Outlook 2010

Zodra u een e-mail in Postvak IN hebt gelezen of afgehandeld, is het een goed idee om deze in een andere map op te bergen. De post blijft dan paraat voor later gebruik, terwijl de inbak toch lekker leeg en opgeruimd is. Vaak volstaat het een simpele mappenstructuur aan te maken. Daarmee kunt u bijvoorbeeld een scheiding maken tussen privé en zakelijke post, nieuwsbrieven en digitale facturen, enzovoort. U maakt een nieuwe map aan door naar het lint Map te gaan, te klikken op Nieuwe map en een naam op te geven. De map plaatst u onder het hoofdniveau Outlook. Eventueel kunt u in een map ook weer submappen aanmaken. Maar nogmaals, houd de structuur liefst zo eenvoudig mogelijk. Als voorbeeld maken wij de map Nieuwsbrieven aan. Allerlei leesvoer dat u nog moet lezen of bewaren wilt, kunt u er nu simpelweg vanuit Postvak IN of andere mappen naartoe slepen. Een nieuwe map aanmaken kan ook rechtstreeks in het navigatievenster. Klik met rechts op Outlook of een van uw eigen mappen en kies Nieuwe map.

Een map aanmaken kan via het lint Map of in het navigatievenster.

Standaard komt post die u ontvangt, binnen in de map Postvak IN van uw e-mailaccount. Met de dag groeit de hoeveelheid e-mail in deze map. Om te voorkomen dat er op termijn een onoverzichtelijke e-mailberg ontstaat waarin het lastig is om belangrijke post nog terug te vinden, is het beter om alle post die u wilt bewaren te verplaatsen naar een setje eigen postmappen. Hierbij kunnen de berichten bijvoorbeeld uitgesplitst worden op onderwerp. De inbak blijft zo mooi schoon, zodat u snel ziet welke post er nieuw is of waar u nog iets mee wilt doen. Nutteloze post gooit u natuurlijk zo snel mogelijk weg. Die neemt alleen maar onnodig plek in. Een map in Outlook is goed vergelijkbaar met een gewone map in Windows Verkenner. Alleen gaat het nu om een map waarin post zit binnen het programma Outlook, in plaats van een 'fysieke' map met bestanden op een schijf.

Microsoft Office 2010 is in drie verschillende suites verkrijgbaar. Belangrijk om te weten is dat Outlook alleen in Office voor Thuisgebruik en Zelfstandigen en Office Professional zit. In het goedkopere Office voor Thuisgebruik en Studenten zult u het programma helaas niet tegenkomen.

Post kan ook vanzelf in de juiste mappen terechtkomen. Voorwaarde is wel dat de berichten ergens aan te herkennen moeten zijn. Zo hebben nieuwsbrieven van een webwinkel of vereniging meestal wel een vast woord ergens in het onderwerpsveld. Facturen zijn hopelijk van een bij u bekende afzender afkomstig. Post automatisch van Postvak IN naar een eigen map verplaatsen doet u door een regel op te stellen. Het makkelijkst werkt dit door op een al eerder ontvangen bericht in de lijst met e-mails te gaan staan. Klik vervolgens in het lint Start op Regels en daarna op Regel maken. Geef aan waar ontvangen berichten aan moeten voldoen om door de regel te worden opgepakt en wat er vervolgens mee moet gebeuren. Bijvoorbeeld: zodra het woord nieuwsbrief in het onderwerp staat > verplaatsen naar de map Nieuwsbrieven. Klik op Geavanceerde opties voor nog veel meer mogelijkheden. Zo kunt u berichten ook automatisch de status Gelezen geven of zelfs rechtstreeks naar de prullenbak verbannen. Benieuwd welke regels er allemaal zijn? Ga opnieuw naar Regels en kies dit keer Regels en waarschuwingen beheren. Regels kunt u hier aanpassen, verwijderen en aanmaken.

Via regels laat u automatisch acties op binnenkomende e-mail los.

