Je hele digitale hebben en houden online in de cloud opslaan, het heeft veel praktische voordelen. Al je gegevens zijn bereikbaar op alle apparaten met een internetverbinding. In dit artikel vergelijken we de interessantste clouddiensten met elkaar.

OneDrive

OneDrive is de clouddienst van Microsoft, eerder bekend onder de naam SkyDrive. Via je browser of een apart programma heb je toegang tot bestanden die je op de OneDrive-cloud hebt gezet. Pc-gebruikers die Windows 8 gebruiken, kennen het programma waarschijnlijk al, omdat het standaard in dit besturingssysteem zit verweven. Het grote voordeel van OneDrive is de vrije schijfruimte, je krijgt maar liefst 15 gigabyte gratis als je je bij de dienst aanmeldt. Lees ook: Zo deel je eenvoudig veel bestanden.

Bestanden mogen echter niet groter zijn dan 2 gigabyte. Gebruik je OneDrive via je browser, dan is de limiet 300 megabyte. Heb je meer ruimte nodig, dan is Microsoft ook een goede keuze: voor 1,99 euro per maand heb je al 100 gigabyte tot je beschikking. Als je je vrienden overhaalt om OneDrive te gebruiken, kun je overigens nog eens maximaal 5 gigabyte extra gratis krijgen. OneDrive is beschikbaar voor Windows-pc's en -tablets, Windows Phone-smartphones, Android-apparaten, de iPhone, iPad en de Mac. OneDrive kan ook als centrale opslagplek voor je foto's dienen. Op je iPhone of Android-toestel kun je namelijk in de instellingen van de OneDrive-app bepalen dat er automatisch een reservekopie van je foto's gemaakt wordt. Wil je van deze functie gebruikmaken, dan stelt Microsoft je nog eens 3 gigabyte extra ruimte tot je beschikking.

©PXimport

OneDrive installeert een speciale map op je harde schijf.

OneDrive biedt je de mogelijkheid om met meerdere mensen tegelijkertijd aan een document te werken. Je kunt kiezen om een bestand te openen in Word Online, een uitgeklede versie van Word. Toch voelt de online-variant beslist niet karig, alle belangrijke functies vind je er terug. Wil je meer opties, dan kun je het bestand openen in de offline versie van Word door bovenin op Openen in Word te klikken. Na het bewerken, kun je vanuit Word het bestand direct weer op je OneDrive opslaan. Als je een Office 365-abonnement hebt, kun je met meerdere mensen tegelijkertijd aan een document werken terwijl je Word open hebt staan. Microsoft was er laat bij om encryptie aan zijn dienst toe te voegen, maar sinds juli worden bestanden tijdens het versturen versleuteld. Bestanden die op de servers van Microsoft staan, zijn overigens nog niet beveiligd, je doet er dus goed aan om een dienst als Boxcryptor te gebruiken.

©PXimport

De online office-programma's zijn erg handig.

OneDrive

Oordeel 3,5/5

Pluspunten

Microsoft Office-integratie

Veel gratis opslagruimte

Goedkope upgrades

Voor alle grote besturingssystemen

Minpunten

Bestanden op servers niet versleuteld

Content-restricties

Bestanden mogen niet groter zijn dan 2 gigabyte

Fabrikant: Microsoft

Taal: Nederlands

OS: Windows, OS X, Android, iOS, Windows Phone, Xbox

Website: www.onedrive.com

Prijs: Gratis (15 GB), € 1,99 per maand (100 GB)

Google Drive

Google Drive is een goede keuze als je sowieso al veel diensten van Google gebruikt. Google heeft bovendien al jaren ervaring heeft met het aanbieden van Google Docs vanuit de browser. Het samenwerken aan tekstdocumenten, spreadsheets en presentaties is daarom met Google Drive een fluitje van een cent. Net als OneDrive heb je bij Google Drive de keuze of je de dienst vanuit de browser wilt bekijken of via de speciale applicatie. De applicatie lijkt veel op die van OneDrive, maar je kunt helaas niet zien hoe ver een bestand is met uploaden.

©PXimport

Google Drive geeft niet weer hoe ver een bestand is met uploaden.

