is geheel gratis en er zijn geen limieten aan verbonden.

©PXimport

04. Opties

De Ustream-website is zoals u ziet behoorlijk overzichtelijk ingedeeld. Er zijn verschillende menu-opties. Als u op Dashboard klikt, ziet u een aantal blokjes die te maken hebben met andere 'Ustreamers', andere gebruikers dus. Net als bij Twitter kunt u namelijk andere mensen gaan volgen en vice versa. Informatie over hun shows, feeds, enzovoort ziet u hier terug. Nu is alles nog leeg, want we volgen nog niemand. Als u wel mensen volgt en u door anderen gevolgd wordt (uw publiek), dan kunt u het complete overzicht zien door op de menu-opties Following of Followers te klikken.

©PXimport

05. Profiel

Klik op Profile voor uw persoonlijke profielpagina. Hier kunt u desgewenst nog een korte beschrijving geven over uzelf bij 'About me'. Bij My Settings kunt u aangeven of u iedereen commentaar mag achterlaten, of dat u hier eerst toestemming voor moet geven. Bij External Api's, OpenID, YouTube, Facebook en MySpace kunt u uw accountgegevens voor deze diensten ingeven zodat u niet iedere keer hoeft in te loggen als u deze diensten vanuit Ustream wilt gebruiken. Zo kunt u - als u een YouTube-account opgeeft - met een druk op de knop video's publiceren op YouTube.

©PXimport

06. Uitzending voorbereiden

Nu u een beetje rond hebt gekeken op uw Ustream-pagina, is het tijd voor het echte werk. U hebt hier wel een webcam (of een professionelere camera) voor nodig. Klik rechtsboven op Broadcast Now. U krijgt de mogelijkheid om uw Twitter-account aan Ustream te koppelen. Dit kunt u overslaan (Skip). Als u deze vraag niet nog een keer wilt krijgen, klikt u op Do Not Ask Again. Er wordt nu een nieuw venster geopend, de Broadcaster. U krijgt de vraag of u Ustream toegang wilt geven tot uw webcam en microfoon. Klik op Toestaan.

©PXimport

07. De Broadcaster

Als het goed is, zal het beeld van uw webcam direct getoond worden. Onder de videoweergave kunt u kiezen voor Local Monitor (directe connectie met uw webcam), Server Monitor (wat uw kijkers zien) en Disable Monitor (schakelt het beeld voor u uit). U kunt er verder voor kiezen om de video- en/of geluidweergave uit te schakelen, u kunt het volume van de audio regelen, de bron voor video en audio kiezen en de kwaliteit van video en audio aanpassen. Het infoscherm geeft de statusberichten weer.

©PXimport

08. Extra mogelijkheden

Onder het paneel met instellingen, ziet u nog een aantal extra menuknopjes. Bij Advanced Settings kunt u onder andere de framerate aanpassen, het beeld op 16:9 instellen als u een breedbeeldcamera hebt en de beeldkwaliteit verhogen als uw camera een hogere resolutie ondersteunt. Klik op Poll om een 'kijkersonderzoek' te doen, via Audience Tools kunt u samenwerken met andere Ustreamers (cohost) of kijkers uitnodigen om te participeren met hun eigen webcam. Via Send Twitter kunt u twitteren en via Text & Video voegt u tekst of eerder opgenomen video's toe.

©PXimport

09. Uw uitzending

Als u alles hebt gecontroleerd en alles naar wens is geconfigureerd, dan is het starten van uw uitzending niets meer dan één druk op de knop Start Broadcast. Het mooie is dat Ustream voorziet in een aantal leuke interactieve mogelijkheden. Bovenin ziet u een grote balk waar u snel een bericht kunt posten op onder meer Twitter en Facebook. Klik op Social Stream om berichten te posten op Twitter én berichten die aan u zijn gericht (@replies) te kunnen lezen. Klik op Chat popup om direct met uw kijkers te chatten. Deze chat verschijnt ook op uw Show-pagina.

©PXimport

10. Opnemen

Ustream biedt ook de mogelijkheid om uitzendingen op te nemen. Klik op de knop Start Record en in het videovenster ziet u linksboven een tellertje met de verstreken tijd (uw publiek ziet dit uiteraard niet). Zodra u klaar bent met opnemen, klikt u op Stop Record. U krijgt nu een 'Recording Preview' te zien, als u tevreden bent klikt u op Save om de video op te slaan. Geef een naam, beschrijving en tags op, en vink desgewenst Private aan als u hem niet voor iedereen wilt publiceren. Klik tot slot op Save. Uw opnames vindt u onder Your Videos.

©PXimport

11. Instellingen van uw show

Wanneer u via uw profielpagina (op Ustream) naar Your Shows gaat, kunt u voor elke show afzonderlijk allerlei instellingen aanpassen. Klik bijvoorbeeld op Info om een logo voor uw uitzending te uploaden, en om tags en een omschrijving op te geven. Bij Design kunt u kiezen uit diverse ingebouwde thema's, of zelf een thema maken met uw eigen achtergrondafbeelding en kleuren. Bij Off Air Clips kiest u de video's die afspelen als u niet live uitzendt. Bij Advanced kunt u allerlei geavanceerde instellingen regelen en bij Schedule kunt u zelfs een 'programmagids' maken.

