ID.nl logo
Wat kost een e-bike per jaar?
© Getty Images/iStockphoto
Mobiliteit

Wat kost een e-bike per jaar?

Wat kost een e-bike eigenlijk per jaar of per maand? Want met alleen de aanschaf van de fiets ben je er niet. Je moet hem ook geregeld opladen, netjes onderhouden en eventueel verzekeren. Alvast een spaarpotje aanleggen voor een nieuwe accu is trouwens ook handig, want die is na zo’n vier tot zes jaar aan vervanging toe. Om al die kosten overzichtelijk te krijgen, geven we je een paar voorbeeldberekeningen zodat jij weet waar je aan toe bent en waar je eventueel op kunt besparen.

E-bikes zijn er al vanaf minder dan 1000 euro tot ver boven de 7000 euro. Je kunt het zo gek maken als je zelf wilt. De populairste prijsklassen liggen rond de 2000 en 3500 euro. De gemiddelde prijs van een e-bike lag vorig jaar (2021) op 2400 euro.

Voor onze voorbeeldberekeningen gaan we uit van een stadsfiets van 2000 euro, een luxe stadsfiets of hybride fiets van 3500 euro en een sportieve vrijetijdsfiets van 5000 euro.

Voorbeeld 1: Gazelle Esprit HFB kopen? | Elektrische stadsfiets

Deze stadsfiets van 2000 euro heeft een voorwielmotor en een accu van 450 Wh. Volgens de fabrikant kom je op een volle accu tussen de 40 en 75 kilometer ver. Dat is afhankelijk van de hoeveelheid ondersteuning die je gebruikt. Hoeveel kilometer je in de praktijk haalt valt vaak wat tegen, dus wij gaan voor de berekening uit van een gemiddelde range van 50 kilometer.

Die afstand nemen we meteen als gemiddelde afstand die je per week fietst. Als je alleen doordeweeks fietst, komt dat neer op 10 kilometer per dag.

Deze Gazelle-stadsfiets heeft een accu van 450Wh en komt volgens de fabrikant tussen 40 en 75 kilometer op een acculading.

Voorbeeld 2: Explore E+ 1 625Wh Stagger (2022) | Trekking Fiets | Giant Bicycles Nederland (giant-bicycles.com)

Nemen we een wat luxere fiets van 3500 euro die je in de stad gebruikt en waarmee je ook tochtjes maakt, dan wil je een wat groter bereik, dus een grotere accu is wel zo prettig. Deze fiets heeft een middenmotor en een accu van 625 Wh. Daarmee zou je in de praktijk wel zo’n 75 tot 100 km ver moeten komen. Voor onze berekening houden we 75 kilometer per week aan.

Deze Giant heeft een accu van 625 Wh en heeft een bereik van zo’n 75-100 kilometer.

Voorbeeld 3: Upstreet3 | FLYER E-Bikes (flyer-bikes.com)

Voor 5000 euro heb je een heel luxe fiets met een veel krachtiger motor die het ook goed doet in heuvelachtiger terrein. Bijkomend voordeel is dat dergelijke fietsen vaak een hoger gewicht aankunnen. Handig als je zelf iets meer weegt of als je veel vakantiespullen wilt meenemen. Met een accu van 750 Wh kom je in Nederland zeker meer dan 100 km ver, of je moet alleen maar de Vaalserberg op- en afrijden. Laten we voor deze fiets uitgaan van 100 kilometer per week. We zijn per slot van rekening fanatieke fietsers!

Deze Flyer heeft een extra krachtige accu van 750 Wh, waarmee je zeker meer dan 100 kilometer haalt.

Stroomkosten

Dan de stroomkosten. De energieprijzen zijn sinds eind vorig jaar omhoog geschoten. Jouw stroomprijs is afhankelijk van welk contract je hebt afgesloten en hoelang die stroomprijs nog geldt. Aangezien de meeste mensen al hebben moeten verlengen voor een veel hoger tarief of dat binnenkort moeten doen, gaan we uit van de prijzen die je de laatste maanden ziet. Die liggen zo tussen de 50 en 70 cent per kWh, dus wij rekenen met een gemiddelde van 60 cent per kWh.

