Wil je graag notities bijhouden met een dienst als Evernote, maar wil je niet dat zo’n bedrijf alles over jou te weten komt? Met Joplin zet je een veelzijdig alternatief op dat functioneel vrijwel net zo compleet is. Het verschil: je hebt het helemaal in eigen beheer. Zelfs de opslag op een server, als je dat wilt, voor nóg meer privacy. In dit artikel laten we zien hoe je het opzet en wat je er mee kunt.

1 Breed inzetbaar

Je kent vast wel de programma’s als OneNote en Evernote voor het bijhouden en organiseren van notities. Met het gratis en opensource Joplin kun je vrijwel hetzelfde, zoals je in deze workshop zult lezen. Zowel op de desktop (Windows, macOS en Linux) als op mobiele apparaten (Android en iOS) kun je hiermee je notities bewerken of takenlijsten bijhouden. Gebruik het bijvoorbeeld voor notities voor studie of werk, het documenteren van programmeerprojecten, bijhouden van boodschappenlijstjes of lijsten met klusjes in de tuin. Uiteraard voorziet Joplin ook in synchronisatie, met als meerwaarde dat je zelf kunt kiezen waar notities worden opgeslagen.

©PXimport

2 Opslag van notities

Hoewel je Joplin op één apparaat zou kunnen gebruiken, is het aannemelijk dat je notities ook op andere apparaten wilt bekijken, bewerken én synchroon houden. Voor de centrale opslag van je notities zijn er verschillende opties, waaronder Nextcloud, Dropbox, OneDrive of WebDAV. We laten eerst zien hoe je gebruik kunt maken van Dropbox. Daarna nemen we de opslag in eigen beheer, door een eenvoudige server met het Linux-besturingssysteem Ubuntu in te richten, de webserver Apache en de uitbreiding voor WebDAV. Je zou desgewenst ook een Raspberry Pi met Raspbian kunnen gebruiken: er worden geen bijzondere eisen aan de hardware gesteld. Bewaar je je notities op een micro-sd-kaartje, kies dan wel een betrouwbaar merk.

©PXimport

3 Installatie

We beginnen met de installatie van Joplin op een Windows-pc, zodat we het programma kunnen uitproberen. Om Joplin te downloaden, ga je naar https://joplinapp.org. Als je Joplin voor het eerst start zie je dat er standaard al een notitieboek met de naam Welcome! is aangemaakt, met daarin enkele notities met uitleg. Lees deze tips door, het geeft meteen wat inzicht in het gebruik van het Markdown-formaat. Je kunt het notitieboek daarna verwijderen: rechtsklik op het notitieboek en kies Verwijderen. Met regelmaat verschijnen nieuwe versies van de toepassing, het is verstandig die te installeren om van nieuwe features te profiteren. Via Tools / General Options kun je de taal van Joplin naar Nederlands wijzigen, maar weet dat (nog) niet alles is vertaald.

©PXimport

4 Gebruikersinterface

In het navigatievenster links zie je een overzicht van je notitieboeken en de notities daarin. Het hoofdvenster is gesplitst in tweeën: in het linkerdeel kun je notities invoeren in het zogenaamde Markdown-formaat, rechts zie je het resultaat in leesweergave. Via View / Toggle editor layout (Ctrl+L) kun je deze indeling wijzigen. Boven de editor zie je een reeks knoppen die je helpen met bijvoorbeeld tekstopmaak of het toevoegen van bestanden en tags. In het navigatievenster kun je gemakkelijk bladeren door alle tags die je aan notities hebt toegekend. Via het zoekvak kun je ook op trefwoord in je notities zoeken.

Sinds kort kun je overigens ook eerdere versies van een notitie bekijken en eventueel herstellen via de i-button.

