Je hebt al een aantal Windows-versies zien passeren en je bent dit besturingssysteem altijd trouw gebleven. Tegelijk groeit de nieuwsgierigheid naar die eeuwige rivaal Linux. Daar wil je best wel mee experimenteren, maar je vertrouwde Windows10-omgeving overboord gooien is voor jou geen optie. Dat hoeft ook niet, want Linux laat zich netjes naast Windows installeren op dezelfde pc, virtueel of fysiek.Zo gebruik je twee besturingssystemen op één pc.

Tip 01: Hypervisor

We gaan ervan uit dat je met Windows 10 werkt en dat dit ook je primaire OS moet blijven. Daarnaast wil je nu met een andere Windows-versie of met een Linux-distributie aan de slag. De veiligste manier om dat te doen is door het extra OS te virtualiseren. Het OS denkt dan dat het op de gewone manier op een machine is geïnstalleerd en dat het de pc voor zich alleen heeft. Het OS is echter door een zogenoemde hypervisor of virtuele machine manager (vmm) als het ware ingekapseld in een afgeschermde omgeving. Het OS blijft netjes binnen die gevirtualiseerde omgeving en komt in principe niet in het vaarwater van je normale, fysiek geïnstalleerde besturingssysteem. In dit artikel gaan we aan de slag met de gratis hosted hypervisor VirtualBox. Hosted betekent dat de hypervisor een reeds geïnstalleerd OS (host) nodig heeft om te kunnen functioneren. In ons en jouw geval is dat dus Windows 10. Overigens kan VirtualBox ook wel op andere platformen worden geïnstalleerd, met name macOS, Linux en Solaris. Je vindt VirtualBox hier, waar je op Downloads / Windows hosts klikt.

©PXimport

Tip 02: Iso’s

We gaan zo dadelijk aan de slag met VirtualBox maar laten we alvast het beoogde besturingssysteem in huis halen. Het maakt eigenlijk niet zoveel uit welke Linux-distributie je downloadt, maar wij nemen het populaire Ubuntu als voorbeeld. Je vindt het schijfkopiebestand met de extensie iso van Ubuntu Desktop LTS hier, een fikse download van haast 2 GB. Even googelen zet je ook snel op weg naar iso-bestanden van andere distributies, zoals Elementary of Linux Mint.

Wie het toch meer op andere Windows-versies in plaats van Linux heeft begrepen, kan de portable Microsoft Windows and Office ISO Download Tool ter hulp roepen. Open hier het tabblad Windows en selecteer de gewenste versie (7, 8.1 of 10), systeemtype (32 of 64 bit) en taal. Bevestig je keuzes en haal het iso-bestand op.

©PXimport

Tip 03: Virtuele machine

Zodra je VirtualBox hebt geïnstalleerd, bij voorkeur met alle voorgestelde onderdelen, kun je de tool opstarten, waarna je in de beheermodule belandt. Hier valt echter nog niets te beheren, aangezien je nog geen virtuele machine (vm) hebt gecreëerd. Druk daarom op de knop Nieuw en vul een geschikte naam in voor je vm, bijvoorbeeld Windows 7 of Ubuntu 18.04. Selecteer het correcte OS Type, zoals Microsoft Windows of Linux, en de juiste Versie, zoals Windows 7 (64-bit) of Ubuntu (64-bit). Bij Machine Folder geef je aan waar je vm mag terecht komen. Druk op Volgende en stel de gewenste hoeveelheid geheugen voor je vm in. Houd er wel rekening mee dat dit geheugen van je host-systeem zal afgaan zolang je vm actief is. Druk nogmaals op Volgende, laat Maak nieuwe virtuele harde schijf nu aan geselecteerd en bevestig met Aanmaken. Je mag het standaardtype (VDI) geselecteerd laten. Druk op Volgende en selecteer Dynamisch gealloceerd. Dat houdt in dat de grootte van je virtuele schijf – die je in het volgende venster gaat bepalen – pas wordt ingenomen als dat in de praktijk nodig blijkt. Voor Ubuntu kom je al weg met pakweg 10 GB en voor Windows is dat bij voorkeur minstens 20 GB. Rond af met Aanmaken: de vm duikt nu in je beheermodule op.

Op vergelijkbare manier kun je nu nog andere vm’s creëren.

