Dit jaar nemen de online apparaten in de wereld toe tot meer dan 20 miljard. Dit zijn heel veel smartphones en computers, maar steeds meer ook alledaagse apparaten als koelkasten, wasmachines, smartwatches en zonnepanelen. Ook zelf zijn we steeds meer ‘altijd verbonden’ en daarmee ook ‘altijd kwetsbaar’. Want gebruik van internet is niet zonder risico’s. Wat is er nodig om in 2025 veilig online te kunnen zijn?

In de echte wereld weten we wel hoe we het risico verlagen dat er schade ontstaat, bij digitale dreigingen is dat niet altijd zo duidelijk. De dreiging is vaak technisch en complex, de maatregel kost geld of beperkt het gebruiksgemak. Een belangrijke maatregel die niets kost, is gezond wantrouwen. Een leuke site met gratis softwaredownloads kan gewoon een leuke site zijn, maar is het aannemelijk? Alleen gezond wantrouwen is helaas niet genoeg, daarvoor zijn de dreigingen groot en vaak ook onzichtbaar. Gelukkig is er een breed aanbod aan beveiligingstools die de belangrijkste bedreigingen en de grootste risico’s afdekken.

Security versus gebruiksgemak: is Facebook nog wel zo leuk als je elke login met een beveiligingssleutel moet bevestigen?

Soorten maatregelen

Beveiligingsmaatregelen kunnen op verschillende manieren worden onderverdeeld. Bijvoorbeeld naar het soort maatregel: proactief, detectief, reactief, correctief, preventief, compenserend, afsluitend en administratief. Voor thuis zijn vooral de eerste vijf categorieën belangrijk.

Proactieve maatregelen zijn gericht op het voorkomen van schade. Denk aan het installeren van updates en het beveiligen van gebruikersaccounts met multifactor-authenticatie. Detectieve maatregelen zijn gericht op het tijdig herkennen van een aanval. Bijvoorbeeld het controleren van logging.

Reactieve maatregelen moeten de schade beperken, zoals het maken van back-ups. Correctieve maatregelen lijken op reactieve, maar leggen meer nadruk op herstel en verbetering van de beveiliging daarna.

Tot slot de preventieve maatregelen, die proberen vooral de impact van kwetsbaarheden te verminderen. Denk aan het versleutelen van gegevens op een mobiele ssd en het verwijderen van niet-gebruikte software. In het algemeen geldt dat de bescherming beter is als uit meerdere categorieën maatregelen zijn genomen.

Securitytools zoals VeraCrypt voor het versleutelen van mobiele gegevensdragers zijn al snel technisch en complex.

Antivirus, antimalware, antiransomware

Hoewel het lastig is een ransomware-aanval helemaal te voorkomen, zijn er wel degelijk maatregelen die je kunt nemen. Gebruik van antivirussoftware is een belangrijke, zeker op een Windows-pc. Dit kan Windows Defender zijn, dat in de tests van gerenommeerde test-laboratoria AV-Test en AV-Comparatives doorgaans even goed tot iets minder dan andere producten scoort. Het voordeel is dat het gratis is en prima integreert met andere beveiligingsmaatregelen in Windows. Ook biedt het inmiddels extra bescherming tegen ransomware, doordat je bepaalde mappen, bestanden en delen van het geheugen tegen onbevoegde wijzigingen kunt beschermen.

Ook Microsoft Defender, Windows eigen beveiliger, biedt steeds meer maatregelen specifiek tegen ransomware.

Alternatief antiviruspakket

Gebruik van een alternatief antiviruspakket heeft een aantal voordelen vergeleken met Windows Defender. Het biedt, afhankelijk van de gekozen versie, meer beveiligingsfuncties en soms ook aan beveiliging verwante functionaliteit. Steeds meer antivirus-aanbieders bieden bovendien volwaardige ondersteuning aan consumenten. Dit is extra waardevol, juist omdat de consument anders dan bedrijven altijd minder ervaring en kennis met securityincidenten hebben dan bedrijven. De antivirus levert dan die kennis en ‘handjes’.

Aanbieders van antivirussoftware bieden steeds vaker ook echt support aan hun klanten.

Extra beveiliging

Het is gebleken dat de beschermingsproducten van Bitdefender, F-Secure, ESET en McAfee goed scoren op bescherming tegen phishing en van de identiteit als aanvulling op Windows Defender.

Ook beveiligen ze meer dan alleen je Windows-computer, bijvoorbeeld mobiele apparaten en de verschillende desktops en notebooks van Apple. Bovendien hoeft dit niet te betekenen dat je Windows Defender verliest. Dat kan ook bestaan naast een andere beveiligingsoplossing en regelmatig een extra scan doen. Klik hiervoor op Start / Systeem / Privacy en beveiliging / Virus- en bedreigingsbeveiliging.