Om te berekenen hoeveel stroom je per jaar verbruikt aan het opladen van je accu, moet je rekening houden met laadverliezen van je acculader. Niet alle stroom uit de muur komt daadwerkelijk in je accu; er gaat altijd wat verloren aan warmte. Dat kan oplopen tot zo’n 15 tot 25 procent. Laten we voor nu uitgaan van 20 procent verlies.

Bij de stadsfiets kom je 50 kilometer ver op een acculading, en dat rijd je ongeveer per week. Per jaar moet je dan 52 keer opladen. De capaciteit van de accu is 450 Wh, met 20 procent verlies is dat 540 Wh aan verbruikte stroom per volle accu. Vermenigvuldig je dat met 52, dan kom je aan iets meer dan 28 kWh. Elke kWh kost 60 cent, dus per jaar kost je e-bike je nog geen 17 euro. Dat valt heel erg mee, toch?

Het rekensommetje van de wat luxere fiets met 625Wh-accu en 75 km per week komt uit op een kleine 24 euro. De fiets met 750Wh-accu en 100 km per week kost je per jaar ruim 28 euro. Vergelijk dat maar eens met een zuinige auto. Stel, die rijdt 1 liter benzine op 20 km, dan kost die auto je bij 5000 km rijden al snel zo’n 600 euro aan benzine.

Verzekering

Waarom zou je je fiets willen verzekeren? Het is sowieso niet verplicht. Heb je een WA-verzekering (tegenwoordig heet dat een AVP of Aansprakelijkheidsverzekering Particulieren), dan ben je gedekt voor schade die je anderen toebrengt.

De belangrijkste reden om je elektrische fiets te verzekeren, is diefstal. Niet alleen van de fiets zelf, maar ook van de accu, want ook die is kostbaar. Dus als e-bikes bij jou in de buurt regelmatig worden gestolen, is zo’n diefstalverzekering geen overbodige luxe. Check je verzekering of jouw garage of schuur waar je je fiets bewaart onder jouw inboedelverzekering valt. Soms moet je daar nog een extra module voor afnemen en kan worden gevraagd om je fiets ook in je eigen opslag op slot te zetten.

Behalve diefstal wil je misschien ook schade aan je fiets verzekeren, voor het geval je er een ongelukje mee krijgt. Je kunt zelfs pechhulp erbij verzekeren, zodat je geholpen wordt bij pech onderweg.

Let bij het uitzoeken van een verzekering op de looptijd van de verzekering, de dekking en de polisvoorwaarden. Hoe langer je jezelf vastlegt, hoe lager de maandpremie. Vaak kun je kiezen voor looptijden van drie of vijf jaar of voor onbepaalde tijd. De premie betaal je per maand, soms per jaar of zelfs in één keer als je een pakket van drie of vijf jaar afneemt.

Wat betreft de dekking kun je naast diefstal ook schade, pechhulp, ongevallen- en rechtshulpdekking kiezen. Let goed op de voorwaarden van de verzekeraar. Na een aantal jaar vervalt de nieuwwaardedekking, je eigen risico kan verschillen en vaak moet je een ART-2 of hoger goedgekeurd slot hebben en bij diefstal twee sleutels inleveren waarbij één sleutel echt gebruikt moet zijn. De voorwaarden kunnen per verzekeraar behoorlijk wisselen dus het is verstandig om je vooraf goed in te lezen en te vergelijken.

