Zeker na de zomervakantie is het bewerken van video’s een klusje waar nogal wat mensen zich voor gesteld zien. Al was het maar om al het overbodige materiaal uit de geschoten vakantiefilmpjes te halen. Deze activiteit hoeft je dankzij de open source videobewerker OpenShot geen cent te kosten. En met deze tips is het ook niet zo heel moeilijk meer.

Tip 01: Installeren

OpenShot is een veelzijdige videobewerker met vriendelijke bediening, en daarmee ook meteen een uitstekend alternatief voor Windows Movie Maker. Prettige bijkomstigheid: je kunt kiezen uit versies voor Windows, Linux en macOS. De installatie is rechttoe-rechtaan en kent geen vervelende opties met reclame-malware. De eerste keer dat je het programma start, verschijnt een korte introductie. In de eerste stap is het mogelijk om de standaard ingeschakelde optie Ja, ik wil OpenShot verbeteren! uit te zetten. Daarmee voorkom je dat er gebruiksgegevens naar de makers worden verzonden, mocht je erg op je privacy gesteld zijn. Doorloop de introductie even en de pret kan beginnen.

©PXimport

Tip 02: Importeren

Ten eerste moet er een videobestand geïmporteerd worden in OpenShot, bijvoorbeeld van je smartphone, digitale fotocamera of natuurlijk een al even digitale videorecorder. Wel dienen deze films eerst naar de pc overgeheveld te worden. Hiervoor bewandel je de gebruikelijke weg, al dan niet geholpen door bij het apparaat geleverde software. Blader met de Windows Verkenner naar de map waar de videobestanden zijn bewaard. Klik op een bestand en sleep het naar het linker venster – onder Projectbestanden – van OpenShot.

Tip 03: Filmstrip

De clips zijn nu in OpenShot geïmporteerd. Om echt iets aan videobewerking te kunnen doen, sleep je ze – in de gewenste volgorde – naar de tijdlijn onder in beeld. Het maakt verder niet uit in welk ‘spoor’ je de clips achter elkaar zet. Pak dus in principe het bovenste (Spoor 4), anders blijf je mogelijk heen en weer scrollen. Plaats om te beginnen eens twee clips netjes achter en tegen elkaar aan. Vervolgens voegen we meteen even een ‘starteffect’ in de vorm van een zoom-in toe. Klik daarvoor met de rechtermuisknop op het eerste ingevoegde fragment. In het geopende contextmenu klik je Animatie / Begin van fragment / Zoom / Inzoomen (50% naar 100%). Uiteraard kun je ook een van de vele andere beschikbare effecten gebruiken.

©PXimport

Tip 04: Preview

Je kunt het toegevoegde effect direct bekijken. Klik daarvoor onder het preview-paneel op de afspeelknop. Bedenk daarbij dat de preview mogelijk net iets minder vloeiend verloopt dan straks in de uiteindelijke film. In het preview-beeld zie je namelijk live toegepaste effecten. Als je over een wat tragere pc en/of videokaart beschikt, wordt er hier en daar wellicht een beeld (frame) overgeslagen. Naast de afspeel- annex pauzeknop staan er onder de voorbeeldvideo nog een paar knoppen. De meest linkse en rechtse gele exemplaren dienen om snel naar het begin of eind van de content op de filmstrip te springen. De witte ‘dubbele driehoekjes’ zorgen voor vooruit of achteruit spelen. Herhaald op een van deze knopjes klikken zorgt voor versneld afspelen. Te snel? Klik dan op het tegenovergestelde knopje om de zaak weer te vertragen.

Tip 05: Overgang

Een harde overgang tussen clips kan soms mooi zijn, maar vaak ook niet. Zeker niet als beide clips niet helemaal aan elkaar gerelateerd zijn. Wil je een zachtere overgang, dan kun je kiezen uit een scala aan effecten. Klik boven de filmstrook op Overgangen. Vaak zijn de simpelste effecten het mooist, zoals faden. Het zorgt voor een rustige weergave waar de kijker geen hoofdpijn van krijgt. Maar wil je je eens helemaal uitleven, dan kan dat: psychedelische effecten genoeg. Om een overgangseffect tussen twee clips in te stellen, sleep je eerst een effect naar het einde van de eerste clip en vervolgens hetzelfde effect naar het begin van de volgende. Met andere woorden: wil je bijvoorbeeld fade naar zwart maken aan het eind van een clip, dan sleep je het blokje Fade naar het einde van de eerste clip. Sleep dit Fade-effect breder of smaller om het effect te verlengen. Standaard is Fade ingesteld op infaden. Om langzaam naar zwart te faden klik je met de rechter muisknop op het toegevoegde effect in de filmstrip. Klik in het contextmenu op omgekeerde transitie. Sleep nu nogmaals het Fade-effect vanuit het overgangenpaneel naar het opvolgende blok. Sleep het op de gewenste lengte. Deze keer hoef je niet voor een omgekeerde transitie te kiezen, want we willen infaden en dat is het standaardgedrag van dit effect. Het eindresultaat is nu dat het beeld langzaam zwart wordt aan het einde van de eerste clip en het beeld van de opvolgende clip langzaam zichtbaar wordt.