De dienst is bovendien iets trager dan OneDrive met het synchroniseren van bestanden en in één geval brak Google Drive tijdens de test een upload af vanwege een verbroken verbinding met de Google-servers. Je krijgt 15 gigabyte gratis, maar dit moet je delen met je Gmail-account. Upgrades zijn niet duur, voor omgerekend ongeveer 2 euro heb je 100 gigabyte vrije ruimte. Het grootste nadeel van Google Drive is uiteraard de verzamelwoede van Google. De privacy-voorwaarden zijn cryptisch en in het meest nadelige geval te interpreteren dat je al je rechten weggeeft aan Google. Het bedrijf nuanceert dit nog wel door te zeggen dat jij altijd de eigenaar blijft van je bestanden, maar in tegenstelling tot Microsoft zegt het bijvoorbeeld niet expliciet dat het de inhoud van je documenten niet zal gebruiken. In Google Drive kun je een document delen vanuit de browser door bovenin op Delen te klikken. Vervolgens kun je de koppeling delen via e-mail, Facebook, Twitter of Google+. Ook hierbij gaat het om een koppeling waarbij iedereen met de juiste url de inhoud kan inzien. Google versleutelt alleen data die jij naar Google Drive uploadt.

©PXimport

Upgrades van Google zijn goedkoop.

Google Drive

Oordeel 3,5/5

Pluspunten

Geen installatie noodzakelijk

Goede deel-functies

Veel gratis megabytes

Minpunten

Bestanden op servers niet versleuteld

Slechte privacy-voorwaarden

Performance

Fabrikant: Google

Taal: Nederlands

OS: Windows, OS X, Android, iOS

Website: www.google.com/drive

Prijs: Gratis (15 GB), € 2,- per maand (100 GB)

Dropbox

Waar OneDrive en Google Drive je 15 gigabyte vrije schijfruimte bieden, blijft Dropbox enorm achter met 2 gigabyte ruimte. Beveel je de dienst aan je vrienden, dan kun je per vriend echter wel 500 megabyte extra verdienen tot een maximum van 16 gigabyte. In de mobiele apps kun je de functie Camera Uploads aanzetten om automatisch foto's met Dropbox te synchroniseren. Hiervoor krijg je nog eens 3 gigabyte extra vrije schijfruimte. Upgrades zijn echter goedkoop, voor 9,99 euro per maand krijg je maar liefst 1 terabyte! De applicatie van Dropbox is overzichtelijk en voegt net als de twee voorgangers een map aan je Windows Verkenner of Finder toe.

Met de rechtermuisknop kun je bovendien een bestand meteen delen met iemand anders. Die andere persoon moet dan wel over een Dropbox-account beschikken en de inhoud van deze map gaat af van de 2 gigabyte die Dropbox per account gratis aanbiedt. Kijk wel goed uit dat je het e-mailadres van de ontvanger goed schrijft, je wilt niet dat een onbekend persoon toegang krijgt tot een map met gevoelige informatie. Iedereen die je uitnodigt, kan bestanden in deze map verwijderen of bewerken.

©PXimport

Deel een map of bestand meteen vanuit Windows Verkenner of OS X Finder.

Dropbox beveiligt je uploads via een SSL-versleuteling en je bestanden zijn versleuteld met een 256 bit AES-beveiliging. Dropbox heeft hier natuurlijk wel de sleutel voor, maar verzekert dat medewerkers alleen in zeer zeldzame gevallen, bijvoorbeeld als ze juridisch hiertoe worden gedwongen, toegang nemen tot je documenten. Het grote voordeel van Dropbox is dat het enorm stabiel en betrouwbaar is, bestanden worden snel geüpload en je kunt de voortgang vanuit het menu van Windows of OS X zien. Ook weet Dropbox wanneer je een bestand recentelijk al eens hebt geüpload, het programma hoeft dan niet nogmaals het hele bestand te uploaden. De dienst stelt bovendien geen maximum aan de bestandsgrootte en legt je geen beperkingen op aan de inhoud van je bestanden. Dropbox is beschikbaar voor alle grote besturingssystemen. Windows Phone-gebruikers kunnen via een app van een derde partij (Cloudsix for Dropbox) ook gebruikmaken van Dropbox.

