Dat het internet niet veilig is en je bijvoorbeeld accountgegevens en je computer moet beveiligen, weet iedereen wel. Maar waartegen je ze moet beveiligen, dat is steeds minder duidelijk. Weten wat precies de dreiging is en welk risico je loopt, is een belangrijke stap in het kiezen van de juiste beveiligingsmaatregel. Wij gingen in gesprek met experts op dit vlak. Tegen welke dreiging moeten we ons eigenlijk beveiligen?

In een donkere kamer vol beeldschermen, zit een jongeman achter een computer. De capuchon van zijn hoodie is zo ver over zijn hoofd getrokken dat zijn gezicht onzichtbaar is . Een hacker! Hoewel maar weinigen van ons er een in het wild zijn tegengekomen, weten we allemaal hoe een hacker eruitziet. Althans, dat denken we. Maar hoe realistisch is dit beeld? En zijn we veilig genoeg als we deze hacker buiten onze computer houden? Niet volgens de experts.

Dreiging en risico

Door het gebruik van computers, smartphones en online diensten stellen we ons dagelijks bloot aan diverse digitale dreigingen. Welke dat precies zijn, verandert door de tijd – evenals het gevaar dat we erdoor lopen en het risico dat we ermee nemen. Overheden, maar ook bedrijven en organisaties werken veelal met dreigingsbeelden. Dat zijn analyses waarin ze de dreigingen zo concreet mogelijk maken en het risico ervan inschatten. Behalve dat het een goede manier is om de dreigingen helder te krijgen, is het vooral nuttig bij de keuze voor te nemen maatregelen.

Volgens het Cybersecurity Woordenboek is een dreiging: ‘iets, een gebeurtenis, wat gevaar of schade kan opleveren’. Bij elke dreiging hoort een risico. Dit is de ‘kans dat het ook echt gebeurt gecombineerd met de gevolgen van die de schade’. Bedoeld wordt dat wanneer bijvoorbeeld de financiële schade van een dreiging een bedrijf failliet kan laten gaan, het risico van de dreiging groter is dan alleen de kosten van de oplossing.

Lekken van persoonlijke gegevens

De schade hoeft ook lang niet altijd financieel te zijn. Het lekken van gevoelige persoonlijke gegevens heeft al snel veel meer impact en betekenis voor die persoon en vaak ook zijn omgeving, dan alleen het bedrag dat ermee gemoeid is. En dat geldt ook wanneer ransomware digitale foto’s vernietigt of je enkele weken werk kwijtraakt en daardoor een belangrijke opdracht te laat inlevert bij een opdrachtgever.

Experts stellen dat het risico het slachtoffer te worden van cybercrime, voor mensen niet lager is geworden. Cybercriminelen gaan steeds slimmer te werk, omdat er veel geld met hun activiteiten te verdienen valt. Voorkomen blijft het doel. Weten welke dreigingen er zijn, is daar een belangrijke stap bij.

Ransomware blijft schadelijk

Ransomware of gijzelsoftware is al enkele jaren de meest voorkomende en meest lucratieve vorm van cybercrime. Het is malware die de bestanden op een apparaat versleutelt en losgeld eist in ruil voor de decoderingssleutels. Betaal je niet, dan zijn de gegevens voor altijd verloren.

Bogdan Botezatu, directeur Threat Research bij Bitdefender, ziet de verzoeken om hulp dagelijks op zijn bureau landen. “En dat zijn maar al te vaak ook gewoon burgers”, zegt hij om het beeld te ontkrachten dat ransomware vooral bedrijven raakt. “De criminelen richten zich zelden op een specifiek doel, ze schieten vooral met hagel.”

Vele kleintjes leveren volgens hem genoeg geld op en ze lopen minder risico op ongewenste aandacht van pers en politie dan wanneer ze een hele grote vis vangen. Wel wordt bij het aanvallen van bedrijven steeds vaker ingezet ook op extractie, het naar buiten kopiëren van informatie en dan dreigen die te publiceren. Voor consumenten is dit volgens Botezatu in elk geval nu nog een minder voor de hand liggend scenario. “Contact maken met individuele slachtoffers is lastig en het zijn er ook veel te veel. Dan is het eenvoudiger om losgeld te vragen in ruil voor de sleutels.”

Bogdan Botezatu ontvangt dagelijks verzoeken om hulp bij ransomware.

