Wanneer u een harde schijf aanschaft, moet u die voor gebruik normaliter eerst nog partitioneren en formatteren. Het is niet zo duidelijk om daarbij de optimale keuzes te maken. Tenzij u perfect weet wat de voor- en nadelen zijn van partitiestijlen als MBR en GPT, van concepten als dynamische schijv

1. Initialisatie

Hangt u een gloednieuwe harde schijf (als bijkomend opslagmedium) aan uw systeem - we houden het in deze cursus bij Windows-systemen en focussen ons op Windows 7 - dan zal die nog niet meteen opduiken in de Windows Verkenner. Immers, de Verkenner werkt op basis van logische volumes en die zijn op uw nieuwe schijf vooralsnog nergens te bespeuren. Die moet u namelijk eerst zelf nog aanbrengen, een proces dat in Windows 'schijf initialiseren' heet, maar doorgaans partitioneren wordt genoemd (hoewel u de schijf niet noodzakelijk in verschillende partities hoeft op te delen). De schijfinitialisatie kunt u gerust vanuit de module Schijfbeheer van Windows (7) zelf uitvoeren. U kunt die opstarten vanuit het Windows Configuratiescherm of via het commando diskmgmt.msc. Als het goed is, duikt automatisch een venstertje op met de melding dat u uw (nieuwe) schijf nog dient te initialiseren.

Even opfrissen ...

Hoe zat het ook alweer qua regels en mogelijkheden van bestandssystemen bij het partitioneren? In het artikel Regels voor het partitioneren van harde schijven hebben we het even handig voor u uitgelegd.

2. MBR

Bij het initialiseren van een harde schijf onder Windows 7 kunt u in principe uit twee partitiestijlen kiezen: MBR of GPT. De eerste gaat, in computertermen, al een eeuwigheid mee: al circa dertig jaar. Geleidelijk aan zijn de nadelen duidelijker geworden en is GPT ontwikkeld om de belangrijkste tekortkomingen van MBR weg te werken. Verderop meer over die voor- en nadelen: laten we eerst kort toelichten hoe het MBR-schema in elkaar steekt.

MBR staat voor master boot record, vrij vertaald als hoofdbootsector. Het komt erop neer dat de eerste fysieke sector van uw harde schijf voorbehouden wordt voor enerzijds een stukje opstartcode en anderzijds voor de hoofdpartitietabel. In deze tabel is plaats voor maximaal vier partitie-ingangen: drie primaire partities en één uitgebreide partitie. Deze laatste kunt u dan verder opdelen in een aantal 'logische stations'.

Wilt u uw schijf als MBR initialiseren, klik in het Windows Schijfbeheer dan onderaan links met de rechtermuisknop op de nog onbekende schijf en kies MBR. Even later verandert de indicatie in 'standaardschijf' en blijkt die over één niet-toegewezen partitie te beschikken.

©PXimport

Een schijf, meteen na een initialisatie met het MBR-partitioneringsschema.

MBR, fysiek bekeken

De MBR bevindt zich onveranderlijk op de eerste fysieke sector van uw harde schijf en heeft net als de andere sectoren een standaardgrootte van 512 bytes. Deze sector ligt echter buiten de eigenlijke partities en is dus niet zomaar met standaard I/O-functies van Windows bereikbaar. U kunt deze MBR echter wel benaderen met behulp van een zogenoemde fysieke schijf-editor. Een gratis tool voor Windows is HxD, die dubbelt als hex-editor, oftewel een tool waarmee u bestanden in binaire (hexadecimale) vorm kunt bekijken. De MBR krijgt u als volgt in beeld. Start HxD als administrator op, open het menu Extras en klik bij Fysische schijf op Harde schijf 1. Veiligheidshalve toont HxD u de sector in leesmodus, totdat u het vinkje verwijdert bij Open als alleen lezen, u doet dat echter geheel op eigen risico. De op twee na laatste 64 bytes van de MBR vormen samen de (4 x 16 bytes van) de hoofdpartitietabel.

©PXimport

MBR: nog altijd het meest gebruikte partitioneringsschema voor harde schijven!

