De meeste instellingen van je computer regel je in Windows. Toch is er een aantal instellingen waarvoor je dieper moet gaan dan het besturingssysteem. Die basisinstellingen bepalen de werking van je pc nog voor Windows (of een ander besturingssysteem) is opgestart. Voordat je op de startknop drukt, is het systeem slechts een doos losse componenten. Het bios of de opvolger uefi maakt er een geheel van.

Tip 01: Wat ben ik?

Tegenwoordig starten pc’s zo snel op dat het lijkt alsof je machine en Windows één geheel zijn. Dat is echter niet zo. Omdat er bij het opstarten nog niets in het intern geheugen zit, heeft je pc op dat moment geen benul of hij een Windows-, Linux- of Apple-machine is en moet het bios (basic input/output system oftewel basisinvoer/-uitvoersysteem) de boel in gang zetten. Na het aanzetten moet de computer vertelt worden welke componenten het bevat en waar het besturingssysteem staat waar het vervolgens verder mee op moet starten. De pc heeft daarom een minimum aan intelligentie aan boord die in een chip op het moederbord zit. Die chip krijgt stroom van een knoopcelbatterij.

©PXimport

Tip 02: Hardwaretest

Het eerste wat het bios doet, is het initialiseren en testen van de aanwezige hardware. Daarna bepaalt hij van welke gegevensdrager hij dadelijk zal opstarten: cd/dvd, usb, harde schijf of ssd. Het BIOS voert de zogenoemde Power On Self Test (POST) uit om de hardware te initialiseren en de afzonderlijke componenten te testen, zoals de verschillende onderdelen van het moederbord, het ram, de processor, de grafische kaart, muis en toetsenbord. Pas wanneer het bios heeft vastgesteld dat de machine alles aan boord heeft om zichzelf een volwaardige computer te noemen, gaat hij door met het opstarten van het besturingssysteem. In de volgende stap zal hij van het gekozen medium het Master Boot Record (mbr) in het geheugen laden en uitvoeren. Daarna zal het mbr de bootloader van het besturingssysteem opstarten en pas dan krijg je de eerste tekenen van Windows op het scherm.

©PXimport

Drivers

Tip 03: Uefi

In grote lijnen verloopt het opstartproces nog steeds op deze manier, maar de firmware die dit regelt, heet eigenlijk geen bios meer, maar uefi (wat staat voor unified extensible firmware interface). Het bios stamt uit een tijd dat de term virus uitsluitend werd geassocieerd met aandoeningen als griep en buikloop. De bios-software was niet ontworpen om weerstand te bieden tegen bootvirussen of rootkits. Het bios kan bovendien niet overweg met schijven groter dan 2,1 TB en de firmware heeft slechts 1 MB aan geheugen ter beschikking waardoor het slechts één onderdeel hardware tegelijk kan opstarten. Dit vertraagt het opstartproces. Verder is de bios-interface zo verouderd dat je uitsluitend met het toetsenbord kunt navigeren. Maar omdat de term bios is zo ingeburgerd, hebben zelfs fabrikanten het nog steeds over bios, terwijl hun uefi-firmware bedoelen. Sommigen spreken over een ‘op uefi gebaseerde bios’.

©PXimport

Tip 04: Gecertificeerd

De uefi is veel geavanceerder dan het ouderwetse bios en is een minibesturingssysteem dat opstart voordat het besturingssysteem zich op het scherm laat zien. Uefi kan omgaan met bijna oneindig grote opstartschijven en werkt vanaf een flash-chip. Bovendien ondersteunt uefi het toetsenbord en de muis, je kunt dus items aanwijzen. Bij de standaard-pc’s hebben fabrikant de uefi vrij eenvoudig gehouden, waardoor hij doet denken aan het oude bios. Op game-pc’s zit meestal een veel geavanceerde uefi-omgeving met overklokinstellingen en speciale profielen voor energieverbruik en ventilators.

