Installeer je vaak nieuwe programma’s die je daarna weer verwijdert? Best kans dat er aardig wat resten op je computer achterblijven. Tijd voor een virtuele machine: je installeert een tweede Windows op dezelfde computer, die je kunt gebruiken om probleemloos te ‘vervuilen’ en mee te experimenteren. Aan de slag!

Tip 01: Virtualiseren maar!

Van oudsher werden virtuele machines vooral in zakelijke en technische omgevingen gebruikt. Door de flinke verbetering van hardware (lees: rekenkracht) van de afgelopen jaren, is het inmiddels ook al enige tijd een interessante manier van werken voor thuisgebruik. Het principe is relatief eenvoudig: met een virtuele machine kun je een besturingssysteem ‘binnen’ je huidige besturingssysteem installeren. Groot verschil hierbij is dat het nieuwe besturingssysteem actief is in een afgebakende omgeving. Het besturingssysteem heeft hiermee dus geen invloed op de rest van het systeem, en draait in een ‘sandbox’-omgeving.

Dat biedt je verschillende voordelen, je kunt nu bijvoorbeeld ongestoord experimenten uitvoeren in de virtuele machine. Je installeert bijvoorbeeld software om die even uit te proberen, zonder dat die software invloed heeft op de rest van je pc. Ook kun je in de virtuele machine aanpassingen in het Windows-register doorvoeren terwijl je nog niet zeker bent over het resultaat. Gaat er onverhoopt iets mis, dan kun je de virtuele machine terugzetten naar een punt in het verleden of simpelweg ‘weggooien’ en weer met een schone lei beginnen.

©PXimport

Tip 02: VM VirtualBox

Er zijn verschillende programma’s waarmee je een virtuele machine kunt maken. Wij kiezen voor VM VirtualBox van Oracle: het is een compleet pakket met de functies die we nodig hebben, dat bovendien gratis mag worden gebruikt in thuissituaties. De nieuwste versie van VirtualBox is beschikbaar via www.virtualbox.org. Je kunt VirtualBox onder meer draaien in Windows 8.1 en Windows 10. Na de installatie start je het programma. In het linkergedeelte van het venster zie je een overzicht van geïnstalleerde virtuele machines: de eerste keer is het overzicht uiteraard nog leeg.

Het rechtergedeelte van het venster bevat straks de details van de virtuele machine. VirtualBox ondersteunt verschillende modi om aan de slag te gaan. Zo kun je een lege virtuele machine aanmaken en vervolgens het gewenste besturingssysteem installeren. Heb je geen geduld of ga je voor gemak, dan kun je een draaiende virtuele machine downloaden en importeren in VirtualBox. Voordeel hiervan is dat je er direct mee aan de slag kunt.

©PXimport

Systeemeisen

Tip 03: Kant-en-klaar

Aan VirtualBox alleen heb je weinig. Je hebt ook het besturingssysteem zelf nodig dat binnen de virtuele machine draait. Hiervoor bestaan verschillende mogelijkheden. Je kunt bijvoorbeeld gebruikmaken van een licentie van Windows die nog niet gebruikt wordt, en Windows met die licentiecode installeren binnen de virtuele machine. De kans is echter groot dat je hierover niet beschikt. Microsoft biedt verschillende Windows-versies online beschikbaar, die een geldigheidsduur van 90 dagen hebben. Je hoeft hiermee geen extra licentie aan te schaffen.

De nieuwste versies van Windows staan op developer.microsoft.com klaar. Bij Virtual machine kies je voor MSEdge on Win10 (x64) Stable. Kies hierna bij Select platform voor VirtualBox. Let extra goed op het wachtwoord, dat je eveneens op de website vindt. Die heb je nodig om je aan te melden bij de virtuele Windows-computer. Op het moment van schrijven is het wachtwoord voor deze kant-en-klare machines ‘Passw0rd!’. De kant-en-klare virtuele machine is ongeveer 7 GB in omvang.

©PXimport

Tip 04: Zelf installeren

In de vorige tip heb je een kant-en-klare virtuele machine van Windows gedownload. In plaats daarvan kun je ook zelf een versie van Windows installeren. Houd er rekening mee dat je hiervoor dus een aparte licentie voor Windows moet aanschaffen: het telt immers als een volwaardige installatie. Klik op de knop Hulpprogramma nu downloaden. Hiermee haal je een wizard binnen die helpt met het binnenhalen van het installatiebestand. Je kunt ook een iso-bestand of Windows-installatie-dvd gebruiken die je al in je bezit hebt.