De post die in Outlook zit, kunt u exporteren. Handig om een reservekopie te hebben, mocht er een keer iets misgaan. Of misschien wilt u grote schoonmaak houden, dan is dit een prima manier om eerst alles te archiveren. Behalve post kunnen bijvoorbeeld ook contactpersonen, taken en afspraken meegenomen worden. U gaat naar het lint Bestand, kiest Openen en vervolgens Importeren. In de wizard die opstart, klikt u op Naar een bestand exporteren en op het volgende scherm op Outlook-gegevensbestand (.pst). Selecteer vervolgens hetgeen u wilt bewaren. Wilt u alles exporteren, kies dan voor het hoofdniveau Outlook. Controleer dan wel of het vinkje Inclusief submappen aanstaat. Dat vinkje kan ook nodig zijn als u een specifieke map uitkiest waaronder submappen zitten. Op het volgende scherm geeft u de locatie en de naam van het exportbestand aan. Optioneel kan nog een wachtwoord worden opgegeven.

Mappen kunt u naar een bestand exporteren en ook weer importeren.

Geëxporteerde e-mail kunt u eenvoudig weer importeren. Dat kan op de pc waar deze oorspronkelijk vandaan komt, bijvoorbeeld omdat belangrijke e-mails, contactpersonen of afspraken (per ongeluk) verdwenen zijn en hersteld moeten worden. Een andere mogelijkheid is importeren op een nieuwe computer die u net gekocht hebt of nadat een bestaande pc vanaf scratch is ingericht. Om gegevens te importeren, gaat u wederom naar het lint Bestand. Hier kiest u Openen en vervolgens Importeren. De wizard opent en hierin kiest u ditmaal Gegevens uit een ander programma of bestand importeren en op het volgende scherm Outlook-gegevensbestand (.pst). Wijs het exportbestand aan en kies op het volgende scherm wat u wilt terugzetten. Dat kunnen alle gegevens zijn, maar mag ook een specifieke map zijn, of bijvoorbeeld alleen de contactpersonen of uw afspraken. Denk goed na wat het programma met dubbele exemplaren moet doen. Eventueel kunt u voordat u importeert de betreffende map(pen) eerst leegmaken.

Importeren en exporteren bevinden zich in hetzelfde keuzevenster.

Kies bij exporteren of importeren voor de optie Outlook-gegevensbestand (.pst).

In Outlook kunt u meerdere e-mailaccounts instellen. Erg handig, want dan kunt u alle post centraal via één programma beheren. Extra accounts opgeven of kijken welke er al zijn, doet u door in het lint Bestand te klikken op Info, het pictogram Accountinstellingen en daarna de gelijknamige optie te kiezen. In een nieuw venster ziet u op het tabblad E-mail alle accounts netjes op een rijtje. Eén exemplaar wordt het standaardaccount genoemd. In de kolom Type staat dit tussen haakjes vermeld. Start u een nieuw bericht, dan zal dat via het standaardaccount verzonden worden. Verstuurt u veel post via een bepaald account, dan kunt u dat dus het beste als standaardaccount instellen. Is dat nu niet het geval? Om een ander account te promoveren tot standaardaccount, selecteert u het in de lijst en klikt u op de optie Als standaard instellen.

Via de accountinstellingen bepaalt u welk account het standaard e-mailaccount is.

Nieuwe berichten worden automatisch via het standaardaccount verstuurd (zie kader Standaardmailaccount). Beantwoordt u een e-mail die u ontvangen hebt, dan gebeurt dat juist via het account waarop het bericht is binnengekomen. Dat hoeft natuurlijk niet steeds het standaardaccount te zijn. Tenminste, als u van meerdere accounts de post ontvangt in Outlook. Dit standaardgedrag kunt u gelukkig altijd nog omzeilen, door in de geopende e-mail onder de knop Verzenden op het knopje Account te klikken. Dan verschijnt een lijstje met daarin de accounts die Outlook kent. Een vinkje geeft aan welk account gebruikt gaat worden. Hier mag u gewoon een ander exemplaar uitkiezen. Overigens is de knop Account alleen te zien als er ook echt meerdere accounts in het programma zijn opgegeven.