©PXimport

12. Nieuwe vormgeving

Er zijn nog allerlei mogelijkheden die we helaas niet kunnen bespreken, maar voordat we Ustream Producer laten zien, is het volgende nog wel het vermelden waard. De huidige (algemene) vormgeving van Ustream draait alweer een tijdje mee en de makers zijn inmiddels bezig met een nieuw design, dat veel grafischer is. U kunt dit nieuwe design nu al testen: ga naar uw showpagina (via Your Shows, Go to Show URL) en klik op het oranje knopje Beta rechtsboven. Ook kunt u achter de url van uw show /v3 intikken en op Enter drukken.

©PXimport

Ustream Producer

01. Downloaden en installeren

Wilt u nog meer mogelijkheden en betere kwaliteit? Schakel dan over naar het softwareprogramma Ustream Producer. Hiervan zijn twee versies: een gratis versie en Ustream Producer Pro (199 dollar). We kiezen hier natuurlijk voor de gratis variant, die u kunt downloaden via Ustream. Er is een versie voor zowel pc als mac, klik op pc om de download te starten. Installeren is in een mum van tijd gebeurd, klik een aantal keer op Next en u kunt aan de slag.

©PXimport

02. Producer verkennen

Nadat u Ustream Producer hebt gestart, moet u inloggen met de eerder aangemaakte accountgegevens. U komt nu in het overzichtscherm, dat u eigenlijk het best kunt zien als uw eigen tv-studio. Het grote beeld is hoe het live-beeld eruit komt te zien. Onderaan kunt u uw gemaakte beelden plaatsen om ze te gaan mixen. U kunt uit een aantal overgangen kiezen, alleen geluid uitzenden, audio mengen met het beeld van een andere video, of kiezen voor picture-in-picture: u beslist!

©PXimport

03. Toevoegen van media

Zoals u ziet, hebt u de keuze uit Live Input, Media en Screencast. Selecteer bij Live Input uw webcam en klik op Add Live Shot om een miniatuur in de 'afspeellijst' eronder toe te voegen. Zo werkt het ook voor Media, waar u de keuze hebt uit Add Video Shot, Add Image Shot, Add Music Shot en Add Blank Shot. De laatste is een leeg beeld, handig om vloeiend over te schakelen van de ene naar de andere bron. Met Screencast laat u handelingen die u op uw computer doet zien.

©PXimport

04. Mixen en mengen

Als u een aantal videobestanden, live-beeld, afbeeldingen en eventueel muziek hebt toegevoegd aan de 'afspeellijst', kunt u hiermee aan de slag. Het overschakelen naar van de ene bron naar de andere is niets meer dan aanklikken met uw linkermuisknop. Er wordt dan gebruikgemaakt van de overgang die achter Transition te vinden is. Experimenteer er gewoon maar eens mee. Wat ook mooi is, is dat u het geluid kunt mengen van het ene beeld met het andere. Selecteer gewoon een 'Shot', klik op Sound en kies de gewenste audiobron van een nieuw bestand of van een ander videobestand.

©PXimport

05. Picture in Picture

Met PiP (Picture in Picture) kunt u twee videobeelden tegelijk tonen. Dit kan vooral handig zijn bijvoorbeeld in combinatie met een screencast. U hebt drie keuzes. Met Picture in Picture wordt het ene videobeeld klein in de benedenhoek getoond. Met Side by Side worden ze even groot naast elkaar geplaatst en met Angled worden beide videobeelden in een hoek geplaatst, naar elkaar toewijzend. U kunt de rollen ook omdraaien, door weer op PiP te klikken en te kiezen voor Swap Media. Om weer terug te keren naar één videobeeld, klikt u op PiP en dan op None.

©PXimport

06. Tot slot

Zoals u ziet en hebt kunnen lezen, is er met Ustream Producer heel wat meer mogelijk dan met de online Broadcaster. Zo kunt u ook de sociale netwerken weer direct bestoken met updates, kunt u bij Settings, de 'Encoding Presets' wijzigen, dus een hogere (of lagere) beeldkwaliteit selecteren. En wanneer u onderin op Broadcast klikt, zendt u direct uit en kunt u live mixen en mengen. Opnemen doet u door op Record te klikken. Klaar met opnemen of uitzenden? Dan klikt u weer op de respectievelijke knop. Veel plezier met uw eigen show op internet!

©PXimport

Ustream Producer

1. Ustream Producer is een gratis programma waarmee u nog makkelijker (live-)beelden kunt mengen, mixen en overgangen kunt toevoegen. In tegenstelling tot de online variant, kunt u met Ustream Producer ook video's die op uw harde schijf staan gebruiken. Ook kunt u muziek en foto's toevoegen.

2. U hebt de beschikking over aantal fraaie tools zoals diverse varianten van PiP (Picture in Picture) en een aantal transities. En u kunt zelfs live laten zien welke handelingen u op uw computer uitvoert via de optie Screencast.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).