3. GPT

Windows 7 biedt dus twee mogelijke partitiestijlen aan voor een harde schijf: MBR en GPT. De eerste stijl bevat wel een paar nadelen. Zo bevindt de MBR-sector zich altijd in de eerste fysieke sector van uw schijf: blijkt die beschadigd, dan is uw schijf onbruikbaar voor MBR. GPT, wat staat voor GUID (globally unique identifier) partition table, is beter bestand tegen corruptie. Zo worden er twee exemplaren van de GPT-header (plus partitietabel) opgeslagen. De partitiegegevens zijn bovendien met CRC (cyclic redundancy check) beschermd tegen logische corruptie. U hebt tevens kunnen lezen dat u bij MBR beperkt bent tot drie primaire en één uitgebreide partitie (weliswaar verder op te delen in logische stations). GPT blijkt een heel stuk guller: 128 partities. In de praktijk weliswaar 'beperkt' tot 124. Het is perfect mogelijk een MBR-schijf om te zetten naar GPT en omgekeerd, op voorwaarde althans dat u eerst alle bestaande partities verwijdert (en dus uiteraard eerst al uw data back-upt). Open de module voor schijfbeheer, rechtsklik op de schijf en selecteer Converteren naar GPT/MBR-schijf. De werkwijze in EaseUS Partition Master is vergelijkbaar: rechtsklik op de - partitieloze - schijf en kies Initialize to GPT/MBR, waarna u de operatie met Apply bevestigt. Of u opereert geheel vanaf de opdrachtregelprompt, met de volgende commando's (waarbij u x door de letter van de te converteren schijf vervangt):

diskpart

list disk

select disk x

convert gpt [of: convert mbr]

©PXimport

Links het MBR-schema, rechts GPT. Merk bij deze laatste de 'Protective MBR'-sector op: een dummy MBR voor oudere software. (bron: MSDN, Microsoft)

©PXimport

Een conversie van MBR naar GPT of omgekeerd: zó gebeurd (ook in EaseUS Partition Master).

4. GPT: grootte & compatibiliteit

Er is nog een belangrijk voordeel van GPT boven MBR: GPT kan met veel grotere schijfpartities overweg! U moet namelijk weten dat binnen de partitietabel van MBR het aantal sectoren als een 32bit-waarde wordt opgeslagen. Dat levert de volgende rekensom op: 232 x 512 bytes (de standaardgrootte van een fysieke sector) is circa 2,2 TB. Schaft u zich dus een schijf met een hogere capaciteit aan, dan zal Windows die met MBR niet in zijn totaliteit herkennen! Ter vergelijking: binnen Windows kan GPT een partitiegrootte tot 18 EB (exabyte) aan.

We horen u denken: niks dan voordelen aan GPT, waarom dan nog kiezen voor MBR? Eén reden kan alvast zijn: wilt u van zo'n GPT-schijf kunnen opstarten, dan moet u beschikken over de 64bit-versie van Windows Vista of 7 en moet uw systeem in principe UEFI-gebaseerd zijn (unified extensible firmware interface) en dus niet met het 'klassieke' BIOS zijn uitgerust. Windows XP 32 bit kan hoe dan ook niet met GPT overweg, tenzij met speciale software (zie kader 'XP doet toch mee!').

XP doet toch mee!

U verkiest met Windows XP (32 bit) te blijven werken, maar had er toch graag een dataschijf van bijvoorbeeld 3 TB aan gekoppeld? Dat kan, maar u zult merken dat Windows niet de totale schijfcapaciteit ter beschikking stelt. Dat valt echter op te lossen met een speciaal stuurprogramma: Paragon GPT Loader (kosten: vijftien euro). Het programma voorziet tevens in een module waarmee u de schijf naar GPT kunt omzetten en verder ook kunt partitioneren en formatteren, zoals u wilt. Dat lukte probleemloos op ons testsysteem.

Overigens voorziet Paragon ook in een oplossing om in Windows Vista en 7 (32 bit) toch van een schijf groter dan 2,2 TB te kunnen opstarten, zelfs als uw systeem BIOS-gebaseerd is. De tool heet Paragon Migrate to 3TB en is onderdeel van Drive Copy 11 Professional (kosten: dertig euro).

©PXimport

Een speciale systeemdriver laat ook Windows XP 32 bit een hogecapaciteitsschijf aanspreken.

5. Dynamische schijf

Wanneer u de Windows-module voor schijfbeheer opent, is de kans groot dat u bij het fysieke schijfoverzicht, de indicatie Standaard ziet staan. In een programma als ­EaseUS Partition Master heet dat Basic. Met Windows 2000 heeft Microsoft echter het concept van een 'dynamische schijf' geïntroduceerd. Dit concept - dat overigens losstaat van de gekozen partitiestijl - biedt een aantal voordelen ten opzichte van een standaard- of basisschijf. U kunt er namelijk volumes mee creëren die verschillende fysieke schijven overspannen (spanned en striped volumes) en ook fout­tolerante volumes mogelijk maken (met name RAID1 en zelfs RAID5): een louter softwarematige RAID-implementatie dus. Dynamische schijven zijn ook minder corruptiegevoelig dan standaardschijven, gezien die zich van een database mét back-up bedienen om de informatie van de dynamische volumes op te slaan.

