Of je al je binnenkomende en uitgaande e-mailberichten om puur zakelijke redenen of uit enige nostalgie wilt behouden, het werkt niet zo praktisch om die allemaal in je actieve postvakken te laten staan. Gelukkig zijn er oplossingen om je berichten te back-uppen of te archiveren, waarvan MailStore Home een van de meest flexibele is.

Een paar honderd berichten in je Postvak IN of UIT valt nog te behappen, maar als het aantal berichten in de duizenden loopt, wordt het al snel onoverzichtelijk. Je kijkt dan beter uit naar een soepele back-up- of archiveringsstrategie.

We kunnen natuurlijk niet alle bekende e-mailservices en -clients aan bod laten komen en hebben daarom een afgewogen selectie gemaakt: MS Outlook en Gmail. We bekijken eerst enkele eenvoudige back-uptools en ingebouwde archiveringsmogelijkheden. Daarna is het de beurt aan de krachtige back-up- en archiveringstool MailStore Home, die met diverse e-mailclients en -services overweg kan.

01 Outlook-back-ups

Je kunt de e-mailberichten van Outlook weliswaar handmatig back-uppen – dat kan zelfs simpelweg door een e-mailselectie naar een schijfmap te verslepen, zodat ze in een msg-bestand terechtkomen – maar dat is vrij bewerkelijk. Gelukkig is er een tool die het hele back-upproces automatiseert: Safe PST Backup. De betaalde versie kost € 29,96, maar met de gratis variant kom je ook al een heel eind. De belangrijkste beperking van deze laatste is dat je slechts één Outlook-profiel kunt back-uppen.

Download en installeer de tool. Bij de eerste opstart vraagt het programma een back-upmap aan te geven, waarna je de knop Start Backup mag indrukken. Er wordt nu een back-up gemaakt van de pst-bestanden die aan je Outlook-profiel gekoppeld zijn. Naast e-mails bevat zo’n back-up onder meer ook contactpersonen en agenda’s.

Standaard wordt er om het uur een back-up gemaakt. Via Options / Schedule kun je deze frequentie aanpassen of je kiest voor Manually.

Raakt je originele pst-bestand ooit beschadigd, dan vervang je het eenvoudigweg door het geback-upte exemplaar. Je vindt de juiste locatie in Outlook via Bestand / Accountinstellingen (2x) / Gegevensbestanden.

©PXimport

02 Gmail-back-ups

Je Gmail-berichten veiligstellen kan op uiteenlopende manieren. Je kunt bijvoorbeeld de dienst zo instellen dat die meteen alle binnenkomende berichten naar een mailbox van een andere mailservice forwardt. Of je gebruikt een IFTTT-recept om berichten of bijlagen naar een cloudopslagservice als Dropbox of Google Drive te verzenden (bijvoorbeeld zo). Met de gratis versie van Spinbackup kun je in totaal tot 4 GB aan e-mailberichten veilig stellen, met een dagelijkse back-upfrequentie en met een stevige AES-versleuteling.

Een handig alternatief is nog UpSafe. Installeer de tool en start die op. Klik op Sign in with Google, meld je aan met je Google-account en druk op Allow. Voor je op Start backup drukt, open je eerst Backup options. Hier bepaal je welke e-mails je mee wilt nemen in de back-up. Dat doe je aan de hand van criteria als Sent Date, From contains en (via een selectie uit) Folders. Vergelijkbare opties zijn beschikbaar op het tabblad Archiving, maar in dit geval worden de geback-upte berichten wel uit je Gmail-account verwijderd. Op het tabblad Storage kies je een geschikte opslaglocatie op je pc. Na een gratis registratie komt ook de optie Create a schedule beschikbaar: een soort snelkoppeling naar de Windows Taakplanner waarmee je precies kunt aangeven wanneer en hoe vaak je zo’n back-up wilt.

Overigens voorziet UpSafe in een vergelijkbare tool voor MS Outlook.