De uefi ondersteunt verder een groter intern geheugen. En uefi-systemen hebben een veel grotere opstartveiligheid, omdat de uefi alleen processen toelaat die hij herkent. Rootkits krijgen dus geen kans. Een nadeel is dat enkel kan worden opgestart van een medium dat door het Unified EFI Forum is erkend en gecertificeerd. Dat betekent dat oudere, maar nuttige opstart-cd’s om problemen te onderzoeken, niet werken omdat de uefi geen certificaat terugvindt.

©PXimport

Firmware updaten

©PXimport

Tip 05: Functietoets

Hoe kom je in de bios- of uefi-instellingen van een Windows 10-machine? Het minibesturingssysteem werkt voordat Windows is opgestart. Dit betekent dat je er geen directe toegang toe hebt vanuit Windows. Op sommige computers die opzettelijk zijn ingesteld om langzaam op te starten, kun je bij het opstarten nog wel een functietoets indrukken om de uefi te openen. In de meeste gevallen is dat F1 of F2, maar soms ook F10, F12, Del of Esc (afhankelijk van het model en merk). We raden aan om even in de handleiding te kijken of op internet te zoeken hoe je in de uefi van de machine komt.

©PXimport

Tip 06: Uefi-instellingen

De meeste computers die de afgelopen vier jaar over de toonbank zijn gegaan, starten zo snel op dat ze niet meer luisteren naar deze toetsen. Dan moet je de volgende stappen volgen. Ga via de Start-knop naar Instellingen en klik op de optie Bijwerken en beveiliging. In dit venster klik je in het linkermenu op Systeemherstel. Klik onder het kopje Geavanceerde opstartopties op de knop Nu opnieuw opstarten. Hierdoor start Windows opnieuw op in een blauw scherm en bovenaan lees je de tekst Kies een optie. Gebruik de knop Problemen oplossen en klik op Geavanceerde opties. Klik op Instellingen voor UEFI-firmware en daarna op Opnieuw opstarten. Windows start hierdoor opnieuw op, maar ditmaal beland je in de uefi-instellingen van je computer.

Als je de knop Instellingen voor UEFI-instelling niet ziet staan, gebruik je in dat venster de knop Opstartinstellingen. Wanneer de pc herstart en je ziet het logo van je machine, dan druk je alsnog op F1 of F2 om naar de uefi te gaan.

©PXimport

Fabrieksinstellingen

©PXimport

Tip 07: Uefi secure boot

In het bios-tijdperk bestond er geen bescherming tegen root- en bootkits die inbreken nog voordat Windows is opgestart. Bij de uefi beschermt de functie secure boot vanaf dat je de pc aanzet tot de Windows de beveiliging van het systeem overneemt. Deze beveiliging controleert aan de hand van een digitale handtekening of de software die opstart wordt vertrouwd door de pc-fabrikant. Windows 10-pc’s moeten voldoen aan deze voorwaarde en secure boot moet aan staan om Windows 10 op te starten. Verder zitten er in de firmware nog andere maatregelen om rootkits en bootkits te voorkomen: trusted boot, early launch anti-malware (ELAM) en measured boot.

Secure boot zorgt er helaas ook voor dat je niet zomaar Linux of een ander besturingssysteem kunt installeren op de pc met deze beveiliging. Secure boot merkt dat de juiste handtekening ontbreekt en hierdoor zal de bootloader genegeerd worden. Om dit op te lossen moet je de functie UEFI Secure Boot in de uefi uitschakelen, waardoor je bescherming tegen rootkits wegvalt. De optie om secure boot uit te schakelen, zit soms in het tabblad Advanced van de uefi. Heel soms moet je de Legacy support activeren en alles wat met Legacy (verouderd) te maken heeft en daarna kun je Secure Boot deactiveren.

©PXimport

Tip 08: Opstartvolgorde

Wil je opstarten van een dvd of wil je een besturingssysteem van een usb-stick inladen, dan moet je zorgen dat het bios of de uefi eerst de bootloader van de usb-stick of dvd leest, voordat hij die van Windows op de harde schijf aanspreekt. Ga naar het tabblad Boot en zoek een functie die Boot Priority of Boot Sequence heet. Hier zie je een lijstje waarin de aangesloten harde schijf, een cd/dvd-rom en een usb-station vermeld is. Gebruik de pijltjestoetsen of de plus- en mintoetsen om de volgorde te wijzigen. Het is mogelijk dat je de optie Secure Boot moet instellen op Disabled. Ga naar Exit (afsluiten) en Exit Saving Changes (wijzigingen opslaan bij het afsluiten) en start opnieuw op.

