Als je je oude computer weg wil doen, houdt dit niet in dat je volledig afscheid hoeft te nemen. In dit artikel lees je hoe je je oude systeem kopieert naar een virtuele computer. Vervolgens gaat we de gegevens van de oude computer vernietigen zodat je het systeem veilig kunt verkopen of weggeven.

Deze how to is globaal opgesplitst in drie delen. Allereerst gaan we de oude computer klonen naar een virtueel systeem. Voor deze stap heb je Disk2vhd nodig. Om het virtuele systeem te starten op een andere computer heb je VirtualBox nodig.

Als alles werkt, kun je de laatste stap uitvoeren: het volledig vernietigen van alle data op de oude computer met DBAN. Voer deze stap alleen uit als je er zeker van bent dat alles werkt en je in ieder geval je data veilig hebt gesteld.

1 Externe schijf

Alle programma's in dit artikel zijn gratis te gebruiken. Het enige wat je wel dient aan te schaffen, maar waarschijnlijk al hebt, is een externe harde schijf. Deze dient als 'transportmedium' tussen je computers: we klonen de oude computer met Disk2vhd naar een vhd-bestand op de externe harde schijf.

De externe harde schijf dient geformatteerd te zijn met het NTFS-bestandssysteem. Ook dien je voldoende vrije ruimte te hebben op de externe schijf. De vrije ruimte hoeft niet gelijk te zijn aan de totale omvang van je oude computer, er wordt compressie toegepast. Je ziet bij stap 3 hoeveel ruimte de virtuele kopie vereist op de externe harde schijf.

©PXimport

Gebruik een externe harde schijf om het de virtuele kloon van je oude computer op te slaan.

NTFS-indeling

Het klonen van een computer naar een virtueel systeem kost veel schijfruimte en levert grote bestanden op. Om de grote bestanden op te slaan op de externe schijf, dient deze geformatteerd te zijn met het NTFS-bestandssysteem. Controleer dit voordat je met Disk2vhd aan de slag gaat via Start / Computer / rechtermuisknop op de schijfletter / Eigenschappen. Heeft de schijf een andere indeling? Klik in Computer met de rechtermuisknop op de schijfletter en kies Formatteren.

Let op: tijdens dit proces wordt de inhoud van de externe schijf gewist. Maak optioneel eerst een kopie van de bestanden die je wil houden voordat je de schijf formatteert.

©PXimport

Zorg ervoor dat je externe schijf de NTFS-indeling heeft.

Deel 1: Klonen naar virtuele schijf

2 Disk2vhd

Onze oude computer staat al een tijdje te verstoffen in een hoek op zolder en heeft geen internetverbinding meer. We doen de voorbereidingen dan ook op onze nieuwe computer. Sluit de externe schijf hierop aan. Controleer de beschikbare schijfruimte op de externe schijf en indeling (NTFS, zie het kader 'NTFS-indeling').

Maak een map op de externe schijf aan voor de bestanden van de virtuele kopie van je oude computer, bijvoorbeeld Pc-Henk virtueel november 2013. Download Disk2vhd en pak het zip-bestand uit naar de map op de externe schijf.

©PXimport

Maak de map aan op de externe harde schijf en kopieer hierin het programma Disk2vhd.

3 Bestanden bewaren

Start de oude computer op en sluit de externe schijf aan. Open de map die je in de vorige stap gemaakt hebt met Windows Verkenner. Als het goed is vind je hier nu ook het programma Disk2vhd.exe om de virtuele kopie van de oude computer te maken.

Het programma heeft geen installatieprocedure, maar wel enkele aandachtspunten. Geef aan waar Disk2vhd de kloonbestanden moet bewaren: in de map Pc-Henk virtueel november 2013 op de externe schijf.

©PXimport

Zorg dat Disk2vhd de bestanden bewaart op je externe harde schijf.

4 Partities, schijven en meer ...

Het maken van een goede virtuele kopie van je oude computer gaat, als je geluk hebt, in één keer goed. Als je pech hebt, lukt het wellicht helemaal niet met Disk2vhd (zie ook kader 'Als het niet werkt' in dit artikel). Het is belangrijk om iets te weten van partities. De meeste computers hebben een C-schijf met Windows, maar vaak ook een systeempartitie en/of recovery-partitie. Als dit het geval is, moet je in Disk2vhd meer aanvinken dan alleen de C-schijf.

Je computer start bijvoorbeeld standaard op vanaf de systeempartitie, waarna Windows wordt doorgestart vanaf de C-schijf. Vink bij voorkeur dus de systeempartitie aan (meestal een paar honderd MB) en de schijf met het besturingssysteem. De externe harde schijf is standaard ook actief. Hier dien je het vinkje juist te verwijderen. Bevestig met Create en bewaar een virtuele kopie van je computer op de externe harde schijf.