©PXimport

Tip 06: Crossfade

Wil je een echte ‘crossfade’ maken, dan is wat meer creativiteit nodig. Sleep de aansluitende videoclip naar een spoor lager, bijvoorbeeld van Spoor 4 naar Spoor 3. Zorg dat het iets overlapt met de voorgaande clip. Sleep ook het Fade-effect (of een ander) weer naar het begin van deze verhuisde clip. Je hebt nu een prima crossover gemaakt.

Tip 07: Project bewaren

Je hebt nu al aardig wat dingen uitgevoerd in de software. Tijd om het project te bewaren. Klik in het menu Bestand op Project opslaan. Geef je project een naam en bewaar het in een map waar je het terug kunt vinden. Let op: je bewaart nu de film nog niet! Dit is puur de omschrijving van het geheel. Het is dus zaak om te zorgen dat de bronclips in de map blijven staan waarvandaan je ze ook hebt toegevoegd vanuit de Verkenner. Pas als het project helemaal klaar is en je zeker weet dat je niets meer wilt veranderen, kun je de bronbestanden verwijderen of verplaatsen. En dan pas ná het renderen en bewaren van de uiteindelijke video. Komen we straks nog uitgebreid op terug. Verder geldt dat er in de map waar je het projectbestand bewaart, ook een mapje met de naam thumbnail wordt aangemaakt. Ook die map moet je laten staan. Ook als je je project op bijvoorbeeld het bureaublad hebt opgeslagen.

©PXimport

Tip 08: Beter filmen

Deze video-editor is vooral handig voor het inkorten van fragmenten. Vaak zit er namelijk een vreemde beweging aan het begin en einde van een opname uit de losse hand. Gouden tip bij het filmen: zorg voor wat rust aan het begin en het eind van een opname. Ofwel: hou de camera een seconde of drie stil en begin dan pas met bewegen. Dat maakt het achteraf bewerken van de videoclips een stuk makkelijker. Overgangen zien er ook mooier uit bij stilstaand beeld, waarbij de camera niet beweegt. Pannen is bijvoorbeeld heel mooi, maar houd de camera aan het eind van zo’n pan even stil. Direct vanuit een pan overgaan naar een volgend fragment oogt vaak lelijk.

Tip 09: Inkorten

Het inkorten – ook wel ‘trimmen’ genoemd - van een videofragment is eenvoudig. Beweeg je muis naar het begin of einde van een videoblokje op de tijdlijn, tot aan het punt waarop de cursor in twee tegengestelde horizontale pijltjes verandert. Je kunt nu met de linkermuisknop het blok op de gewenste lengte slepen. In het preview-venster zie je precies waar je gaat snijden. Heb je het blok op lengte gesneden en de overbodige zaken verwijderd, dan zul je zien dat een eventueel aanwezig opvolgend blok een stukje verder staat. De ontstane zwartruimte tussen beide blokken is niet goed, die levert namelijk ook een zwart beeld op gedurende die tijd. Schuif alle navolgende (of voorgaande) blokken dan ook weer netjes sluitend. Heb je meerdere blokken inclusief effecten over verschillende sporen verdeeld staan, dan is het zaak om eerst alle te verplaatsen blokken te selecteren. Dat kan door erop de Control-klikken. Sleep vervolgens de hele selectie sluitend. Ook is het mogelijk met de muis een selectiekader om alle te verplaatsen blokken te slepen, net wat je prettiger vindt. Is alles weer netjes aangesloten, dan is de operatie geslaagd.