©PXimport

Tip 09: Overklokken

Met weinig moeite kun je meer snelheid uit je pc persen door de kloksnelheid van de processor op te voeren. De fabrikant zal de kloksnelheid altijd veilig instellen, maar dat betekent niet dat je de processor niet op zijn staart kunt trappen. Overklokken is niet zonder risico. Je sleutelt immers aan de klokfrequentie en de voltages van de cpu. Mocht je overdrijven, dan zal de cpu onstabiel worden en de pc uitvallen. Door de instellingen terug te draaien, herstel je dit probleem.

Begin je met meer stroom door de cpu te jagen, dan loop je echt het risico om hardware te beschadigen. Trouwens, je kunt niet alle hardware overklokken. Het hangt af van twee factoren: het moederbord en de processor. Als deze twee niet overklokbaar zijn, kun je deze tweak vergeten. Intel-processors die je kunt overklokken herken je aan de letter K of X aan het einde van het modelnummer, zoals de Intel Core i7-7700K. Maar ook AMD-processors kun je opvoeren, zoals de AMD Ryzen B450. Kortom, hiermee zit je in het dure gaming-segment. Wie optimaal wil overklokken, moet degelijke hardware aanschaffen en daar hangt een prijskaartje aan.

©PXimport

Tip 10: Stapsgewijs opvoeren

Bij het overklokken is een goede koeling uiterst belangrijk. De standaardkoeling heeft vaak al moeite genoeg met de temperatuur van de cpu op standaardsnelheid. Ga je extreem overklokken, dan raden we aan om een aparte koeler aan te schaffen en daarbij is een waterkoeling zowel beter als duurder dan luchtkoeling. Overklokken doe je in kleine stapjes. Hoe meer tijd je neemt voor het geleidelijk aan opvoeren van de cpu, hoe beter je bent verzekerd van een stabiel systeem. Ga naar de geavanceerde instellingen van de uefi en zoek naar termen als Base Clock (vaak afgekort als bClk) en Multiplier. De meeste processoren werken met een Base Clock van honderd en vermenigvuldigen die met een bepaalde factor om tot de kloksnelheid te komen. Het is gebruikelijk dat een processor twee versnellingen kent: de ruststand en de turbo. Beide standen hebben een multiplier en het is de multiplier van de turbo die je moet verhogen. Zoek de instelling CPU Core Ratio en daaronder staat een aantal velden afhankelijk van het aantal kernen die je processor telt. In die velden staat een getal, dat is de multiplier, die je stapsgewijs kunt verhogen. Laat de optie Sync All Cores aan staan zodat dezelfde multiplier op alle kernen wordt toegepast. Wijzig de instelling vCore of Core Voltage die op Auto staat in Manual om te vermijden dat het moederbord teveel spanning op de cpu zou zetten. Sla de wijzigingen op en herstart de pc. AMD en Intel hebben ook hun eigen tooltjes om te overklokken.

©PXimport

Stresstest

©PXimport

Tip 11: Alarm

Het bios of de uefi werkt ten slotte ook als een soort alarmcentrale voor hardwareproblemen. Wanneer de POST niet succesvol wordt afgewerkt, omdat er een component stuk is, ontvang je een foutmelding van het moederbord in de vorm van een serie geluidjes. Alweer zijn het de fabrikanten zelf die beslissen wat die bliepjes van de interne buzzer betekenen. Bij Dell betekenen twee bliepjes na elkaar dat het moederbord het intern geheugen niet kan detecteren, drie bliepjes dat het moederbord defect is, vijf bliepjes dat de cmos-batterij moet worden vervangen. Je vindt online een overzicht voor de courante merken van deze audiocodes.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).