Een standaardschijf converteren naar een dynamisch exemplaar is niet moeilijk en u behoudt bovendien alle gegevens, hoewel we een back-up van uw data altijd aanraden. Rechtsklik in het Windows Schijfbeheer op de gewenste schijf en kies Schijf converteren naar dynamische schijf. De omgekeerde weg - terug naar een standaardschijf - kan eveneens, in principe ook zonder vrees voor dataverlies. In EaseUS Partition Master blijkt Convert to basic disk trouwens de enige mogelijke richting.

Het lijkt er dus wel op dat een dynamische schijf alleen maar voordelen biedt. Dat klopt eigenlijk wel, zolang u zich goed bewust bent van de potentiële nadelen: dynamische schijven laten zich bijvoorbeeld niet benaderen vanuit Windows XP Home of niet-Windows besturingssystemen. Ook laptops bieden geen ondersteuning.

©PXimport

RAID-functies dankzij dynamische schijven (hoewel een 'spanned volume' of JBOD - just a bunch of disks - niet fouttolerant is).

exFAT: bestandssysteem voor flashgeheugen

exFAT (extended FAT) is een bestandssysteem ontwikkeld door Microsoft en u vindt het terug vanaf Windows Vista SP1. Het is met name bedoeld voor flashgeheugen, omdat NTFS hier een te grote footprint achterlaat. Technisch heeft het behoorlijk veel weg van FAT32, maar er zijn enkele opvallende verbeteringen. Zo kan exFAT veel grotere bestanden (en clusters) aan, is het net als NTFS beter gewapend tegen bestandsinconsistenties en is het de bedoeling dat ook ACL (Acces Control List) wordt ondersteund. Geen onbelangrijke voordelen dus tegenover FAT32, maar mede gezien dat Microsoft octrooirechten zou bezitten op een aantal onderdelen van exFAT, zijn producenten buiten de Windows-wereld niet zo snel bereid exFAT te ondersteunen. Een uitzondering zijn alvast de snelle SDXC-geheugenkaartjes (secure digital extended capacity), de opvolger van de SD(HC)-kaart. Deze kaartjes gebruiken namelijk standaard exFAT, met een capaciteit tot 2 TB. Voorwaarde is natuurlijk dat ook uw camera met deze kaartjes overweg kan.

©PXimport

ExFAT: vooral nuttig voor flashgeheugen met hoge capaciteit.

6. Bestandssysteem

Hebt u eenmaal een schijf geïnitialiseerd, dan blijkt die nog niet bruikbaar: het Windows Schijfbeheer geeft aan dat het om 'niet-toegewezen ruimte' gaat. U dient binnen die ruimte namelijk eerst nog één of meer volumes te creëren: klik daarvoor die ruimte met de rechtermuisknop aan en kies Nieuw eenvoudig volume (we gaan er hier even vanuit dat u het bij een standaardschijf houdt). Allereerst duidt u binnen de beschikbare ruimte de gewenste grootte aan. Een beslissing die ook gevolgen kan hebben voor het bestandssysteem. Wanneer u bijvoorbeeld een volume groter dan 32 GB creëert, zal Windows in een volgend venster niet langer ook FAT32 aanbieden, maar alleen NTFS en exFAT (dit laatste alleen wanneer het niet om uw systeemschijf gaat). Wilt u absoluut FAT32 op een volume groter dan 32 GB, dan moet u een andere tool inzetten, zoals de gratis MiniTool Partition Wizard Home Edition. Hier klikt u met de rechtermuisknop op het volume en kiest u Create, waarna u uit diverse bestandssystemen kunt kiezen. Naast FAT(32) en NTFS (let wel: geen exFAT) is dat nog Ext2/3/4 en Linux Swap. Waarom u eventueel FAT32 zou overwegen, leest u zo meteen.

©PXimport

Een programma als Minitool Partition Wizard blijkt minder rigide in het aanbod van bestandssystemen dan Windows

7. FAT32

Het feit dat Windows 7 FAT32 niet meer aanbiedt voor volumes vanaf 32 GB is al een indicatie. Dit bestands­systeem is niet echt goed genoeg (op grotere volumes) en is te corruptiegevoelig. Alleen voor kleine volumes is het nog geschikt of als u de data per se moet kunnen benaderen vanaf een besturingssysteem of apparaat dat niet met NTFS (of exFAT) overweg kan. Te denken valt aan een wat oudere mediastreamer waarvoor u een harde schijf wilt formatteren.

De naam FAT komt van 'file allocation table' en verwijst naar de manier waarop het bestandssysteem de fysieke locatie van bestanden op de schijf bijhoudt. Dat gebeurt in een eenvoudige tabel die voor elk bestand de clusterreeks bijhoudt. Een cluster, oftewel 'allocation unit' is de kleinste hoeveelheid contigue (aan elkaar grenzende) schijfruimte die kan worden toegewezen aan één bestand en doorgaans bevat die verschillende (fysieke) sectoren. Op Microsoft.com leest u voor FAT16, FAT32, exFAT en NTFS de standaardgroottes van de clusters af, naargelang de volumegrootte. Stel, de clustergrootte op uw bestandssysteem is 16 KByte, dan neemt elk bestand minstens 16384 bytes in beslag, ook al is dat slechts 500 bytes groot.