©PXimport

Tip 04: Installatie OS

Je hebt nu wel al een virtuele schijf maar daar moet je natuurlijk nog een virtueel OS op installeren. Selecteer je vm en druk op de groene pijl Starten. In het dialoogvenster klik je op het pictogram Kies een virtuele optische schijfbestand en verwijs je naar het iso-bestand van het beoogde OS. Zodra je op Start drukt begint de virtuele installatie van het OS. Voor Ubuntu ziet die er normaliter als volgt uit. Allereerst kies je de gewenste taal (Nederlands) en druk je op de knop Ubuntu installeren. Duid je Toetsenbordindeling aan en druk op Verder, rechtsonder het venster. Krijg je deze knop niet te zien, houd dan de titelbalk aangeklikt en sleep het installatievenster wat naar links. Duid aan of je een Normale installatie - inclusief kantoorsuite, spelletjes en mediaspelers - of een Minimale installatie wenst. Bevestig weer met Verder. Laat met een gerust hart Wis schijf en installeer Ubuntu geselecteerd – het gaat immers om een installatie op een lege virtuele schijf – en bevestig je keuze met Installeer nu en met Verder. Kies de juiste tijdzone en vul een gebruikersnaam en wachtwoord in. Als je dat wenst kun je hier Automatisch aanmelden selecteren. Bevestig met Verder om de eigenlijke installatie te starten.

©PXimport

Tip 05: Guest additions

Na afloop klik je op Nu herstarten en wat later op de Enter-toets. Als het goed is, kun je je even later bij Ubuntu aanmelden en verschijnt de desktop. Wil je met de muiscursor omschakelen tussen je Windows- en je Ubuntu-desktop dan moet je wellicht even de rechter Ctrl-toets indrukken. De kans is echter groot dat de resolutie van je Ubuntu-desktop nog niet helemaal goed staat. Dat kun je verhelpen door de zogenoemde guest additions te installeren. Open helemaal bovenaan Apparaten, kies Invoegen Guest Additions CD-image, bevestig met Run en vul je wachtwoord in. Na de installatie sluit je de vm af - dat kan via Bestand / Sluiten / de machine uitzetten - en start je die weer op. Dat ziet er vast al heel wat beter uit en het switchen tussen beide desktops met de muis gaat nu ook al een stuk vlotter.

©PXimport

Tip 06: Snapshots

We hebben hier niet de ruimte om alle opties en mogelijkheden van VirtualBox uit te spitten, maar willen je toch nog een paar nuttige weetjes meegeven. Wil je bijvoorbeeld een usb-stick onder je virtuele Ubuntu beschikbaar maken, selecteer dan bovenaan Apparaten /USB en klik op het juiste apparaat. Erg handig is ook dat je op elk moment een snapshot van je vm kunt maken: kies Machine / Maak Snapshot.

Om naar een eerder gemaakt snapshot terug te keren sluit je de vm af en klik je met rechts op de vm in de beheermodule. Open het menu Machine en kies Tools / Snapshots. Selecteer het gewenste snapshot in het rechterpaneel en klik op Restore.

Verder heb je al opgemerkt dat de optie Instellingen je toelaat heel wat onderdelen van je vm verder te configureren, zoals Systeem, Beeldscherm, Opslag, Netwerk, Gedeelde mappen, enzovoort. De meeste mogelijkheden komen pas beschikbaar als je vm is afgesloten.

©PXimport

Tip 07: Back-up

Over naar ons tweede scenario: een fysieke installatie van Ubuntu op een andere schijfpartitie. Je zult merken: de voorbereidingen voor zo’n installatie zijn duidelijk uitgebreider dan voor een virtuele installatie. Hoewel er in principe geen gegevens verloren gaan tijdens zo’n zogenoemde dualboot-installatie raden we je toch stellig aan eerst een complete systeemback-up van je Windows te maken. Dat kan met een gratis tool als EASEUS Todo Backup Free. Een schijfimage maken doe je als volgt. Klik op Disk/Partition Backup, plaats een vinkje bij de juiste Hard disk, duid een geschikte doellocatie aan bij Destination en bevestig met Proceed. Via Tools / Create Emergency Disk kun je voor de zekerheid meteen ook in een opstartbaar herstelmedium aannmaken.

©PXimport

Tip 08: Snel opstarten

Windows 10 verdraagt best een tweede besturingssysteem op de schijf, maar er is wel een ingebouwde functie die voor problemen kan zorgen: Snel opstarten. Die zorgt er immers voor dat Windows bij het afsluiten in een soort slaapstand gaat en als je in deze toestand een Linux-installatie opstart kan dat tot bestandscorruptie binnen Windows leiden. Met het oog op je dualboot-installatie schakel je deze functie daarom beter uit. Druk op Windows-toets en tik configuratie in. Start Configuratiescherm en kies Systeem en beveiliging / Het gedrag van de aan/uit-knoppen wijzigen (bij Energiebeheer). Klik op Instellingen wijzigen die momenteel niet beschikbaar zijn en haal het vinkje weg bij Snel opstarten inschakelen. Bevestig met Wijzigingen opslaan.