©PXimport

Met de functie Camera Uploads krijg je 3 gigabyte extra ruimte voor foto's.

Dropbox

Oordeel 4/5

Pluspunten

Upgrades zijn goedkoop

Deel-mogelijkheden

Ondersteuning voor veel besturingssystemen

Intelligente synchronisatie

Minpunten

Weinig gratis gigabytes

Fabrikant: Dropbox

Taal: Nederlands

OS: Windows, OS X, Linux, Android, iOS, BlackberryOS, Kindle Fire

Website: www.dropbox.com

Prijs: Gratis (2 GB), € 9,99 per maand (1 TB)

iCloud

Heb je thuis vooral Mac-computers staan en heb je daarnaast een iPhone of iPad, dan is iCloud een logische keuze. De dienst is compleet geïntegreerd in zowel iOS als OS X. iCloud is niet geschikt als pure bestandsopslag, je vindt dan ook geen map terug in de Finder van je Mac. Je kunt echter wel documenten synchroniseren tussen verschillende apparaten, dit doe je vanuit de desbetreffende applicaties. Maak je bijvoorbeeld een tekstdocument in Pages, de Mac-tegenhanger van Word, dan heb je de keuze om dit direct op iCloud op te slaan.

Verder gebruik je iCloud om alle data van je Mac, iPhone of iPad te synchroniseren, zoals agenda's, notities, herinneringen, mails en contacten. Foto's die je met je iPhone maakt, synchroniseer je via de optie Mijn fotostream met je computer. Deze blijven hier niet permanent staan overigens, binnen dertig dagen moet je de foto's van je iCloud-account naar je computer importeren. iCloud is veel meer dan een standaard clouddienst, ook al je Safari-bladwijzers, wachtwoorden en creditcardgegevens synchroniseer je via iCloud met andere apparaten. Wachtwoorden en creditcardgegevens worden via een 256 bit AES-beveiliging gecodeerd en hiervoor moet je een toegangscode opgeven. In theorie heb jij alleen toegang tot deze gegevens, maar omdat het hier slechts om een viercijferige code gaat, lijkt het niet enorm moeilijk om de versleutelde inhoud te ontcijferen. Andere documenten in iCloud zijn beveiligd met 128 bit AES-versleuteling.

Onderdeel van iCloud is ook Zoek mijn iPhone, een dienst waarmee je verloren Apple-apparatuur terugvindt of op afstand leegmaakt. Op de Mac is iCloud al geïnstalleerd, op een pc moet je het configuratie-programma apart downloaden.

De Windows-versie van iCloud doet wel onder voor de Mac-versie. Omdat iCloud geen klassieke bestandsopslagdienst is, heb je maar 5 gigabyte tot je beschikking. Je kunt iCloud ook voor reservekopieën van je iPhone of iPad gebruiken, een upgrade is dan wel aan te raden. Deze zijn niet goedkoop, 50 gigabyte extra ruimte kost je 80 euro per jaar, oftewel 6,67 euro per maand. Met de release van OS X 10.10 komt iCloud echter met een aantrekkelijker upgrade-schema: 20 gigabyte gaat je 0,99 dollar per maand kosten, 200 gigabyte heb je dan voor 3,99 dollar per maand. De Nederlandse prijzen zijn op het moment van schrijven nog niet bekend.

©PXimport

Vanuit Pages kun je meteen op iCloud opslaan.

©PXimport

Integratie van iCloud met iOS is erg handig.

iCloud

Oordeel 3,5/5

Pluspunten

Goede integratie in OS X en iOS

iCloud-sleutelhanger

Zoek mijn iPhone

Onmisbaar voor Apple-gebruikers

Minpunten

Voor Windows-gebruikers minder interessant

Geen bestandsopslag

Fabrikant: Apple

Taal: Nederlands

OS: Windows, OS X, iOS

Website: www.icloud.com

Prijs: Gratis (5 GB), € 6,67 per maand (50 GB)

Box

Bij Box krijg je 10 gigabyte gratis ruimte, maar een bestand mag maximaal 250 megabyte groot zijn. Wil je deze beperking opheffen, dan kun je voor 8 euro per maand je abonnement upgraden. De maximale bestandsgrootte is dan 5 gigabyte en je hebt 100 gigabyte tot je beschikking. Box omarmt verschillende besturingssystemen, waaronder ook de mobiele systemen Windows Phone en Blackberry OS. Box heeft bovendien een handige dienst voor iOS en Android: met Box OneCloud heb je toegang tot honderden apps.