Verzekeringen vergelijken Op Kieskeurig.nl/fietsverzekering vind je een handige vergelijker van fietsverzekeringen. Daar hebben we de drie voorbeeldfietsen ingevoerd om te kijken wat je ongeveer kwijt bent. We hebben gekozen voor een looptijd van vijf jaar. Daarna moet je je echt afvragen of een verzekering tegen diefstal nog economisch verantwoord is. Vind je pechhulp belangrijk, dan kan het voordeliger zijn om losse pechhulp af te nemen, maar als je ook een schadeverzekering wil, is zo’n alles-in-één-pakket interessanter om te verlengen. Diefstalverzekering met een looptijd van vijf jaar voor de stadsfiets van 2000 euro kost ongeveer 4 euro per maand. Schade- en ongevallenverzekering en pechhulp erbij kost in totaal ongeveer 6,5 euro per maand. De bedragen van de fiets van 3500 euro zijn ongeveer 6,5 en 9,5 euro. Voor een fiets van 5000 euro betaal je 9 tot 13 euro per maand. Hierbij hebben we de goedkoopste verzekering uit de vergelijker gekozen en een postcode in de randstad genomen. Daar worden de meeste e-bikes gestolen, dus zijn de premies wat hoger. In gebieden met minder diefstal betaal je al snel een derde van de premie minder.

Accu vervangen

Na een aantal jaar is je accu versleten. Hoe snel dat gebeurt, hangt helemaal af van je gebruik en hoe je ermee omgaat. Reken erop dat fietsaccu’s vanaf vier tot zes jaar minder range geven. Dat hoeft niet erg te zijn en je kunt er nog jaren probleemloos mee doorfietsen. Maar op een gegeven moment ben je het zat en dan sta je voor de keuze: een nieuwe accu, de accu laten reviseren of een nieuwe fiets? Een accu vervangen is sowieso goedkoper dan een nieuwe fiets, en zeker als je verder nog heel tevreden bent met je huidige fiets, is dat de beste optie.

De 450Wh-accu van de stadsfiets kost los ongeveer 400 euro. Die van de wat luxere fiets met een 625Wh-accu kost ongeveer 800 euro. De 750Wh-accu gaat al richting de 1000 euro. Dat zijn dus wel kosten die je van tevoren goed mee moet rekenen en waar je het liefst al een potje voor aanlegt, zodat je na een paar jaar niet voor onaangename verrassingen komt te staan. In onze berekening gaan we ervan uit dat de accu vijf jaar meegaat en je daarna een nieuwe wilt kopen.

Onderhoud

Je fiets heeft natuurlijk ook onderhoud nodig. Denk aan nieuwe banden en remblokjes, maar ook afstellen en smeren. Fiets je meer kilometers, dan heb je meer onderhoud nodig. Dat onderhoud kun je zelf doen en daarmee bespaar je natuurlijk geld. Vaak zit de eerste servicebeurt inbegrepen bij de aanschaf van je nieuwe fiets. De nieuwere fietsen met meer snufjes, zoals automatische versnellingen, krijgen regelmatig updates, net als je telefoon.

Soms kan dat via je smartphone en soms alleen via specialistische apparatuur van de merkdealer. Ben je niet zo handig, dan kun je het best naar de fietsenmaker gaan. Doe je het onderhoud helemaal zelf, dan ben je per jaar hooguit een paar tientjes kwijt.

In de beginjaren zijn de onderhouds- en vooral slijtagekosten minder dan als je fiets al een paar jaar oud is. Een onderhoudsbeurt bij de fietsenmaker kost je ergens tussen 65 en 100 euro. Voor onze berekening houden we per jaar 75 euro voor de stadsfiets aan, 100 euro voor de luxere fiets en 125 euro voor de duurste fiets, die ook de meeste kilometers maakt.

Kostenplaatje

We rekenen alles om naar vijf jaar gebruik. Dat is een redelijke termijn om de accu te vervangen en komt de vraag of je een nieuwe fiets wilt kopen of nog een keer in een accu investeert en verder fietst. Onze stadsfiets kost de eerste vijf jaar 375 euro aan onderhoud, ruim 84 euro aan opladen en 390 euro aan een uitgebreide verzekering met pechhulp. Inclusief de aanschaf van de fiets kom je dan uit op 2850 euro. Dat is omgerekend 22 cent per kilometer. Reken je een extra accu erbij, dan kom je uit op 3250 euro en 25 cent per kilometer. Rijd je er dan nog vijf jaar mee verder, dan ben je voor die tien jaar ongeveer 4100 euro inclusief opladen, verzekering en onderhoud kwijt. Dat is 16 cent per kilometer. Langer doorrijden is dus duidelijk voordelig!

