Menig amateurfilmer denkt met weemoed terug aan Windows Movie Maker. Niet getreurd, want Microsoft heeft een soortgelijke videobewerker in zijn Microsoft Foto’s-app verwerkt. Hiermee rijg je als vanouds meerdere videoclips aan elkaar, terwijl je de beelden versiert met duidelijke titels, originele animaties en fraaie filters. Geniet na pakweg een uurtje monteren van een oogstrelend eindresultaat!

Vanwege het laagdrempelige karakter was Windows Movie Maker jarenlang een geliefd onderdeel van Microsofts besturingssysteem. Helaas trok het Amerikaanse concern begin 2017 de stekker uit dit programma. Een paar maanden later werd een nieuwe videobewerker in de Foto’s-App geïntroduceerd, maar dit onderdeel is voor nogal wat mensen een geheim gebleven. Inmiddels is deze functie uitgebreid met interessante gereedschappen. Daarom is het nu hoog tijd om eens uitgebreid met de ingebakken videobewerker van Windows 10 aan de slag te gaan.

01 Videoproject openen

Vanzelfsprekend open je Foto’s door dit programma in het startmenu van Windows 10 op te zoeken. Als alternatief kun je ook de applicatie Video-editor openen. Feitelijk start je hiermee de Foto’s-app, met het verschil dat je direct in het venster Videoprojecten terechtkomt. Klik op Een videoproject maken om het bewerkingsvenster te openen. Bedenk voor het project een relevante naam en bevestig met OK. Net zoals je wellicht van Windows Movie Maker gewend bent, bestaat de gebruikersomgeving uit drie delen. Links bevindt zich de Projectbibliotheek. Hier voeg je dadelijk beelden toe die je voor de film wilt gebruiken. Rechts is er een videokader waarin je de film in wording kunt bewonderen. Onderaan bevindt zich het Storyboard. Dit is min of meer een tijdlijn waarmee je de volgorde van de film bepaalt.

©PXimport

02 Media toevoegen

Vanzelfsprekend heb je voor de montage eigen videomateriaal nodig. Sluit zo nodig een camcorder, geheugenkaart, smartphone, tablet of externe schijf met de opgeslagen beelden aan op het systeem. Bewaar je de videobestanden op een nas, dan schakel je dit netwerkapparaat in. Klik linksboven onder Projectbibliotheek op Toevoegen. Via Vanaf deze pc opent er een venster van Windows Verkenner. Blader naar de juiste (netwerk)locatie en selecteer de videobestanden die je voor de uiteindelijke film wilt gebruiken. Fijn is dat het programma met zo’n beetje alle gangbare beeldformaten overweg kan. Overigens kun je ook foto’s binnen het videoproject integreren. Houd de Ctrl+toets ingedrukt en klik op de bestanden die je wilt selecteren. Wil je de volledige inhoud van de map gebruiken? Druk dan op Ctrl+A. Bevestig daarna met Openen. Bij een flink aantal bestanden duurt het even voordat ze in de Foto’s-app zichtbaar zijn. De beelden verschijnen als kleine miniaturen in de Projectbibliotheek. Vind je ze te klein, klik dan bovenaan op Middelgroot weergeven (pictogram met vierkantjes).

©PXimport

Photos Companion

03 Videomontage starten

Als je een video (of foto) voor de film wilt gebruiken, voeg je het bestand toe aan het Storyboard. Klik op de miniatuur van de beoogde videoclip en sleep het item met ingedrukte muisknop naar het Storyboard. In witte letters staat aangegeven hoe lang ieder fragment duurt. Verder pas je met het luidsprekerpictogram het geluidsniveau van de bewuste video aan. Nuttig voor het geval er bijvoorbeeld nogal veel windruis hoorbaar is. Je wijzigt eenvoudig de volgorde van de fragmenten door ze op het Storyboard naar een andere plek te slepen. Voeg meerdere videoclips toe en merk op dat je op ieder moment aan de rechterkant een voorbeeldweergave kunt starten. Klik hiervoor op het pijltje linksonder het videokader. Tot slot kun je rechts van de tijdlijn nog op het pictogram Volledig scherm klikken, zodat je de voorbeeldweergave nauwkeurig kunt bestuderen.

©PXimport

04 Video’s inkorten

Misschien wil je slechts een gedeelte van een fragment voor de film gebruiken. Geen probleem, want saaie delen knip je resoluut weg. Selecteer op het Storyboard een videoclip en klik vervolgens op Knippen. Er verschijnt een vers venster waarin je het bruikbare stukje van de videoclip gaat selecteren. Met de blauwgekleurde marker aan de linkerkant van de tijdlijn geef je het beginpunt aan. Je regelt dat door deze marker met ingedrukte muisknop te verslepen. Met de blauwe marker rechts selecteer je vervolgens het eindpunt. Het programma geeft duidelijk aan welke speelduur er nog overblijft. Ben je tevreden over het resultaat? Klik op Gereed om de ingekorte video definitief op te nemen in je project.

