ID.nl logo
E-bike kopen in 2022 – E-bike techniek
Mobiliteit

E-bike kopen in 2022 – E-bike techniek

Als je van plan bent een e-bike aan te schaffen, moet je verder kijken dan alleen de looks en of hij lekker zit. Er zit veel techniek op zo'n fiets en daar moet je een paar belangrijke keuzes in maken. Die bepalen of je fiets echt geschikt is voor jouw gebruik. Denk aan motoren, aandrijving, versnellingen, remmen, vering en banden. In dit artikel gaan we ze punt voor punt af, zodat je weet waar je op moet letten.

Allereerst de motor. Dat is toch het hart van je elektrische fiets. Die bepaalt samen met sensoren een groot deel van het rijcomfort, zodat je lekker soepel door de stad fietst, maar ook of je die flinke heuvel opkomt zonder al te veel bij te moeten trappen.

Je kunt kiezen uit een motor in het voorwiel, in het achterwiel of een middenmotor. De middenmotor is tegenwoordig zo’n beetje de standaard; verreweg de meeste fietsen zijn daarmee uitgerust. Dat is ook logisch, want het is eigenlijk de alleskunner van de drie.

Watch on YouTube

Een voorwielmotor zie je nog wel bij de wat betaalbaarder fietsen. De techniek is iets eenvoudiger en dus goedkoper. Er zit vrijwel altijd alleen een rotatiesensor bij. Die sensor signaleert wanneer je trapt en laat de motor vervolgens meedoen. Daar zit niet heel veel regeling in, het is vooral een aan-uitgedrag. De motor doet mee als je trapt en stopt met meedoen als je je benen stilhoudt. In het begin kan dat een beetje een raar gevoel geven; je trapt een beetje en opeens wordt je fiets naar voren getrokken. Er zit bovendien een kleine vertraging in.

Ook al geef je veel of weinig kracht op je pedalen, de motor doet altijd vol vermogen mee. Dat is prettig voor wie niet zo veel beenkracht heeft, vooral bij het op gang komen. Je moet wel een beetje uitkijken in de bochten, zeker als het nat is. Begin je dan met trappen, dan kan de fiets wat instabiel worden. Gelukkig zijn de voorwielmotoren niet de krachtigste, dus doorslippen zal als het droog is niet snel gebeuren. In de bergen is dit type motor niet aan te raden door het gebrek aan trekkracht en tractie.

Een fiets met een voorwielmotor is vaak vriendelijker geprijsd.

Een achterwielmotor zie je nog maar zelden, maar kan interessant zijn als je net als bij de voorwielmotor meteen volle ondersteuning wil en wel in heuvelachtig terrein wilt fietsen. Alleen heb je kans dat hij bij extreme hellingen uitschakelt omdat de motor dan te heet wordt. Een ander voordeel is dat dit type motoren de stilste is. Er hoeft immers geen extra tandwielsysteem te draaien.

Een achterwielmotor is lekker stil en geeft veel rijcomfort.

Dat extra tandwielsysteem heb je wel bij een middenmotor. Die maken dus wat meer geluid, zeker de oudere versies. De modernere middenmotoren worden gelukkig steeds stiller. Groot voordeel van een middenmotor is dat er naast een rotatiesensor ook een trapkrachtsensor in zit. Niet alleen wordt gemeten óf je trapt, maar ook hoe hárd je trapt. Afhankelijk van de instelling die je hebt gekozen, wordt daarmee bepaald hoe hard je motor meewerkt. Dat geeft een erg natuurlijk en comfortabel fietsgedrag.

Nadeel is wel dat als je weinig kracht hebt, je minder hard wordt geholpen en sneller een hogere ondersteuningsstand moet kiezen. Dan kun je ook beter een middenmotor uit de toplijn kiezen die ook voor mountainbikes wordt gebruikt, zoals de Bosch Performance Line, de Bafang M420, de Shimano EP8 en de Brose Drive T of S. Dit soort motoren met een heel hoog koppel zijn ook in de bergen erg geschikt, mits je versnellingen op de bergen zijn aangepast.

Voor stadsritjes en gewone toertochten is een wat minder krachtige motor prima geschikt en daarmee haal je meer kilometers uit je accu.

De meeste e-bikes zijn uitgerust met een middenmotor.

Qua aandrijving wordt een ketting veruit het meest gebruikt. Een ketting is het goedkoopst en heeft ook nog eens de minste weerstand, en dat is weer goed voor je actieradius. Alleen moet je hem wel regelmatig schoonmaken en smeren, want zand, vuil en roest zijn de grootste vijanden van je ketting. Kies je een fiets met een gesloten kettingkast, dan hoef je veel minder naar je ketting om te kijken.

