Fabrikanten bepalen vaak zelf hoe vaak zij versie-updates en beveiligingsupdates uitbrengen voor hun telefoons. Dit beleid bepaalt uiteindelijk hoe veilig je je smartphone kan blijven gebruiken. Computer!Totaal legt het belang van een goed updatebeleid uit en vergelijkt het beleid van de tien bekendste fabrikanten, ook in vergelijking met de Apple iPhone.

Bij het kopen van een nieuwe smartphone besteden fabrikanten graag veel aandacht aan het mooie scherm, de krachtige hardware en de uitstekende camera’s. Logisch, maar een goede smartphone valt of staat met het softwarebeleid dat de fabrikant hanteert. Dit geldt ook voor een tablet. Op de Apple iPhone na draaien alle smartphones op Android, het besturingssysteem van Google. Merken mogen Android visueel en qua functies aanpassen en hebben ook veel vrijheid bij het bepalen van hun updatebeleid. Hoe vaak en voor welke periode je toestel beveiligings- en versie-updates ontvangt, verschilt letterlijk per model. Toch valt er per merk genoeg te zeggen over het updatebeleid. Maar laten we eerst uitleggen wat die updates doen en waarom ze belangrijk zijn.

Versie-updates verbeteren Android

Je Android-smartphone draait op een versie, die Google aanduidt met een cijfer. Google brengt jaarlijks een nieuwe versie uit. Op moment van schrijven is Android 11 de nieuwste versie die je kunt gebruiken. Android 11 is in 2020 verschenen. Dit najaar brengt Google Android 12 uit, waarvan een publieke bèta inmiddels te installeren is op een handvol smartphonemodellen. Later dit jaar kunnen fabrikanten de definitieve update uitbrengen voor hun smartphones. Elke versie-update introduceert handige vernieuwingen die het Android-besturingssysteem gebruiksvriendelijker en efficiënter maken. Zo gaat Android 12 het onder meer eenvoudiger maken om je wifinetwerk te delen met bekenden, kun je schermafbeeldingen bewerken en gaat de software beter om met je privacy. Hoe meer versie-updates je smartphone krijgt, hoe langer je dus profiteert van nieuwe functies.

Belangrijke beveiligingsupdates

Je Android-toestel is ook voorzien van een beveiligingsupdate, die een bepaalde datum draagt. De datum – bijvoorbeeld 1 april 2021 – geeft aan welke maandupdate als laatste geïnstalleerd is. Google brengt sinds augustus 2015 elke maand een beveiligingsupdate uit, soms zelfs twee in een maand. Die beveiligingsupdates zijn heel belangrijk omdat ze ontdekte en vervolgens opgeloste kwetsbaarheden in Android-apparaten dichten. Kwetsbaarheden kunnen in het Android-besturingssysteem zitten, maar ook in hardware als de processor, de wifichip of de bluetoothchip. In principe merk je niets van de beveiligingsupdates, maar dankzij deze updates kun je je toestel wel veiliger gebruiken. Mocht je razend benieuwd zijn welke beveiligingsproblemen een Google-update allemaal oplost, dan kun je terecht op https://source.android.com/security/bulletin. Op deze (Engelstalige) website houdt Google een overzicht bij van alle beveiligingsupdates, die Google bulletins noemt. Elk bulletin heeft een pagina dat de opgeloste beveiligingslekken opsomt. Wil je echt de diepte in? Dan biedt de bulletinpagina verwijzingen naar uitgebreidere (Engelstalige) informatie over de kwetsbaarheden en oplossingen.   

©PXimport

Play-systeemupdates

Google rolt sinds een paar jaar ook beveiligingsupdates uit via Google Play Services. Dit type update vereist geen medewerking van de smartphonefabrikant. Google kan de update dus rechtstreeks op je toestel aanbieden, al moet je smartphone of tablet wel op Android 10 of hoger draaien. Je moet ook akkoord geven voor het downloaden en installeren van de update, waarna je smartphone in de meeste gevallen opnieuw opstart om de software bij te werken. Goed om te weten is dat een Google Play-systeemupdate niet gelijk is aan een beveiligingsupdate. Grote kans dat de laatst geïnstalleerde beveiligingsupdate op je smartphone ouder is dan de Google Play-systeemupdate.