©PXimport

Tip 09: Partitieruimte

Aangezien je Ubuntu op een aparte partitie wilt installeren moet je er natuurlijk wel zeker van zijn dat er voldoende schijfruimte beschikbaar is. Neemt je Windows-partitie of je datapartitie echter de complete schijf in, dan zit er weinig anders op dan de nodige ruimte vrij te maken. Druk op Windows-toets+R en voer diskmgmt.msc uit: het venster van het Schijfbeheer maakt je meteen duidelijk of je nog over voldoende niet-toegewezen ruimte beschikt – pak hem beet: bijvoorbeeld minstens 20 GB. Desnoods verklein je een bestaande partitie. Daartoe klik je met de rechtermuisknop op die partitie in de grafische weergave en kies je Volume verkleinen. Geef aan met hoeveel MB je de partitie wilt verkleinen, bij voorkeur minimaal 20000, en bevestig met Verkleinen.

Mocht het je om een of andere reden niet lukken met deze tool: er zijn ook externe, gratis tools als EaseUS Partition Master Free waarmee je het alsnog kunt proberen.

©PXimport

Tip 10: Bootmodus

We hebben al enkele voorbereidingen getroffen voor ons dual boot-opzet, maar het lastigste onderdeel is wellicht de ‘bootmodus’. Dat vereist enige toelichting. Er zijn in feite twee bootmodi: enerzijds uefi en anderzijds de klassieke bios- of csm-modus (compatibility support module). De meeste pc’s van de laatste jaren zijn weliswaar uitgerust met een uefi-bios, maar dat betekent niet noodzakelijk dat Windows daadwerkelijk ook in uefi-modus opstart.

Gezien er problemen kunnen opduiken als je besturingssystemen in twee verschillende bootmodi installeert, check je dus het beste eerst even in welke modus je Windows is geïnstalleerd. Start Windows op, druk op Windows+R en voer msinfo32 uit. In het Systeemoverzicht staat ook het item BIOS-modus. Staat hier UEFI bij dan start Windows op in uefi-bootmodus. In het andere geval staat hier Verouderd of Legacy.

De uefi-bootmodus biedt enkele voordelen ten opzichte van de klassieke bios-modus: zo’n systeem start iets sneller op, je kunt van schijven groter dan 2 TB booten en er is in principe geen bootmanager nodig voor een dualboot-installatie (zie ook tekstkader: ‘Opstarten’). Blijkt Windows echter in klassieke bios-modus op te starten, dan heb je theoretisch twee uitwegen: een makkelijke (je installeert ook Ubuntu in die modus) en een lastige (je herinstalleert Windows compleet in uefi-modus).

©PXimport

Tip 11: Secure boot

Jammer, maar helaas: zelfs wanneer je Windows in de ‘moderne’ uefi-modus opstart kan er nog een probleem opduiken. Een paar regels lager bij Systeemoverzicht zie je namelijk de Status beveiligd opstarten. Staat die niet ingesteld op Ingeschakeld dan is de functie secure boot in ingeschakeld in je uefi-bios. Dat hoeft zeker niet problematisch te zijn – zeker niet bij sommige oude Linux-versies - maar sommige uefi-bios-versies durven dan automatisch op een legacy/csm-modus over te schakelen wanneer je een nieuw OS installeert. Nou kun je secure boot in je uefi-bios op zich wel activeren maar dan zal je Windows niet meer willen doorstarten. Ga daarom na of je uefi-bios een optie biedt om zo’n automatische omschakeling eventueel tegen te gaan. Hoe dan ook is het aan te raden om de bootmodus van het nieuwe OS meteen na de installatie te controleren. In Linux (Ubuntu) kan dat als volgt: klik in de desktop op Show applications / Terminal en voer de opdracht efibootmgr uit, bevestigd met de Enter-toets. Desnoods installeer je dit pakket snel even met sudo apt install efibootmgr. Levert dit commando uefi-bootvariabelen op dan is het OS in uefi-modus opgestart. In het andere geval krijg je een foutmelding (‘…not supported…’) te zien.