©PXimport

Tip 10: Effecten als laatst

Een heel praktische tip voor videobewerken in OpenShot: plaats eerst alle videofragmenten in de juiste volgorde op de tijdlijn en pas ze in lengte aan. Voeg pas daarna (overgangs)effecten toe. Het maakt dat je minder goed hoeft op te letten bij het verplaatsen van de blokken. En ook loop je niet het risico een precies goed geplaatst (overgangs)effect kapot te maken doordat je het per ongeluk niet hebt geselecteerd.

Tip 11: Audio scheiden

Het is je ongetwijfeld al opgevallen dat er geen geluidsspoor getoond wordt in OpenShot. In eerste instantie heb je dat ook niet nodig: eerst moet het beeld in orde zijn. Het is praktisch om beeld en geluid van elkaar te scheiden. Je kunt dan het beeld en geluid onafhankelijk van elkaar bewerken. Dat regel je door met de rechtermuisknop op een videoclip in de tijdlijn te klikken, en dan in het geopende contextmenu voor Audio Scheiden en Enkele Clip (alle kanalen) te kiezen. Je ziet nu dat er – na even wachten – een nieuw audio-blok direct boven of onder het bijbehorende videoblokje verschijnt. Of het videoblok verplaatst naar een spoor lager of hoger, net wat qua plaatsing beter uitkomt. Voor de duidelijkheid hebben we even een nieuw voorbeeldproject opgezet.

©PXimport

Tip 12: Audio bekijken

Van het langere blok is de audio nu van het beeld gescheiden. Met als gevolg twee op het oog identieke blokjes op de tijdlijn. Maar let op de naamgeving: we zien IMG_1872.MOV en IMG_1872.MOV (alle kanalen). Dat laatste blok met de vermelding alle kanalen is het audioblok. Wil je dat duidelijker maken, klik dan met de rechtermuisknop op het laatstgenoemde geluidsblok en daarna in het geopende contextmenu onder Weergave op Waveform geluid weergeven. Je ziet nu een grafische representatie van het geluidsspoor dat bij de clip hoort.

Tip 13: In- en uitfaden

Nu is OpenShot geen geluidsbewerker; daarvoor moet je uitwijken naar iets als het ook opensource Audacity. Wel beschikt deze video-editor over een paar praktische tools. Zo behoren in- of uitfaden van het geluid tot de mogelijkheden. Klik met de rechtermuisknop op het audioblokje en kijk in het geopende contextmenu onder Volume. Daar tref je volumeopties verdeeld over drie categorieën aan. Onder Begin van Fragment vind je onder meer de infade-optie en onder Einde van fragment de uitfade-optie. Telkens kun je kiezen uit snel of langzaam. Het volume van de hele clip kan verhoogd of verlaagd worden onder Gehele clip. Daar kun je ook kiezen om automatische aan begin en eind respectievelijk een fade-in en fade-out te maken. In principe zijn dit alle tools die je nodig hebt om videogeluid op orde te brengen.

©PXimport

Tip 14: Muziek

Muziek toevoegen is heel makkelijk. Sleep een audiobestand (bijvoorbeeld een mp3’tje of flac) naar je Projectbestanden in OpenShot. Sleep vervolgens van daaruit de muziek naar een leeg spoor. Je kunt de audiotrack net als alle andere blokken verplaatsen, trimmen enzovoorts. Heb je bijvoorbeeld slecht of niet interessant geluid bij een bepaald videoblok, dan kun je daarvan het geluid helemaal verwijderen. Scheid geluid en beeld eerst weer en verwijder dan het geluidsblok (selecteren en op Delete drukken). Nu hoor je alleen de achtergrondmuziek. Je ziet het complete plaatje iets hiervoor onder het kopje Audio scheiden.

Tip 15: Exporteren

Is je film klaar, dan moet deze geëxporteerd worden. Klik daarvoor in het menu Bestand op Video exporteren. Vul en bestandsnaam in en kies en map via de knop Bladeren. Om zo compatibel mogelijk te zijn met een scala aan afspeelapparatuur kies je het best achter Doel voor MP4 (h.264). De meeste digitale video- en fotocamera’s filmen in Full HD 1080p (interlaced) met 30 beelden per seconde (fps). Kies daar dan ook voor achter Videoprofiel. Is jouw camera anders ingesteld, dan kan hier gekozen worden uit een lange lijst aan andere settings. Zorg dat achter Kwaliteit de optie Hoog is gekozen. Klik op Video exporteren. Deze klus kan – zeker bij langere video’s – even duren!

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).