Onderaan (met name) zakelijke e-mail is vaak een indrukwekkende lijst met contactgegevens te vinden en soms nog een foto of mooi plaatje. Natuurlijk tikt de verzender die informatie niet voor elk bericht opnieuw in. Wat u ziet wordt een handtekening genoemd. Die stelt u eenmalig in waarna deze automatisch aan uw e-mails wordt toegevoegd. Erg handig. Een handtekening maken, gaat het snelst door eerst een nieuwe e-mail te starten. Bijvoorbeeld bovenin het hoofdscherm van Outlook met de knop Nieuwe e-mail in het lint Start. In de e-mail klikt u in het lint Bericht op Handtekening en kiest u Handtekeningen. Klik op Nieuw om een handtekening te maken en geef er een naam aan. Tik vervolgens in het kadertje bij Handtekening bewerken de tekst in. Er zijn enkele gereedschappen om het geheel netjes op te maken. Ook kunt u plaatjes en een link naar een website toevoegen. Toch is het vaak handiger om de handtekening niet in Outlook maar in Word te maken. In dat programma staan u veel en veel meer gereedschappen ter beschikking om een handtekening echt tot in de puntjes af te werken. De handtekening brengt u vervolgens via selecteren en kopiëren (sneltoets Ctrl+A gevolgd door Ctrl+C) eenvoudig over naar Outlook (plakken met sneltoets Ctrl+V).

Handtekeningen maken kan in Outlook, maar voor meer opmaakmogelijkheden is een echte tekstverwerker zoals Word net iets handiger.

U mag meerdere handtekeningen maken, ze ook weer aanpassen, weggooien of een andere naam geven. In het venster waarin u de handtekeningen aanmaakt (zie stap zes), geeft u aan welke handtekening onder de e-mailberichten moet komen te staan. Dit kunt u zowel voor nieuwe berichten instellen als voor post die u beantwoordt of doorstuurt. Wat ook kan, is nieuwe berichten wel automatisch een handtekening geven, maar berichten die u doorstuurt of beantwoordt niet - of andersom natuurlijk. Per e-mailaccount een andere handtekening kan ook nog. Handig om bijvoorbeeld bij privéberichten een andere te nemen dan bij zakelijke post. Ook in een bericht zelf kan altijd nog naar een ander exemplaar overgeschakeld worden dan er automatisch gekozen is, door in het lint Bericht te klikken op Handtekening. Wilt u een keertje helemaal geen handtekening, selecteer de tekst dan met muis of toetsenbord en haal deze er met één toetsaanslag uit.

Per bericht kan altijd nog een andere handtekening gekozen worden.

Stroomt de post binnen, maar komt het nu even niet gelegen om er iets mee te doen? Klik dan achteraan de regel in de berichtlijst op het grijze vlaggetje. Het kleurt nu rood als herinnering dat u hier nog iets mee wilt doen. Bijvoorbeeld iets uitzoeken voor de afzender of bij gelegenheid een wat uitgebreider antwoord intikken. Dit heet 'opvolgen'. U kunt ook rechtsklikken op de vlag om aan te geven wanneer u dat denkt te gaan doen. Door al die gekleurde vlaggetjes is snel en gemakkelijk te zien op welke berichten u nog actie moet ondernemen. Zo vergeet u vast nooit meer iets. Hebt u een bericht al geopend, dan hoeft u natuurlijk niet eerst terug te gaan naar de e-maillijst. Ga dan in het lint Bericht naar Opvolgen en selecteer hier de gewenste markering.

Dankzij Opvolgen, vergeet u niemand meer te antwoorden.

Omdat berichten met opvolgvlaggetjes in allerlei postmappen kunnen staan, heeft Outlook een slimme manier bedacht om ze toch netjes bij elkaar in een overzicht te krijgen. Klik hiertoe in het navigatievenster met rechts op Zoekmappen en selecteer de optie Nieuwe zoekmap. Kies onder het kopje E-mail lezen de regel E-mail gemarkeerd voor opvolgen en klik op OK. Onder Zoekmappen in het navigatievenster verschijnt nu de zoekmap Voor opvolgen met alle e-mail die een opvolgvlaggetje heeft. Actie uitgevoerd, e-mail afgehandeld? Klik op de vlag en kies Markeren als voltooid of eventueel voor Markering wissen. Een zoekmap bevat trouwens geen echte post of kopieën ervan. Het zijn slechts verwijzingen naar de echte e-mail die zich ergens in een map bevindt. Een zoekmap is dus een soort index.

Een zoekmap laat post zien met bepaalde kenmerken, zoals berichten die u nog moet opvolgen.