©PXimport

03 Outlook-archivering

Outlook 365/2016 voorziet zelf in een vrij rudimentaire archiveringsfunctie via de mailmap Archief. In principe hoef je niet meer te doen dan de betreffende e-mails te selecteren in (bijvoorbeeld) je Postvak IN, op de Backspace-toets te drukken en op het tabblad Start de knop Archiveren in te drukken. Of je sleept je selectie simpelweg naar de archiefmap. Via Bestand / Hulpprogramma’s / Archiefmap instellen kun je hiervoor eventueel een andere map instellen.

Om het archiveringsproces wat te automatiseren, ga je naar Bestand / Opties / Geavanceerd. Druk hier op de knop Instellingen voor AutoArchiveren en leg de gewenste instellingen vast. Zo bepaal je onder meer de frequentie (standaard Elke 14 dagen) en de locatie van de archiefmap (een pst-bestand) bij Oude items verplaatsen naar. Druk op de knop Deze instellingen op alle mappen toepassen en bevestig met OK. Of je gaat selectiever te werk: rechtsklik op een mailmap, kies Eigenschappen en open het tabblad Autoarchiveren. Selecteer de optie Items in deze map archiveren met de standaardinstellingen of Deze map archiveren met de volgende instellingen als je van je standaardregels wilt afwijken.

©PXimport

04 Gmail-archivering

Wanneer je in Gmail een vinkje plaatst bij mails in je inbox en vervolgens bovenaan op Archiveren klikt, verdwijnt de mailselectie uit je inbox. Je kunt die terugvinden in de map Alle e-mail (zo nodig klik je hier eerst op Meer). Wil je de berichten terugzetten naar je Inbox, selecteer ze dan opnieuw en klik bovenaan op Naar inbox verplaatsen.

Overigens kun je zo’n archivering ook automatiseren door een filter te creëren. Ga naar Instellingen en kies Filters en geblokkeerde adressen / Nieuw filter maken. Vul de gewenste criteria in, klik op Filter maken en vink Inbox overslaan (archiveren) aan. Bevestig met Filter maken.

©PXimport

05 MailStore Home

Een van de meest flexibele oplossingen voor zowel back-up- als archiveringsdoeleinden voor uiteenlopende e-mailprogramma’s is het gratis MailStore Home. Start het exe-bestand op en installeer de tool (via Op deze computer installeren) of kies voor de portable versie (via Portable-versie op station X installeren). Dit laatste kan bijvoorbeeld handig zijn als je geregeld je e-mailarchief wilt samenstellen uit mailboxen van verschillende pc’s. Of wanneer je een geïmporteerde mailbox naar een mailclient op een ander toestel wilt exporteren (lees: migreren).

Even later kun je aan de slag. Klik je in het linkervenster op Persoonlijk archief, dan blijkt dat nog leeg te zijn. Logisch, want je moet dus eerst nog E-mails archiveren en dat doe je met de gelijknamige optie in datzelfde venster.

©PXimport

06 Archiveren Outlook

We tonen even hoe je mails inclusief bijlagen voor enerzijds Outlook en anderzijds Gmail kunt archiveren; de werkwijze voor andere e-maildiensten als Thunderbird of Windows (Live) Mail is vergelijkbaar.

Klik dus maar op Microsoft Outlook, selecteer je Outlook-profiel (of verwijs naar een pst-bestand) en klik op Volgende. Druk hier op het knopje met de drie puntjes en klik vervolgens op Toevoegen. Selecteer een map, laat eventueel het vinkje staan bij Submappen openen en bevestig met OK. Herhaal dit zo nodig voor overige mailmappen. Sluit na afloop het dialoogvenster af met OK. Bij Filter kun je aangeven of je ook ongelezen berichten wilt archiveren en of je alleen berichten wilt meenemen die ouder zijn dan een instelbare datum. Tot slot kun je nog aangeven of je gearchiveerde berichten uit Outlook wilt verwijderen en wanneer dat dan precies moet gebeuren. Rond af met Beëindigen (2x). Met een dubbelklik op het nieuw gecreëerde profiel start je het archiveringsproces.