©PXimport

5 Notities schrijven

Het schrijven van notities in Joplin wijst zich voor het grootste deel zelf. Let vooral op het gebruik van de hekjes (# en ##) voor headers in verschillende niveaus. Gebruik ook de bekende toetsencombinaties zoals Ctrl+B (vet), Ctrl+I (schuin). Wil je programmacode toevoegen of bijvoorbeeld regels voor een script? Een enkele opdracht kun je tussen zogenaamde back-ticks zetten zoals in `echo hallo`. Dat is het karakter links van de 1-toets op een standaard toetsenbord. Voor meerdere regels programmacode zet je drie backticks voor en na die code.

©PXimport

6 Synchronisatie via Dropbox

Zo dadelijk laten we zien hoe je een eigen server gebruikt voor de opslag van notities, zodat je alles in eigen beheer hebt. Maar dat is niet verplicht: Joplin kan ook synchroniseren met bijvoorbeeld Dropbox of OneDrive. Voor Dropbox ga je naar Tools / Algemene opties. Zorg dat Dropbox als synchronisatiedoel is ingesteld. Druk nu op Synchroniseer (of Ctrl+S). De eerste keer moet je de synchronisatie met Dropbox autoriseren: volg de opgegeven link, log in bij Dropbox en geef toestemming voor de toegang. Hierna ontvang je een code. Neem de code over in Joplin en klik op Submit. Hierna is de koppeling geslaagd en kun je notities synchroniseren.

©PXimport

7 Installeer Apache

Om notities volledig in eigen beheer te houden, gaan we nu de bekende webserversoftware Apache installeren op een server, inclusief de module voor Apache voor WebDAV. We nemen hier een eenvoudige Linux-server met Ubuntu 18.04 LTS als uitgangspunt, maar een Raspberry Pi met het besturingssysteem Raspbian is ook een optie. De stappen zijn hetzelfde. Log in als root, zorg dat het systeem up-to-date is met apt-get update en apt-get upgrade. Installeer vervolgens Apache met apt-get install apache2. De modules voor WebDAV zijn samen met Apache geïnstalleerd maar moet je wel activeren met a2enmod dav en a2enmod dav_fs. Als je in een browser in je netwerk het ip-adres van de server intikt, zie je nu als het goed is de standaardpagina van Apache.

©PXimport

8 Voorbereiden WebDAV

De in de vorige stap geopende html-pagina vind je in de map /var/www/html en de configuratie in /etc/apache2/sites-available/000-default.conf. Deze standaardwebsite schakel je uit met a2dissite 000-default zodat onze site straks de standaardwebsite wordt. In de volgende stap voegen we daarom een eigen configuratie toe inclusief WebDAV. Maak voor WebDAV alvast een map om notities in te bewaren met mkdir /var/www/webdav. Hierin worden notities straks in de vorm van tekstbestanden bewaard met de Markdown-opmaak. Zorg dat Apache, dat draait onder de gebruiker met de naam www-data, de eigenaar is voor deze en onderliggende mappen met het volgende commando:

chown -R www-data:www-data /var/www/

©PXimport

9 Configuratie van Apache

Maak nu een nieuw configuratiebestand voor WebDAV met:

nano /etc/apache2/sites-available/webdav.conf

Zet daarin onderstaande regels (zie ook afbeelding):

<VirtualHost *:80>

ErrorLog ${APACHE_LOG_DIR}/error.log

CustomLog ${APACHE_LOG_DIR}/access.log combined

Alias /webdav /var/www/webdav

<Directory /var/www/webdav>

Options Indexes

DAV On

AuthType Basic

AuthName webdav

AuthUserFile /etc/apache2/webdav.password

Require valid-user

</Location>

</VirtualHost>

Maak de configuratie actief met a2ensite webdav gevolgd door systemctl reload apache2. Let op of er bij die laatste stap fouten worden ontdekt. Is dat het geval, kijk dan de configuratie goed na. We kiezen in deze configuratie voor de zogenaamde Basic Authentication, om compatibel met Joplin te blijven.