Bronnen van besmetting

Belangrijke bronnen van een ransomwarebesmetting zijn volgens Botezatu phishingberichten, gebruik van onveilige netwerkprotocollen en kwetsbaarheden in software. Expliciet noemt hij nog besmette downloads van cracks om software zonder geldige licentie te gebruiken, en gekraakte films en e-books. “Vaak krijgt men wel een prompt van een beschermingsprogramma maar schakelt die tijdelijk uit. ‘Snel de crack draaien en daarna de beveiliging weer aan’ denk men, maar helaas werkt het niet zo. Dan ben je al besmet.”

Broddelwerk met desastreuze uitkomst

De ransomware zelf wordt ook steeds verder ontwikkeld. “Niet allemaal zijn ze even kundig”, oordeelt Botezatu over de programmeurs. Soms maken ze volgens hem hele basic fouten, waardoor het onmogelijk is de bestanden te ontsleutelen – zelfs als je betaalt en de sleutels zou krijgen. Volgens het Jaarbeeld Ransomware van Projectgroep Melissa, een samenwerkingsverband van de Nederlandse overheid en diverse private partijen uit de cybersecuritysector, kwamen er in 2023 in Nederland 29 typen ransomware voor. Volgens Botezatu maakt momenteel vooral de ransomware-variant STOP Djvu veel slachtoffers. Deze ransomware richt zich vooral op Windows-computers en wordt vooral via software-cracks verspreid en via berichten op het Discord-chatplatform.

Overige malware

Door alle aandacht voor ransomware lijkt het bijna of er geen ‘gewone’ malware meer is. Die is er nog genoeg. Het Duitse antivirus-certificeringslab AV-Test ziet ze allemaal voorbijkomen. Erik Heyland, manager van het Test en Research Lab bij AV-Test somt de enorme aantallen varianten trojans, backdoors, webscripts, miners, worms, PUA’s, droppers en nog veel meer op. De aantallen nieuwe varianten lopen in de miljoenen per jaar. AV-Test heeft op https://portal.av-atlas.org een online dashboard staan met informatie over actuele dreigingen, zoals virussen, spamberichten en aanvallen op IoT-apparaten.

AV-Test heeft een online dashboard met dreigingsinformatie.

Jij bent geld waard

Phishing, smishing, infostealers; het zijn allemaal manieren waarop criminelen proberen persoonlijke gegevens zoals wachtwoorden en creditcardnummers in handen te krijgen. Ze doen dit via e-mails en sms-berichten die verwijzen naar nep-websites of door met een infostealer-programma informatie op de pc of Mac te verzamelen door login-/sessie-cookies en credentials die je in browsers bewaart, te stelen.

De verschillende vormen om informatie te verzamelen, worden volgens de experts steeds geavanceerder en daarmee gevaarlijker. Niet alleen investeren de criminelen meer tijd en middelen in hun aanvallen, kunstmatige intelligentie biedt hun ongekende nieuwe mogelijkheden. Daarbij is de opbrengst van een aanval door de manier waarop wij met wachtwoorden omgaan vaak veel groter dan het op eerste hand lijkt. Botezatu noemt dit een van zijn grootste frustraties. “Hackers hebben talloze manieren om deze informatie te oogsten. Voor de meeste accounts is het ook geen kwestie van hoe, maar alleen wanneer de gegevens worden gestolen. Hergebruik je inloggegevens, dan verlies je meer dan alleen dat account.”

Oplichting even gevaarlijk

Volgens Marc Vos, senior-manager bij McAfee, is internetoplichting inmiddels net zo gevaarlijk als malware en ransomware. Daarbij zijn volgens hem juist deze vormen van online criminaliteit steeds lucratiever voor de criminelen. “De meeste mensen begrijpen wel dat een pc beveiligd moet worden, maar dat ze zelf eigenlijk een veel ‘interessanter’ doelwit zijn wordt vaak vergeten.” Of zoals Botezatu aanvult: “Mensen denken dat hun informatie niet waardevol is. Maar eigenlijk is elk onderdeel van een online identiteit te misbruiken en te verkopen. Overal hangt een prijskaartje aan.”