Een ketting moet je regelmatig schoonmaken en smeren; bij een fiets met een kettingkast is dat een stuk minder.

Wil je geen schoonmaakgedoe of aan de slag met kettingvet, kies dan een fiets met riemaandrijving. De weerstand is misschien iets groter dan bij een ketting, maar met een elektrische fiets merk je daar weinig van, afgezien van een iets kleinere actieradius. Overigens zou ik ook een fiets met een riemaandrijving regelmatig schoonmaken, zeker als er na een ritje door de regen zand of blubber tussen is gekomen.

Een riemaandrijving is veel onderhoudsvriendelijker en ziet er ook nog eens chiquer uit.

Als het gaat om het versnellingssysteem heb je ook een aantal opties. Ook hier is er genoeg te kiezen als je een hekel hebt aan onderhoud. De schoonste en meest onderhoudsvrije optie is de versnellingsnaaf. Hierbij zitten de versnellingen in de achteras verwerkt. Er kan geen vocht of vuil bij en je hoeft niets te smeren. Alleen de ketting als je een versie met ketting kiest, maar zo’n naaf is juist ideaal om te combineren met een riem.

Een naafversnelling is erg handig; je hoeft er eigenlijk nooit naar om te kijken.

Nadeel van een gewone naafversnelling zoals de bekende Shimano Nexus of Alfine-modellen is dat ze te weinig spreiding bieden voor in de bergen. In de stad en de rest van het vlakke Nederland heb je daar geen last van en zijn het uitstekende oplossingen. Verder kun je niet zomaar blijven doortrappen tijdens het schakelen; zeker bij terugschakelen moet je even stilhouden, en dat is bergop niet zo prettig.

Wil je echt de bergen dan in, dan is een derailleurversnelling ideaal. Het is ook het systeem met het minste energieverlies, dus je haalt er uiteindelijk de grootste range mee. Doordat alles open ligt, heb je er wel meer onderhoud aan. Maar veel meer dan regelmatig schoonmaken en smeren is het niet.

Ook een derailleur vindt het niet altijd even prettig om te schakelen onder volle belasting, zeker niet die van een koppelrijke elektromotor. Bij opschakelen hoor je dan weleens vervelende geluiden en slijt de boel wat sneller.

Een derailleur biedt heel veel versnellingen en heeft de minste weerstand.

Een mooie oplossing daarvoor is elektrisch schakelen, dat inmiddels door veel e-bikesystemen wordt ondersteund. Daarbij houdt de motor tijdens het schakelen even iets in, zodat de naaf of derailleur makkelijk kan schakelen. Jij hoeft alleen het knopje in te drukken. Ook kun je de boel zo instellen dat de fiets automatisch terugschakelt als je voor het stoplicht staat en je snel en zonder zwaar trappen weer op gang kunt komen. Erg handig!

Enviolo maakt traploze versnellingsnaven die ook nog eens in een elektrisch schakelende variant beschikbaar zijn.

De meest luxe schakelsystemen zijn de traploze versnellingsnaaf van Enviolo en de Rohloff-naaf met 14 versnellingen. De Eviolo-naaf heeft geen vaste schakelstanden en met de draaischakelaar aan je handvat kun je elke versnellingsstand kiezen die je wilt. Er is zelfs een elektrische versie beschikbaar waarbij je in het display op de fiets instelt met welke trapfrequentie je wilt rijden, dus hoe snel je trapt. Vervolgens regelt het systeem dat automatisch bij. Of je nu snel of langzaam rijdt, jij trapt altijd hetzelfde ritme. Dat is wel even wennen en lang niet iedereen vind dat prettig, dus maak eerst een uitgebreide proefrit om te bepalen of dit wat voor je is.

Het mooiste, maar wel duurste systeem komt van Rohloff, en die is er ook in een variant waarmee je elektrisch kunt schakelen.

De Rohloff-naaf is het mooiste systeem van allemaal en heeft de minste nadelen, behalve misschien zijn prijs. Het is namelijk een behoorlijk duur systeem, maar daar krijg je ook wat voor terug. Je hebt genoeg versnellingen voor in de bergen en het rendement is hoog, en ook als je accu leeg is valt er nog redelijk mee te fietsen. Elektrisch schakelen is eveneens mogelijk; dan houdt de motor even in bij het schakelen en je kunt zelfs meerdere versnellingen tegelijkertijd op- of terugschakelen als je de knop wat langer ingedrukt houdt.

