De pc die u gebruikt voor het uitvoeren van onze workshops is een notoire stroomvreter. Zeker de snellere modellen lusten wel wat, helemaal als ze gekoppeld zijn aan een extra grote monitor, een tweede harde schijf en een groot arsenaal randapparaten. Minder computeren zou helpen, maar is niet leuk.

De pc die u gebruikt voor het uitvoeren van onze workshops is een notoire stroomvreter. Zeker de snellere modellen lusten wel wat, helemaal als ze gekoppeld zijn aan een extra grote monitor, een tweede harde schijf en een groot arsenaal randapparaten. Minder computeren zou helpen, maar is niet leuk. Hoe u toch heel simpel kunt besparen leest u hier.Stel er komt een zwerver op u af die zegt: “Geef me 24 euro”. Dikke kans dat u de man vertelt dat hij de boom in kan. Zomaar 24 euro weggeven, dat doe je toch niet? Nou, er is een dikke kans dat u dat wel doet. Een pc die per dag twee uur ongebruikt aan staat en al die tijd die leuke aquarium-screensaver van Windows XP heeft draaien, kost u op jaarbasis 24 euro. Gelukkig is dat simpel te verhelpen, maar daarover straks meer. Pc’s zijn flinke energievreters. Bij gemiddeld gebruik – volgens www.milieucentraal.nl voorzichtig geschat op zo’n 1,5 uur per dag – bedragen de elektriciteitskosten per pc op jaarbasis slechts 16 euro. Maar die kosten lopen gemakkelijk op tot het dubbele als u uw pc niet consequent uitzet wanneer u hem niet daadwerkelijk gebruikt. En zeg eens eerlijk: doet u dat altijd braaf? Kijken we naar de praktijk dan blijkt dat in een doorsnee gezin de computer dagelijks veel langer aan staat en dat er vaak meerdere pc’s en notebooks aanwezig zijn. En dan zwijgen we nog over printers, scanners, mp3-spelers, speakers, opladers en andere apparaten die met deze computers verbonden zijn en stroom gebruiken; ook als alle computers uitstaan. Op die manier wordt u dus slapend arm. Wij van Computer Idee raden u vanzelfsprekend niet aan om uw computer minder te gaan gebruiken of zelfs geheel van de hand te doen. Integendeel. Wel laten we u zien dat het geen kwaad kan om eens naar het verbruik te kijken, met name wanneer u apparaten niet gebruikt. U zult dan – net als wij – ontdekken dat u moeiteloos en zonder dat dit ten koste gaat van uw computerplezier al snel een paar eurotientjes per jaar in uw zak kunt houden. Of gebruiken voor iets anders.

Stijgende energiekosten

©CIDimport

24 euro

Met een pc die per dag vier uur aan staat, maar in die tijd slechts twee uur echt wordt gebruikt, gooit u geld weg.Bij een standaard configuratie al gauw zo’n 17,50 euro. Hebt u een screensaver ingesteld en dan bijvoorbeeld die leuke aquarium-screensaver van Windows XP, dan loopt dat op tot 24 euro.Reken maar na: een gemiddelde pc verbruikt 140 watt per uur. Met de screensaver erbij loopt dat – zo hebben wij ontdekt – op tot 200 watt.Staat de pc zes dagen per week aan en 50 weken per jaar, dan is dat dus 200 x 2 x 6 x 50 = 120.000. Dit deelt u door 1000 en vermenigvuldigt u met 0,20 dan is de uitkomst 24 euro.Dat het leven alleen maar duurder wordt is een open deur. Na woonlasten zijn de gestegen energietarieven daar de belangrijkste oorzaak van. Zowel de kosten van elektriciteit als het gebruik ervan namen de afgelopen tien jaar fors toe. Kostte een kilowattuur (kWh) in 1995 nog 9 cent, in 2005 was dat gestegen tot zo’n 20 cent. In die tien jaar tijd steeg volgens het CBS de elektriciteitsrekening van een gemiddeld gezin van 255 naar 600 euro per jaar, ruim 2,35 keer zoveel. Naast de prijs is ook het energieverbruik de afgelopen jaren gestegen. Tel maar eens het aantal apparaten dat u in huis hebt en vergelijk dit met een paar jaar geleden. Hoewel daar misschien energiezuinige apparaten tussen zitten, wordt het voordeel van hun zuinigheid teniet gedaan door de stijging van het aantal apparaten. Er zijn tal van lijsten in omloop die aangeven welke apparaten hoeveel energie vreten. U kunt het ook zelf meten. Wij hebben ook de nodige metingen gedaan rondom het verbruik en maakten daarvoor gebruik van een professioneel meetapparaat. Via www.milieucentraal.nl kunt u dankzij de actie Meten is weten zelf gratis in het bezit komen van een energiemeter en – net als de drie gezinnen die voor ons hun verbruik hebben gemeten – uw eigen verbruik nauwkeurig nagaan.