©PXimport

Blik in de toekomst

Tip 05: Importeren

Heb je een kant-en-klare virtuele machine gedownload, dan kun je deze eenvoudig in VirtualBox openen. Pak het gedownloade bestand eerst uit op je gewone systeem (dus niet binnen VirtualBox): open Verkenner, navigeer naar de map waarin het bestand is opgeslagen en klik met de rechtermuisknop op het zip-bestand. Kies Alles uitpakken. Nadat het bestand is uitgepakt, open je VirtualBox. In het hoofdvenster van VirtualBox kies je voor Bestand / Appliance importeren. Blader nu naar het eerder gedownloade bestand van de virtuele machine en selecteer het. Klik op Volgende.

Op basis van het bestand bepaalt VirtualBox zelf al welke instellingen het meest optimaal zijn. Zo geeft VirtualBox bijvoorbeeld een suggestie voor de hoeveelheid intern geheugen (ram) die de virtuele machine nodig heeft. Wij gaan uit van de standaardsuggesties en gaan hiermee akkoord. Klik op de knop Importeren. Dit neemt enige tijd in beslag, afhankelijk van de grootte van de virtuele machine. Na het importeren is de virtuele machine toegevoegd aan het hoofdvenster van VirtualBox. Je vindt de vermelding links in het venster. Klik eenmaal op de virtuele machine om in het rechtervenster de details te bekijken.

©PXimport

Tip 06: Zelf installeren

Maak je geen gebruik van een kant-en-klare virtuele machine, maar heb je een installatiebestand van Windows gedownload of klaarliggen? In het hoofdvenster van VirtualBox klik je op de knop Nieuw. Geef de virtuele machine een naam bij Naam en besturingssysteem. Selecteer het juiste besturingssysteem bij Type (bijvoorbeeld Microsoft Windows) en geef de versie aan (bijvoorbeeld Windows 10). Op basis hiervan selecteert VirtualBox een aantal standaardinstellingen, zoals de hoeveelheid gereserveerd intern geheugen. Bepaal zelf of dit voldoende is: hoe meer intern geheugen, hoe soepeler de virtuele machine draait.

Kies bij Harde schijf voor Maak een nieuwe virtuele harde schijf aan en klik op Aanmaken. Geef hierna aan waar het bestand van de virtuele machine moet worden opgeslagen en hoeveel ruimte je reserveert. We raden aan om tweemaal de geadviseerde grootte te hanteren: bijvoorbeeld 32 GB voor Windows 10. Bij Bestandstype harde schijf gaan we akkoord met de keuze die door VirtualBox wordt gemaakt. Bij Opslag op fysieke harde schijf kiezen we Dynamisch gealloceerd. Na de wizard kun je de virtuele machine starten. Klik op Starten. Wanneer hierom wordt gevraagd, blader je naar het iso-installatiebestand van Windows. Je kunt Windows nu installeren in de virtuele machine.

©PXimport

Tip 07: Starten

Op welke manier je het besturingssysteem in de virtuele machine hebt geïnstalleerd, maakt vanaf nu niet meer uit. Net als een echte computer, moet de virtuele machine worden gestart. Zodra je de virtuele machine hebt aangeklikt in het venster van VirtualBox, worden rechtsboven enkele knoppen getoond. Klik op Starten. Een nieuw venster wordt geopend en de virtuele machine wordt geladen. Het aanmeldingsvenster verschijnt. Nadat je je hebt aangemeld, kun je met de virtuele machine aan de slag. Om nog prettiger met de virtuele machine te werken, installeren we de Guest Additions. Dit zijn specifieke drivers en toevoegingen voor de virtuele machine waardoor het systeem soepeler loopt. Kies voor Apparaten / Invoegen Guest Additions CD-image.

©PXimport

Tip 08: Knip en plak

Het is mogelijk om informatie te knippen en plakken tussen de virtuele machine en de host-computer (lees: de computer waarop je de virtuele machine uitvoert). Dat is handig, bijvoorbeeld als je in de virtuele machine aan een document wilt werken dat is opgeslagen op de host-computer. Of wanneer je een webadres van de host-computer wilt kopiëren naar de virtuele machine. Er zijn meerdere manieren om informatie tussen de beide computers uit te wisselen. In het venster van VirtualBox kies je voor Apparaten / Drag-and-drop. Standaard is slepen-en-neerzetten uitgeschakeld, kies nu voor Bidirectioneel. Hiermee zorg je ervoor dat je objecten (zoals een bestand) vanuit het venster van de virtuele machine kunt slepen naar bijvoorbeeld het lokale bureaublad en omgekeerd. Wil je het slepen-en-neerzetten liever beperken tot één richting (bijvoorbeeld van de host-computer naar de virtuele machine, maar niet andersom), dan kies je de betreffende instelling (Host naar gast of Gast naar host).

