Zelf had ik het idee, dat ik rustig overal kon werken op mijn eigen Macbook: het is toch altijd andermans laptop is die gestolen wordt, nietwaar? Totdat ik in januari ineens zelf tot die groep andere mensen behoorde. De misdaad zelf was onbeschaamd: ik was in Starbucks, bezig met het typen van een e-mail, toen een jongeman mijn laptop onder mijn vingers vandaan griste, zomaar de deur uitliep en in een gereedstaande auto sprong.

Eerlijk gezegd was ik niet op mijn hoede. Ik was een fervent bezoeker van de zaak, het was drie uur ’s middags, en er waren veel getuigen om mij heen. Maar het was in zo’n 30 seconden voorbij. Het fenomeen heet “Apple picking” en het is een epidemie geworden in grote steden als Chicago, Los Angeles en New York – net als in voorsteden in Zuid-Californië, zo blijkt. Ik kwam er later achter dat er in slechts drie dagen tijd op 24 Starbucks locaties in de regio die bekend staat als het “Inland Empire” nietsvermoedende Apple-gebruikers bestolen waren.

Apple: behulpzaam tot op zekere hoogte

Wanneer een dief er met je telefoon, tablet of computer vandoor gaat bel je natuurlijk de politie. Maar wat doe je terwijl je op de politie staat te wachten? De oplossing die door Apple geboden wordt is “Find My Mac” of “Find My iPhone”. In beide gevallen werkt de locatie-tracking alleen als je de locatiediensten op je apparaat hebt ingeschakeld. (“Find My Mac” werkt alleen op Macs die op OSX Lion of later draaien.) Zelfs dan, aldus de politie, kan de functie eenvoudig uitgeschakeld worden door de telefoon uit te zetten. Het voordeel is echter dat gebruikers gemakkelijk de inhoud van hun apparaat van op afstand kunnen vergrendelen of verwijderen, zodat ze hun gegevens veilig kunnen stellen en het dusdanig dieven lastiger maken om het apparaat door te verkopen.

Mijn MacBook Pro was nog geen maand oud. Hij stond niet vast met een slot aan de tafel, was niet verzekerd. Vrijwel meteen nadat mijn laptop gestolen was activeerde ik de “Find My iPhone” app op mijn telefoon, die al mijn geregisteerde apparaten bijhoudt. Om de een of andere reden was ik vergeten om de locatiediensten op mijn MacBook in te schakelen. (De “Find My Mac” dienst heeft een aantal potentiële nadelen, zoals Wired’s Mat Honan ondervond – iemand die je wachtwoord weet te kraken zou het in principe kunnen gebruiken om je computer te wissen.)

Het goede nieuws is dat je zelfs zonder de locatiediensten de machine van op afstand kunt vergrendelen, maar alleen wanneer het apparaat verbonden is met het Internet. Weken na de diefstal staat de verwijderingsactie voor mijn laptop nog steeds aagegeven als “in behandeling” in “Find My iPhone”.

Apple zelf is van weinig nut in dergelijke gevallen. De uitgebreide garantie van AppleCare dekt geen diefstal of beschadiging door een misdrijf. En aan de support pagina van Apple heb je niks. Klik op “product is verloren of gestolen” en je krijgt een summier antwoord: “Als u een Apple product verloren of gevonden hebt, neem dan contact op met uw lokale politiebureau of dit te melden. Kies een ander onderwerp om deze online sessie voort te zetten.”

De lokale politieagenten die mijn diefstal behandelden spoorden mij aan om het gratis nummer van Apple te bellen, en ik kreeg een medewerker van de klantenservice te spreken. Nadat ik mijn situatie had uitgelegd en verteld had dat ik op aanraden van de politie gebeld had werd ik een aantal minuten in de wacht gezet terwijl de medewerker met een manager overleg pleegde.

Toen ik hem terug aan de lijn kreeg zei hij dat hij de diefstal en het serienummer van mijn machine zou noteren. Hij gaf me ook een “zaaknummer” voordat hij verontschuldigend toevoegde: “We hebben in ons systeem niet echt een manier om gestolen items te markeren.”