Wat betreft de remmen kun je kiezen uit rollerbrakes, velgremmen (ook wel V-brakes genoemd) en schijfremmen. En dat is meteen ook de volgorde van minder goed naar goed remmen. Rollerbrakes zijn een doorontwikkeling van de vroegere trommelremmen. Voordeel is dat ze bij nat of droog weer even goed remmen en dat je geen remblokjes hoeft te vervangen. Nadeel is dat ze van alle types het minst goed remmen (bij droog weer althans) en zeker op een wat zwaardere e-bike bij een wat hogere snelheid vind ik ze niet ideaal. Ben je een behoudende rijder en rem je sowieso niet zo stevig, dan voldoen ze voor jou waarschijnlijk prima.

Rollerbrakes zijn prima voor wie niet al te stevig wil remmen en rustig rijdt.

Velgremmen zijn veel beter te doseren en ook nog eens het goedkoopst en het lichtst. Ze doen het eigenlijk altijd prima, zolang je de remblokjes maar op tijd vervangt en goed afstelt. In de regen doen ze het minder goed dan als het droog is; daar moet je wel even rekening mee houden.

Velgremmen zijn budgetvriendelijker en remmen over het algemeen beter dan rollerbrakes.

Schijfremmen zijn de beste optie. Ze remmen sowieso het best – ook bij nat weer – en je kunt de remkracht heel goed doseren. Dat komt omdat ze meestal hydraulisch worden bediend. In plaats van een kabel zit er een vloeistof in de remleiding, net zoals bij je auto. Daardoor kun je preciezer en harder remmen. Sommige velgremmen zijn trouwens ook met hydraulische leidingen uitgerust.

Schijfremmen remmen het best, ook in de regen of bij langdurige afdalingen.

Een ander voordeel is dat ze bij lange afdalingen minder snel oververhitten. Ze zijn alleen wel iets minder hufterproof dan velgremmen of rollerbrakes. Krijgt je schijf een tikkie in de stalling of bij het plaatsen op een fietsendrager, dan kan zo’n schijf beschadigen of zelfs krom raken. Dan moet je dus even langs de fietsenmaker.

Omdat je op een e-bike wat harder fietst dan op een gewone fiets, wordt je sneller door elkaar wordt geschud, en al helemaal bij slecht wegdek. Hobbels, drempels, richeltjes, stoepjes, gaten in de weg of losse takjes en steentjes komen dan veel harder door. Om die reden hebben de meeste e-bikes een geveerde voorvork. De hoeveelheid vering kun je vaak instellen of zelfs helemaal uitzetten, maar alleen bij de hele dure fietsen werkt dat echt goed. Ook kun je kiezen voor een geveerde zadelpen. Dat kun je ook achteraf nog doen, voor het geval jouw e-bike met een vaste zadelpen is uitgerust.

Een geveerde voorvork zorgt voor meer comfort tijdens het rijden.

Bij heel luxe vakantiefietsen zit er weleens een schokbreker in het achterframe, maar dat zijn vaak bijna mountainbikes met spatborden en een bagagedrager.

Houd er wel rekening mee dat hoe meer en makkelijker je fiets veert, hij minder strak stuurt op gewone fietspaden en dat je door die vering ook een deel van je trapenergie en dus range kwijtraakt.

Bij een volledig geveerde fiets is ook het achterframe voorzien van vering. Ideaal om een geitenpaadje mee af te dalen.

Veel comfort kun je ook winnen door de juiste banden en bandenspanning. Bredere banden vangen trillingen beter op en kunnen op een lagere bandenspanning worden gereden, zonder dat ze meteen meer rolweerstand krijgen. Brede banden bieden dus meer comfort. Maar ze bieden ook meer grip; je kunt er makkelijker mee over onverharde paden rijden. Voor een paadje door de duinen of door het bos hoef je dus niet bang meer te zijn. En in de stad kom je met bredere banden minder snel in de tramrails of andere richels vast te zitten. Ik zou dus altijd voor wat bredere banden kiezen, maar niet te breed, zoals je ze op mountainbikes of van die fatbikes ziet.

Zo’n fatbike ziet er fantastisch uit, maar sturen doen ze wat minder strak.

Nadeel van brede banden is dat ze voor een wat slomer stuurgedrag zorgen. Je moet meer moeite doen om de bocht door te komen. Ook komen ze wat minder snel op gang, maar dat is met een e-bike niet zo erg: de motor doet toch mee. Fiets je veel in de stad, dan kun je het best niet al te breed gaan – zeg maximaal rond de 50 mm. En let op wat je fietsendrager maximaal aankan. De superbrede banden van de nieuwste modellen passen vaak niet in de gootjes van je oude fietsendrager.

Qua profiel heb je ook genoeg keuze. Hoe meer je over onverharde paden fietst, hoe grover je het profiel wilt hebben. Er zijn ook banden met weinig profiel in het midden en wat meer aan de zijkanten; die rollen lekkerder en stiller over het asfalt en hebben toch grip in de bochten op onverharde wegen.