©PXimport

Kies de partities die je wil (of moet) klonen naar de virtuele computer.

Eerst opruimen, dan virtualiseren!

Images van de harde schijf van een virtuele computer zijn groot of beter: zeer groot! Voordat je je oude computer kopieert naar een virtuele computer, is het aan te raden om het systeem enigszins op te schonen. Verwijder bijvoorbeeld overbodige bestanden, programma's en let vooral op grote bestanden.

Als je bijvoorbeeld je film- en muziekcollectie al hebt overgezet op je nieuwe systeem, heb je deze gegevens niet nodig op de virtuele computer: weg ermee! Ruim ook oude herstelpunten en andere ruimtevreters op. Een schoonmaakhulp als het bekende CCleaner helpt bij het opruimen van overbodige bestanden en TreeSize Free bij het in kaart brengen van ruimtevreters.

©PXimport

Minimaliseer de omvang van de virtuele harde schijf door overbodige ruimtevreters van je oude systeem te verwijderen.

Deel 2: Virtualiseren

5 VirtualBox

VirtualBox is een virtualisatieprogramma waarmee je een computer nabootst op een andere computer. Zo kun je bijvoorbeeld experimenteren met Linux of een tweede Windows-installatie zonder dat je eigen computer risico loopt. De virtuele computer is volledig gescheiden van je Windows-besturingssysteem.

Voordat je een virtuele computer kunt aanmaken en inrichten, dien je VirtualBox te installeren op je 'nieuwe' computer.

©PXimport

VirtualBox biedt de omgeving die nodig is om je oude computer virtueel op te starten.

6 Virtueel

Het aanmaken van een virtuele computer met VirtualBox werkt globaal als volgt. Je maakt een nieuwe virtuele machine aan met een virtuele harde schijf. Hierop kun je bijvoorbeeld Windows installeren. Het aanmaken van de harde schijf en de Windows-installatie slaan we over. We hebben immers al een virtuele-harde-schijfbestand met besturingssysteem: het vhd-bestand (virtuele-schijfbestand) van de harde schijf van de oude computer.

We koppelen het vhd-bestand aan de VirtualBox-computer. Dit kan in principe direct vanaf de externe schijf. Voor de snelheid kun je het vhd-bestand dat je bij stap 4 hebt aangemaakt ook eerst naar je interne schijf kopiëren.

©PXimport

VirtualBox werkt met virtuele hardware: de harde schijf bestaat bijvoorbeeld uit een vhd-bestand.

7 Nieuwe virtuele computer

Start VirtualBox, klik op Nieuw en geef de virtuele machine een naam. Kies het besturingssysteem en de hoeveelheid werkgeheugen die je aan de virtuele computer wil toekennen. In het scherm Harde schijf kies je Gebruik een bestaand virtuele harde schijf bestand. Blader naar de map waar je je virtuele computer hebt bewaard, wijs hier het vhd-bestand aan en rond de instellingen af. Dubbelklik op de virtuele computer om deze op te starten.

©PXimport

Maak een nieuwe virtuele computer aan en kies het bestand van je oude computer.

Meer toepassingen

De virtualisatie-truc is niet alleen handig voor je oude computer. Je kunt bijvoorbeeld ook een softwareprobleem op een laptop van een kennis veilig onderzoeken op je eigen computer. Sommige mensen gebruiken de virtuele kloon ook als een soort van "je weet maar nooit"-back-up van een oude computer.

Je hebt al je gegevens overgezet naar de nieuwe pc of laptop, maar mocht je toch iets vergeten zijn, dan staat het altijd nog in de virtuele kopie. Uiteraard is VirtualBox ook handig om te experimenteren met nieuwe of andere besturingssystemen: je hebt geen extra hardware nodig, mits je een krachtige computer hebt waarop VirtualBox is geïnstalleerd.

8 Opstarten

Het is uiteraard de bedoeling dat je oude systeem correct opstart in de virtuele omgeving. In het meest ideale geval lukt dit ook in één keer, maar soms zit het tegen. Windows moet bijvoorbeeld even 'wennen' aan de nieuwe (virtuele) hardware. Windows 7/8 passen zich vaak goed aan, maar oudere besturingssystemen kunnen hier moeite mee hebben, met vreemde vastlopers als gevolg. Probeer in dit geval de veilige modus (F8) om het systeem alsnog aan de praat te krijgen.

©PXimport

Opstartproblemen of vreemde vastlopers? Probeer de veilige modus.