©PXimport

Tip 12: Live usb-stick

Alle nodige voorbereidingen en controles zijn inmiddels uitgevoerd. Hoog tijd nu om je bootmedium te creëren, waarbij een usb-stick wellicht het handigst werkt. Voor een (her?)installatie van Windows 10 ga je bij voorkuer aan de slag met de gratis Media Creation Tool maar voor andere OS’en zoals Ubuntu kan dat met de gratis tool Rufus. Stop een usb-stick van minstens 4 GB in je pc, start Rufus op en verwijs naar de stick. Bij Opstartselectie kies je Schijf of ISO-image (selecteren) en via de knop SELECTEREN verwijs je naar het iso-beeldbestand van Ubuntu (zie tip 02). Wat de Partitie-indeling betreft selecteer je voor de uefi-bootmodus de optie GPT en het Doelsysteem stel je vervolgens in op UEFI (geen CSM). Opteer je noodgedwongen (?) toch voor de klassieke bios of uefi/csm-modus, kies dan respectievelijk voor MBR en BIOS (of UEFI-CSM). Geef een geschikt volumelabel op en laat het Bestandssysteem en de Clustergrootte ingesteld op de standaardwaarden. Start het proces met STARTEN en met OK (twee maal). Zodra de melding ‘Klaar’ verschijnt mag je de knop Sluiten indrukken.

©PXimport

Tip 13: Dual boot

Eindelijk is het zover: het bootmedium is klaar om Ubuntu op je systeem te zetten. Plug je live Ubuntu-stick in de pc en zorg ervoor dat het toestel van dit medium opstart. De installatieprocedure is grotendeels dezelfde als die van een virtuele installatie (zie tip 04), maar als het goed is stelt Ubuntu deze keer vast dat Windows 10 al op je pc staat en komt de keuze Installeer Ubuntu naast Windows 10 beschikbaar. Selecteer bij voorkeur deze optie, tenzij je goed bekend bent met typische Linux-partitionering. In dit laatste geval kun je Iets anders kiezen en creëer je zelf de benodigde partities zoals root (/), swap en home. Bevestig met Installeer nu en met Verder. Nadat je dan de tijdzone hebt ingesteld en een naam en wachtwoord hebt ingevoerd, kun je de eigenlijke installatie starten. Na een herstart kun je dan met Ubuntu aan de slag.

©PXimport

Opstarten

©PXimport

Een extra vriezer in de garage of schuur is voor veel mensen een uitkomst. Toch is het niet altijd een kwestie van stekker erin en klaar. Niet elke vriezer werkt goed bij lage temperaturen, en ook de plek waar je hem neerzet maakt uit. Waar moet je op letten als je een vriezer in een onverwarmde ruimte wilt zetten, lees je hier.

Kies de juiste maat en het juiste type

Vriezers voor in de schuur zijn er in allerlei formaten, van kleine modellen van 100 liter tot enorme kasten van 500 liter of meer. Kies een vriezer die past bij wat je van plan bent ermee te doen – deze zomer én daarna. Ga je 'm vooral gebruiken als extra opslag tijdens barbecues en vakanties, dan hoeft hij niet al te groot te zijn. Een te ruime vriezer verbruikt namelijk onnodig veel energie, zeker als hij grotendeels leeg blijft. Let bij de aanschaf ook goed op het type (hierboven las je daar al meer over). Een vrieskast neemt minder ruimte in beslag op de vloer en is overzichtelijker, terwijl je in een vrieskist juist makkelijk grotere hoeveelheden kwijt kunt en etenswaren goed kunt stapelen. Kies bij voorkeur een model met meerdere laden of vakken, zodat je snel terugvindt wat je zoekt. Kijk tot slot naar het energielabel. Modellen met energielabel A zijn het zuinigst. Ze zijn vaak iets duurder in aanschaf, maar die extra kosten verdien je op termijn terug via een lagere energierekening. Vraag ernaar in de winkel of vergelijk online.

Waar en hoe zet je hem neer?

De plek waar je de vriezer in de schuur of garage neerzet, maakt veel uit voor een goede werking. Zet hem op een stabiele, waterpas ondergrond zodat hij niet gaat trillen of lawaai maakt tijdens het vriezen. Vermijd plekken direct naast een warmtebron zoals een cv-ketel, maar zet de vriezer ook niet vlak bij een koude buitendeur. De ideale omgevingstemperatuur ligt tussen de 10 en 15 graden. Zorg dat er rondom voldoende ruimte is voor ventilatie. Laat aan de achterkant minstens 10 centimeter vrij, zodat de warme lucht goed weg kan. Controleer of er een stopcontact in de buurt zit. In garages is dat meestal geen probleem, maar in een schuur kan het ontbreken. In dat geval kun je het beste een stopcontact laten aanleggen op een veilige plek. Gebruik liever geen verlengsnoer.