©PXimport

07 Archiveren Gmail

Om je Gmail-berichten te kunnen archiveren is er wel een kleine voorbereiding nodig. Meld je aan bij Gmail, open Instellingen / Doorsturen en POP/IMAP en selecteer de optie IMAP inschakelen. Over nu naar MailStore Home, waar je naar E-mails archiveren gaat, op de knop Geavanceerd drukt en Gmail kiest. Vul je Gmail-adres in, klik op Toestemmen en vervolgens op Toestaan. Sluit het geopende browservenster en druk op de knop Test. Zodra je nu op Volgende klikt, kom je in een vergelijkbaar dialoogvenster terecht als in stap ‘06 Archiveren Outlook’. Vul alles naar wens in en start het archiveringsproces.

©PXimport

08 Openen en zoeken

Je hebt het intussen al gemerkt: je Persoonlijk archief is niet langer leeg, want voor elk archiveringsprofiel tref je hier een andere archiefmap aan. Als je zo’n map opent, zie je rechts een berichtenoverzicht. Klik op een bericht om het in het rechtervenster te zien verschijnen of klik rechtsboven op Selecteren e-mailclient en kies je favoriete E-mailprogramma: je kunt de archiefberichten nu met een druk op de knop In [je e-mailclient] openen. Een bericht verhuizen naar een andere archiefmap is net zo eenvoudig. Rechtsklik op het bericht, kies Verplaatsen naar map, duid de doelmap aan en bevestig met OK.

MailStore Home is wel zo slim om ook een zoekfunctie te integreren; je vindt de bijbehorende balk linksboven. Er zijn ook veel geavanceerde zoekopdrachten mogelijk. Hiertoe klik je in het linkervenster op E-mails zoeken. Er verschijnt dan een venster waar je tal van (gecombineerde) zoekopdrachten kwijt kunt.

©PXimport

09 Exporteren

MailStore Home functioneert in feite als archiverings- en als back-uptool (in de veronderstelling dat je de gearchiveerde berichten niet laat verwijderen uit je e-mailprogramma). Als je e-mails kwijtraakt die je eerder door MailStore Home hebt laten ophalen, dan kun je die netjes weer terugzetten.

Kies E-mails exporteren, duid de beoogde e-mailclient en de gewenste archiefmap aan, en geef aan waarnaar je die wilt exporteren (zoals je Outlook-profiel of naar een afzonderlijk pst-bestand). Het exportprofiel wordt gecreëerd en met een dubbelklik start je de export. Overigens is het ook mogelijk specifieke berichten terug te zetten. Open de archiefmap, selecteer de gewenste berichten, rechtsklik op je selectie, kies Exporteren naar en geef je e-mailclient en profiel aan.

De geëxporteerde berichten komen standaard terecht in de mailmap MailStore Export (inclusief submappen), van waaruit je ze zo nodig nog naar de originele mailmap kunt verplaatsen.

©PXimport

Wanneer je Windows 11 (opnieuw) installeert, vereist Microsoft dat je je aanmeldt met een Microsoft-account of dat je er eentje aanmaakt. En dat terwijl je je voorheen in Windows 10 gewoon met een offline account kunt aanmelden. Wij laten je zien hoe je dat ook in Windows 11 doet, rechtstreeks tijdens de installatieprocedure.

Microsoft wil maar al te graag dat je een Microsoft-account hebt en deze ook gebruikt bij het aanmelden van Windows 11. Behalve dat je hiermee in geval van het vergeten van je installatiecode het besturingssysteem makkelijker opnieuw kunt activeren, biedt een Microsoft-account niet heel veel extra voordelen in Windows 11 zelf. Het enige wat met zo'n account makkelijker gaat is het instellen van e-mail en OneDrive, maar dat zijn ook diensten waar je je later bij kunt aanmelden.