©PXimport

10 Gebruiker toevoegen

De configuratie in de vorige stap gaat ervanuit dat gebruikers die toegang mogen krijgen in /etc/apache2/webdav.password worden opgesomd. Om dit bestand te maken en meteen een gebruiker toe te voegen, geef je de opdracht:

htpasswd -c /etc/apache2/webdav.password gebruikersnaam

Hierbij vervang je gebruikersnaam door je eigen naam en voer je, direct na het commando, twee keer het gewenste wachtwoord in. Voor iedere volgende gebruiker doe je hetzelfde maar laat je -c weg. Zorg er vervolgens voor dat Apache het bestand kan lezen met chown www-data:www-data /etc/apache2/webdav.password. Start Apache opnieuw met systemctl restart apache2.

©PXimport

11 Test je configuratie

Nu de configuratie actief is, kunnen we via een browser eenvoudig testen of toegang werkt. Maak een bestandje aan in de map voor WebDAV met

echo welkom > /var/www/webdav/test.txt

Ken dit met aan de juiste gebruiker toe met

chown www-data:www-data /var/www/webdav/test.txt

Blader nu met een browser naar het ip-adres van je server met daarachter /webdav. Er wordt nu als het goed is gevraagd om in te loggen, waarbij je de aangemaakte gebruikersnaam met wachtwoord invoert. Hierna kun je het bestand test.txt openen en de inhoud lezen. Je kunt nu ook in de Windows-verkenner een koppeling met de map maken.

©PXimport

12 Configuratie in Joplin

We zijn nu klaar om de server in Joplin te gebruiken, zodat notities voortaan hiermee worden gesynchroniseerd. Ga hiervoor naar Tools / Algemene opties en blader naar onderen. Bij Synchronisatiedoel kies je WebDAV. Achter WebDAV URL voer je de link in, in de vorm http://ipadres/webdav/. Voer ook je gebruikersnaam en wachtwoord in. Zet een vinkje bij Ignore TLS certificate errors. Dat is vooral van toepassing als je voor https (met self-signed certificaat) kiest. Klik dan op Check synchronisation configuration. Als alles goed is ingesteld, krijg je en melding dat synchronisatie succesvol is.

©PXimport

13 Versleutel je notities

Het is verstandig om je notities met end-to-end-encryptie te beschermen, zodat de inhoud tijdens het synchroniseren, op de pc én op de server niet leesbaar is. Hiervoor wordt een zelf te kiezen hoofdwachtwoord gebruikt. Om versleuteling aan te zetten ga je naar Tools / Versleutelopties en kies Schakel encryptie in. Voer het gewenste hoofdwachtwoord in en zorg dat je dat niet kwijtraakt, want dan verlies je ook toegang tot de notities. Je notities zullen hierna worden versleuteld en bijgewerkt op de server. Doe dit bij voorkeur op je pc, want bij een groot aantal notities vraagt dit wat computerkracht. Op elk apparaat zal (eenmalig) om het hoofdwachtwoord worden gevraagd, naast natuurlijk de inloggegevens voor WebDAV zelf.

©PXimport

14 Haal meer uit Joplin

Uiteraard is het zinvol op Joplin ook op je smartphone of tablet te installeren. De apps voor Android en iOS zijn relatief eenvoudig maar werken goed. Ook een aanrader is de zogenaamde Web Clipper, een extensie voor Chrome en Firefox waarmee je webpagina’s en screenshots van je browser kunt bewaren in Joplin.

Ben je overtuigd van de mogelijkheden van Joplin? Joplin biedt een mogelijkheid om notities van Evernote te importeren, inclusief opmaak, afbeeldingen, bijlagen en alle metagegevens. Wil je ook buiten je lokale netwerk notities kunnen synchroniseren, zorg dan dat poort 80 in je router wordt doorgestuurd naar je server. In zo’n geval zou je ook een https-verbinding met Let’s Encrypt-certificaat kunnen overwegen.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).