De tijd dat IT-ers rondliepen met een riem vol gereedschap en een reeks pennen in de borstzak is nu toch echt wel voorbij. In plaats daarvan grossieren ze in onmisbare apps. En wel deze.

Ontwikkelaar:Free Range Developers

Geschikt voor: iPad, iOS 5.1 en later

Network Toolbox

©CIDimport

Als echte netwerk-geek kan ik geen diagnostische tools genoeg hebben. Wat me vooral bevalt aan deze app is dat het port scanning en whois lookup toevoegt aan wat ik aan informatie van NetTools krijg. De echte kracht van Network Toolbox schuilt in het configuratiemenu, waar je kunt opgeven hoe groot en hoe vaak je wilt pingen, hoe je je traceroutes wilt invullen (timeouts, time to live), en meer van dat soort specifieke zaken (potscan delay, packet size, range). Er zit ook een LAN tool in die de ARP table voor de iPad toont – handig, maar wel beperkt tot je draadloze verbinding.

Network Toolbox 1.05

Prijs: € 0,79

Ontwikkelaar:Wyllys Ingersoll

Geschikt voor: iPhone en iPad, iOS 4.2 of nieuwer

Mocha RDP

©CIDimport

Totdat we allemaal zijn overgestapt op PowerShell voor Windows server management, blijven we remote desktop clients nodig hebben. Mocha RDP is een mooie oplossing voor de iPad, met name vanwege de ondersteuning van multitouch gebaren waarmee je de Windows desktop naar behoefte kunt vergroten en verkleinen. Je kunt je afvragen of het altijd zo verstandig is, maar je kunt deze RDP client zowel je gebruikersnaam als je wachtwoord laten onthouden, mits je groepsbeleid dat toestaat. Als de app zelf nou ook nog met een wachtwoord beveiligd was, zou ik er minder moeite mee hebben. Ik heb eigenlijk pas net ontdekt dat Mocha RDP ook voor iedere server een handige wake-on-LAN optie in z’n configuratie heeft verstopt. Daarvoor gebruikte ik daarvoor ik nog de Depicus Wake On Lan app (€ 1,59).

Mocha RDP 2.9

Prijs: € 4,99

Ontwikkelaar:MochaSoft

Geschikt voor: iPhone en iPad, iOS 3.0 of nieuwer

NetTools

©CIDimport

De basisdingen moet je nooit onderschatten. Je staat er soms versteld van hoeveel je nog kunt opmaken uit simpele dingen als ping, traceroute en DNS, als je netwerkproblemen moet oplossen. NetTools is het eerste tooltje dat ik open als iemand me belt om hulp. Dankzij dit appje hoef ik nooit meer te vragen of het apparaat wel aan staat. Scheelt pijnlijke vragen.

NetTools 1.7

Prijs: € 2,99

Ontwikkelaar:Terminal Software

Geschikt voor: iPhone en iPad, iOS 3.1 of nieuwer

iSSH

©CIDimport

Wij hebben een simpele regel: Gij zult nimmer onversleutelde logins toestaan. Dat betekent dat het goede oude telnet eruit ligt, en dat het nu allemaal SSH is (Secure Shell). iSSH heeft praktisch alles wat ik nodig heb om op een *NIX machine te kunnen werken: het combineert ondersteuning voor een brede reeks terminal-emulaties (VT100, VT102, VT220, ANSI en xterm) met een getunnelde VNC client, RDP en x-server. Als je wilt kun je zelfs een key uitwisselen voor public-key/private-key authenticatie. Het is misschien wat prijzig voor een iPad app, maar voor die acht euro krijg je wel een erg complete set functionaliteiten.

iSSH – SSH / VNC Console 5.3.1

Prijs: € 7,99

Ontwikkelaar:Zinger-Soft

Geschikt voor: iPhone en iPad, iOS 3.2 of nieuwer

Decibel Meter Pro

©CIDimport

Dit is een beetje een gadget, en als je niet zelf ergens een goed gekalibreerde decibelmeter hebt liggen, moet je vooral geen beleid baseren op de metingen van Decibel Meter Pro. Maar de tool geeft je in elk geval een mooie indicatie van hoeveel herrie je servers maken. Ik gebruik het zelf bijvoorbeeld om het geluid dat een nieuwe server maakt te vergelijken met dat van de bestaande units.

Decibel Meter Pro 2.0.5

Prijs: € 0,79

Ontwikkelaar:Performance Audio

Geschikt voor: iPhone en iPad, iOS 4.0 of nieuwer

iVMControl

©CIDimport

Helaas zijn de managementtools van VMware zelf nog steeds alleen beschikbaar voor Windows, maar deze third party app stelt me toch in staat vanaf mijn iPad verbinding te leggen met mijn vCenter of ESX/ESXi servers. Voor kleine dingetjes, zoals snel een ISO mounten, een alarm opvolgen of vMotion op gang brengen, ben ik niet meer helemaal afhankelijk van mijn Windows laptop. Natuurlijk is iVMControl niet helemaal vergelijkbaar met VMwares Windows-client, maar liever dit dan een RDP-sessie opzetten (met alle lag die daarbij komt) met een machine waar die tool wel op draait.