Installatieprocedure

In een van de laatste stappen van de installatieprocedure, of wanneer je een Windows 11-laptop hebt gekocht, word je - om de laatste instellingen toe te passen - gevraagd om in te loggen bij een Microsoft-account, of er eentje aan te maken.

©MG | ID.nl

Wanneer je in bovenstaand scherm bent aangekomen, lijkt het alsof je hier niet meer uit kunt komen: je moet óf een account invullen, óf er eentje aanmaken, óf een stap terug gaan met de pijl rechtsboven in beeld. Toch kun je hier nog iets anders doen, namelijk een opdrachtprompt openen. En dat is handig, want met een opdrachtprompt tijdens de installatie van Windows 11 kun je alvast dingen regelen voordat Windows 11 zelf is opgestart. Het omzeilen van het aanmaken of invoeren van een Microsoft-account bijvoorbeeld. Om de opdrachtprompt te openen, moet je de volgende toetscombinatie intypen:

Shift+F10

Let op: bij sommige computers zoals laptops kan het zijn dat je ook de Functietoets Fn moet indrukken om de F10-knop te kunnen gebruiken. De opdracht wordt in dat geval dan:

Shift+Fn+F10

Na het indrukken van deze toetscombinatie wordt een zwart venster voor de opdrachtprompt geopend.

©MG | ID.nl

In dit scherm voor je een speciale opdracht in waarmee we de verplichte invoer voor een Microsoft-account gaan omzeilen. Zodra Windows 11 heeft gedetecteerd dat jouw computer een werkende verbinding heeft, blijf je op dat accountscherm hangen, maar ook wanneer er nog geen verbinding is gemaakt, wil Microsoft toch eerst dat je verbinding maakt en daarna alsnog met een Microsoft-account aan de slag gaat.

Nu de opdrachtprompt is geopend, schakelen we die online functie uit. Voer exact de volgende opdracht in:

start ms-cxh:localonly

Gevolgd door een druk op de Enter-toets. Dat zit eruit als hieronder:

©MG | ID.nl

Nadat je op Enter hebt gedrukt, verschijnt er een nieuw venster met de mogelijkheid om een lokaal account (dus zonder Microsoft-account) aan te maken. Goed om te weten: dit account is ook meteen een administrator-account.

©MG | ID.nl

Je kunt hier dus gewoon een normale (voor- en achter)naam opgeven, een e-mailadres is dan niet nodig. Je kunt ervoor kiezen om nu een wachtwoord in te vullen, maar als je dat doet, krijg je ook direct drie controlevragen die je moet opgeven; dat kun je niet skippen. Sla je het aanmaken van een wachtwoord nu over, dan kun je dat later in Windows 11 alsnog doen.

Nadat je de benodigde gegevens hebt ingevuld, worden de laatste installatiestappen voltooid, en wordt de computer nog een keertje opnieuw opgestart. Daarna kun je je aanmelden met het nieuwe account en voer je nog een aantal stappen uit met betrekking tot functies als locatie, diagnostische gegevens en handschriftherkenning.

Account aanpassen

Het account waarmee je je aanmeldt is een administrator-account. In dat geval doe je er goed aan om een wachtwoord in te stellen als je dat nog niet hebt gedaan in de hierboven uitgelegde stap. Om een wachtwoord in te stellen, klik je op de Startknop, en vervolgens op je accountnaam en kies je voor Mijn account beheren.

©MG | ID.nl

Je komt nu in het instellingenscherm terecht voor je account. Scroll naar de knop Aanmeldingsopties en daarna op Wachtwoord.