Bij de duurdere fietsen zien we hetzelfde plaatje. De luxe stadsfiets kost in vijf jaar ongeveer 4700 euro en omgerekend 24 cent per kilometer, of met extra accu 5500 euro en 28 cent per kilometer. Rijd je dan nog eens vijf jaar door, dan geef je in die tien jaar ongeveer 6675 euro uit, wat neerkomt op 17 cent per kilometer.

Dat kleine verschil in kilometerprijs na tien jaar zien we ook bij de duurste fiets. Daarmee ben je na vijf jaar ruim 6500 euro kwijt, wat neerkomt op 25 cent per kilometer. Na tien jaar heb je bijna 9100 euro uitgegeven, maar omgerekend in prijs per kilometer kom je eveneens uit op 17 cent. Dat komt doordat er meer kilometers mee worden gefietst. Hoe meer je fietst, hoe goedkoper dat per kilometer is.

Na vijf jaar heb je ongeveer 30 tot 40 procent van de nieuwwaarde van je fiets uitgegeven aan variabele kosten. En dan moet je nog een potje erbij sparen voor een nieuwe accu. Duidelijk is wel dat het veel geld kan schelen om lang met je fiets te doen!

Leasen of kopen?

Nu we de kosten goed in kaart hebben, is het makkelijk om te vergelijken of leasen misschien een interessante optie is. Het grote voordeel van een fiets leasen is dat je geen groot bedrag in een keer hoeft uit te geven. Je bepaalt een vast bedrag per maand, al moet je je vaak wel voor meerdere jaren vastleggen. Onze stadsfiets kost in de lease bijvoorbeeld 72 euro per maand voor een contract van drie jaar. Daar zit dan al een uitgebreide verzekering bij, dus daar hoef je je geen extra kosten voor te maken. Voor een tientje extra per maand koop je ook de reparatiekosten af.
Als je dat omrekent, dan ben je na die drie jaar ongeveer 3000 euro kwijt. Je kunt iets besparen door zelf het onderhoud bij de fietsenmaker te laten doen, maar dan nog ben je na drie jaar net zo veel geld kwijt als de fiets zelf kopen en hem vijf jaar lang gebruiken. Leasen is dus niet voordeliger.

Subsidies en werkregelingen

Ben je in loondienst, dan zijn er manieren om goedkoper aan je fiets te komen. Dat hangt wel af van de mogelijkheden die je werkgever biedt, want die moet hieraan willen meewerken. In plaats van zelf een fiets te leasen, kun je dat via je werkgever doen, als die die mogelijkheid biedt. Dan betaalt je werkgever de leaseprijs en wordt de waarde van de fiets voor 7 procent bij je inkomen opgeteld. Daar betaal je inkomstenbelasting over. Addertje onder het gras is wel dat je verder geen werkkilometers meer kunt declareren. Je wordt immers geacht die met je fiets te maken.

Een andere mogelijkheid is de fiets te betalen uit de ruimte die de WKR, de WerkKostenRegeling biedt. Afhankelijk van je arbeidvoorwaarden en je werkgever kun je dan je fiets betalen van je brutoloon, of je levert vakantiegeld, eindejaarsuitkering, vakantiedagen of overuren in. Er wordt geteld met brutobedragen, dus netto ben je dan voordeliger uit dan wanneer je de fiets helemaal zelf van je nettoloon koopt.

Let wel op, er zit wel een maximum aan het bedrag waar je belastingvoordeel op krijgt. Daarboven betaal je het volle pond. Check dus bij je werkgever naar de mogelijkheden en reken alles vooraf goed door! Veel op het oog interessante fietsplanprojecten zijn in de praktijk toch minder voordelig dan gewoon zelf de fiets kopen en de verzekering het onderhoud regelen.