Gezien de toename in Apple-gerelateerde diefstallen – 16.000 in New York alleen in het afgelopen jaar – zou je denken dat het bedrijf enthousiast mee zou werken aan de rechtshandhaving, door bijvoorbeeld een database aan te maken en bij te houden die gestolen apparaten die bij de Genius Bar in een Apple Store terechtkomen herkent.

Applicaties van derden

Er zijn verschillende applicaties van derden die superieure bescherming tegen diefstal beloven. Ze bieden allemaal variaties op dezelfde dienst: Wanneer je je apparatuur als vermist opgeeft via een Web-based controlepaneel zal de software proberen je apparaat te lokaliseren met behulp van de geolocatie functies indien het apparaat verbonden is met het Internet. Al deze programma’s maken ook ongemerkt screenshots en foto’s met behulp van de iSight camera van het apparaat, en ze zijn allemaal voorzien van functies die toezicht, vergrendeling en verwijdering op afstand mogelijk maken.

Flipcode’s Hidden “biedt de meest geavanceerde diefstal tracking voor uw Mac.” Ik heb Hidden op mijn desktop computer, een iMac, getest. Met behulp van nabije Wi-Fi plekken plaatste de app mijn computer ongeveer anderhalf blok ten zuiden van waar ik eigenlijk woon. Goed genoeg voor de politie? Ik heb een tweede test uitgevoerd, die de machine met succes lokaliseerde. Je kunt de machine ook zo instellen dat hij foto’s neemt van de onrechtmatige gebruiker. Het basisplan van Hidden begint bij $15 per jaar voor 1 machine, met maximaal vijf licenties voor $45 per jaar.

Prey is een gratis open-source alternatief – en het was bij mijn eerste test een stuk nauwkeuriger dan Hidden. Prey lokaliseerde niet alleen mijn computer op de exacte locatie, het nam zelfs een screenshot en een clandestiene foto van mij met de machine, en vatte al deze data samen in een online rapport dat ik via het Web kon benaderen. De “pro” versie begint vanaf $5 per maand voor maximaal 3 apparaten, en levert tot 100 rapporten, on-demand activering en een “actieve modus” waarmee je je apparaten te allen tijde kunt bijhouden, niet alleen maar wanneer ze vermist zijn.

Orbicule’s Undercover 5 kost $49 per jaar voor een enkele licentie en $59 om maximaal vijf Macs te beschermen. Met Undercover kun je aangifte van diefstal doen, met daarin periodieke foto’s, keylogs en locaties die direct naar je lokale politiebureau verzonden worden als je een e-mailadres hebt om het naartoe te sturen. Maar de app biedt ook een slimme “Plan B”-functie die op het apparaat een hardwarefout simuleert. Omdat de meeste dieven niet bepaald criminele meesterbreinen zijn kunnen ze geneigd zijn de computer ergens te laten repareren. Als dat gebeurt kan de software een bericht op het scherm laten zien dat de gebruiker, of in dit geval de reparateur, ervan op de hoogte brengt dat de machine gestolen en vergrendeld is.

Absolute Software’s LoJack voor Laptops maakt gebruik van een combinatie van software en menselijke intelligentie om je gestolen apparaat te lokaliseren. Als je Mac gestolen is werkt het opsporingsteam van Absolute samen met de politie om het systeem te vinden. De dienst wordt geleverd in standaard- en premiumedities, waarbij de laatste ook voor $50 per jaar $1000 garantie biedt.

Bescherm je gegevens: clouddiensten

Wanneer je laptop in handen van dieven valt is het herstellen van verloren gegevens een andere directe zorg. De meeste dieven zijn volgens de politie niet geïnteresseerd in je gegevens of persoonlijke informatie. Ze zijn op zoek naar een gemakkelijke vangst, waarbij het gangbare tarief voor een gestolen MacBook zo’n $100 is.

