Dat Google de meest gebruikte (en beste) zoekmachine ter wereld is, dat hoeven we je waarschijnlijk niet te vertellen. Dat je met behulp van symbolen je zoekopdrachten enorm kunt verfijnen, dat wist je waarschijnlijk ook al. Maar wist je ook dat Google tientallen handige extra functies heeft ingebouwd die je heel wat werk kunnen besparen? Dergelijke functies voorkomen dat je een aparte app of programma moet openen, door je in de zoekresultaten direct te geven wat je nodig hebt. We lichten tien van dit soort ingebouwde functies uit.

Tip 01: Rekenen

Laten we beginnen bij de basis: de rekenmachine. Dit is een functie die Google al jaren ingebouwd heeft. Het is even eenvoudig als handig. Als je tijdens het internetten even iets wilt uitrekenen (bijvoorbeeld om te bepalen hoe groot een meubelstuk is dat je wilt bestellen), hoef je de browser niet uit. Normaliter zou je op zoek gaan naar een rekenmachine, de Rekenmachine van Windows openen, of de rekenmachine van je smartphone erbij pakken. Niet nodig, Google kan het prima voor je uitrekenen. Typ simpelweg je rekensommetje in het zoekveld in (op de manier waarop je dat ook in Excel zou doen, dus bijvoorbeeld met gebruik van * voor maal en / voor delen) en druk op Enter. Er verschijnt direct een rekenmachine, met daarin het antwoord. Je hoeft je overigens niet te beperken tot eenvoudige sommetjes, de rekenmachine is zeer uitgebreid. Wel is het zo dat als je om specifieke dingen vraagt, zoals de wortel van 64, je dat in het Engels moet doen.

©PXimport

Tip 02: Converteren

Naast rekenen, kan Google ook prima voor je converteren. Wil je weten hoeveel 50 kilometer in miles is, of hoe je centimeters omrekent in inches? Eenvoudig. Het converteren werkt ook voor valuta, en dat is met name erg handig omdat het resultaat direct berekend wordt aan de hand van de op dat moment geldende koers. Om te berekenen hoeveel dollars je krijgt voor tien euro – om maar een voorbeeld te noemen – typ je in het zoekveld 10 euro in dollar. Het juiste bedrag wordt direct getoond als zoekresultaat. Op die manier kun je bijna alles converteren dat je kunt bedenken, hetgeen ook niet zo vreemd is, want Google heeft die data gewoon ter beschikking.

©PXimport

Tip 03: Vertaalmachine

Wanneer je iets moet vertalen naar een andere taal, dan is Google Translate daar een uitstekende tool voor. Wat extra fijn is, is dat Google de vertaalmachine heeft ingebouwd in de zoekmachine. Oftewel, als je ergens een woord tegenkomt op Google dat je niet kent, en je wilt weten wat het betekent in het Nederlands, dan typ je simpelweg vertaal *woord* van *brontaal* naar Nederlands. Als je iets vanuit het Nederlands naar bijvoorbeeld het Engels wilt vertalen, dan hoef je de brontaal er niet eens bij te noemen, en typ je gewoon vertaal *woord* naar *Engels*.

©PXimport

Tip 04: Visuele vertaalmachine

Het is natuurlijk fantastisch dat je in Google woorden en zinnen in kunt typen die vervolgens worden omgezet in de buitenlandse versie, maar daar heb je niet altijd wat aan. Wanneer je bijvoorbeeld ergens een Chinees symbool tegenkomt, en je hebt werkelijk geen idee wat het betekent, dan kun je in Google typen wat je wilt, maar het antwoord ga je natuurlijk nooit vinden. Gelukkig heeft Google daar dus ook een oplossing voor, al zul je daarvoor stiekem wél even een uitstapje moeten maken naar de vertaalmachine (maar we vinden dit zó leuk dat we een oogje toeknijpen). Ga hiernaartoe en kies Chinees als brontaal en Nederlands als doeltaal. Klik nu onderin op het pijltje naar beneden en klik op Chinees (vereenvoudigd, China) – Schrijven. Er verschijnt nu een extra venster, waarin je niets kunt typen, maar wel kunt tekenen. Het enige wat je nu nog moet doen, is het onbekende symbool natekenen in het vlak, en Google Translate zal er de juiste vertaling bij zoeken.

©PXimport

Tip 05: Weersvoorspelling

Lekker aan het internetten maar moet je plotseling nog even de deur uit? Je kijkt naar buiten, maar de lucht ziet er nogal bewolkt uit. Gaat het regenen? Nu kun je natuurlijk surfen naar buienradar of een weer-app op je smartphone openen, maar waarom zou je? Je hoeft Google namelijk helemaal niet te verlaten. Typ simpelweg: weer met daarachter de plaatsnaam, en je zult direct in de resultaten zien wat het weer op dit moment is, evenals de komende uren (en dagen), inclusief de temperatuur, neerslagkans, luchtvochtigheid enzovoort. Overigens kun je ook nog specifieker zoeken door in te voeren voor welke dag je een weersverwachting wilt (bijvoorbeeld, morgen, overmorgen enzovoort).