Antimalware-programma’s en securitysuites bieden veel extra functionaliteit ten opzichte van de standaardbeveiliging van Microsoft.

Back-up en test

Antimalware-beveiliging verlaagt het risico op een succesvolle ransomware-aanval, maar er zijn aanvullende maatregelen mogelijk om het risico verder te verkleinen. Een heel belangrijke is het regelmatig back-uppen van de belangrijkste gegevens. Windows biedt wel een back-upfunctie, maar die werkt alleen met een Windows-account en cloudopslag op OneDrive.

Duplicati is een gratis alternatief, dat tal van back-uplocaties ondersteunt. Acronis True Image biedt ook antivirus en cloudopslag, maar wel in een jaarabonnement. De back-ups moeten daarbij zeker niet op hetzelfde apparaat staan als waar de gegevens die in de back-up zitten. Beter worden de back-ups op een ander apparaat bewaard en het liefst offline. Dat betekent op een externe schijf of in de cloud. Alleen een back-up die niet toegankelijk is voor buitenstaanders, is immers veilig voor ransomware.

Zeker één back-up moet onbereikbaar zijn voor eventuele malware op de eigen systemen, zoals hier de back-up naar een afgeschermde cloudlocatie.

NAS gebruiken

Een NAS is een prima apparaat als onderdeel van een back-upstrategie, maar kan nooit het enige onderdeel in die strategie zijn. Een NAS is veelal permanent ingeschakeld en de back-ups opgeslagen op de NAS dan ook bereikbaar via het netwerk, dus ook door eventuele malware. Daarbij heeft Synology, maar vooral QNAP, een historie van kwetsbaarheden in de NAS-software en geven beide pas recent echt aandacht aan beveiliging.

Omdat het niet is uit te sluiten dat de ransomware-besmetting in een van de back-ups zit, is het noodzakelijk voldoende versies van elke back-up te bewaren. En essentieel, de back-ups moeten worden getest. Zonder regelmatige controle of de back-ups volledig en bruikbaar zijn, vormen ze geen zekerheid waar je op kunt vertrouwen als je ooit te maken krijgt met ransomware en je al je gegevens uit de back-up wilt herstellen in plaats van te betalen.

Vanaf firmware QTS 5.2 controleert QNAP op verdachte schijfactiviteit als bewaking tegen ransomware.

Updaten en patchen

Updates zijn essentieel voor de beveiliging van elk apparaat. Of het nu om een tablet, Mac of Windows-pc gaat, installeer altijd alle updates. Android, iOS, Windows en macOS beschikken allemaal over functionaliteit om de software te updaten. Installeer updates zo snel mogelijk en herstart indien gevraagd het systeem om vooral kritische updates ook echt actief te maken.

Voor maximale veiligheid, installeer Windows Updates zodra ze er zijn.

Lastiger is het updaten van alle programma’s die een gebruiker er zelf op zet. Ook die moeten bijgewerkt worden als er een nieuwe versie uitkomt, alleen ontbreekt de mogelijkheid dit eenvoudig te doen. Er zijn alternatieve programma’s die zelf de geïnstalleerde programma’s indexeren en scannen op achterlopende updates. UnigetUI en VulnDetect zijn van die programma's. De eerste werkt als een traditioneel Windows-programma, maar is eigenlijk een schil rond Windows-eigen niet-grafische updatemanager winget (het heette eerder ook WingetUI). De UI maakt het gebruiksvriendelijk én zeer rijk aan functionaliteit.

Eenvoudiger is VulnDetect, een dienst die nagenoeg onzichtbaar werkt. Alle configuratie en gebruik gaat via een webportal. Voor thuisgebruikers is het tot vijf apparaten gratis. Beide programma’s updaten nagenoeg alle geïnstalleerde software en bewaken ook zaken als browsers en Windows Updates.

Updaten is essentieel voor de beveiliging. Met UniGetUI (voorheen WinGetUI) en VulnDetect van Secteer houd je alle software up-to-date.

Hardware updaten

Niet alleen de software op de pc is kwetsbaar als het niet is geüpdatet naar de laatste versie, dit geldt ook voor alle apparaten in het thuisnetwerk. En dat zijn er steeds meer. En lang niet allemaal krijgen ze automatisch updates of zijn er ook maar updates voor beschikbaar. Door de veelheid aan merken en modellen is er helaas geen eenvoudige oplossing voor het probleem. Belangrijke stappen zijn allereerst weten welke apparatuur er allemaal in het netwerk aanwezig is. Hierbij kan een netwerkscanner helpen. Verschillende aanbieders van antivirus-oplossingen bieden in hun apps voor mobiele apparaten zo’n functie.

Soms biedt een antivirusoplossing zoals ESET Smart Security ook een netwerkscanner.