Vooral op een gesloten systeem als de iPhone of iPad is dit erg handig. Zo kun je vanuit de OneCloud-app een document openen en bewerken met een andere app op je mobiele apparaat en zorgen dat dit op je Box-account komt te staan. Box biedt standaard SSL-encryptie en versleutelt je bestanden op de servers met 256 bit AES-encryptie. Daar bovenop is de sleutel ook nog eens extra beveiligd en biedt Box ook nog ondersteuning voor andere vormen van encryptie, zoals RC4. Maar ook hier geldt weer dat uiteindelijk het bedrijf de mastersleutel heeft en niet jij.

©PXimport

Met Box OneCloud heb je toegang tot honderden apps.

Box

Oordeel 4/5

Pluspunten

Veel gratis opslagruimte

Goede encryptie

Veel besturingssystemen

Box OneCloud

Minpunten

Upgrades prijzig

Limiet bestandsgrootte

Fabrikant: Box

Taal: Engels

OS: Windows, OS X, Android, iOS, Windows Phone, Blackberry OS

Website: www.box.com

Prijs: Gratis (10 GB), € 8,- per maand (100 GB)

SpiderOak

SpiderOak pakt het anders aan, het adverteert met privacy. Met de 'zero-knowledge privacy guarantee' garanderen ze dat ze op geen enkele manier toegang kunnen krijgen tot jouw data. In tegenstelling tot voorgaande bedrijven slaat SpiderOak geen mastersleutel of wachtwoord op zijn servers op. De bestanden die je in de cloud wilt opslaan, worden eerst lokaal op je computer versleuteld. Jij bent de enige die met een uniek wachtwoord je bestanden weer kunt ontgrendelen.

Als je SpiderOak voor de eerste keer opstart, maakt SpiderOak een aantal sleutels voor je aan die je moet beveiligen met een wachtwoord. Omdat je wachtwoord alleen lokaal wordt opgeslagen, is er geen mogelijkheid om je wachtwoord opnieuw naar je toe te zenden. De enige optie is om op een andere computer waar je nog wel toegang tot je account hebt een nieuw wachtwoord in te stellen. Je kunt bij het aanmaken van een wachtwoord overigens wel een hint opgeven. Bestanden kun je vanuit SpiderOak delen met andere personen, deze bestanden worden dan ontgrendeld en vallen dus niet meer onder zero-knowledge. Je krijgt standaard 2 gigabyte ruimte, een upgrade naar 100 gigabyte kost je 10 dollar (ca. 7,60 euro) per maand. SpiderOak is ook verkrijgbaar voor Linux.

©PXimport

SpiderOak biedt als één van de weinige diensten client-side encryptie aan.

SpiderOak

Oordeel 4/5

Pluspunten

Versleuteling op computer

Zero-knowledge

Ondersteuning voor alle desktop-systemen

Minpunten

Weinig gratis ruimte

Upgrade prijzig

Fabrikant: SpiderOak

Taal: Engels

OS: Windows, OS X, Linux, Android, iOS

Website: www.spideroak.com

Prijs: Gratis (2 GB), ca. € 7,60 per maand (100 GB)

Younited

Younited is één van de weinige niet-Amerikaanse clouddiensten van dit moment. De dienst is afkomstig van het Finse bedrijf F-Secure, bekend van de antivirusprogramma's. Privacy staat hoog op de prioriteitenlijst van Younited en de dienst versleutelt alle data op hun servers en verzekert dat de sleutels gescheiden worden van jouw documenten, evenals je wachtwoord-informatie. Net als bij andere clouddiensten heeft Younited echter de mastersleutel en kunnen medewerkers van het bedrijf bij jouw data komen.