©PXimport

05 Filters en beweging

Microsoft Foto’s bevat eenvoudige gereedschappen om video’s te bewerken. Zo geef je het beeld met een filter bijvoorbeeld een nostalgisch tintje en voeg je bewegingseffecten toe. Selecteer in het Storyboard een fragment dat je onder handen wilt nemen en kies voor Filters. Aan de rechterkant heb je keuze uit dertien filters, zoals Klassiek, Inkttinten, Sepia en Pixel. Probeer ze vrijblijvend uit en druk op de afspeelknop om het resultaat te bekijken. Heb je eenmaal een keuze gemaakt, klik dan bovenaan op Beweging. Je kunt hiermee op een bepaald deel van de video of foto inzoomen. Als je bijvoorbeeld de nadruk op een voorwerp aan de linkerkant van het beeld wilt leggen, kies je voor Inzoomen op links. Je kunt hier wat mee spelen, maar verwacht geen wonderen. De bewegingsfunctie is dan ook meer bedoeld om statische foto’s wat dynamischer te maken. Sla met Gereed de wijzigingen op.

©PXimport

06 3D-effecten

Je kunt leuke animaties binnen de video integreren, waarbij je de animatie een voorwerp laat volgen. Selecteer op het Storyboard een videofragment en klik op 3D-effecten. Aan de rechterkant heb je keuze uit diverse animaties. Denk bijvoorbeeld aan ballonnen, bellen, bliksemschichten, magisch licht, regen en vuur. Zodra je een effect aanklikt, opent er aan de rechterkant een bewerkingsvenster. Wil je graag dat de animatie een bepaald voorwerp in de video volgt? Zet de schakelaar onder Aan een punt koppelen in dat geval op Aan. Er verschijnt een anker in beeld. Sleep dit anker naar de gewenste positie binnen het videokader. Bij iedere animatie hoort ook een geluidseffect. Onder Volume wijzig je met de schuifregelaar naar wens het geluidsniveau. Aan de hand van de vierkante blokjes rondom de animatie pas je het formaat van de animatie eventueel nog aan. Daarnaast gebruik je de pijlen om de richting van het 3D-effect te wijzigen. Afhankelijk van het gekozen effect verander je eenvoudig de tijdsduur. In de tijdlijn verschijnen dan donkerblauwe markers. Versleep hiervan de grepen en bepaal hoelang je de animatie wilt afspelen. Bevestig tot slot met Gereed.

©PXimport

Zwarte balken

07 Titels

Bij een wat langere film wil je voor het inleiden van nieuwe fragmenten wellicht titels gebruiken. Selecteer op het Storyboard een videoclip en klik op Tekst. Aan de rechterkant kun je nu uit tien stijlen kiezen. Onder Indeling bepaal je op welke plek de titel dient te komen. Typ in het lege veld rechtsboven de beoogde tekst. Je probeert vrijblijvend meerdere stijlen en indelingen uit, waarbij je direct het resultaat kunt bewonderen. Helaas is er geen mogelijkheid om de kleuren en het titelformaat aan te passen. Wel wijzig je de tijdsduur door de blauwe markers in de tijdlijn te verslepen. Een titel plaats je logischerwijs altijd aan het begin van een fragment. Bewaar de wijzigingen met Gereed. Overigens kun je een titel ook als aparte scène aan de film toevoegen. Klik binnen het Storyboard met de rechtermuisknop op het fragment waarvoor je deze scène wilt monteren en kies voor Titelkaart toevoegen. Standaard duurt deze scène drie seconden, maar via de optie Duur kun je dat gemakkelijk wijzigen. Met Achtergrond selecteer je een mooi kleurtje, waarbij je ook nog voor een patronenachtergrond kunt kiezen. Als laatste stel je via Tekst de gewenste titel in en bevestig je met Gereed.

©PXimport

08 Muziek toevoegen

Je voorziet de film vrijblijvend van achtergrondmuziek. Je hebt hierbij keuze uit audiotracks die standaard in Windows Foto’s aanwezig zijn, al kun je ook een eigen opgeslagen nummer selecteren. Klik bovenaan op het pictogram Aanbevolen muziek (muzieknoot) en kijk of er iets tussen de voorgekauwde soundtracks zit. Via het pijltje speel je een voorbeeld af. Optioneel vink je de optie Video synchroniseren met de beat van de muziek aan. Dit geeft een professioneel resultaat, waarbij de film bij iedere beat naar een ander fragment springt. Helaas kort het programma dan wel op drastische wijze alle scènes in. Met de schuifregelaar onder Muziekvolume pas je het geluidsniveau naar eigen smaak aan. Gebruik je liever een bekend nummer als achtergrondgeluid? Navigeer naar Uw muziek / Muziekbestand selecteren en blader naar de map met audiobestanden. Je dubbelklikt op het betreffende liedje, waarna je bevestigt met Gereed. Wanneer het geluid van de video de zojuist ingestelde achtergrondmuziek overstemt, is het zaak om het volume van het fragment een tandje terug te schakelen.