Computers en energie

Van waterbedden, wasdrogers en televisies (ook op stand-by) is het alom bekend dat ze energie slurpen. Maar de pc, hoe zit het daarmee? Pc’s staan – zeker bij u en ons – langer en vaker aan. Bovendien is het energieverbruik van pc’s met het uitkomen van nieuwere, snellere modellen ook flink gestegen. De grootste energievreter in elke pc is met afstand de processor. Sommige gebruiken wel zo’n 140 watt of meer. En om de ontwikkelde warmte af te voeren zit daar vaak nog een forse ventilator bovenop. Ook de grafische kaart – belangrijk voor onder meer spelletjes en zware grafische toepassingen – is een kacheltje in de behuizing. Niet alleen kunnen ze in sommige gevallen wel zo’n 75 watt of meer verbruiken; ook de koeling – vaak door middel van extra ventilatoren – kost extra energie. Voor ‘sneller’ betaalt u dus niet alleen in de winkel maar ook nog eens maandelijks aan uw energieleverancier. Tel hierbij de overige onderdelen op plus de apparaten die aan uw pc gekoppeld zijn en u moet niet verbaasd zijn als uw pc tijdens gebruik zo’n 250 watt opslurpt, stukken meer dan de meeste andere apparaten bij u in huis. Wat betreft die randapparaten valt het qua energie allemaal wel mee. Oudere laserprinters kunnen door het ontbreken van een spaarstand relatief veel energie gebruiken. Een moderne inkjet is aanzienlijk zuiniger. Al die apparaten gebruiken misschien elk één of twee watt. Maar alles bij elkaar kan het toch aardig oplopen. Gelukkig is er ook positief nieuws. Fabrikanten voeren energiebesparende maatregelen in. Bij notebooks gebeurt dit al langer maar ook bij desktop-pc’s zorgen technieken als SpeedStep (Intel) en Cool’n’Quiet (AMD) er bijvoorbeeld voor dat de energievretende processor een tandje lager draait of onderdelen uitschakelt wanneer deze niet nodig zijn. Daarnaast schakelen beeldschermen zichzelf uit en weten ook randapparaten zoals printers en scanners wanneer ze een uiltje kunnen knappen. Europese richtlijnen verplichten fabrikanten dat hun adapters nog maar heel weinig energie mogen gebruiken wanneer de apparaten waarmee ze verbonden zijn, uitgeschakeld staan. Een keurmerk voor energiezuinige pc’s en onderdelen is er op dit moment nog niet maar als u een nieuwe computer gaat kopen, is het verstandig om naar het energieverbruik te vragen. Er zijn namelijk flinke verschillen.