Netwerkscanner

Een andere optie is een netwerkscanner. Een uitgebreide en gebruiksvriendelijke is Fing, dat als app voor Mac, Windows, iOS en Android beschikbaar is, maar dat ook een Fing Agent voor installatie op een Raspberry Pi aanbiedt. Afhankelijk van de gebruikte versie en een eventueel abonnement, bewaakt Fing het hele netwerk, brengt alle apparaten in beeld en rapporteert ook over achterlopende versies.

Zijn de apparaten in beeld, dan moeten deze veelal handmatig en stuk voor stuk bijgewerkt worden. Hiervoor log je met de browser in op elk apparaat en voer je een firmware-update of upgrade uit. Veelal kan dit direct op het apparaat, soms moet de firmware eerst gedownload worden naar een pc of Mac en van daar geüpload. Belangrijk is ook hardware waarvoor geen updates meer uitkomen en waarbij lekken dus niet gedicht worden, uit het netwerk te halen en vervangen door nieuwe die nog wel door de leverancier ondersteund worden.

Fing is een van de beschikbare netwerkscanners die apparaten in het netwerk opspoort, herkent en rapporteert over de beveiliging.

IoT en andere apparaten

Met up-to-date firmware leg je alleen de basis voor de verdere beveiliging van de apparaten in het netwerk. Wat er aanvullend kan, verschilt per apparaat. Wat er moet, is wel helder. Geef alleen apparaten die dat nodig hebben toegang tot het internet. Verander waar mogelijk de naam van het admin-account en voorzie elk account van een per apparaat verschillend wachtwoord. Maak als dat mogelijk is voor het gebruik een account aan zonder admin-rechten en gebruik dat voor bijvoorbeeld het bekijken van camerabeelden of het instellen van de kamertemperatuur. Schakel apparatuur die niet altijd nodig is ook uit op momenten dat het niet nodig is. Een NAS kan dit bijvoorbeeld volgens een vast schema.

Deel het netwerk op in verschillende segmenten. Bijna elke router biedt wel de mogelijkheid voor een gastnetwerk, maar soms kun je ook zelf meerdere netwerken aanmaken. Zet al deze minder betrouwbare apparaten in een eigen netwerk en geef ze alleen toegang tot het internet. Of plaats apparaten die verbinding met het thuisnetwerk moeten hebben in een apart segment dat juist geen internettoegang heeft.

Identiteitsbescherming

Omdat identiteitsfraude alsmaar toeneemt en de schade groot kan zijn, is het belangrijk ook je eigen identiteit goed te beschermen. Zet accounts op social media van ‘publiek’ naar ‘alleen toegankelijk voor vrienden’, waarbij je contacten bewust moet toelaten. Schoon de lijst gerust ook eens op met contacten die geen vrienden meer zijn. Verwijder accounts van online diensten die je niet meer gebruikt of voorzie ze van een enorm lastig wachtwoord dat je dan ook zelf niet eens hoeft te onthouden.

Antivirus beschermt tegen frauduleuze websites en sites met schadelijke inhoud.

Veel antivirusprogramma’s bieden functionaliteit zoals anti-phishing, bescherming tegen frauduleuze websites en controle op gelekte identiteits-informatie op het darkweb. Voor de laatste analyseren zij datasets uit datalekken. Alternatief kun je dit ook zelf controleren op have i been pwned? en daar voor een of meer mailadressen ook een alert instellen, zodat je melding krijgt als jouw gegevens worden gevonden.

Registreer je mailadres bij een identiteitscontroledienst, liefst een die ook adviseert welke acties je na een lek moet ondernemen.

Extra authenticatie

De beveiliging van accounts neemt enorm toe wanneer je aan het wachtwoord een extra authenticatie toevoegt. Dat kan een unieke code zijn of het bevestigen van een login in een authenticatie-app zoals Google of Microsoft Authenticator. Het voordeel hiervan is dat het gratis is. Het bezit van de smartphone met die app en de toegangscontrole op de app zijn dan extra bewijs dat jij bent wie je zegt te zijn bij het inloggen. Het nadeel is dat de smartphone zelf gestolen kan worden of kan worden gehackt.

Hierover lees je meer in dit artikel: Bescherm je accounts met tweefactorauthenticatie

Als alternatief kun je een hardwaresleutel nemen. Die van Yubikey zijn de bekendste, maar er zijn meer merken die deze oplossing bieden. De prijzen van deze sleutels lopen uiteen van 20 tot 80 euro. Belangrijk is vooraf goed te kijken waarvoor je ze wilt gebruiken en welke accounts een hardwaresleutel ondersteunen. Voor gebruik in combinatie met een wachtwoordmanager zijn ze erg geschikt en bijna al de hele investering waard. Bedenk wel, één sleutel is eigenlijk geen sleutel; zorg altijd voor een back-up.

Een hardware-securitysleutel voegt extra beveiliging toe, maar enige kennis is wel gewenst.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).