Omdat mijn laptop nieuw was, was ik maar weinig gegevens kwijt. Daarnaast maak ik gebruik van de cloud-opslagdienst van Dropbox. Met plannen die beginnen bij $10 per maand (of $99 per jaar als je van tevoren betaalt) voor 100GB aan opslagruimte biedt Dropbox een handige manier om bestanden te synchroniseren en delen tussen verschillende apparaten. Google Drive levert 100GB voor $5 per maand, maar in tegenstelling tot Dropbox is de bestandsgrootte beperkt tot 10GB. Apple’s eigen iCloud premium service biedt heel wat minder voor heel wat meer – 20GB voor $40 per jaar, of slechts 50GB voor $100 per jaar. Maar iCloud heeft uiteraard andere functies, zoals ruimte voor een back-up van je iOS-apparaten.

Zet je mac op slot

Binnen een week had ik mijn vervangende MacBook Pro. Op dezelfde dag kwam een rechercheur mij vertellen dat hij een aantal mensen in hechtenis had “voor niet verwante vergrijpen”. Zelfs al zijn de boosdoeners van de straat, dan nog moet je op je hoede zijn. Dus heb ik geïnvesteerd in een goed laptopslot. Helaas hebben de prachtig slanke en lichtgewicht MacBook Airs en de nieuwe MacBook Pro met Retina display geen beveiligingssleuf, in tegenstelling tot de oudere MacBook Pro modellen.

Kensington, die een verscheidenheid aan sloten maakt, lijkt voor bijna alles een oplossing te hebben. De laptopsloten van Kensington kosten tussen de $30-$60 en worden geleverd met sleutels of maken gebruik van combinaties. Wikkel de bijna 2 meter lange stalen kabel rond een vaste tafelpoot en de meeste dieven zullen je laptop met rust laten. De meeste Apple Stores verkopen het combinatieslot model van $30, maar het ligt niet in de winkel, je moet er specifiek naar vragen.

Kensington biedt ook de SafeDock Air voor 11-inch en 13-inch MacBook Air modellen. Deze kosten beiden $90. Zoals de naam al doet vermoeden is de SafeDock een dock: Schuif je Air erin, draai een beveiligingssleuf om, en je machine zit vergrendeld. Alleen heb je nog wel een kabel nodig om de boel vast te binden. De SafeDock is met een verhoging van 10 centimeter ook ergonomisch, “voor beter zicht”.

Terwijl Kensington gebruik maakt van MacBook’s eigen beveiligingssleuf moet je om Computer Security Products’ Stop-Lock systeem te gebruiken een beveiligingsplaat op het deksel van de laptop aanbrengen. Stop-Lock heeft een concurrerende prijs van $44. Qua esthetiek draait Steve Jobs zich waarschijnlijk om in zijn graf wat betreft het Stop-Lock systeem, maar het biedt een dubbel afschrikmiddel: een strak slot met een sleutel, plus een manier om de gestolen computer op te sporen en te identificeren, mocht er toch een dief mee vandoor gaan. De plaat heeft een streepjescode; gebruikers kunnen het ID-nummer registreren op de website van Computer Security. Onder de plaat bevindt zich een chemisch gebonden “tatoeage” die in felrode niet-verwijderbare inkt “gestolen goed” spelt.

Tot slot, voor Apple’s nieuwe Retina MacBooks, die de oude beveiligingssleuf missen, verkoopt Maclocks voor $70 de Security Clear Case Bundle. Dit doorzichtige, rigide polymeer omhulsel is bevestigd aan de onderkant van de computer en bevat de beveiligingssleuf waaraan je het meegeleverde kabelslot vastmaakt. De Clear Case wordt ook geleverd met een doorzichtige polymeer skin voor de bovenkant om het apparaat tegen krassen en slijtage te beveiligen.

Denk preventief

Misschien wel een van de belangrijkste dingen om te onthouden wanneer je je apparaat beveiligt is dat dieven minder gauw geneigd zijn een apparaat te stelen dat ze niet kunnen doorverkopen. Met een combinatie van software en hardware is het niet moeilijk om je MacBook te beschermen tegen de plaag die Apple-picking heet.

Dit artikel is geschreven door Ben Boychuk (@benboychuk) en verscheen oorspronkelijk op onze zustersite Macworld.com: "Don't get Apple picked: How to protect your Mac from theft in public places".

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).