De Pixel 4A 5G is een no-nonsense smartphone. Bovendien laat Google met deze smartphone zien dat een snel updatebeleid op Android mogelijk is. Daarnaast scoort de Google Pixel 4A 5G ook met zijn camera’s, prijs, software en natuurlijk 5G. Maar er is een adder onder het gras, waar je meer over leest in deze Google Pixel 4A 5G review.

Google’s Pixel-smartphonelijn bestond voornamelijk uit goede smartphones, die eigenlijk hun hoge prijs nooit helemaal waar wisten te maken en teveel afgekeken leken van Apple. Niet alleen qua prijs, maar ook qua uiterlijk en functionaliteit. Met als dieptepunt de Pixel 4, die ondanks een torenhoge prijs uitgerust was met een jammerlijk lage accucapaciteit en het moest hebben van gimmicks als handsfree-bediening. De Pixel 4 flopte jammerlijk. Maar gelukkig had Google ook een succesformule in handen met de A-serie. De Google Pixel 3A die in de zomer van 2019 verscheen was een uitstekende smartphone, met een goede camera, software, prijs en betere update-ondersteuning dan andere Androidfabrikanten willen bieden. Deze succesformule is uitgebreid en toegepast op twee nieuwe Google-smartphones: de Pixel 4A en deze Pixel 4A 5G.

Overigens is de Pixel 4A 5G meer dan een Pixel 4A met mogelijkheid om te verbinden met een 5G-netwerk. Ook qua camera’s heeft de 5G-versie meer te bieden. Natuurlijk is de prijs van deze uitvoering ook een slagje hoger.

Grijze import

De Google Pixel 4A 5G is eveneens een redelijk betaalbare smartphone, dankzij z’n prijskaartje van 499 euro. Alleen kan die prijs variëren door een onverklaarbaar groot nadeel van de smartphone: de Google Pixel 4A 5G wordt officieel niet verkocht door Google in de Benelux. Wél in onze buurlanden trouwens. In bijvoorbeeld Duitsland, Frankrijk en het Verenigd Koninkrijk is de smartphone overal verkrijgbaar. In Nederland is het ook niet lastig om de Pixel 4A 5G aan te schaffen, sommige webwinkels, zoals Belsimpel leveren de smartphone gewoon uit voorraad. Houd er echter wel rekening mee dat deze smartphones geïmporteerd zijn en daardoor een hogere prijs hebben.

Je kunt ervoor kiezen om de smartphone zelf te importeren via koeriersdiensten, buitenlandse kennissen of (wanneer het weer mogelijk is) een tripje over de grens. Waarom Google nog altijd weigert zijn smartphones in Nederland uit te brengen laat het bedrijf niets over los. Evenals wanneer het wél het geval is. Mogelijk komt dat omdat Google de Google Assistent een grote rol toebedeelt op de Pixel-smartphones, en de mogelijkheden van de Nederlandstalige Google Assistent lopen nog wat achter op bijvoorbeeld de Engels-, Frans, Duits- of Spaanstalige uitvoeringen. Wie overigens niet zo gediend is van de continu meeluisterende spraakassistent van Google, wiens privacy-reputatie schimmig is, kan deze gelukkig uitschakelen.

©PXimport

©PXimport

©PXimport

No-nonsense smartphone

De Google Pixel 4A 5G is ondanks de extra importkosten (die meestal een paar tientjes zijn) het overwegen waard. Het straalt in alles uit een no-nonsense smartphone te zijn. Geen vingerafdrukscanner onder het scherm, maar gewoon fysiek aan de achterzijde (wat nog altijd nauwkeuriger en sneller werkt). Er is een kunststof-behuizing die misschien wat minder luxe aanvoelt, maar wel valbestendiger en lichter is. In plaats van een parade aan verschillende camera’s en dieptesensoren zijn er aan de achterzijde twee camera’s geplaatst die niet onderdoen voor iPhones die bijna drie keer zo hoog geprijsd zijn. Qua aansluitingen heb je naast je usb-c-poort (met bescheiden snellaadfunctie) ook gewoon een audiopoort. Updates worden snel uitgerold voor Pixel-smartphones en voor Android-begrippen is de ondersteuningsduur ook wat langer. In combinatie met de 5G-ondersteuning maakt dat de Pixel 4A 5G een toekomstbestendige smartphone. Let echter wel op dat 5G-ondersteuning op het moment van schrijven nog op zich laat wachten.