Zelf besparen met Windows XP

©CIDimport

Energiebesparend stekkerblok

Veel mensen gebruiken een stekkerblok met ingebouwde schakelaar waarin de pc en alle randapparaten zijn geprikt. Door iedere keer nadat u met de pc klaar bent deze schakelaar om te halen, wordt voorkomen dat deze apparaten toch nog stroom gebruiken. De praktijk leert dat dit goede voornemen al snel vergeten wordt waardoor het energieverbruik niet echt wordt teruggedrongen. Zonde! Een energiebesparend stekkerblok biedt soelaas. Hierop bevindt zich één masteraansluiting en meerdere slaveaansluitingen. Op de masteraansluiting sluit u uw pc aan, op de andere uw randapparaten. Op het moment dat u uw pc uitzet wordt dit gedetecteerd door het stekkerblok dat dan vervolgens ook de stroomtoevoer naar de slave-aansluitingen afsluit. Wordt de pc op een later tijdstip aangezet, dan zorgt het stekkerblok dat de slave-apparaten ook weer stroom krijgen. Deze speciale stekkerblokken zijn te koop bij de betere elektronicawinkels.Om te besparen op uw stroomverbruik, hoeft u niet te wachten tot u een pc hebt met allerlei nieuwe voorzieningen. Windows XP bijvoorbeeld kent standaard al de nodige instellingen waarmee u het stroomverbruik kunt terugdringen. Deze opties zijn ondergebracht bij de Eigenschappen voor het beeldscherm (klik met de rechtermuistoets op het Bureaublad en kies op het tabblad Schermbeveiliging voor Eigenschappen). Een druk op de knop Energie levert een groot aantal mogelijke instellingen op. Zo kunt u in dit venster Eigenschappen voor energiebeheer aangeven dat onderdelen na een bepaalde periode van inactiviteit worden uitgeschakeld. Met een beetje experimenteren is het al snel duidelijk dat hier flink winst valt te behalen. Ons testsysteem gebruikt inclusief beeldscherm en surround geluidssysteem tijdens normaal gebruik zo’n 140 watt. Wanneer we ervoor kiezen om na 15 minuten het 19 inch tftscherm uit te schakelen zakt het verbruik naar 105 watt. Het uitschakelen van de harde schijf bespaart nog eens zo’n 10 watt. En met een druk op de spatiebalk is het systeem binnen een paar seconden weer paraat; deze besparingen gaan dus niet ten koste van het gebruiksgemak. Naast het uitschakelen van onderdelen kunt er ook voor kiezen om het systeem na een bepaalde tijd op stand-by te zetten. Belangrijke onderdelen worden uitgeschakeld en de pc komt in een soort sluimerstand terecht. De besparing is aanmerkelijk want het verbruik zakt naar zo’n 85 watt. Met een druk op de spatiebalk is de pc in vijf seconden weer bij de pinken.

Slaapstand

Echt geld besparen doet u met de slaapstand. Hierbij wordt de situatie waarin Windows XP zich dan bevindt – inclusief de programma’s, bestanden en documenten die op dat moment geopend zijn – opgeslagen en de pc uitgezet. Het verbruik bedraagt nog maar 5 watt, net zoveel als wanneer de pc uitstaat. Een druk op de aan- en uitknop activeert Windows XP in dezelfde status als waarin hij stond voor hij in de slaapstand terechtkwam. In zo’n 30 seconden kunt u verder gaan waar u gebleven was. U zet de pc in de slaapstand op de volgende manier: klik op Start, Afsluiten; als u het keuzevenster krijgt met Stand-by, Uitschakelen en Opnieuw Opstarten, drukt u op de Shift-toets. U ziet dan het knopje Stand-by veranderen in Slaapstand. Nog makkelijker is het met een snelkoppeling op het Bureaublad. Klik met de rechtermuisknop ergens op uw Bureaublad. Kies Nieuw, Snelkoppeling. In het venster dat verschijnt typt u: C:\WINDOWS\system32\run dll32.exe powrprof.dll,SetSuspendState Hibernate. Klik nu op Volgende, geef de snelkoppeling een naam (bijvoorbeeld Slapen) en klik op Voltooien. Als u nu dubbelklikt op het icoon, valt uw pc onmiddellijk in slaap.

Schermbeveiliging

Zoals reeds opgemerkt heeft de schermbeveiliging niets met zuinigheid van doen, hoewel deze optie ook in het onderdeel Beeldscherm van Windows wordt geregeld. Sterker nog, het instellen van één van de standaard Windows XP screensavers weet vanwege het belasten van de videokaart het energieverbruik op te jagen naar zo’n 170 watt. De bekende aquarium screensaver met zwemmende vissen doet hier nog een schepje bovenop: het energiegebruik schiet omhoog naar de 200 watt, een dikke 40 procent meer dan normaal. Dit kan de bedoeling toch niet helemaal zijn! Ons devies: als u werkelijk uw beeldscherm wilt sparen, laat dit dan na een aantal minuten inactiviteit uitzetten. Ook dat regelt u in het venster Eigenschappen voor energiebeheer. Wat betekenen deze cijfers in geld? Stel dat een pc bij u thuis gemiddeld 1,5 uur per dag ‘niets’ staat te doen, bijvoorbeeld omdat de gebruiker een boterham aan het eten is of even een blokje om is. Bij het uitschakelen van de harde schijf en het scherm zou de besparing op jaarbasis zo’n 5 euro bedragen. Zou gedurende die periode gekozen zijn voor de stand-by stand dan houden we 6 euro in onze zak. Door ervoor te zorgen dat de pc na 15 minuten automatisch in de slaapstand gaat daalt de energierekening met 12 euro per jaar. O ja, als u gedurende die periode een fraaie 3D-screensaver had gehad dan had u dit zo’n € 6,50 per jaar extra gekost. Dat is tenminste € 12,50 meer dan wanneer u wel besparende maatregelen had genomen.