In de privacy-voorwaarden staat verder dat F-Secure zich toegang tot jouw data mag verschaffen als je de 'terms of use' schaadt. Het is vervolgens niet duidelijk wat deze gebruiksvoorwaarden precies zijn. Younited heeft een paar handige functies aan boord, zo kun je gemakkelijk contacten en berichten van verschillende systemen synchroniseren. Ook kun je je data sorteren en synchroniseren op type, bijvoorbeeld alleen foto's of muziek.

©PXimport

De vormgeving van Younited is niet zo duidelijk als die van zijn concurrenten.

Younited

Oordeel 3,5/5

Pluspunten

Contacten en berichten synchroniseren

Geen Amerikaans bedrijf

Versleuteling

Minpunten

Onduidelijke voorwaarden

Vormgeving vergt gewenning

Fabrikant: F-Secure

Taal: Nederlands

OS: Windows, OS X, Linux (bèta), Android, iOS, Windows Phone

Website: www.younited.com

Prijs: Gratis (5 GB), € 74,99 per jaar (200 GB)

Wuala

Wuala van LaCie is de enige dienst in de test die geen gratis abonnement aanbiedt. Voor 5 gigabyte moet je 99 cent per maand betalen, 20 gigabyte kost je zo'n 3 euro per maand. Net als bij SpiderOak worden bestanden direct op je computer versleuteld, medewerkers van LaCie kunnen alleen zien hoeveel bestanden je hebt opgeslagen en wat de totale grootte van de bestanden in je account is. Zelfs als Wuala wordt opgedragen bepaalde data aan een overheid of instelling te overhandigen, is de data niet leesbaar door de instantie.

Je beveiligt je data met een mastersleutel die lokaal op je computer wordt opgeslagen. Met Wuala kun je groepen aanmaken, deze kunnen zowel privé als openbaar zijn. De opslagruimte wordt door alle deelnemers van een groep gedeeld. Een handige functie is bovendien Time Travel, hiermee kun je de geschiedenis van een map inzien en weggegooide bestanden eventueel terughalen.

©PXimport

Wuala is de enige dienst in de test waar je voor moet betalen om opslagruimte te krijgen.

Wuala

Oordeel 3,5/5

Pluspunten

Versleuteling op computer

Linux-versie beschikbaar

Time Travel

Minpunten

Geen gratis versie

Uploads lopen soms vast

Fabrikant: LaCie

Taal: Nederlands

OS: Windows, OS X, Linux, Android, iOS

Website: www.wuala.com

Prijs: € 0,99 per maand (5 GB), € 2,99 per maand (20 GB)

Conclusie

Je kunt verschillende clouddiensten niet één-op-één met elkaar vergelijken. Welke voor jou het beste werkt, hangt af van de systemen waar je op werkt en welke eisen je aan een clouddienst stelt. Geen enkele geteste dienst is slecht of valt door de mand. Maar er is ook niet één duidelijke winnaar aan te wijzen. OneDrive en Google Drive bieden je de meeste opslagruimte, zijn qua functies enorm veelzijdig en winnen daarom op gebruiksgemak. Keerzijde is wel dat je het bij deze diensten moet doen met de slechtste beveiliging, beide diensten bieden je alleen encryptie tijdens de overdracht van bestanden en niet als de bestanden op de servers staan. Beide firma's leveren deze mogelijkheid wel aan zakelijke klanten overigens. iCloud is een goede keus als je veel Apple-apparatuur in huis hebt en gaat voor een gemakkelijke oplossing die goed in het besturingssysteem is geïntegreerd.

Box en Younited zijn goede allrounders en zijn voor veel verschillende besturingssystemen verkrijgbaar. Beide diensten hebben hun beveiliging goed op orde en bij Box heb je als bijkomend voordeel dat je 10 gigabyte gratis krijgt. De enige twee diensten in deze test die client-side encryptie bieden, zijn SpiderOak en Wuala. SpiderOak is sneller in het gebruik en is geweldig voor gebruikers die hun data extreem veilig op willen slaan. Wuala heeft een aantal handige functies aan boord, maar biedt helaas geen gratis abonnement aan. Het label Best Getest geven we dan ook graag aan SpiderOak. Het label wordt gedeeld met Dropbox, omdat deze dienst als allrounder een erg goede en stabiele dienst biedt. Upgrades zijn goedkoop en de performance is snel en intelligent.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).