Door de komst van breedbandinternet is het mogelijk geworden om een nieuwe soort software te gebruiken; software dat niet op de computer van de gebruiker draait maar op de server van de ontwikkelaar. Met deze online software is het voor gebruikers veel gemakkelijker om samen te werken aan een document, spreadsheet of presentatie en deze te delen met anderen. Gebruikers hoeven geen programma's te installeren op hun computer en doordat alle documenten op een externe server staan, zijn deze niet verloren wanneer de computer crasht.

Gratis online software is tegenwoordig zo goed dat het nu ook voor bedrijven interessant is om ze in een zakelijke omgeving te gebruiken. De zakelijke versie van Microsoft Office kost op Amazon.com $325. Dit is ongeveer drie keer zoveel als de consumentenversie. Daarbij komt ook nog dat 90 procent van alle gebruikers niet alle functies nodig heeft die een commercieel pakket als Windows Office biedt.

Tegenwoordig zijn er genoeg alternatieven voor Windows Office die voor veel gebruikers net zo goed, of zelfs beter, zijn. En ze zijn allemaal gratis. Er is Symphony, OpenOffice.org, Google Docs en Zoho. Bedrijven kunnen duizenden euro's besparen door over te stappen op één van deze pakketten.

Volgens Kirk Gregersen, productmanager bij Microsoft, is de prijs van een pakket niet het belangrijkste voor klanten. Uit onderzoek blijkt dat de prijs maar op de achtste plaats staat van de belangrijkste factoren die gebruikers overwegen voordat ze een pakket kiezen. Volgens Microsoft gebruiken wereldwijd 500 miljoen mensen zijn Windows Office-pakket.

De term ‘gratis' heeft voor veel mensen ook een negative connotatie. Gratis kan nooit goed zijn en goedkoop is duurkoop. Gebruikers denken dat er bij gratis software altijd een addertje onder het gras ligt.

Microsoft houdt de ontwikkeling van gratis alternatieven voor zijn Windows Office goed in de gaten. "We nemen de concurrentie superserieus", zegt Gregersen. "We moeten wel, anders zouden we ons werk niet goed doen."