Apple blijft updatekoning

Controleer je toestel

Wil je weten of je Android-smartphone of -tablet up-to-date is of achterloopt? In de instellingen controleer je binnen een minuut welke updates op je toestel geïnstalleerd zijn. Open de Instellingen-app en ga naar de instelling Beveiliging en vergrendelscherm. Afhankelijk van het merk smartphone dat je gebruikt, kan de naamgeving van deze instelling iets afwijken. Op het betreffende instellingenscherm zie je bovenaan Beveiligingsupdate. Klik hierop en je toestel controleert of er een nieuwe beveiligingsupdate beschikbaar is. Je kunt dit ook handmatig doen door op de knop Controleren op update te drukken. Je ziet de laatst geïnstalleerde beveiligingsupdate, in ons geval die van 1 maart 2021. Het scherm toont ook op welke Android-versie je toestel draait, in ons geval 11. Op het vorige scherm zie je de optie Google Play-systeemupdate. Door hierop te klikken, controleert je apparaat of er een nieuwe Google Play-systeemupdate klaarstaat. De knop Controleren op updates doet dit ook. Het scherm toont ook de datum van de geïnstalleerde Google Play-systeemupdate.  

LG stopt met smartphones

©PXimport

Updatebeleid van merken vergeleken

De redactie van Computer!Totaal test smartphones in alle prijsklassen en houdt het updatebeleid van deze modellen en fabrikanten in het algemeen scherp in de gaten. Hoe goed doen de tien bekendste fabrikanten van Android-smartphones het? En kunnen die merken tippen aan Apple, dat zijn iPhones van eigen iOS-software voorziet en de smartphones jarenlang updates geeft?  

Hekkensluiters

Allereerst de merken met een slecht updatebeleid. Dat zijn er steeds minder, maar ze zijn er nog zeker. Een matig updatebeleid bespaart de fabrikant personeelskosten, want er zijn minder medewerkers nodig om de update te testen op de smartphonemodellen. Iets wat lastiger, tijdrovender en dus duurder is dan veel gebruikers denken. Door een beperkt updatebeleid te hanteren, maakt een fabrikant meer winst op zijn verkochte toestellen. Maar gebruikers krijgen dus minder vaak en minder lang updates dan wenselijk. Zo stelt Motorola twee versie-update beschikbaar voor de Edge 20-serie en 3 jaar beveiligingsupdates. Die beveiligingsupdates komen de eerste 2 jaar om de maand uit en in het derde jaar per kwartaal. Dit terwijl Google dus elke maand een update uitbrengt. Sommige van Motorola’s Android One-smartphones krijgen ook een tweede versie-update. De Motorola Moto G Pro is zo’n Android One-toestel. OnePlus had jarenlang een goede updatereputatie, maar introduceerde vorig jaar zijn eerste budgetsmartphones en geeft die nauwelijks updates. Zo verschenen de N10 5G en N100 met het verouderde Android 10 en krijgen ze alleen Android 11, dat al maanden beschikbaar was. De eerste échte update – Android 12- komt niet naar de twee smartphones. Ze ontvangen twee jaar regelmatig beveiligingsupdates. Kleinere merken hanteren doorgaans ook een matig updatebeleid. Zo krijgen Alcatel-smartphones helemaal geen versie-updates en ontvangen ze twee jaar elk kwartaal een beveiligingsupdate. Toestellen van moederbedrijf TCL zijn duurder en kunnen rekenen op één versie-update en twee jaar elk kwartaal een beveiligingsupdate. Dat is ook niet om over naar huis te schrijven.

©PXimport

Huawei zit zonder updates

Middenmotors

Er zijn ook genoeg fabrikanten die een gemiddeld updatebeleid hanteren. Met gemiddeld bedoelen we twee jaar versie- en beveiligingsupdates. Voor goedkopere en middenklasse smartphones is dat prima. Maar voor een duur toestel is twee jaar ondersteuning aan de korte kant, zeker omdat er merken zijn die drie, vier of zelfs vijf jaar software-updates uitbrengen. Sony en Poco zijn drie bekende merken die twee jaar updates beschikbaar stellen. En dus krijgt de 149 euro kostende Poco M3 op papier even lang updates als de 1149 kostende Sony Xperia 1 II. Oppo maakt wel onderscheid in prijsklasse. Zo krijgen de goedkopere smartphones in de A-serie minimaal één versie-update. De modellen in de Reno- en Find-series krijgen minimaal twee versie-updates. Alle toestellen van Oppo worden drie jaar lang van beveiligingsupdates voorzien. Het prijsverschil van duizend euro is op alle punten van de smartphones terug te zien, maar niet altijd in de de softwareondersteuning. Xiaomi geeft zijn meeste smartphones minimaal twee jaar software-updates, ook de goedkopere modellen. Opvallend genoeg communiceerde de fabrikant tot voor kort echter geen officieel updatebeleid. Nu Xiaomi flink aan populariteit wint in Europa, merkt het naar eigen zeggen dat Europese klanten behoefte hebben aan een duidelijke updategarantie. Het merk belooft daarom transparanter te communiceren op hoeveel updates een smartphone kan rekenen. De eerste stap is gezet, want bij de introductie van de betaalbare Redmi Note 10-serie werd vermeld dat de smartphones twee jaar beveiligings- en versie-updates krijgen.

