Apple Mail: Schoon je Postvak IN grondig op
Hoewel mijn kantoor een complete puinhoop is, ben ik vrij kieskeurig met mijn Postvak IN, waardoor de meeste e-mail rommel niet zichtbaar is. In deze How To laat ik zien hoe ook jij de e-mail op je Apple-apparaat op orde brengt.
Om dat te doen maak ik gebruik van regels. Door voorwaarden aan te maken die gelden voor zowel bestaande als uitgaande e-mail, kun je een Postvak IN in een mum van tijd opschonen.
E-mailnotificaties verplaatsen
Ik zou beginnen met het uitwieden van e-mails van organisaties. Daarmee bedoel ik notificaties van Amazon, iTunes, Twitter, LinkedIn, Facebook, Google Plus, Netflix, enzovoorts. Maak in Apple's Mail een nieuwe mailbox aan binnen de account die de notificaties krijgt, of maak er een aan die verschijnt onder de header On My Mac. (Kies Mailbox > New Mailbox, selecteer een locatie in het venster dat verschijnt, en geef de mailbox een naam.) Klik op een representatief bericht - een notificatie dat iemand je is gaan volgen op Twitter, bijvoorbeeld. Kies Mail > Preferences, en klik op het tabblad Rules.
Klik op Add Rule en vul in het venster dat tevoorschijn komt een naam in voor je regel in het veld Description. - Twitter, in het geval van ons voorbeeld. Kies in het eerste pop-up menu From. In het veld aan de rechterkant zie je een retouradres voor het geselecteerde bericht. Je zou het kunnen laten zoals het is, maar ik raad aan om alles behalve de domeinnaam weg te halen - dus verwijder alles behalve twitter.com voor een Twitter notificatie. Ik heb ontdekt dat organisaties vaak verschillende e-mailadressen gebruiken voor verschillende soorten notificaties - @info.example.com en @member.example.com, bijvoorbeeld - en als je alles na het @-teken bewaart zullen sommige notificaties langs je regel glippen.
©PXimport
Configureer hieronder de actie zodat hij Move Message to Mailbox Twitter heet. Klik op OK. Mail zal vragen of je je regels op de huidige geselecteerde mailboxen wilt toepassen. Klik op Apply. Berichten die aan de voorwaarde die je ingesteld hebt voldoen zouden uit je Postvak IN verplaatst moeten worden. (Op dit moment kun je ze simpelweg verwijderen als je dit soort e-mails niet wilt bewaren.)
Herhaal deze procedure voor andere soorten berichten die je regelmatig ontvangt. En je mag je er best een goed gevoel bij hebben dat voortaan alle berichten die aan deze voorwaarden voldoen automatisch gefilterd zullen worden.
Werk en privé e-mail organiseren
In het vorige voorbeeld filterden we onbelangrijke e-mails. Maar een regel hoeft niet alleen van toepassing te zijn op e-mail waar je niets om geeft. Regels kunnen ook gebruikt worden voor berichten die juist heel belangrijk zijn. Zoals bijvoorbeeld e-mails van collega's of familieleden.
In dit geval gebruik je dezelfde soort From filtering en, als je dat wilt, geïndividualiseerde mailboxen. In mijn geval zou ik een regel en mailbox aan kunnen maken voor alle berichten van macworld.com. En voor berichten van de baas, zou ik Set Color of Background to Red en Send Notification acties aan de regel toevoegen zodat ik belangrijke berichten meteen te zien krijg.
Kijk naar filtering aan de serverkant
Wat ik tot nu toe besproken heb behandelt e-mail op je computer. Maar veel mensen zien hun e-mail eerst op een iOS apparaat, en dit soort filtering heeft daarvoor weinig nut omdat e-mail alleen gefilterd wordt nadat het op je computer is binnengehaald.
In dit geval zou je regels aan de serverkant moeten aanmaken - regels die je e-mails filteren zodra ze op je IMAP-account terechtkomen. Ze werken bijna hetzelfde als op je Mac. Het voordeel is dat je e-mail opgeschoond wordt voordat je het op je iPhone, iPad of iPod touch te zien krijgt (net als op je computer en in webmail).
Bijvoorbeeld, als ik alle Google Plus notificaties die ik op mijn Gmail account ontvang wil filteren zou ik naar de Gmail website gaan, en op mijn Gmail account inloggen. Klik vervolgens op Settings in het Gear menu, klik op de link Filters >Create a New Filter, voer plus.google.com in in het veld From, en klik op Create Filter With This Search. Selecteer in het volgende paneel Apply the Label > New Label, en voer een naam in voor je label in het volgende venster. Klik op Create, en klik op Create Filter nadat je de Also Apply Filter to Matching Conversations optie hebt aangeklikt. Dit filtert alle bestaande berichten, plus nieuwe berichten die voortaan binnenkomen.
©PXimport
Je kunt het proces enigszins versnellen door een representatief bericht te selecteren en in het More menu Filter Messages Like These te kiezen. Dit brengt je meteen naar het voorwaardenpaneel waar je je filter kunt instellen.
Ja, dit proces is vervelend, maar het zal zijn vruchten afwerpen met een veel schoner Postvak IN - zowel op je Mac als op je iOS apparaten.