Aansluiten en installeren

Sluit de vriezer eerst aan op het stopcontact voordat je begint met inruimen of afstellen. Controleer in de handleiding of hij ingesteld staat op minimaal -18 graden Celsius – dat is de aanbevolen temperatuur voor veilig invriezen. Stel daarna de pootjes bij zodat de vriezer waterpas staat. Dat is niet alleen beter voor de werking, maar helpt ook om energieverbruik te beperken. Wil je extra zekerheid? Dan kun je de vriezer met een muurbeugel verankeren. Zeker bij modellen met zware, volle laden voorkomt dat dat het apparaat kantelt. Let op: plaats de vriezer niet in een onverwarmde schuur waar het 's winters kan vriezen. Bij temperaturen onder nul werkt de compressor minder goed of juist te hard, wat leidt tot slijtage en een hoger energieverbruik. Kies in dat geval liever voor een vriezer die speciaal geschikt is voor lage omgevingstemperaturen.

©qwartm - stock.adobe.com

Ontdooien en schoonmaken

Veel vriezers zijn tegenwoordig uitgerust met een no-frostsysteem dat ijsvorming automatisch tegengaat. Toch is het slim om de vriezer een paar keer per jaar handmatig te ontdooien. Zo blijft hij efficiënt werken en verbruik je niet onnodig stroom. Trek hiervoor de stekker uit het stopcontact en haal alle producten eruit. Zet die tijdelijk in een andere vriezer of bewaar ze in een koelbox met koelelementen. Laat de vriezer daarna rustig ontdooien. Je kunt het proces versnellen door een bakje heet water in de vriezer te zetten en de deur dicht te doen, maar giet nooit heet water direct op de wanden – dat kan schade veroorzaken. Vang het smeltwater op met doeken of een opvangbakje. Droog de binnenkant goed af en sluit de vriezer weer aan. Maak meteen ook de binnen- en buitenkant schoon met een zachte doek en een mild schoonmaakmiddel. Vermijd agressieve middelen en schuursponsjes, die kunnen het oppervlak beschadigen.

Je werkt met de kantoorsuite Microsoft 365 en wisselt regelmatig gegevens uit tussen Word, Excel en PowerPoint, zoals tabellen, grafieken en adressen. We bespreken de diverse mogelijkheden om data uit te wisselen.

Tip 1 Slepen

De gemakkelijkste manier om objecten tussen Office-applicaties te kopiëren, is deze te verslepen terwijl je de linkermuisknop ingedrukt houdt. Dit werkt snel als beide programmavensters openstaan, maar deze methode is helaas beperkt in de typen objecten en in de mogelijkheden om de actie te sturen.

In Excel kun je nauwelijks onderdelen verslepen. In PowerPoint is het daarentegen wel mogelijk om geselecteerde tekst of zelfs een complete dia vanuit het dia-navigatievenster te verplaatsen. Let er wel op dat PowerPoint dit standaard als een knipactie behandelt. Houd tijdens het slepen de rechtermuisknop ingedrukt en kies Hierheen kopiëren om de dia ook in de oorspronkelijke presentatie te behouden.

In Word kun je alleen geselecteerde tekst verslepen, maar de wijze waarop dit werkt verschilt. Sleep je tekst naar Excel, dan wordt het standaard als knippen beschouwd. Verschuif je diezelfde tekst naar PowerPoint, dan gaat het juist om een kopie. Deze beperkingen en inconsistenties maken het minder aantrekkelijk om data binnen Office te verslepen, al zijn er gelukkig nog andere manieren beschikbaar.

Een dia verslepen vanuit PowerPoint (naar Word) wordt blijkbaar gezien als een knipoperatie.

Tip 2 Kopiëren en plakken

De eenvoudigste en meestal snelste manier om gegevens als tekst, tabellen en grafieken te kopiëren vanuit een Office-applicatie (of een andere toepassing) en ze vervolgens in een andere Office-toepassing te plakken, is via het klembord. Je vindt deze optie in het tabblad Start, waar ook de pictogrammen Knippen (Ctrl+X), Kopiëren (Ctrl+C) en Plakken (Ctrl+V) staan. Klik op het pijlknopje naast Plakken voor extra opties, afhankelijk van het objecttype en de applicatie. Typische keuzes zijn Opmaak van bron behouden, Doelstijlen gebruiken, Afbeelding en Alleen tekst behouden. Experimenteer hiermee in Word, Excel en PowerPoint. Als je de muisaanwijzer boven een optie houdt, krijg je in het doeldocument een voorafbeelding te zien.