Dit zijn drie voorbeeldberekeningen van wat een e-bike in de praktijk kost.

▼ Volgende artikel
Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond
© M.studio - stock.adobe.com
Huis

Waar voor je geld: 5 fonduesets voor een gezellige avond

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

▼ Volgende artikel
Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde
© px.palette
Huis

Van papier tot pixels: altijd je administratie op orde

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Wat gaan we doen?

We geven diverse tips en tools om administratieve en andere papieren documenten efficiënt en ordelijk te digitaliseren. Dat gaat van scannen en OCR’en tot organiseren, automatiseren, back-uppen en meer.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Er bestaan ook heel wat printers met een ingebouwde scanner.

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

NAPS2 is prima opensource-scansoftware, met geïntegreerde meertalige OCR-module.

Pdf-printer

De focus van dit artikel ligt op papieren brondocumenten, maar we willen zeker ook (de gratis versie van) PDFCreator vermelden (www.pdfforge.org/pdfcreator). Je kunt deze namelijk als virtuele printer installeren om zo allerlei documenttypen om te zetten naar PDF(/A).

Start na installatie de app, open het tabblad Printer, vink PDFCreator aan en kies via de moersleutel het bestaande profiel PDF/A (archiefbestand). Bevestig met Opslaan en sluit de app. Open nu een document in een willekeurige toepassing, open het afdrukvenster en selecteer PDFCreator als printer. Een dialoogvenster opent waarin je het document meteen kunt opslaan als PDF/A-bestand (standaardversie 2b, maar dit is aanpasbaar via het uitklapmenu).

Je kunt zo’n virtuele printer ook inzetten om documenten automatisch als PDF/A op te slaan in een zelf te bepalen map. Maak hiervoor in PDFCreator op het tabblad Profielen een nieuw profiel aan (bijvoorbeeld PDF/A in map Facturen), kies bijvoorbeeld PDF/A-2b als formaat en geef tevens een specifieke opslaglocatie op. Koppel dit profiel op het tabblad Printer aan een nieuwe virtuele printer (bijvoorbeeld PDF/A-facturen). Zo maak je meerdere profielen en printers aan, waarbij elk PDF/A-bestand automatisch in een andere map terechtkomt.

Je kunt ook meerdere virtuele printers aanmaken, telkens met een aangepast profiel.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Met (het gratis) Adobe Scan kun je ook meerdere pagina’s laten OCR’en en in één pdf bewaren.

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

TagSpaces is een krachtige taggingtool, maar met een zekere leercurve.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Met het juiste filter kun je ook vanuit de Verkenner naar tags binnen pdf-documenten zoeken.

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Sneller zoeken binnen een logische mappenstructuur (en met labels).

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Organiseer je bestanden automatisch op basis van eigen, gecombineerde zoekfilters.

DMS

Met de tips rond doorzoekbaar maken, taggen en ordenen uit dit artikel, en met tools als TagSpaces en File Juggler, raak je al ver. Wil je je administratie nog professioneler organiseren, dan kom je uit bij een volwaardig Document Management System, kortweg DMS. Flexibele opensource-tools zijn bijvoorbeeld Papermerge en Paperless NGX. Beide installeer je het makkelijkst op Windows via Docker (Docker Desktop for Windows, met WSL2).

Na installatie bereik je het browserdashboard van de tool standaard via http://<ip-adres>:8000. Beide tools bieden OCR aan om gescande documenten doorzoekbaar te maken. Je documenten kunnen ook automatisch worden verwerkt op basis van eigen filters, en er zijn krachtige zoekopties ingebouwd. Beide tools kun je meteen uitproberen via een online demo (log in met demo / demo).

Een krachtig DMS als Paperless-ngx maakt het bijhouden van je administratie veel efficiënter.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Agent Ransack laat gecombineerde en krachtige filters toe en zoekt ook in metadata.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Duplicati is een betrouwbare, gebruiksvriendelijke en flexibele back-uptool.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).

Ook in NAPS2 kun je pdf-documenten met een wachtwoord beveiligen.