Hoogvliegers

Als je een Android-smartphone met een uitstekend updatebeleid zoekt, kom je uit bij Nokia, Samsung en Google. Om met die laatste te beginnen: Google is de ontwikkelaar van Android en verkoopt zelf Pixel-telefoons. Niet meer dan logisch dus dat die jaren updates krijgen, om precies te zijn drie jaar versie- en beveiligingsupdates. Een bijkomend voordeel is dat een Pixel-telefoon als eerste updates krijgt, want er is geen andere fabrikant in het spel. Je kunt dus direct aan de slag met de verbeteringen in een nieuwe Android-versie en bent zo snel mogelijk beschermd tegen opgeloste beveiligingsproblemen. Het belangrijkste nadeel van Google’s Pixel-serie is dat de smartphones officieel niet in Nederland te koop zijn. Jammer, maar niet onoverkomelijk. Bij bekende (web)winkels kun je gewoon een Pixel-smartphone kopen, waarvan de Pixel 4a (5G) en Pixel 5 de nieuwste modellen zijn. Je betaalt wel een hogere prijs.

©PXimport

Samsung

Marktleider Samsung stond jarenlang bekend als een fabrikant die langzaam en relatief weinig updates verspreidde, maar heeft inmiddels een betere reputatie. Het merk rolt sneller updates uit dan menig concurrent en hanteert twee versie-updates voor betaalbare toestellen. Modellen vanaf ruwweg 350 euro kunnen rekenen op drie versie-updates. Zo is de razend populaire Galaxy A51 uit 2020 laatst bijgewerkt naar Android 11 en krijgt de smartphone in de toekomst nog Android 12 en 13. De nieuwe Galaxy A52 en A72 draaien uit de doos op Android 11 en krijgen dus Android 12, 13 en 14. Voor de Galaxy S21-reeks geldt hetzelfde. Samsung maakt ook een goede sier door al zijn Galaxy-smartphones uit 2019 en daarna vier jaar beveiligingsupdates te geven. Daar kan geen enkele andere Android-fabrikant aan tippen, zelfs Google niet. Betaalbare Galaxy-modellen als de A12 en A20e krijgen elk kwartaal een beveiligingsupdate, duurdere toestellen eerst elke maand en vanaf het vierde jaar eens per kwartaal.

©PXimport

Android One

Nokia gebruikt het Android One-programma op het merendeel van zijn smartphones. Dit betekent dat de fabrikant twee versie-updates garandeert en drie jaar elke maand een beveiligingsupdate uitrolt. Met een Nokia-toestel als de nieuwe Nokia G20 kun je dus lang vooruit, al heeft het merk tegenwoordig opvallend lang nodig om die (versie)updates te verspreiden. Interessant is dat de nieuwe Nokia X-serie zelfs drie versie-updates krijgt (naar Android 12, 13 en 14). Die keuze maakt onderdeel uit van Nokia’s nieuwe 3+3+3-strategie: drie jaar versieupdates, beveiligingsupdates en garantie. Noemenswaardig is de Nederlandse fabrikant Fairphone, dat vier tot vijf jaar updates belooft voor zijn smartphones. Die zijn zo duurzaam mogelijk gefabriceerd, zijn deels zelf te repareren en krijgen inderdaad jaren updates. Met een kanttekening. Want hoewel het lovenswaardig is dat de Fairphone 2 uit 2015 onlangs nog een Android-update kreeg, is dat de update naar Android 9 uit 2018. De software blijft dus verouderd.

Conclusie

De vele fabrikanten van Android-smartphones hanteren een verschillend updatebeleid. Merken als Sony, Oppo, Xiaomi en Poco leveren (minimaal) twee jaar updates, wat prima is voor goedkopere smartphones maar kort is voor dure toestellen. Van OnePlus raden we alleen middenklasse en dure modellen aan omdat de goedkoopste telefoons zonder serieus updatebeleid komen. Liefhebbers van een Android-smartphone met een goed updatebeleid kunnen met name terecht bij Google, Nokia of Samsung. Geen van de Android-fabrikanten kan overigens tippen aan Apple, dat zijn iPhones vier tot vijf jaar van versie- en beveiligingsupdates voorziet. Een iPhone blijft dus de smartphone met de beste softwareondersteuning, al is hij vanwege de iOS-software niet voor iedereen de beste keuze.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).