De pc die u gebruikt voor het uitvoeren van onze workshops is een notoire stroomvreter. Zeker de snellere modellen lusten wel wat, helemaal als ze gekoppeld zijn aan een extra grote monitor, een tweede harde schijf en een groot arsenaal randapparaten. Minder computeren zou helpen, maar is niet leuk.

De pc die u gebruikt voor het uitvoeren van onze workshops is een notoire stroomvreter. Zeker de snellere modellen lusten wel wat, helemaal als ze gekoppeld zijn aan een extra grote monitor, een tweede harde schijf en een groot arsenaal randapparaten. Minder computeren zou helpen, maar is niet leuk. Hoe u toch heel simpel kunt besparen leest u hier.Stel er komt een zwerver op u af die zegt: “Geef me 24 euro”. Dikke kans dat u de man vertelt dat hij de boom in kan. Zomaar 24 euro weggeven, dat doe je toch niet? Nou, er is een dikke kans dat u dat wel doet. Een pc die per dag twee uur ongebruikt aan staat en al die tijd die leuke aquarium-screensaver van Windows XP heeft draaien, kost u op jaarbasis 24 euro. Gelukkig is dat simpel te verhelpen, maar daarover straks meer. Pc’s zijn flinke energievreters. Bij gemiddeld gebruik – volgens www.milieucentraal.nl voorzichtig geschat op zo’n 1,5 uur per dag – bedragen de elektriciteitskosten per pc op jaarbasis slechts 16 euro. Maar die kosten lopen gemakkelijk op tot het dubbele als u uw pc niet consequent uitzet wanneer u hem niet daadwerkelijk gebruikt. En zeg eens eerlijk: doet u dat altijd braaf? Kijken we naar de praktijk dan blijkt dat in een doorsnee gezin de computer dagelijks veel langer aan staat en dat er vaak meerdere pc’s en notebooks aanwezig zijn. En dan zwijgen we nog over printers, scanners, mp3-spelers, speakers, opladers en andere apparaten die met deze computers verbonden zijn en stroom gebruiken; ook als alle computers uitstaan. Op die manier wordt u dus slapend arm. Wij van Computer Idee raden u vanzelfsprekend niet aan om uw computer minder te gaan gebruiken of zelfs geheel van de hand te doen. Integendeel. Wel laten we u zien dat het geen kwaad kan om eens naar het verbruik te kijken, met name wanneer u apparaten niet gebruikt. U zult dan – net als wij – ontdekken dat u moeiteloos en zonder dat dit ten koste gaat van uw computerplezier al snel een paar eurotientjes per jaar in uw zak kunt houden. Of gebruiken voor iets anders.

Stijgende energiekosten

©CIDimport

24 euro

Met een pc die per dag vier uur aan staat, maar in die tijd slechts twee uur echt wordt gebruikt, gooit u geld weg.Bij een standaard configuratie al gauw zo’n 17,50 euro. Hebt u een screensaver ingesteld en dan bijvoorbeeld die leuke aquarium-screensaver van Windows XP, dan loopt dat op tot 24 euro.Reken maar na: een gemiddelde pc verbruikt 140 watt per uur. Met de screensaver erbij loopt dat – zo hebben wij ontdekt – op tot 200 watt.Staat de pc zes dagen per week aan en 50 weken per jaar, dan is dat dus 200 x 2 x 6 x 50 = 120.000. Dit deelt u door 1000 en vermenigvuldigt u met 0,20 dan is de uitkomst 24 euro.Dat het leven alleen maar duurder wordt is een open deur. Na woonlasten zijn de gestegen energietarieven daar de belangrijkste oorzaak van. Zowel de kosten van elektriciteit als het gebruik ervan namen de afgelopen tien jaar fors toe. Kostte een kilowattuur (kWh) in 1995 nog 9 cent, in 2005 was dat gestegen tot zo’n 20 cent. In die tien jaar tijd steeg volgens het CBS de elektriciteitsrekening van een gemiddeld gezin van 255 naar 600 euro per jaar, ruim 2,35 keer zoveel. Naast de prijs is ook het energieverbruik de afgelopen jaren gestegen. Tel maar eens het aantal apparaten dat u in huis hebt en vergelijk dit met een paar jaar geleden. Hoewel daar misschien energiezuinige apparaten tussen zitten, wordt het voordeel van hun zuinigheid teniet gedaan door de stijging van het aantal apparaten. Er zijn tal van lijsten in omloop die aangeven welke apparaten hoeveel energie vreten. U kunt het ook zelf meten. Wij hebben ook de nodige metingen gedaan rondom het verbruik en maakten daarvoor gebruik van een professioneel meetapparaat. Via www.milieucentraal.nl kunt u dankzij de actie Meten is weten zelf gratis in het bezit komen van een energiemeter en – net als de drie gezinnen die voor ons hun verbruik hebben gemeten – uw eigen verbruik nauwkeurig nagaan.