Verborgen verbruikers opsporen

Op de meeste pc’s zijn een of meer randapparaten aangesloten, zoals een printer. Om ervoor te zorgen dat u er niet voor elke afdrukopdracht aan hoeft te denken eerst de printer aan te zetten, staat ook deze permanent in een sluimerstand. In deze toestand is het verbruik relatief laag, maar zeker niet nul. Andere "stiekeme" verbruikers zijn externe harde schijven, usb-hubs en webcams. Maar ook een usb-stick of geheugenkaartje doen hun werk niet geheel gratis. U hebt misschien wel eens gemerkt hoe warm een geheugenkaartje is na intensief gebruik. En waar warmte is, wordt energie gebruikt. Dvd’tje branden? Hetzelfde verhaal. Op zich zijn het kleine beetjes, maar alles bij elkaar kunnen de kosten per jaar toch aardig oplopen. En wat te denken van adslof kabelmodem? Nu vrijwel iedereen beschikt over een breedband internetverbinding staat bij de meeste mensen thuis het modem permanent aan. We hebben de proef op de som genomen en het stroomverbruik van een aantal randapparaten gemeten die wel aanstonden maar eigenlijk niet werden gebruikt. Zelfs met de pc uit en de externe harddisk die we – ‘want het is zo handig’ – eigenlijk altijd ingeschakeld laten staan bedraagt het continue verbruik nog altijd een slordige 30 watt. Dat is meer dan 52 euro per jaar! Een stekkerblok van een paar euro met ingebouwde schakelaar waarmee de hele boel na gebruik kan worden uitgeschakeld verdient zich binnen een paar maanden al terug.

Lange documenten in Word voorzie je natuurlijk van paginanummers. Maar wat als je project begint met een voorblad en een inhoudsopgave? Dan wil je de paginanummering misschien pas later laten starten, bijvoorbeeld bij het eerste hoofdstuk. Gelukkig kun je zelf bepalen vanaf welke pagina de nummering begint en hoe die wordt weergegeven.

Stap 1: Sectie-einde

Stel dat je de paginanummering pas op pagina vier wilt laten beginnen. Plaats dan de cursor aan het einde van de tekst op de derde pagina. Ga naar het tabblad Indeling, klik op Eindemarkeringen en kies onder Sectie-einden de optie Volgende pagina. Zo voeg je een sectie-einde toe tussen pagina drie en vier.

Stap 2: Ontkoppel de sectie

Klik in de kop- of voettekst van pagina vier. Je ziet nu het label Koptekst (Sectie 2) of Voettekst (Sectie 2) verschijnen. Zodra je dit doet, opent automatisch het tabblad Koptekst en voettekst. Klik op Aan vorige koppelen in de groep Navigatie om de kop- en voettekst van deze sectie los te koppelen van de vorige. Zo voorkom je dat de paginanummers ook op de eerste drie pagina’s verschijnen.

Stap 3: Nummering plaatsen

Plaats de cursor opnieuw in de kop- of voettekst van pagina vier waar je de nummering wilt starten. Ga naar Paginanummer, kies waar je het nummer wilt tonen (bovenaan of onderaan) en kies een stijl. Je ziet nu waarschijnlijk dat pagina vier het cijfer 4 krijgt. Dat wil je aanpassen. Klik opnieuw op Paginanummer en kies Opmaak paginanummers. Selecteer hier Beginnen bij en vul het gewenste startnummer in – in dit voorbeeld: 1. Klik op OK. Nu begint de nummering pas op pagina vier, met het cijfer 1.

De eerste drie pagina’s hebben nu geen nummering. Als je die drie pagina’s door middel van Romeinse cijfers wilt nummeren, dan ga je terug naar de allereerste pagina en weer klik je op Paginanummer. Je beslist of de nummering boven- of onderaan de pagina moet komen. In het pop-up venster Opmaakpaginanummers selecteer je bovenaan de Romeinse stijl en in het vak Beginnen bij selecteer je 1.