Sommige mappen in Outlook hebt u vast veel vaker nodig dan andere. Zoals de map Postvak IN van een e-mailaccount en de zoekmap Voor opvolgen. Die zijn erg belangrijk en u moet er vast heel regelmatig zijn. Zou het daarom niet handig zijn als ze helemaal bovenaan in het navigatievenster stonden? Dan zijn ze altijd snel bereikbaar en springen ze ook nog eens meteen in het oog. Dit kan door mappen als favorieten aan te wijzen. Klik in het navigatievenster met rechts op een mapnaam en kies In Favorieten weergeven. Dit mag u bij meerdere mappen doen. Ze verschijnen vervolgens in een nieuw onderdeel genaamd Favorieten, helemaal bovenin het navigatievenster. Handig! Bedenkt u zich, klik dan met rechts op een favoriet en kies Verwijderen uit Favorieten. Wees gerust, de map blijft bestaan (uiteraard) en is alleen geen favoriet meer. Nog een goede kandidaat om aan uw favorieten toe te voegen, is de zoekmap Ongelezen e-mail. Hierin ziet u alle ongelezen e-mail netjes bij elkaar, ongeacht hoeveel accounts u hebt en over hoeveel mappen de ongelezen post verspreid zit. Voeg deze zoekmap eerst toe zoals beschreven in stap acht en maak er daarna een favoriet van.

Uw favoriete mappen komen bovenaan in het navigatievenster te staan.

In een lange lijst met post is het lastig om berichten die met elkaar te maken hebben te herkennen. Zulke e-mails kunt u laten opvallen door ze een kleurmarkering te geven. In de e-maillijst verschijnt er dan een gekleurd blokje achter. U kunt bijvoorbeeld berichten die over een belangrijk project gaan, een kleurtje geven. Dit heet categoriseren. Selecteer één of meer berichten in de lijst en klik op Categoriseren in het lint Start. Is een bericht al geopend, dan vindt u deze optie in het lint Bericht. Kies een kleurcode en geef er eventueel een naam aan. Een sneltoets toekennen kan ook. Met één toetsaanslag is een categorie dan aan berichten toe te voegen en weer weg te halen. Toekennen kan ook automatisch met een regel via de geavanceerde opties (zie stap twee). Overigens kan een bericht ook meerdere kleurcodes hebben. Categorieën beheren doet u via Categoriseren / Alle categorieën.

Categorieën hebben een kleurtje, zodat beter is te zien welke post bij elkaar hoort.

Outlook is niet alleen bedoeld om post mee te versturen en te ontvangen. Er zit onder andere ook nog een zeer uitgebreide agendafunctie in. U kunt uw afspraken prima in één agenda bijhouden, maar voor drukke mensen kan het handig zijn om meerdere agenda's in te zetten. Zo kan er een handige onderverdeling worden gemaakt voor een beter overzicht over de activiteiten. In de ene agenda bijvoorbeeld de privéafspraken en verjaardagen, zodat een andere agenda puur zakelijk gebruikt kan worden. Een agenda om sportwedstrijden bij te houden voor een vereniging kan natuurlijk ook. Een nieuwe agenda aanmaken doet u door in het navigatievenster op het onderdeel Agenda te klikken en daarna met rechts te klikken op een bestaande agenda zoals Agenda. Kies de optie Nieuwe agenda en tik een naam in. Onder het kopje Mijn agenda's ziet u alle agenda's. Met een vinkje maakt u een exemplaar zichtbaar.

Met extra agenda's is vaak een beter overzicht mogelijk.

Zet u meerdere vinkjes, dan worden die agenda's netjes naast elkaar gezet. Voor een beter totaaloverzicht is het ook nog mogelijk om agenda's over elkaar te leggen, zodat u een soort samengestelde agenda ziet. Klik hiertoe op het tabje van een agenda en kies Overlay. Zijn er pijltjes in een agendatab te zien, dan kunt u ook daar de agenda's mee in en uit elkaar schuiven. U bent dus steeds volkomen vrij om alle afspraken te zien of alleen die uit één of enkele agenda's. Elke agenda heeft een eigen kleur. Dat maakt het makkelijk om te herkennen in welke agenda afspraken zitten. Liever een andere kleur? Klik met rechts op de agendanaam in het navigatievenster en ga in het snelmenu naar Kleur. Om naar een bepaalde agenda toe te gaan, klikt u op de tab ervan. Bijvoorbeeld om er een nieuwe afspraak in te plannen.

Agenda's over elkaar leggen kan ook. Kleurcodes laten zien in welke agenda uw afspraken zitten.