Computers en energie

Van waterbedden, wasdrogers en televisies (ook op stand-by) is het alom bekend dat ze energie slurpen. Maar de pc, hoe zit het daarmee? Pc’s staan – zeker bij u en ons – langer en vaker aan. Bovendien is het energieverbruik van pc’s met het uitkomen van nieuwere, snellere modellen ook flink gestegen. De grootste energievreter in elke pc is met afstand de processor. Sommige gebruiken wel zo’n 140 watt of meer. En om de ontwikkelde warmte af te voeren zit daar vaak nog een forse ventilator bovenop. Ook de grafische kaart – belangrijk voor onder meer spelletjes en zware grafische toepassingen – is een kacheltje in de behuizing. Niet alleen kunnen ze in sommige gevallen wel zo’n 75 watt of meer verbruiken; ook de koeling – vaak door middel van extra ventilatoren – kost extra energie. Voor ‘sneller’ betaalt u dus niet alleen in de winkel maar ook nog eens maandelijks aan uw energieleverancier. Tel hierbij de overige onderdelen op plus de apparaten die aan uw pc gekoppeld zijn en u moet niet verbaasd zijn als uw pc tijdens gebruik zo’n 250 watt opslurpt, stukken meer dan de meeste andere apparaten bij u in huis. Wat betreft die randapparaten valt het qua energie allemaal wel mee. Oudere laserprinters kunnen door het ontbreken van een spaarstand relatief veel energie gebruiken. Een moderne inkjet is aanzienlijk zuiniger. Al die apparaten gebruiken misschien elk één of twee watt. Maar alles bij elkaar kan het toch aardig oplopen. Gelukkig is er ook positief nieuws. Fabrikanten voeren energiebesparende maatregelen in. Bij notebooks gebeurt dit al langer maar ook bij desktop-pc’s zorgen technieken als SpeedStep (Intel) en Cool’n’Quiet (AMD) er bijvoorbeeld voor dat de energievretende processor een tandje lager draait of onderdelen uitschakelt wanneer deze niet nodig zijn. Daarnaast schakelen beeldschermen zichzelf uit en weten ook randapparaten zoals printers en scanners wanneer ze een uiltje kunnen knappen. Europese richtlijnen verplichten fabrikanten dat hun adapters nog maar heel weinig energie mogen gebruiken wanneer de apparaten waarmee ze verbonden zijn, uitgeschakeld staan. Een keurmerk voor energiezuinige pc’s en onderdelen is er op dit moment nog niet maar als u een nieuwe computer gaat kopen, is het verstandig om naar het energieverbruik te vragen. Er zijn namelijk flinke verschillen.

Zelf besparen met Windows XP

©CIDimport

Energiebesparend stekkerblok

Veel mensen gebruiken een stekkerblok met ingebouwde schakelaar waarin de pc en alle randapparaten zijn geprikt. Door iedere keer nadat u met de pc klaar bent deze schakelaar om te halen, wordt voorkomen dat deze apparaten toch nog stroom gebruiken. De praktijk leert dat dit goede voornemen al snel vergeten wordt waardoor het energieverbruik niet echt wordt teruggedrongen. Zonde! Een energiebesparend stekkerblok biedt soelaas. Hierop bevindt zich één masteraansluiting en meerdere slaveaansluitingen. Op de masteraansluiting sluit u uw pc aan, op de andere uw randapparaten. Op het moment dat u uw pc uitzet wordt dit gedetecteerd door het stekkerblok dat dan vervolgens ook de stroomtoevoer naar de slave-aansluitingen afsluit. Wordt de pc op een later tijdstip aangezet, dan zorgt het stekkerblok dat de slave-apparaten ook weer stroom krijgen. Deze speciale stekkerblokken zijn te koop bij de betere elektronicawinkels.Om te besparen op uw stroomverbruik, hoeft u niet te wachten tot u een pc hebt met allerlei nieuwe voorzieningen. Windows XP bijvoorbeeld kent standaard al de nodige instellingen waarmee u het stroomverbruik kunt terugdringen. Deze opties zijn ondergebracht bij de Eigenschappen voor het beeldscherm (klik met de rechtermuistoets op het Bureaublad en kies op het tabblad Schermbeveiliging voor Eigenschappen). Een druk op de knop Energie levert een groot aantal mogelijke instellingen op. Zo kunt u in dit venster Eigenschappen voor energiebeheer aangeven dat onderdelen na een bepaalde periode van inactiviteit worden uitgeschakeld. Met een beetje experimenteren is het al snel duidelijk dat hier flink winst valt te behalen. Ons testsysteem gebruikt inclusief beeldscherm en surround geluidssysteem tijdens normaal gebruik zo’n 140 watt. Wanneer we ervoor kiezen om na 15 minuten het 19 inch tftscherm uit te schakelen zakt het verbruik naar 105 watt. Het uitschakelen van de harde schijf bespaart nog eens zo’n 10 watt. En met een druk op de spatiebalk is het systeem binnen een paar seconden weer paraat; deze besparingen gaan dus niet ten koste van het gebruiksgemak. Naast het uitschakelen van onderdelen kunt er ook voor kiezen om het systeem na een bepaalde tijd op stand-by te zetten. Belangrijke onderdelen worden uitgeschakeld en de pc komt in een soort sluimerstand terecht. De besparing is aanmerkelijk want het verbruik zakt naar zo’n 85 watt. Met een druk op de spatiebalk is de pc in vijf seconden weer bij de pinken.