Vroeg of laat moet je bepaalde informatie digitaal delen. Denk aan contracten, medische gegevens of vertrouwelijke rapporten. Dat is vaak ook precies het moment waarop het mis kan gaan. Eén foutieve klik en je bestand belandt in verkeerde handen. Gelukkig zijn er slimme en relatief eenvoudige manieren om het risico te beperken, zonder paranoïde toestanden.

Lees ook: 20 tips om je online privacy te waarborgen

Om te voorkomen dat vertrouwelijke informatie terechtkomt bij onbevoegden, gebruik je bij voorkeur een combinatie van beveiligingsmaatregelen. Versleutel je bestanden vóór verzending, gebruik wachtwoorden of toegangsrechten en kies voor veilige overdrachtsdiensten in plaats van standaardmail. Beperk daarnaast de toegang tot enkel de juiste personen of groepen. Zo houd je je data echt privé, ook na verzending. 

Metadata verwijderen

Welke versie van Windows je ook gebruikt: als je gevoelige bestanden deelt, is het verstandig om eerst de metadata te wissen. Wanneer je een bestand aanmaakt, slaat het systeem automatisch extra gegevens op, zoals de naam van de auteur, de datum van de laatste wijziging, de computernaam en meer. Deze metadata kunnen onbedoeld gevoelige informatie prijsgeven.

Gelukkig kun je deze metadata in Windows Verkenner eenvoudig verwijderen. Navigeer naar het bestand dat je wilt delen. Klik er met de rechtermuisknop op en kies Eigenschappen. Of gebruik de toetscombinatie Alt+Enter. Ga naar het tabblad Details. Klik onderaan op Eigenschappen en persoonlijke gegevens verwijderen. Hier kun je ook de optie Maak een kopie waarbij alle mogelijke eigenschappen zijn verwijderd selecteren. Bevestig met OK. Hierdoor ontvang je een kopie van het bestand zonder de metadata.

➡️7-Zip

Installeren

Ben je van plan om een bestand via internet te versturen? Dan is versleuteling een slimme zet. Door een bestand te versleutelen, voorkom je dat onbevoegden toegang krijgen tot de inhoud, zelfs als ze dat per ongeluk in handen krijgen. Hoewel Windows 11 zelf versleutelingsopties biedt, zijn die alleen bedoeld voor lokale opslag en dus niet geschikt voor bestanden die je wilt delen. Gebruik daarom een externe tool zoals 7-Zip, een gratis, opensource-programma dat uitstekend werkt voor veilige compressie én encryptie.

7-Zip installeer je via de Opdrachtprompt: Open het Startmenu en zoek naar Opdrachtprompt. Klik met de rechtermuisknop op het resultaat en kies Als administrator uitvoeren. Typ de volgende opdracht en druk op Enter: winget install --id 7zip.7zip.

De tool wordt automatisch gedownload en geïnstalleerd. Zodra 7-Zip klaarstaat, kun je je bestand inpakken in een met een wachtwoord beveiligd archief (7z of zip) met sterke AES-256-encryptie. Op die manier kun je het bestand veilig versturen, bijvoorbeeld via e-mail of een cloudservice, mits je het wachtwoord apart en veilig deelt.

Versleutelen

Om 7-Zip te starten, zoek je via Startmenu naar 7-Zip File Manager. Open de app en navigeer naar het bestand dat je wilt beveiligen. Selecteer dat en klik op de groene knop Toevoegen. Onderaan, in het gedeelte Versleuteling, vul je een wachtwoord in om het bestand te beveiligen. Typ het wachtwoord twee keer ter bevestiging.

Je kunt ervoor kiezen om het wachtwoord zichtbaar te maken, zodat je zeker weet dat je geen typfouten maakt. Daarnaast kun je ook de bestandsnaam versleutelen. Dat zorgt ervoor dat zelfs de naam van het bestand niet meer herkenbaar is, wat de inhoud extra goed afschermt voor nieuwsgierige ogen. Het resultaat is een versleuteld archiefbestand - een soort digitale container - dat alleen geopend kan worden met het ingestelde wachtwoord.

Standaard blijft het originele, niet-versleutelde bestand behouden. Wil je dat automatisch laten verwijderen? Vink dan in het venster Toevoegen aan archief de optie Bestanden na inpakken verwijderen aan. Zo blijft enkel de beveiligde versie over.