Glad profiel in het midden voor makkelijker rollen, grover profiel aan de zijkanten voor meer grip op onverharde wegen.

Naast comfort is de lekbestendigheid van de band het belangrijkst. Niemand zit erop te wachten om onderweg een lekke band te moeten plakken. Zeker niet op een zware e-bike die je niet zomaar even op zijn kop zet. Moderne fietsbanden zoals die van Schwalbe of Continental zijn goed lekbestendig, maar vraag altijd om de meest lekbestendige als je nieuwe banden moet uitzoeken. Dat beetje extra gewicht of rolweerstand is bij e-bikes veel minder belangrijk. Lekbestendigheid is wat je wilt!

Schwalbe noemt zijn Marathon E-Plus-banden ‘onplatbaar’: hiermee zou je ze niet lek moeten rijden.

▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond
© M.studio - stock.adobe.com
Huis

Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

▼ Volgende artikel
Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde
© px.palette
Huis

Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Wat gaan we doen?

We geven diverse tips en tools om administratieve en andere papieren documenten efficiënt en ordelijk te digitaliseren. Dat gaat van scannen en OCR’en tot organiseren, automatiseren, back-uppen en meer.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Er bestaan ook heel wat printers met een ingebouwde scanner.

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

NAPS2 is prima opensource-scansoftware, met geïntegreerde meertalige OCR-module.

Pdf-printer

De focus van dit artikel ligt op papieren brondocumenten, maar we willen zeker ook (de gratis versie van) PDFCreator vermelden (www.pdfforge.org/pdfcreator). Je kunt deze namelijk als virtuele printer installeren om zo allerlei documenttypen om te zetten naar PDF(/A).

Start na installatie de app, open het tabblad Printer, vink PDFCreator aan en kies via de moersleutel het bestaande profiel PDF/A (archiefbestand). Bevestig met Opslaan en sluit de app. Open nu een document in een willekeurige toepassing, open het afdrukvenster en selecteer PDFCreator als printer. Een dialoogvenster opent waarin je het document meteen kunt opslaan als PDF/A-bestand (standaardversie 2b, maar dit is aanpasbaar via het uitklapmenu).

Je kunt zo’n virtuele printer ook inzetten om documenten automatisch als PDF/A op te slaan in een zelf te bepalen map. Maak hiervoor in PDFCreator op het tabblad Profielen een nieuw profiel aan (bijvoorbeeld PDF/A in map Facturen), kies bijvoorbeeld PDF/A-2b als formaat en geef tevens een specifieke opslaglocatie op. Koppel dit profiel op het tabblad Printer aan een nieuwe virtuele printer (bijvoorbeeld PDF/A-facturen). Zo maak je meerdere profielen en printers aan, waarbij elk PDF/A-bestand automatisch in een andere map terechtkomt.

Je kunt ook meerdere virtuele printers aanmaken, telkens met een aangepast profiel.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Met (het gratis) Adobe Scan kun je ook meerdere pagina’s laten OCR’en en in één pdf bewaren.

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

TagSpaces is een krachtige taggingtool, maar met een zekere leercurve.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Met het juiste filter kun je ook vanuit de Verkenner naar tags binnen pdf-documenten zoeken.

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Sneller zoeken binnen een logische mappenstructuur (en met labels).

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Organiseer je bestanden automatisch op basis van eigen, gecombineerde zoekfilters.

DMS

Met de tips rond doorzoekbaar maken, taggen en ordenen uit dit artikel, en met tools als TagSpaces en File Juggler, raak je al ver. Wil je je administratie nog professioneler organiseren, dan kom je uit bij een volwaardig Document Management System, kortweg DMS. Flexibele opensource-tools zijn bijvoorbeeld Papermerge en Paperless NGX. Beide installeer je het makkelijkst op Windows via Docker (Docker Desktop for Windows, met WSL2).

Na installatie bereik je het browserdashboard van de tool standaard via http://<ip-adres>:8000. Beide tools bieden OCR aan om gescande documenten doorzoekbaar te maken. Je documenten kunnen ook automatisch worden verwerkt op basis van eigen filters, en er zijn krachtige zoekopties ingebouwd. Beide tools kun je meteen uitproberen via een online demo (log in met demo / demo).

Een krachtig DMS als Paperless-ngx maakt het bijhouden van je administratie veel efficiënter.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Agent Ransack laat gecombineerde en krachtige filters toe en zoekt ook in metadata.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Duplicati is een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en flexibele back-uptool.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Ook in NAPS2 kun je pdf-documenten met een wachtwoord beveiligen.