Het Windows-klembord heeft als nadeel dat het alleen het laatst gekopieerde object onthoudt. Het Office-klembord biedt een alternatief en kan tot 24 objecten opslaan. Je opent het via het pijlknopje in de rubriek Klembord op het tabblad Start. Met Alles plakken kun je alle objecten uit het actuele klembord in één keer invoegen.

Het Office-klembord kan maximaal 24 objecten tegelijkertijd onthouden.

Tip 3 Plakken speciaal

Met het pijltje bij Plakken in de rubriek Klembord open je in de drie Office-applicaties Plakken speciaal. Daarmee plak je een object uit het klembord in een ander formaat of met specifieke eigenschappen via een dialoogvenster. Welke opties beschikbaar zijn, hangt af van het objecttype en de applicatie. Neem bijvoorbeeld een grafiek uit Excel die je in Word wilt plakken. In het dialoogvenster kun je kiezen uit afbeeldingsformaten als Bitmap, GIF, JPG, PNG en SVG, of uit opties als Graphic-object van Microsoft Office en Microsoft Excel-grafiekobject.

Je keuze is belangrijk. Kies bijvoorbeeld voor het vectorformaat SVG als je afbeeldingen zonder kartelranden wilt vergroten. Als je kiest voor Graphic-object, blijven bepaalde grafiekelementen bewaard en kun je deze in beperkte mate aanpassen, zoals de grafiekstijl of het grafiektype. Bij een Excel-grafiekobject wordt de grafiek als ingesloten Excel-object geplaatst, zodat je zowel de opmaak als de gegevens kunt wijzigen.

Als je een live koppeling met de grafiekgegevens uit het originele Excel-bestand wilt behouden, vink in het dialoogvenster Koppeling plakken aan. Wanneer je de grafiek in Excel aanpast, krijg je bij het openen van het gekoppelde Word-document de vraag of je het document wilt bijwerken met de gewijzigde gegevens. Bij bevestiging wordt de geplakte grafiek automatisch bijgewerkt. Houd er wel rekening mee dat de naam en de locatie van het originele bestand ongewijzigd moeten blijven.

De grafiek onderaan is als Excel-grafiekobject in Word geplakt.

Tip 4 Object invoegen

Hoewel het minder gebruikelijk is, kun je ook een bestand in een andere Office-applicatie plakken, zodat je het geplakte object in de oorspronkelijke omgeving kunt bewerken.

Stel dat je een Word-document in PowerPoint (of Excel) wilt inbedden. Open PowerPoint, plaats de cursor op de gewenste locatie en ga naar Start. Klik binnen de rubriek Tekst op Object, selecteer Bestand gebruiken en verwijs via Bladeren naar het gewenste Word-bestand. Bevestig de keuze met OK en vink Aan bestand koppelen aan om wijzigingen in het originele bestand ook in de geplakte inhoud te laten reflecteren (OLE, Object Linking & Embedding). Als de inhoud niet direct zichtbaar hoeft te zijn, kies je Als pictogram weergeven en kun je, als je wilt, een aangepast pictogram selecteren via Ander pictogram. Na nogmaals te hebben bevestigd met OK verschijnt het object. Dubbelklik erop om het Lint van de Word-omgeving in PowerPoint te openen en de inhoud te bewerken.

Je kunt ook een leeg bestand van een ander Office-type invoegen. Open opnieuw Object en kies deze keer Nieuw. Selecteer vervolgens het gewenste Objecttype, bijvoorbeeld een Microsoft 365-object of Paintbrush Picture. Afhankelijk van je geïnstalleerde programma’s kunnen ook andere opties verschijnen, zoals Adobe Acrobat of OpenOffice.org. Als je bijvoorbeeld Paintbrush Picture kiest, opent Paint automatisch en zie je tijdens het tekenen direct de resultaten in het ingevoegde object.

Je kunt bestanden van verschillende objecttypen in je Office-document opnemen.

Tip 5 Conversie en export

Als je vooral werkt met grafische objecten zoals afbeeldingen of grafieken, kun je deze via conversie en export naar een andere Office-applicatie overbrengen. Deze methode is vooral handig als je meerdere objecten tegelijk wilt hergebruiken.