9 Virtuele schijf in Windows

Als het echt niet lukt om de virtuele computer aan de praat te krijgen, kun je het proberen met andere software (zie kader 'Als het niet werkt'). Ook is het goed om te weten dat je het virtuele-schijfbestand ook zonder VirtualBox kunt benaderen in Windows 7. Druk op Windows-toets+R en geef de opdracht diskmgmt.msc om Windows Schijfbeheer te starten.

Kies Actie / Virtuele harde schijf koppelen en wijs je vhd-bestand aan. De schijf wordt gekoppeld en is nu zichtbaar in je Windows Verkenner. Je kunt geen besturingssysteem/programma's starten, maar wel bij alle bestanden op de virtuele schijf.

©PXimport

Een virtuele harde schijf is eenvoudig te koppelen als schijfletter in de Windows Verkenner.

Als het niet werkt

Alle stappen werken 'theoretisch' met alle recente Windows-versies en computers. Toch is dit geen garantie voor succes. Er zijn hardware/software-combinaties en conflicten denkbaar waardoor het niet direct lukt om de virtuele computer te maken met Disk2vhd. Je krijgt bijvoorbeeld vreemde foutmeldingen of het systeem start later niet op met VirtualBox. In dit geval is Google je beste vriend om het probleem te tackelen.

Verder is het goed om te weten dat er alternatieven zijn. Zo kun je in plaats van Disk2vhd ook aan de slag met vCenter Converter (gratis registratie vereist). Dit gaat via Convert machine / powered-on machine. VMware Player is geen volwaardig alternatief voor VirtualBox, maar is ook in staat om de virtuele computer te starten. Het voert te ver om deze stappen volledig te bespreken, maar met beide programma's kun je nagenoeg hetzelfde bereiken: een fysieke computer virtualiseren en op een andere computer opstarten in een virtuele omgeving.

©PXimport

Kom je er niet uit met Disk2vhd en VirtualBox? VMware biedt een alternatief met vCenter Converter en VMware Player.

Deel 3: Oude schijf vernietigen

10 Verwijderen of vernietigen?

Het wissen van gegevens is iets anders dan het vernietigen ervan. Op je harde schijf blijven veel resten achter, zelfs als je deze formatteert. Met het juiste gereedschap zijn bestanden redelijk eenvoudig te achterhalen en herstellen. Door je schijfdata te vernietigen met DBAN (Darik's Boot And Nuke) wordt de inhoud wel volledig verwijderd. Het fijne van deze methode is dat je de schijf nadien opnieuw kunt gebruiken, dit in schril contrast met het geweld van een voorhamer.

11 Opstartbare cd, dvd of usb-stick

DBAN is een gratis hulpprogramma om alle data op je harde schijf volledig te vernietigen, ongeacht of er meerdere partities aanwezig zijn. DBAN wordt aangeboden als iso-bestand. Download het iso-bestand en brand dit op de juiste wijze op een opstartbare cd of dvd, bijvoorbeeld met ImgBurn. Je kunt DBAN ook vanaf een usb-stick gebruiken. Deze maak je het eenvoudigst via Universal USB Installer.

©PXimport

Maak een opstartbare usb-stick, cd of dvd met DBAN.

12 Vernietigen

Voor het gebruik van DBAN hebben we slechts één waarschuwing: weet wat je doet! DBAN maakt je volledige harde schijf leeg, overschrijft elk bitje en maakt het herstel van bestanden onmogelijk. Als je je oude computer verkoopt, weggeeft of aanbiedt bij de gemeentewerf is dit waarschijnlijk ook precies de bedoeling.

Plaats het medium met DBAN dat je in stap 11 hebt gemaakt in de oude computer en gebruik dit als opstartschijf/opstartmedium. Volg de stappen op het scherm om de schijf volledig te vernietigen. Je kunt kiezen uit meerdere gradaties, elke methode volstaat.

©PXimport

Start je oude computer op met DBAN en vernietig de inhoud van je harde schijf.

Klaar voor de verkoop

Als je je oude computer wil verkopen of weggeven, is het wel zo prettig als deze goed functioneert. Nadat DBAN heeft gedraaid, zijn alle gegevens verwijderd, dus ook eventuele herstelpartities. Om het Windows-besturingssysteem opnieuw te installeren, heb je een herstelmedium nodig. Dit werd ooit meegeleverd met de computer, je kunt het ook aanmaken met een hulpprogramma van de fabrikant.

Als je doel een werkende computer is met Windows, dien je dus voordat je met DBAN aan de slag gaat zeker te weten dat je herstelmedia hebt! Een andere optie om de computer te creëren is door een Linux-distributie te installeren, bijvoorbeeld Ubuntu of Debian.

©PXimport

Een goed werkende computer hoeft geen Windows-computer te zijn: ook Linux werkt goed op een (oudere) computer.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).