Hackers en IoT

Volgens Botezatu is er niet één groep of soort hackers. Hij gebruikt dan ook liever scenario’s om enkele groepen te duiden. Voor consumenten zeker relevant is de ‘opportunistische hacker’ die het internet scant met kant-en-klare tools op zoek naar kwetsbaarheden. Ze hebben vooral succes bij smart-apparatuur zoals slimme deurbellen, IP-camera’s, smart speakers, maar ook printers en babyfoons. Ze vormen hier botnets mee die ze gebruiken om DDOS-aanvallen uit te voeren. Een tweede scenario is dat gekaapte apparatuur wordt gebruikt om internetverkeer te routeren en te verbergen, bijvoorbeeld om toegang te geven tot strafbare content. Volgens Botezatu ziet niet iedereen van wie de apparatuur gekaapt is zichzelf direct als slachtoffer. “Wordt jouw IP-adres gebruikt om vitale infrastructuur aan te vallen, dan kan dat serieus repercussies hebben”, waarschuwt hij.

Bij IoT-apparaten is ook al snel de privacy in het gedrang. “Wereldwijd gaat het om 22 miljard verbonden apparaten en dat aantal neemt alleen maar toe. IP-camera’s en babymonitors slaan vaak beelden op in de cloud. Hack je die, dan kun je direct bij mensen in huis kijken. Er blijft dan geen privacy over, maar het wordt dan ook een fysiek risico. Criminelen kunnen meekijken en zien waar je belangrijke zaken bewaart, maar ook wanneer je thuis bent of juist niet. Opnieuw relevante informatie die geld waard is.”

Social media

Steeds vaker zijn ook hackers geïnteresseerd in accounts van social media, YouTube en e-mail. Ze gebruiken deze accounts om als jou andere accounts ‘te liken’ en een boost te geven, om fake-nieuws en fake-succesverhalen te verspreiden. Populair is ook advertising-fraude. Hierbij maakt men een account aan bij een advertentieverkoper om daarna met gestolen accounts eindeloos op deze advertenties te klikken. “Per klik is het een minimaal bedrag, maar aangestuurd met een botnet en veel gestolen accounts is het al snel een leuke inkomstenbron.”

Mobiele dreigingen

Aangezien er ontzettend veel data op mobiele apparaten staan, zoals wachtwoorden en apps die je gebruikt bij multifactor-inloggen, is er volgens Peter Hendriks, solutions-manager bij ESET, alle reden de beveiliging van mobiele apparaten serieus te nemen. Smartphones zijn veiliger dan pc's en Macs, maar waterdicht is die veiligheid niet. “Dat geldt voor Android maar ook iOS. Apples mobiele OS is meer afgeschermd, maar het is niet zo dat je mobiele devices onschendbaar zijn.”

Mobiele apparaten worden veel aangevallen voor phishing en vishing (spraak-phishing). Een groot risico is de installatie van apps buiten de standaard Android- of Apple-appstore om. Apps in die stores worden door Apple en Google op kwaliteit en ook beveiliging gecontroleerd, maar dat geldt niet voor apps uit andere bronnen. Lang had ook alleen Android de optie om alternatieve stores te gebruiken, maar inmiddels moet ook Apple andere appwinkels toelaten.

“Het risico van het downloaden van malware is hierdoor groter geworden”, aldus Hendriks. Botezatu van Bitdefender onderschrijft dit: “Op iOS zijn attacks zeldzaam, maar voor Android zien we zeker twintig tot dertig reports van frauduleuze apps per maand.” Bitdefender onderzoekt op dit moment een Android-app die in de Google Playstore wordt aangeboden en die de smartphone gebruikt als proxy voor crimineel netwerkverkeer. “Het grote voordeel van smartphones is dat ze eigenlijk altijd ingeschakeld zijn én verbonden zijn met het internet”, aldus Botezatu. Dit maakt smartphones volgens hem extra interessant. Daarbij is ook de bandbreedte steeds minder een beperking. Bovendien bevatten mobiele apparaten veel informatie over de gebruiker.

Conclusie

Als gebruiker kun je er niet omheen: het internet is niet veilig en daarmee ook alle apparaten die we met het internet verbinden niet. Dat geldt voor de computer, de smartphone, maar ook voor alle andere apparaten die we steeds meer toelaten in ons huis en in ons leven. En juist omdat we er zo vertrouwd mee zijn en ze ook willen vertrouwen, is het belangrijk de risico’s goed in ogenschouw te nemen. De experts en rapporten van de overheid laten zien dat de dreiging groot genoeg is om beveiliging ruim aandacht te geven.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).