Versleutelen en splitsen

Wil je nog een extra beveiligingslaag toevoegen? Dan kun je het bestand niet alleen versleutelen met 7-Zip, maar ook opsplitsen in meerdere delen. Vervolgens kun je elk deel apart versturen, eventueel zelfs op verschillende momenten of via verschillende kanalen.

Open opnieuw 7-Zip en voeg het bestand toe dat je op deze manier wilt beveiligen. Stel een encryptiewachtwoord in en bevestig dat. In het veld Opsplitsen in volumes, bytes kies je de gewenste bestandsgrootte per deel. Dit is vooral handig voor grote bestanden. Stel dat het originele bestand 40 MB groot is. Als je 10 MB opgeeft, maakt 7-Zip er automatisch vier gelabelde delen van.

Voor maximale veiligheid kun je elk deel via een andere dienst of e-mailaccount verzenden. De ontvanger selecteert alle delen in 7-Zip (houd hiervoor de Ctrl-toets ingedrukt tijdens het aanklikken) en kiest daarna Uitpakken. Zodra het juiste wachtwoord wordt ingevoerd, worden de delen automatisch samengevoegd en ontsleuteld.

➡️OneDrive

Machtigingen

Met OneDrive stel je eenvoudig machtigingenin waarmee je bepaalt wie er toegang krijgt tot het bestand dat je eerder met 7-Zip hebt versleuteld. Het delen kun je op elk moment weer stopzetten. Open OneDrive via verkenner en navigeer naar de map waarin de versleutelde container staat. Klik met de rechtermuisknop op het bestand en kies voor Delen.

In het pop-upvenster voer je het e-mailadres in van de persoon met wie je het bestand wilt delen. Je kunt ook meerdere e-mailadressen of een mailgroep invoeren. Klik vervolgens op het potloodicoon om aan te geven of de ontvanger het bestand mag Bewerken of Alleen mag bekijken. Ben je klaar? Klik dan op Verzenden. De ontvanger krijgt een e-mail met een link om het bestand te downloaden.

➡️Outlook

E-mailversleuteling

Heb je een Microsoft 365-abonnement? Dan kun je gebruikmaken van de ingebouwde versleutelfunctie in Outlook om je e-mails en bijlagen extra te beveiligen.

Open de Outlook-app en klik op Nieuwe e-mail om een nieuw bericht op te stellen.Ga eventueel naar het tabblad Invoegen en kies Bestand bijvoegen.Selecteer via Op deze computer zoeken het gewenste bestand en klik op Openen.

Daarnaga je naar het tabblad Opties bovenaan het Lint.Klik op de knop Versleutelen. Je kunt hier ook kiezen uit verschillende beveiligingsniveaus.Maak je bericht af zoals gewoonlijk en klik op Verzenden.De e-mail wordt nu automatisch versleuteld verstuurd. De inhoud is onderweg beschermd en kan alleen worden geopend door de bedoelde ontvanger.

Beveiligingsopties

Onder de knop Versleuteling zie je drie opties als je een Microsoft 365 Family- of Personal-abonnement gebruikt. De eerste optie is Niet doorsturen. Hierdoor blijft je bericht versleuteld binnen Microsoft 365 en kan de ontvanger het niet kopiëren of naar anderen doorsturen. Kies je Versleutelen, dan kunnen ontvangers met een Outlook.com- of Microsoft 365-account de bijlagen downloaden vanuit Outlook.com of de mobiele Outlook-app.

Wie een andere e-mailclient gebruikt, zoals Gmail, Thunderbird of Apple Mail, ontvangt een bericht dat er een Microsoft Office 365-versleutelde e-mail op hem wacht. Als de ontvanger op de link Bericht lezen klikt, dan schakelt hij naar het Microsoft 365 Portal voor berichtversleuteling en daar moet hij zich aanmelden met een eenmalige wachtwoordcode. Die code ontvangt hij in zijn e-mailclient en daarmee kan hij dan het bericht op de portal openen.

De derde optie is Geen machtiging ingesteld en daarmee verwijder je eerdere machtigingen. De versleutelfunctie in Outlook is ideaal voor wie snel en zonder technische omwegen gevoelige informatie wil delen binnen een professionele context. Je hoeft geen extra tools te installeren.