Slaapstand

Echt geld besparen doet u met de slaapstand. Hierbij wordt de situatie waarin Windows XP zich dan bevindt – inclusief de programma’s, bestanden en documenten die op dat moment geopend zijn – opgeslagen en de pc uitgezet. Het verbruik bedraagt nog maar 5 watt, net zoveel als wanneer de pc uitstaat. Een druk op de aan- en uitknop activeert Windows XP in dezelfde status als waarin hij stond voor hij in de slaapstand terechtkwam. In zo’n 30 seconden kunt u verder gaan waar u gebleven was. U zet de pc in de slaapstand op de volgende manier: klik op Start, Afsluiten; als u het keuzevenster krijgt met Stand-by, Uitschakelen en Opnieuw Opstarten, drukt u op de Shift-toets. U ziet dan het knopje Stand-by veranderen in Slaapstand. Nog makkelijker is het met een snelkoppeling op het Bureaublad. Klik met de rechtermuisknop ergens op uw Bureaublad. Kies Nieuw, Snelkoppeling. In het venster dat verschijnt typt u: C:\WINDOWS\system32\run dll32.exe powrprof.dll,SetSuspendState Hibernate. Klik nu op Volgende, geef de snelkoppeling een naam (bijvoorbeeld Slapen) en klik op Voltooien. Als u nu dubbelklikt op het icoon, valt uw pc onmiddellijk in slaap.

Schermbeveiliging

Zoals reeds opgemerkt heeft de schermbeveiliging niets met zuinigheid van doen, hoewel deze optie ook in het onderdeel Beeldscherm van Windows wordt geregeld. Sterker nog, het instellen van één van de standaard Windows XP screensavers weet vanwege het belasten van de videokaart het energieverbruik op te jagen naar zo’n 170 watt. De bekende aquarium screensaver met zwemmende vissen doet hier nog een schepje bovenop: het energiegebruik schiet omhoog naar de 200 watt, een dikke 40 procent meer dan normaal. Dit kan de bedoeling toch niet helemaal zijn! Ons devies: als u werkelijk uw beeldscherm wilt sparen, laat dit dan na een aantal minuten inactiviteit uitzetten. Ook dat regelt u in het venster Eigenschappen voor energiebeheer. Wat betekenen deze cijfers in geld? Stel dat een pc bij u thuis gemiddeld 1,5 uur per dag ‘niets’ staat te doen, bijvoorbeeld omdat de gebruiker een boterham aan het eten is of even een blokje om is. Bij het uitschakelen van de harde schijf en het scherm zou de besparing op jaarbasis zo’n 5 euro bedragen. Zou gedurende die periode gekozen zijn voor de stand-by stand dan houden we 6 euro in onze zak. Door ervoor te zorgen dat de pc na 15 minuten automatisch in de slaapstand gaat daalt de energierekening met 12 euro per jaar. O ja, als u gedurende die periode een fraaie 3D-screensaver had gehad dan had u dit zo’n € 6,50 per jaar extra gekost. Dat is tenminste € 12,50 meer dan wanneer u wel besparende maatregelen had genomen.

Verborgen verbruikers opsporen

Op de meeste pc’s zijn een of meer randapparaten aangesloten, zoals een printer. Om ervoor te zorgen dat u er niet voor elke afdrukopdracht aan hoeft te denken eerst de printer aan te zetten, staat ook deze permanent in een sluimerstand. In deze toestand is het verbruik relatief laag, maar zeker niet nul. Andere "stiekeme" verbruikers zijn externe harde schijven, usb-hubs en webcams. Maar ook een usb-stick of geheugenkaartje doen hun werk niet geheel gratis. U hebt misschien wel eens gemerkt hoe warm een geheugenkaartje is na intensief gebruik. En waar warmte is, wordt energie gebruikt. Dvd’tje branden? Hetzelfde verhaal. Op zich zijn het kleine beetjes, maar alles bij elkaar kunnen de kosten per jaar toch aardig oplopen. En wat te denken van adslof kabelmodem? Nu vrijwel iedereen beschikt over een breedband internetverbinding staat bij de meeste mensen thuis het modem permanent aan. We hebben de proef op de som genomen en het stroomverbruik van een aantal randapparaten gemeten die wel aanstonden maar eigenlijk niet werden gebruikt. Zelfs met de pc uit en de externe harddisk die we – ‘want het is zo handig’ – eigenlijk altijd ingeschakeld laten staan bedraagt het continue verbruik nog altijd een slordige 30 watt. Dat is meer dan 52 euro per jaar! Een stekkerblok van een paar euro met ingebouwde schakelaar waarmee de hele boel na gebruik kan worden uitgeschakeld verdient zich binnen een paar maanden al terug.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).