Maar er zijn ook ontberingen die door sommigen mogelijk als nadelig kunnen worden ervaren. Zo beschikt de chipset wel over een 5G modem, qua rekenkracht breekt deze bepaald geen records in de benchmarks. Het scherm heeft ook geen hogere verversingssnelheid en de mogelijkheid om de Pixel draadloos op te laden ontbreekt eveneens. De snellaadtechniek (slechts 18 watt) is ook niet zo geavanceerd dat de oplader de accu van het toestel binnen een kwartier halfvol krijgt.

Schermkwaliteit

De Pixel 4A 5G beschikt over een vrij groot 6,2 inch scherm, waardoor het toestelformaat wat aan de grote kant is. Door de plastic behuizing is de smartphone wel aangenaam licht. Het matte kunststof dat gebruikt is geeft de Pixel 4A 5G geen goedkope uitstraling mee.

Het 6,2 inch scherm beschikt dus niet over een hoge verversingssnelheid. Verder ontbreekt er niets aan het paneel. Zo is de Full-HD resolutie scherp zat en valt er ook op de helderheid en kleurweergave nauwelijks iets aan te merken.

Smetje is wel het gat in de linkerbovenhoek dat gebruikt wordt voor de frontcamera. Fraai oogt het niet en de zwarte rand om het cameraatje maakt het gat in het scherm net even te groot.

©PXimport

Prestaties en accuduur

Ondanks dat de Pixel 4A 5G niet over de snelste chipset (Snapdragon 765G) beschikt, zijn de prestaties dik in orde. Wellicht komt het omdat Google natuurlijk de software-optimalisatie van Android en Pixel-skin helemaal zelf in de hand heeft gehad. Geen vastlopers, geen gestotter. Maar je merkt wel dat zwaardere apps net even wat meer laadtijd nodig hebben. Dit zijn vooral zwaardere AR-apps of games. Alledaagse apps draaien als een zonnetje.

De accu profiteert ook van de goede optimalisatie. Want ondanks dat de capaciteit niet bijzonder hoog is (3.885 mAh), gaat een volle accu langer mee dan veel smartphones met een grotere accu. Anderhalf tot twee dagen is (afhankelijk natuurlijk van je gebruik) goed mogelijk.

Ook heeft Google een slim handigheidje ingebakken voor wie de accu ’s nachts oplaadt en dus weinig noodzaak heeft bij supersnel opladen. Wanneer je de wekker van je smartphone zet, zal het toestel ervoor zorgen dat het toestel zo langzaam mogelijk oplaadt en pas opgeladen is wanneer de wekker gaat. Dit komt de levensduur van de accu ten goede, met name omdat er weinig warmte gegenereerd wordt tijdens het opladen. Een slimme functie die Google in de Pixel-skin heeft verwerkt, die hopelijk snel ook voor andere Androidgebruikers beschikbaar komt.

Pixel-skin

Want de Pixel 4A 5G draait geen kale Android-versie, zoals je die met Android One bijvoorbeeld krijgt. Google heeft een eigen uiterlijk en eigen slimme functies toegevoegd aan Android. Zo noemde ik al het langzaam ’s nachts opladen. Het toestel kan ook bijvoorbeeld het volume aanpassen aan de omgeving (hoewel de geluidskwaliteit uit de speakertjes zelfs voor smartphone-begrippen niet indrukwekkend is). Ook zijn er relatief veel personaliseer-mogelijkheden, zoals kleuren, lettertypes, icoonvormen en achtergronden.

Pixel-smartphones krijgen systeem- en veiligheidsupdates direct binnen wanneer ze beschikbaar zijn, zoals Apple dat al sinds jaar en dag doet met iPhones. Het is daarbij de enige Android-fabrikant waarvan de update-snelheid en -ondersteuningsduur acceptabel zijn. Google belooft minstens drie versie-updates, wat ondersteuning tot en met Android 14 zou betekenen. Met zogenaamde ‘feature drops’ krijgt de Pixel via updates extra nieuwe functionaliteit.

Groot voordeel is dat de Pixel rijk is aan functionaliteit, maar verder geen bloatware als Facebook en misleidende virusscanner-apps aan boord heeft. Natuurlijk zijn wel alle Google-apps oververtegenwoordigd, maar verwijderbaar. De Assistent is wel overmatig aanwezig en voelt hierdoor wat opgedrongen: via spraak, swipe, app, zoekbalk, enzovoort. Ongeacht je deze nu gebruikt of niet. Je moet diep in de systeeminstellingen wroeten om dit wat te beteugelen.