Het cijfer in FAT32 verwijst naar het aantal bit dat de FAT-tabel gebruikt om naar een datacluster te verwijzen. Bij FAT32 zijn dat dus 4 bytes, oftewel 32 bits (hoewel er slechts 28 effectief worden ingezet). Bij het nog oudere FAT16 zijn dat dan logischerwijs 2 bytes. Wilt u de clustergrootte van een volume kennen, dan kan dat onder meer vanuit Minitool Partition Wizard: rechtsklik op het volume, kies Properties en open het tabblad File System Info. De commerciële variant van het programma laat u tevens toe de clustergrootte aan te passen.

©PXimport

De clustergrootte laat u doorgaans best op de standaardwaarde ingesteld.

8. NTFS

NTFS (toch ook al bijna twintig jaar oud) staat voor 'New Technology File System' en is, in zijn opeenvolgende versies, het standaard bestandssysteem van alle Windows-versies sinds Windows NT.

De voordelen van NTFS boven FAT(32) zijn legio. Zo gebruikt NTFS geen simpele tabel, maar een slimme database (mét back-up) voor de bestandshuishouding, de zogenoemde MFT (master file table). Een 'transactioneel logboek' minimaliseert het risico op inconsistenties in de bestandshuishouding. Anders dan bij de FAT-tabel ligt ook de locatie van de MFT niet vast, zodat die in geval van fysiek beschadigde sectoren bij het formatteren op een andere plaats terecht kan komen. Verder laat NTFS ook veel grotere volumes en bestanden toe dan FAT32: bij deze laatste is dat beperkt tot respectievelijk 2 TB en 4 GB.

Maar het zijn eigenlijk vooral de extra's die NTFS voor de gebruiker interessant kunnen maken. Zo kunt u data op een transparante manier laten comprimeren en versleutelen (roep het eigenschappenvenster van een bestand of map op en druk op de knop Geavanceerd op het tabblad Algemeen) en is het mogelijk limieten op het schijfgebruik in te stellen (selecteer Computer, roep het eigenschappenvenster van een volume op en open het tabblad Quotum). Met NTFS kunt u tevens heel specifieke machtigingen aan bestanden en mappen toekennen (via zogenoemde 'access control lists'): rechtsklik op een bestand, kies Eigenschappen, open het tabblad Beveiliging en u weet meteen wat we bedoelen. Een mooi overzicht van de belangrijkste eigenschappen van FAT, NTFS en exFAT vindt u op NTFS.com.

Hebt u een volume (per abuis) met FAT32 geformatteerd, dan kunt u altijd nog overstappen naar NTFS, zonder dataverlies. Dat kan vanaf de opdrachtregel met het commando convert x: /FS:NTFS (vervang x: door de juiste volumeletter) of vanuit het contextmenu van de twee eerder genoemde tools (Mini­Tool Partition Wizard en EaseUS Partition Master).

©PXimport

Een conversie van FAT32 naar NTFS hoort een rimpelloze operatie te zijn.

Op naar ReFS

We zagen al aanzetten met het concept van dynamische schijven en - voor gebruikers van Windows Home Server - van Drive Extender. Dat idee heeft Microsoft nu verder uitgewerkt in Windows 8 met 'Storage Spaces'. Het komt erop neer dat uw data worden beschermd tegen het falen van een schijf doordat er kopieën op verschillende schijven kunnen worden bewaard. Bij een mislukte leespoging grijpt Storage Spaces dan automatisch naar een kopie terug en bij schrijffouten worden de gegevens aan een nieuwe en intacte locatie toegewezen. Storage Spaces werkt eigenlijk alleen maar bij mediafouten, het is bijvoorbeeld niet opgewassen tegen datacorruptie. Precies daarom werkt Microsoft aan een nieuw bestandssysteem, ReFS genoemd, dat in eerste instantie alleen in Windows Server 8 zal zitten, maar ongetwijfeld duikt het later ook in de desktopvarianten op. ReFS staat voor 'resilient file system'. Resilient betekent veerkrachtig en verwijst vooral naar de ingebouwde functies die dataverlies horen tegen te gaan. Daartoe werkt ReFS nauw samen met Storage Spaces. ReFS voorziet echter ook in controlemechanismen ('checksums' en 'integrity streams') en kan zo ook datacorruptie opvangen. Verder kan ReFS met veel grotere volumes en bestanden overweg dan NTFS, wat met name voor dataservers nuttig kan zijn.

©PXimport

"Storage Spaces in Windows 8 Consumer Preview: geen dataverlies meer bij schijffouten."

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).