Als je meerdere afbeeldingen uit een Word-document wilt hergebruiken, sla het bestand dan op als webpagina via Bestand / Opslaan als  en kies HTML-pagina (*.htm; *.html). Er wordt automatisch een submap aangemaakt (<bestandsnaam>_bestanden) met alle afbeeldingen uit het document, hoewel ze daar generiek worden genummerd.

Dit werkt in PowerPoint op dezelfde manier. Wil je echter elke dia afzonderlijk opslaan, gebruik dan Bestand / Opslaan als en selecteer een afbeeldingsformaat, bijvoorbeeld JPEG-indeling (*.jpg) of Portable Network Graphics (*.png). Kies daarna Alle dia’s zodat iedere dia afzonderlijk wordt opgeslagen.

In Excel kun je grafische objecten, zoals afbeeldingen en grafieken, direct opslaan via het contextmenu met de optie Opslaan als afbeelding (in meerdere formaten). Wil je alle objecten in één keer afzonderlijk bewaren, gebruik dan ook Opslaan als HTML-pagina (*.htm; *.html).

Sla alle afbeeldingen uit je document afzonderlijk op in een html-map.

Tip 6 VBA-macro’s met hulp van AI

Het lijkt misschien een grote stap, maar wat niet lukt met standaardtools, kun je vaak toch voor elkaar krijgen met Visual Basic-scripts (macro’s) in Office-applicaties. Laat je niet afschrikken, want AI-bots als ChatGPT kunnen tegenwoordig vrijwel kant-en-klare VBA-scripts genereren op basis van een tekstprompt. We beperken ons hier tot een vrij willekeurig voorbeeld.

Als je een Excel-werkblad hebt met verkoopgegevens per regio en een PowerPointpresentatie wilt waarin elke regio op een aparte dia wordt weergegeven, vul dan eerst de gegevens in het werkblad in. Plaats de regio’s onder elkaar in kolom A (van A2 tot …) en de gegevenstypes naast elkaar in rij 1 (van B1 tot …). Maak daarna een screenshot met bijvoorbeeld de ingebouwde Windows-functie Windows-toets+Shift+S: kies Rechthoek en trek een kader rond je gegevens, inclusief de rij- en kolomindicaties.

Meld je vervolgens aan bij ChatGPT, plak de klembordinhoud met Ctrl+V in je prompt en druk op Shift+Enter. Typ daarna een gedetailleerde prompt, bijvoorbeeld: “Maak een VBA-script voor een Excel-macro waarin de cijfergegevens van elke regio, zoals vermeld in het Excel-screenshot, worden opgeslagen als aparte dia’s in een PowerPointpresentatie. Vraag mij naar de gewenste naam en locatie van het pptx-bestand.” Bevestig tot slot je instructie met Enter.

Het werkt vaak beter en sneller als je een screenshot van je Excel-data meestuurt.

Tip 7 VBA-macro testen

Klik op Code kopiëren rechtsboven bij het gegenereerde VBA-script. Open daarna je Excel-werkblad en ga naar het menu Ontwikkelaars. Als het menu niet zichtbaar is, ga naar Bestand en kies linksonder Opties. Open de rubriek Lint aanpassen, zet een vinkje bij Ontwikkelaars in het rechterveld en klik op OK. Hierdoor wordt het menu zichtbaar.

In het Lint Ontwikkelaars klik je op Visual Basic. Selecteer in het dialoogvenster Invoegen / Module en plak de gekopieerde VBA-code in het lege venster met Ctrl+V. Sluit daarna de vensters. Ga terug naar je werkblad, open opnieuw Ontwikkelaars en kies deze keer Macro’s. Selecteer de gekopieerde macro, bijvoorbeeld ExportToPowerPoint, en klik op Uitvoeren. Als alles goed gaat, verschijnt het venster Opslaan als, waar je de naam en locatie van het pptx-bestand kunt opgeven. Tijdens onze test werkte dit meteen, maar in de praktijk kan het nodig zijn de code aan te passen, bijvoorbeeld met gerichtere prompts aan ChatGPT. Dat valt echter buiten het bestek van dit artikel.

Op een vergelijkbare manier kun je ook macro’s maken of laten genereren voor andere Office-toepassingen, zoals Word en PowerPoint.

De gegenereerde VBA-code heeft de Excel-data netjes in PowerPoint-dia’s omgezet.