©PXimport

Tip 06: Vluchtchecker

Wanneer je op vakantie gaat (of je de reisgegevens van iemand anders die op vakantie wil weten) dan zijn er heel veel manieren en apps om de vluchtinformatie te checken. Een van de gemakkelijkste manieren is gewoon vanuit Google. Deze functie is werkelijk bizar eenvoudig, want het enige dat je hoeft in te typen is het vluchtnummer, bijvoorbeeld KL601. Je krijgt dan direct de vluchten te zien met dit nummer voor vandaag en morgen, inclusief de status (op tijd, aangekomen, vertraagd enzovoort). Er is werkelijk geen snellere manier om dit te checken. Wel moeten we erbij zeggen dat als je graag wat meer informatie over de vlucht, de maatschappij enzovoort wilt hebben, je aan deze manier van zoeken niets hebt, omdat er niet wordt doorgelinkt. Het is écht alleen om heel snel even te kijken wat de status van een vlucht is. Voor uitgebreidere informatie kun je beter een app gebruiken als App in the Air op je smartphone.

©PXimport

Tip 07: Bibliotheek

In eerste instantie lijkt deze functie helemaal niet zo handig. Je kunt namelijk in Google zoeken op alle boeken van een bepaalde auteur, door te typen boeken van *naam schrijver*. Wanneer je dit doet, krijg je een compact lijstje te zien met alle boeken van die persoon (die bij Google bekend zijn). Waarom zou je dat via Google doen, en niet direct in de boekwinkel waar je ze kunt bestellen? Omdat je, wanneer je het via Google doet en je klikt op één van de resultaten, direct een heel compleet overzicht krijgt. Je ziet dan namelijk links naar recensies en in de rechterbalk van Google zelf links naar de goedkoopste winkel voor dit boek en informatie over de auteur. Overigens werkt dit ook uitstekend voor films en series.

©PXimport

Tip 08: Releasedata

Wanneer komt de nieuwe Star Wars-film eigenlijk in de bioscoop? En wat is eigenlijk de releasedatum van de langverwachte game Halo Wars 2? Ook dit zijn antwoorden waar Google (in de meeste gevallen) een pasklaar antwoord op heeft. Typ simpelweg release date gevolgd door de titel van wat je zoekt (je hoeft zelf niet aan te geven of het een boek of een film enzovoort is, dat doktert Google zelf wel uit) en er verschijnt een kader waarin staat wanneer de genoemde titel precies zal verschijnen, plus nog wat extra informatie over de titel van een door Google geselecteerde website. Overigens werkt het Nederlandse woord releasedatum ook, maar dat leidt minder vaak tot resultaat, terwijl het Engelstalige woord wel gewoon Nederlandstalige zoekresultaten oplevert.

©PXimport

Tip 09: Sportuitslagen

Voor sport-updates zijn er natuurlijk meer dan genoeg apps en websites. Maar soms wil gewoon even heel snel zien wat de huidige stand van zaken is. In dat geval kan Google je helpen – maar eigenlijk alleen als je wat over voetbal wilt weten. Helaas is dit de enige sport waarvoor dit zo goed uitgewerkt is, je kunt het volgende trucje dus helaas niet gebruiken voor tennis, formule 1, darts enzovoort.

Typ je het woord eredivisie, dan zal Google direct in beeld brengen welke voetbalwedstrijden er de komende dagen gespeeld worden en in welke week van de competitie we ons bevinden. Wil je echt alleen even zien hoe je club ervoor staat, typ dan stand eredivisie, waarna de actuele ranglijst wordt getoond inclusief details als doelsaldo enzovoort. Overigens werkt dit ook prima voor buitenlandse competities zoals de Premier League, Bundesliga enzovoort.

©PXimport

Tip 10: Ontspanning

Tot slot is Google niet alleen maar nuttig. Jouw persoonlijke assistent kan je ook helpen bij de nodige ontspanning. Dat kan aan de hand van kleine grapjes, door do a barrel roll in te tikken, waarna het scherm een rondje draait, of askew, waardoor het scherm scheef komt te hangen. Maar het kan ook uitgebreider: door spelletjes te spelen. Wanneer je bijvoorbeeld atari breakout typt in Google en klikt op het tabblad afbeeldingen, dan verandert het zoekresultaat in het beroemde Atari-spelletje Breakout! waarbij je in dit geval met een balletje de zoekresultaten kunt wegspelen. Zoek je op solitaire, dan kun je het bekende kaartspelletje rechtstreeks in het zoekresultaat spelen. Tot slot nog eentje die we je niet aanraden, simpelweg omdat we er een halve dag aan hebben verspild. Typ tic tac toe in Google en je kunt direct een spelletje boter kaas en eieren spelen. Maar nogmaals, wees gewaarschuwd, je speelt tegen een computer en winnen is niet eenvoudig – zo niet onmogelijk.

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).