©PXimport

09 Audio toevoegen

Wil je graag meerdere audiotracks toevoegen, bijvoorbeeld een eigen nummer en gesproken toelichting? Je plakt in de Foto’s-app eenvoudig meerdere audiotracks achter elkaar of je legt de geluidsfragmenten over elkaar heen. Bedenk wel dat het programma niet met ieder audioformaat overweg kan. Voor mp3, wma, wav, aac en m4a is er in elk geval ondersteuning. Klik in het hoofdvenster van de videobewerker bovenaan op het pictogram Aangepaste audionummers of gesproken tekst importeren (muzieknoot met poppetje). Via Audiobestand toevoegen selecteer je één of meerdere bestanden, waarna je bevestigt met Openen. Het programma geeft deze bestanden direct een plekje op de tijdlijn. Klik aan de rechterkant op een audiofragment en bepaal de gewenste positie op de tijdlijn. Door de blauwe markers te verslepen, stel je de gewenste tijdsduur in. Verder klik je binnen de miniatuur van het audiofragment op het luidsprekertje om het volumeniveau aan te passen. Met name bij een gesproken toelichting is het belangrijk dat beeld en geluid synchroon lopen. Gebruik de afspeelknop om dat te controleren. Via Gereed sla je de wijzigingen op.

©PXimport

Thema instellen

Geen zin om zelf met de bewerkingsfuncties aan de slag te gaan? Windows Foto’s helpt luiaards een handje. Je kiest zelf een thema, waarna het programma automatisch filters, muziek en tekststijlen aanwijst. Foto- en videobestanden die je in de film wilt gebruiken, sleep je eerst naar het Storyboard. Klik binnen de videobewerker bovenaan op het pictogram Een thema instellen (palet). Maak een keuze tussen de thema’s Avontuur, Elektrisch, Geliefd, Klassiek, Koel en Vreugde. Zodra je bevestigt met Gereed is het gekozen thema binnen enkele seconden actief.

©PXimport

Automatische video

Windows Foto’s flanst met gemak een volledige film voor je in elkaar. Hiervoor sluit je het bewerkingsvenster eerst af door linksboven op het pijltje te klikken. Kies nu voor Maken / Automatische video en selecteer alle fragmenten die je in de film wilt gebruiken. Via Maken geef je de film een naam. Klik op OK om de video te creëren. Wanneer je niet helemaal tevreden bent over het resultaat, klik je naast Remix laten maken op het ronde pictogram met de dubbele pijl. Windows Foto’s wijzigt vervolgens automatisch het thema, de inhoud, het tempo en de lengte van de video. Klik zo nodig meermaals op deze knop totdat je het gewenste resultaat hebt bereikt. Kies als laatste voor Exporteren of delen.

©PXimport

10 Opslaan in OneDrive

Windows Foto’s bewaart een lokale kopie op je computer, zodat je op een later moment aan de videomontage verder kunt sleutelen. Gebruik je meerdere Windows 10-systemen? In dat geval is het slim om het videoproject in de cloud op te slaan, zodat je op een andere pc of laptop ook nog aan de film kunt werken. Het programma heeft hiervoor ondersteuning voor Microsoft OneDrive ingebouwd. Handig, want de meeste gebruikers van Windows 10 hebben via een Microsoft-account automatisch toegang tot deze online opslagdienst. Klik bovenaan op het pictogram In OneDrive opslaan (wolkje met pijl) en bevestig nogmaals met In OneDrive opslaan. Er verschijnt een zwarte balk waarin je het uploadproces kunt volgen. Zeker bij een groot aantal bestanden duurt dit proces een tijdje.

11 Opslaan en delen

Als je tevreden bent met het eindresultaat, kun je de film opslaan en delen. Klik in het hoofdvenster van de videobewerker rechtsboven op het pictogram Een deelbaar videobestand exporteren (pijltje naar rechts). Je selecteert vervolgens de gewenste bestandsgrootte, waarbij je keuze hebt tussen S, M en L. Voor de beste kwaliteit kies je L, terwijl S garant staat voor een bescheiden bestandsomvang. Maak een keuze en wacht af totdat Windows Foto’s klaar is met exporteren. Het programma bewaart de film in de standaard afbeeldingenmap van Windows 10. Klik op Weergeven in verkenner om deze map te openen. Helaas heb je geen invloed op het gebruikte videoformaat. Windows Foto’s bewaart films namelijk altijd als mp4-bestanden. Via de optie Delen op sociale media, via e-mail of een andere app kun je de film verder verspreiden. Denk bijvoorbeeld aan uploaden naar YouTube of het versturen van een e-mail met een videobijlage. De mogelijkheden hangen af van de geïnstalleerde apps in Windows 10.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).