Tip 8 Verzendlijst

Tot slot focussen we ons op een specifieke gegevensuitwisseling tussen Excel en Word (en eventueel ook Outlook) voor het opstellen van verzendlijsten. Dit is bijvoorbeeld nuttig als je een vereniging hebt en voor elk lid persoonlijke gegevens wilt aanmaken of versturen.

Begin met het invullen van alle benodigde gegevens in een Excel-werkblad. Gebruik de bovenste rij (A1, B1 enzovoort) voor korte beschrijvingen van de gegevens in de onderliggende rijen (A2, A3 enzovoort). Vul bijvoorbeeld kolomkoppen in, zoals Voornaam, Achternaam, E-mailadres, Lidnummer en Foto. Voor de kolom Foto gebruik je links naar de bijbehorende afbeeldingen, bijvoorbeeld c:\fotos\plaatje1.jpg. Zorg er ook voor dat alle afbeeldingen dezelfde afmetingen hebben.

Om het dialoogvenster Zoeken en vervangen te openen in Excel, druk je op Ctrl+H. Ga vervolgens naar het tabblad Vervangen, vul \ in bij Zoeken naar: en \\ bij Vervangen door. Klik daarna op Alles vervangen om een pad als c:\fotos\plaatje1.jpg te wijzigen in c:\\fotos\\plaatje1.jpg. Sla tot slot het werkblad op.

De nodige data staan klaar in een Excel-rekenblad.

Tip 9 Tekst uit Word

Open Word en maak een nieuw document aan. Zet je raamtekst klaar om de gegevens uit Excel op te nemen. In ons voorbeeld kun je eventueel een tabel maken met twee kolommen: in de linkerkolom staan onder elkaar Voornaam:, Naam:, E-mail: en Lidnr.:. De rechterkolom is gereserveerd voor de bijbehorende foto.

Ga naar het tabblad Verzendlijsten en klik op Adressen selecteren / Bestaande lijst gebruiken. Wijs vervolgens het opgeslagen xlsx-bestand aan, selecteer Openen, kies de gewenste tabel en bevestig met OK.

Klik op Samenvoegvelden invoegen in het tabblad Verzendlijsten. Plaats de tekstcursor op de juiste plek (bijvoorbeeld achter Voornaam:) en kies het bijbehorende veld, zoals Voornaam. Bevestig met OK. Herhaal dit proces voor de andere velden uit je werkblad.

Koppel de juiste Excel-gegevens aan de velden in je raamtekst.

Tip 10 Foto uit Word

Lokaliseer de plek in het document waar de foto moet worden ingevoegd en plaats daar de cursor. Ga naar het tabblad Invoegen en selecteer Snelonderdelen / Veld. Kies in de lijst met veldnamen voor IncludePicture en voer onder Bestandsnaam of URL een willekeurige naam in, bijvoorbeeld plaatje. Bevestig deze invoer met OK. De foto wordt toegevoegd, maar blijft onzichtbaar. Klik erop en druk op Alt+F9 om de veldcodes weer te geven. Selecteer in de veldcode de eerder ingevulde naam (plaatje in dit voorbeeld).

Ga naar het tabblad Verzendlijsten, kies Samenvoegvelden invoegen en selecteer het veld Foto, zodat dit in de veldcode zichtbaar wordt. Druk vervolgens opnieuw op Alt+F9. Als de foto daarna nog niet zichtbaar is, kun je dit als volgt oplossen.

Klik bij Verzendlijsten op Voltooien en samenvoegen / Afzonderlijke documenten bewerken. Laat Alles geselecteerd en bevestig met OK. In het nieuw aangemaakte document druk je op Ctrl+A en vervolgens op F9. Wanneer er een dialoogvenster verschijnt waarin wordt gevraagd of je alle velden wilt updaten, klik je op Ja. De foto wordt nu zichtbaar. Scrol door het document en controleer of alle Excel-records correct zijn aangevuld met de tekstgegevens en bijbehorende foto.

Het kost wat moeite, maar uiteindelijk duiken de foto’s wel op.

Tip 11 Tekst uit Outlook

Wil je in plaats daarvan e-mailberichten verzenden, selecteer dan bij Voltooien en samenvoegen de optie E-mailberichten verzenden in plaats van Afzonderlijke documenten bewerken. Dit werkt echter alleen als je document tekstvelden en geen fotovelden bevat. Vul vervolgens bij Aan het veld in dat het e-mailadres bevat en typ een Onderwerpregel. Laat Alles geselecteerd en klik op OK om de gepersonaliseerde mails (met Outlook) te versturen.

Excel-data en Word-tekst voor een gepersonaliseerde Outlook-mailinglijst.