➡️Gmail

Vertrouwelijke modus

De extra beveiliging in Gmail heet Vertrouwelijke modus. Hiermee versleutel je je berichten, zodat alleen de bedoelde ontvanger ze kan lezen, zelfs als iemand anders toegang krijgt tot diens mailbox. Klik op Opstellen om een nieuw bericht te maken. Vul het e-mailadres van de ontvanger in, kies een onderwerp en typ je bericht. Voor je op Verzenden klikt, activeer je de extra beveiliging. Onderaan het berichtvenster zie je een aantal grijze knoppen. Helemaal rechts staat een pictogram van een slot met een wijzerplaat. Klik daarop om de Vertrouwelijke modus in te schakelen.

Gebruik je de mobiele app? Tik dan op de drie puntjes rechtsboven en kies daar het slotje. Ontvangers kunnen deze mail vervolgens niet doorsturen, kopiëren, afdrukken of downloaden. Er verschijnt ook een pop-upvenster waarin je de vervaltijd van het bericht instelt. Je kunt kiezen uit: 1 dag, 1 week, 1 maand, 3 maanden of 5 jaar. Na afloop van de gekozen periode verdwijnt het bericht automatisch uit de postbus.

Sms-beveiliging

In hetzelfde pop-upvenster kun je een extra beveiligingslaag toevoegen via de optie Toegangscode vereisen. Vink hier de optie Sms-toegangscode aan. De ontvanger kan het bericht dan pas lezen nadat hij of zij een code invoert die via sms op de mobiele telefoon wordt bezorgd. Hiermee voeg je een tweede beveiligingsfactor toe, wat het voor een indringer vrijwel onmogelijk maakt om toegang te krijgen. Die moet immers niet alleen de mailbox, maar ook de sms-berichten van de ontvanger onderscheppen. Dat is een bijzonder lastige combinatie.

Klik op Opslaan en vervolgens op Verzenden. Op dit moment kun je eventueel nog de vervaltijd van het bericht aanpassen. Dan verschijnt er nu een tweede pop-upvenster waarin je het telefoonnummer van de ontvanger moet invoeren. Klik opnieuw op Verzenden. De ontvanger krijgt vervolgens een e-mail met daarin een knop om het vertrouwelijke bericht in de browser te openen. Is sms-verificatie ingeschakeld? Dan ziet de ontvanger ter bevestiging de laatste twee cijfers van zijn of haar gsm-nummer. Na een klik op Send passcode wordt de toegangscode per sms verstuurd.

Lees ook: 20 (écht) onmisbare tips voor Gmail

Documenten ondertekenen op je iPhone? Zo maak je een handtekening aan

➡️Proton Mail

Zwitserse veiligheid

De grote mailproviders maken er geen geheim van dat ze het e-mailverkeer scannen. Volgens eigen zeggen doen ze dat om hun dienstverlening te verbeteren. Daarbij richten ze zich vooral op de metadata van berichten: wie met wie communiceert, wanneer en hoe vaak. Ben je op je privacy gesteld, dan geeft dit idee een onbehaaglijk gevoel, zeker wanneer het om vertrouwelijke informatie gaat.

In dat geval kun je overstappen naar een ultraveilige aanbieder zoals Proton Mail (https://proton.me), een dienst die privacy centraal stelt. De servers staan in Zwitserland, waardoor de dienst onderworpen is aan een van de strengste privacywetgevingen ter wereld. Proton Mail werkt standaard met end-to-end-encryptie. Bij gewone e-mails is de verbinding tussen jou en de server meestal wel versleuteld met TLS (Transport Layer Security), maar de e-mail zelf wordt op de server in leesbare vorm opgeslagen.

End-to-end-encryptie (E2EE) bij e-mail betekent dat alleen de afzender en de beoogde ontvanger de inhoud van het bericht kunnen lezen. Zelfs de e-maildienst zelf kan niet zien wat er in de e-mail staat, omdat de versleuteling pas wordt verwijderd op het toestel van de ontvanger.

De gratis versie, Proton Free, biedt dezelfde sterke beveiliging als de betaalde formules, maar met enkele beperkingen. Je beschikt over één e-mailadres en 1 GB e-mailopslag. Daar staat tegenover dat je volledig reclamevrij werkt, niet gevolgd wordt en je berichten niet worden geanalyseerd of gelogd. Wie meer nodig heeft, kan upgraden naar een betaald abonnement, zoals Mail Plus (3,99 euro per maand bij jaarlijkse betaling).