©PXimport

Camera

De reden waarom de Pixel 4A 5G prijsconcurrenten achter zich laat zijn de camera’s. Veel, vooral Chinese smartphonemakers, proberen met een parade aan verschillende lenzen, vele megapixels en sensoren in specificatielijsten te overtuigen. In praktijk zijn (vooral de groothoek- en zoom)lenzen vaak tot weinig in staat en is de softwarematige afstelling niet optimaal. Google laat zien dat smartphone-fotografie vooral een softwarematig verhaal is. De hoofdcamera op Pixel-smartphones is al meerdere generaties dezelfde lens, het is de rekenkracht en geavanceerde software van het toestel dat alle details haarfijn onderscheidt en vastlegt.

Naast de reguliere lens beschikt de Pixel 4A 5G (net als de Pixel 5) over een tweede lens die groothoekfoto’s maakt. Wat de Pixel net even wat veelzijdiger maakt qua fotografiemogelijkheden. Bovendien is er ook een nachtmodus en portretmodus aanwezig die door prijsconcurrenten niet bijgebeend kunnen worden. De nachtmodus gebruikt een iets langere sluitertijd en springt automatisch aan wanneer er minder licht voorhanden is. Hierdoor heb je soms wat last van bewogen foto’s.

Desondanks slaat de Pixelcamera de concurrentie, inclusief de iPhone SE (2020) hardhandig om de oren. Het vastleggen van kleur en detail, ook bij tegenlicht, donkere vlakken en meerdere lichtbronnen is erg goed en kan zich kwalitatief meten met de duurste smartphones zoals die van Samsung, Huawei en Apple. Die onderscheiden zich vaak wel met een extra zoomlens, of in het geval van Huawei ook met een betere nachtmodus. Desondanks laat de Pixel 4A 5G zien dat de beste smartphonecamera’s niet per se overdreven prijzen van boven de 700 euro vereisen.

©PXimport

©PXimport

©PXimport

©PXimport

Alternatieven voor de Pixel 4A 5G

Toen Apple in 2020 de nieuwe iPhone SE uitbracht had de smartphone een flink streepje voor ten opzichte van de concurrentie door zijn goede camera en update-ondersteuning. Dat fundament is door de Pixel 4A 5G volledig weggeslagen, want niet alleen zijn dat ook eigenschappen van deze Google-smartphone, ook heb je geen last van een te kleine accu, minderwaardig schermpaneel en gedoe met verouderde en ontbrekende aansluitingen.

Het kan zijn dat je een smartphone wilt met meer rekenkracht, opslag (of de mogelijkheid de opslag uit te breiden), scherm met hoge verversingssnelheid, luxere of waterdichte behuizing of juist een beter verkrijgbare smartphone zoekt. In dat geval kun je terecht bij smartphones als de Samsung Galaxy S20 Fan Edition, OnePlus Nord of de Xiaomi Poco F2 Pro.

Conclusie: Google Pixel 4A 5G kopen?

De Pixel 4A 5G is een uitstekende smartphone die beknibbeld op randzaken, zoals een zoomlens, scherm met hoge verversingssnelheid, draadloos of ultrasnel opladen en een luxe behuizing. Op alle basisonderdelen scoort de smartphone veel punten, zoals de camerakwaliteit, Android-updatebeleid en functies. Deze basis heeft de Pixel beter op orde dan alle concurrenten in vergelijkbare prijsklasses.

Ons oordeel

9Score

Google Pixel 4A 5G

Prijs € 499,-
Kleuren Zwart
OS Android 11
Scherm 6,2 inch oled (2340 x 1080, 60hz)
Processor 2,4 Ghz octacore (Snapdragon 765G)
RAM 6GB
Opslag 128GB
Batterij 3.885 mAh
Camera 12,2 en 16 megapixel dualcam (achter), 8 megapixel (voor)
Connectiviteit 5G, Bluetooth 5.0, wifi, gps, nfc
Formaat 15,4 x 7,4 x 0,8 cm
Gewicht 168 gram
Aansluitingen usb-c, 3,5 mm-jack, dualsim (e-sim of nanosim)
Websitestore.google.com

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).