©MG | ID.nl

Nu kun je een wachtwoord naar wens opgeven, de eisen zijn hier niet streng, maar uiteraard kies je wel voor een lastig te raden wachtwoord. Wel ben je verplicht om een geheugensteuntje op te geven, maar dat is minder lastig dan drie extra beveiligingsvragen die je normaliter bij het installatiescherm moet opgeven. Bij de geheugensteun mag het wachtwoord (vanzelfsprekend) niet gebruikt worden .

©MG | ID.nl

Wachtwoord en geheugensteun ingevoerd? Dan ben je in principe klaar en kun je je systeem verder gaan configureren. Eventueel kun je nu ook nieuwe extra accounts aanmaken via het onderdeel Andere gebruikers in het instellingenscherm.

Je pakt je telefoon om even snel iets te bekijken – en ineens ben je zomaar een uur verder, omdat je niet kon stoppen met scrollen. En onderweg ben je meestal niet blijven hangen bij blije kattenfilmpjes, maar bij rampen, slecht nieuws en roddel. Of bij posts van mensen die allemaal mooier of rijker lijken dan jij. Doomscrolling dus. Slecht voor je humeur en zelfbeeld én zonde van je tijd. Maar gelukkig kun je er iets tegen doen.

Lees ook: Minder afleiding van je telefoon met deze 6 apps

Wat is doomscrolling?

Doomscrolling is eindeloos blijven scrollen door berichten, filmpjes en posts die je eigenlijk alleen maar onrustig maken. Dat begon ooit met nieuws, maar geldt tegenwoordig ook voor sociale media. Denk aan TikTok, Instagram of X waar je urenlang blijft scrollen, maar waar je zelden wijzer of rustiger van wordt. Het algoritme weet precies wat je aandacht trekt – en hoe het je blijft vasthouden.

De term ontstond rond 2020, tijdens de COVID-19-pandemie, toen mensen massaal thuis zaten en constant updates zochten over het virus. Maar het fenomeen heeft zich sindsdien uitgebreid naar alle vormen van nieuws of posts waar je je slechter van gaat voelen.

Waarom blijven we scrollen?

Apps zijn zo ontworpen dat ze je aandacht vasthouden. Elke swipe of nieuwe video geeft een kleine prikkel in je brein: een signaal dat er misschien iets interessants komt. Soms zit er iets tussen dat écht boeit, maar vaak blijft het bij vluchtige prikkels. Ondertussen raakt je hoofd vol, maar je krijgt er weinig voor terug.

Hoe weet je of je doomscrollt?

Er bestaat geen test waarmee je kunt checken of je een doemscroller bent. Maar er zijn wel duidelijke signalen. Je zit in de gevarenzone wanneer je:

🚩 Gedachteloos nieuws- of socialmedia-apps opent, vaak meerdere keren per dag
🚩 Je daarna leeg, onrustig of somber voelt
🚩 Moeite hebt om te stoppen, terwijl je eigenlijk wel weet dat het nergens toe leidt
🚩 's Avonds of 's ochtends lang op je telefoon zit zonder duidelijk doel
🚩 Niet toekomt aan andere dingen, of je gejaagd voelt als je niets checkt

Herkenbaar? Dan is het tijd om je scrollgedrag te doorbreken. Dat is niet makkelijk, maar het kan wel. Onderstaande tips helpen je op weg.

©Gorodenkoff

Wat kun je doen tegen doomscrolling?

1. Beperk je schermtijd en las schermvrije tijdstippen in

Geef jezelf vaste momenten waarop je iets mag checken. Bijvoorbeeld: 's ochtends 15 minuten nieuws, 's avonds 10 minuten social media. Stel een timer in, zodat je niet ongemerkt blijft hangen. Je kunt ook met jezelf afspreken dat je bijvoorbeeld één uur per dag niet op je scherm kijkt. Of in het weekend pas na twaalf uur 's middags je telefoon pakt. Ook is het mogelijk om tijdslimieten in te stellen voor bepaalde apps. Hieronder lees je hoe je dat doet op een iPhone en op een Android-toestel.

