Hoewel het zoals gezegd heel onwaarschijnlijk is dat Google uw bestanden kwijtraakt (dat zou namelijk erg slecht zijn voor hun goede naam), kunt u beter niets uitsluiten. Wanneer u veel belangrijke mail en/of bestanden in uw Gmail bewaart, kunt u er dan ook beter voor zorgen dat u ergens nog een back-up heeft. Voor het geval dat. Bovendien komt het ook wel eens voor dat een internetprovider een storing heeft. Kortom: wij laten u zien hoe u eenvoudig uw Gmail kunt back-uppen.
Het eenvoudigst is het om dit met een ander e-mailprogramma te doen. Dit kan natuurlijk met Outlook, Windows Live Mail of een willekeurige andere e-mailclient. Maar nog handiger gaat het met Gmail Backup, een speciaal voor dit doel ontwikkeld (gratis) programma. U kunt het downloaden via http://www.gmail-backup.com/download (klik op de link Download gmail-backup-0.107.exe, halverwege de pagina). Installeer het programma met de standaardopties. Start het programma en vul uw inloggegevens voor Gmail in. Kies een map waar de back-up gemaakt moet worden (zorg dat hier voldoende vrije harde-schijfruimte is) en klik op Back-up.
Met Gmail Backup kunt u eenvoudig een offline back-up maken van al uw Gmail-berichten!
Gmail Backup zal de eerste keer alle e-mails die u ooit hebt ontvangen downloaden en dat kan best een tijdje duren. Het is aan te raden om regelmatig de back-up bij te werken, het mooie is dat u – als u een vinkje voor Enkel nieuwste e-mails plaatst, de volgende keer een zogeheten incrementele back-up gemaakt zal worden. Dit houdt in dat enkel de nieuwe e-mails sinds uw laatste back-up gedownload worden. Toch kan ook dit nogal een flinke tijd in beslag nemen, omdat het programma de lokale kopie dan controleert welke e-mails er al zijn gedownload. Hier hebben de makers echter ook iets op bedacht, u vult simpelweg de datum in van uw laatste back-up. Dit versnelt het proces aanzienlijk!
De e-mails worden als losse .eml-bestanden opgeslagen in de door u gekozen map. De bestandsnamen worden automatisch op de volgende wijze opgebouwd: jaartal_maand_jaarmaanddag-uurminuutseconde-afzender-onderwerp, bijvoorbeeld 2004_12_20041206-025737-info@digicity_nl-Linkaanmelding_Amsterdam_DigiCity-1.eml. Zo kunt u dus eenvoudig en snel een bepaald e-mailtje terugvinden als het nodig is. Deze .eml-bestanden (met eventuele bijlagen) kunt u vervolgens openen met onder meer Windows Live Mail (maar ook met allerlei andere e-mailprogramma’s).
Uw e-mails worden opgeslagen als eml-bestanden, met een duidelijke bestandsnaam.