iVMControl 2.3.11

Prijs: € 7,99

Ontwikkelaar:Project Eureka

Geschikt voor: iPhone en iPad, iOS 3.2 of nieuwer

Multi Measures

©CIDimport

Ik had oorspronkelijk een simpel waterpas-tooltje op mijn iPad, maar dat heb ik nu vervangen door deze app. Multi Measures combineert 10 handige tools: een hoekmeter (protractor), een lineaal, twee verschillende waterpassen, een schietlood, een seismograaf, een stopwatch, een timer (in verschillende smaken), een metronoom en een teslameter voor magnetische velden. Het is net als met een Zwitsers zakmes: lang niet alles is even handig, maar het voelt goed om het allemaal bij de hand te hebben. In de praktijk gebruik ik het vooral om bijvoorbeeld beeldschermen en racks recht te zetten.

Multi Measures 2.5.0

Prijs: € 1,59

Ontwikkelaar:SkyPaw

Geschikt voor:iPhone (€ 0,79) en iPad, iOS 3.0 of nieuwer

Air Display

©CIDimport

Zelfs naar Apple-begrippen is dit niet echt een goedkope app, maar het is zeker goedkoper dan een extra monitor, en als je de Air Display app hebt gekocht, kun je de bijbehorende Windows- of Mac-software gratis downloaden. Voor alle duidelijkheid: de app is bedoeld om je iPad te kunnen gebruiken als extra (touch)scherm, naast je normale monitor. Jammer is wel dat het alleen werkt als je op hetzelfde wifi-netwerk zit als de pc of mac waarvan je het beeld wilt tonen. Voor HD video is het ook net wat te beperkt (schokkerig beeld), maar gewoon videobeeld werkt goed. Alles bij elkaar prima bruikbaar voor de meeste toepassingen die niet overdreven grafisch intensief zijn.

Air Display 1.6

Prijs: € 7,99

Ontwikkelaar:Avatron Software

Geschikt voor: iPhone en iPad, iOS 4.3 of nieuwer

ScreenChomp

©CIDimport

ScreenChomp lijkt een simpel tooltje voor schoolkinderen, maar het is zoveel meer. Met deze app kun je afbeeldingen importeren waarop je aantekeningen kunt maken met een pennetje (of je toetsenbord, of icoontjes), terwijl je al doende je eigen commentaar inspreekt dat wordt opgenomen. Het resulterende filmpje wordt ge-upload naar ScreenChomp.com, dat je een url geeft die je met iedereen kunt delen. Ik vind het verdraaid handig om bijvoorbeeld een kaartje te maken met rij-instructies naar een bepaalde afgelegen locatie, om even snel uit te leggen hoe ik de servers in het rack geplaatst wilt hebben of hoe bepaalde apparatuur moet worden aangesloten, maar ook om bijvoorbeeld belangrijke zaken te omcirkelen op websites, screenshots of foto’s die ik ter plekke maak met mijn iPad 2.

ScreenChomp 1.3

Prijs: Gratis

Ontwikkelaar:TechSmith

Geschikt voor: iPad, iOS 4.2 of nieuwer

Hot-e-V

©CIDimport

Deze Australische app is op het moment van schrijven de enige iPad-app die ondersteuning biedt van het RemoteFX client protocol: een alternatief voor RDP dat gebruik maakt van grafische processors in de server om 3D-beelden naar thin clients te sturen. Ik heb er een beetje mee zitten spelen, en zware grafische applicaties als AutoCAD, Revit en Matlab die op shared virtual machines draaien, doen dat op deze manier even snel of zelfs sneller dan vanaf een eigen werkstation. Om eerlijk te zijn heb ik Hot-e-V nog niet vaak gebruikt omdat het nog steeds een drama is om RemoteFX aan de praat te krijgen onder Windows Server 2008 R2 SP1, maar als Windows Server 2012 straks werkelijk wordt uitgerust met een doodsimpele RemoteFX-implementatie, ben ik er in elk geval klaar voor.

Hot-e-V 1.0

Prijs: € 11,99

Ontwikkelaar:ThinLinX

Geschikt voor: iPad, iOS 4.3 of nieuwer

Evernote

©CIDimport

Ik heb mijn favoriete tool tot het laatst bewaard. Evernote staat inmiddels op mijn Windows Phone 7 telefoon (een Nokia Lumia 710), mijn iPad, mijn Mac, mijn Windows computers en mijn Dell Streak 7, en het heeft Microsoft OneNote volledig verdrongen als mijn belangrijkste manier om projecten te documenteren. Mijn favoriete trucje is dat ik mijn smartphone gebruik om foto’s te maken van de serienummers van servers, computeronderdelen, verzenddocumenten, rack layouts et cetera, die ik vervolgens in Evernote importeer om er kanttekeningen bij te plaatsen. Het heerlijke is dat die afbeelding vervolgens automatisch beschikbaar is op al mijn apparaten, zodat ik altijd al mijn aantekeningen bij de hand heb, maakt dit voor mij echt een onmisbare tool.

Evernote 4.2

Prijs: Gratis

Ontwikkelaar:Evernote

Geschikt voor: iPhone en iPad, iOS 3.0 of nieuwer

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).