Scherm- en apptijd beperken op iPhone

Wil je op vaste tijden niet gestoord worden? Stel dan apparaatvrije tijd in op je iPhone. Tijdens die periodes zijn alleen telefoongesprekken, berichten en apps die je zelf toestaat beschikbaar. Ga naar Instellingen > Schermtijd, tik op App- en websiteactiviteit en schakel dit in als dat nog niet gebeurd is. Kies daarna voor Apparaatvrije tijd en stel via Gepland de begin- en eindtijd in. Je kunt kiezen voor elke dag hetzelfde tijdstip of per dag variëren. Vlak voor de ingestelde tijd krijg je een herinnering.

Ook kun je tijdslimieten instellen voor apps of hele categorieën, zoals sociale netwerken of games. Ga naar Instellingen > Schermtijd > Applimieten > Voeg limiet toe en selecteer de gewenste apps of categorieën. Tik op Volgende, stel de limiet in en gebruik eventueel Pas dagen aan voor verschillende limieten per dag. Rond af met Voeg toe.

Scherm- en apptijd beperken op je Android-telefoon

Rustmomenten op je Android-toestel stel je in via de Bedtijdmodus. Tijdens deze periodes worden je schermkleuren aangepast (bijvoorbeeld naar grijstinten) en kun je meldingen dempen of het scherm automatisch laten uitschakelen. Ga naar Instellingen > Digitaal welzijn en ouderlijk toezicht > Bedtijdmodus en stel in wanneer de modus moet starten en eindigen. Je kunt dit voor elke dag apart instellen of een vast schema kiezen.

Wil je appgebruik beperken? Ga dan naar Digitaal welzijn > Dashboard en kies de app die je wilt beperken. Tik op het zandlopertje naast de app en stel een dagelijkse limiet in. Zodra de limiet is bereikt, is de app de rest van die dag niet meer toegankelijk.

2. Zet meldingen uit

Pushmeldingen van nieuwsapps, sociale media of video-apps zorgen dat je telkens toch weer gaat kijken en scrollen. Zet ze uit. Wat je niet ziet, open je ook minder snel.

3. Richt je telefoon prikkelarmer in

Zet socialmedia- en nieuwsapps niet op je beginscherm. Of verwijder ze helemaal. Wil je ze toch echt bezoeken, dan kan dat via de browser. Dat is een extra handeling vergeleken met een app, maar juist daarom doe je het misschien minder vaak.  

Verder kun je er ook voor kiezen om de grijstintenmodus in te schakelen. Dat zorgt voor minder afleiding en een beeld dat rustiger is.

Op een iPhone ga je hiervoor naar Instellingen > Toegankelijkheid > Weergave en tekstgrootte > Kleurfilters en schakel je de optie in. Op een Android-smartphone ga je hiervoor naar Instellingen -> Toegankelijkheid -> Kleurfilters. Hier schakel je de optie Grijstinten in. Afhankelijk van je toestel kunnen deze menu-opties een iets andere naam hebben.

©ID.nl

4. Volg niet alles en iedereen

Kies één of twee betrouwbare nieuwsbronnen. Ontvolg accounts die vooral onrust of negativiteit brengen. Kies liever voor mensen of media die je inspireren, informeren of aan het denken zetten. Een account waar je geen energie van krijgt, maar dat je energie kost: dat kun je beter ontvolgen.

Stoppen met doom-scrolling? Het kan!

Doomscrolling gaat allang niet meer alleen over nieuws. Ook gedachteloos scrollen langs filmpjes, reacties of meningen op sociale media hoort erbij. Het lijkt onschuldig, maar kost tijd, energie en aandacht — en levert weinig op.

Het goede nieuws: je kunt ermee stoppen. Niet in één keer, maar stap voor stap. Door bewuster te kiezen wat je leest en wanneer. Door je telefoon minder het ritme van je dag te laten bepalen. En door ruimte te maken voor dingen die je echt iets opleveren.