©PXimport

Tip 09: Gedeelde mappen

Om op een meer gestructureerde manier bestanden uit te wisselen, maken we gebruik van gedeelde mappen. Deze mappen zijn zowel toegankelijk voor de host-computer als de gast (de virtuele machine) en zijn daarmee ideaal om bestanden tussen de beide systemen uit te wisselen. Kies in het venster van de virtuele machine voor Apparaten / Gedeelde mappen / Instellingen gedeelde mappen. Een nieuw venster wordt geopend. Klik op de knop Toevoegen gedeelde map, herkenbaar aan het pictogram met een plus. Geef vervolgens het pad naar de gedeelde map op en voorzie de map van een naam. Mag er niets aan de map worden veranderd, dan plaats je een vinkje bij Alleen-lezen. Activeer ook de optie Automatisch koppelen: hiermee is de map altijd beschikbaar bij het opstarten van de virtuele machine. Bevestig met een klik op OK. De map verschijnt in de lijst. De map is vervolgens beschikbaar in de virtuele machine via bijvoorbeeld Verkenner (Windows-toets+E). Klik op Deze pc en bekijk de lijst bij Netwerklocaties.

©PXimport

Cloudmappen

Tip 10: Snapshot maken

Je kunt een snapshot maken van de virtuele machine. Hierbij wordt het systeem vastgelegd zoals het op dat moment is, ook wel een momentopname genoemd. Een snapshot stelt je in staat om de staat van de virtuele machine te herstellen naar dat moment. Heb je geen nieuwe installatie van Windows 10 gedaan maar een kant-en-klare versie gebruikt, dan raden we je zeker aan om een snapshot te maken. We schreven al dat zo’n kant-en-klare versie 90 dagen geldig is. Door direct na de eerste keer starten van de virtuele machine een snapshot te maken, kun je na 90 dagen eenvoudig terugkeren naar het eerdere punt en de virtuele machine ‘opnieuw’ gebruiken.

Een snapshot komt ook van pas als je op het punt staat om een programma te installeren in de virtuele machine, en dit wilt uitproberen zonder risico. Kies in het venster van de virtuele machine voor Machine / Maak snapshot. Voorzie het snapshot van een passende naam en korte beschrijving (bijvoorbeeld ‘Snapshot direct gemaakt na installatie op 1 augustus 2020). Klik op OK. Om later terug te keren naar het snapshot, klik je in het hoofdvenster van VirtualBox op de menuknop (herkenbaar aan de drie bolletjes) van de geselecteerde virtuele machine. Kies Snapshots. Een overzicht van gemaakte snapshots verschijnt. Selecteer het gewenste snapshot en klik op Herstellen.

©PXimport

Tip 11: Weergave-instellingen

De manier waarop de virtuele machine wordt weergegeven, bepaalt sterk de gebruikerservaring. Kies je er bijvoorbeeld voor om de virtuele machine in een venster te draaien, dan kun je snel schakelen tussen de host- en gastcomputer. Kies je er daarentegen voor om de virtuele machine schermvullend te tonen, dan verdwijnt de indruk van een virtuele omgeving. De weergave-instellingen zijn ondergebracht in het menu Weergeven. De optie Schermvullende modus zorgt ervoor dat de virtuele machine zonder vensterranden wordt getoond. Via de optie Naadloze modus kun je het venster van de virtuele machine ‘verbergen’ en alleen de programma’s van de virtuele machine tonen. Ze verschijnen dan in de omgeving van de host-computer, waardoor het net lijkt alsof de programma’s op de lokale computer draaien. Deze stand is vooral prettig als je een specifiek programma wilt draaien in de virtuele machine, maar verder de virtuele machine niet nodig hebt. De Geschaalde modus past zich aan de grootte van het venster aan. Vergroot je het venster, dan vergroot je het bureaublad van de virtuele machine met je mee.

©PXimport

Tip 12: Instellingen

Via het hoofdvenster van VirtualBox heb je toegang tot de instellingen van de virtuele machines. Een groot deel van de instellingen kan echter alleen worden veranderd als de virtuele machine niet actief is. Zorg er dus eerst voor dat je de virtuele machine afsluit. Selecteer hierna in het venster van VirtualBox de virtuele machine en klik op de knop Instellingen. Het venster is opgebouwd uit twee delen. Links in het venster zie je de categorieën, waaronder Systeem, Beeldscherm en Audio. Klik op een categorie om de bijbehorende instellingen rechts te tonen. Veel van de categorieën maken ook gebruik van subtabbladen met extra opties. Zo vind je bij Systeem extra tabbladen met opties voor het moederbord, de processor en de acceleratie. Draait de virtuele machine traag, dan kun je bij Systeem / Moederbord de hoeveelheid toegekend geheugen aanpassen.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).