We bewaren allemaal gegevens in de cloud, zodat we er overal over kunnen beschikken. Hoewel Google, Microsoft en Dropbox op hun blote knieën beloven dat ze hun uiterste best doen om de veiligheid van je bestanden te waarborgen, lezen we toch voortdurend over zogenaamde ‘hacking incidents’. Maar voordat je je bestanden naar de cloud stuurt, kun je ze ook eerst versleutelen. Cryptomator biedt een versleutelde cloudopslag.

Cryptomator werkt samen met clouddiensten die gegevens synchroniseren met de cloud. De applicatie maakt gebruik van AES-codering (256 bit) en versleutelt niet alleen de bestanden, maar ook de bestandsnamen en de structuur van de directory. Op https://cryptomator.org/ vind je de downloads voor Windows, macOS, Linux, Android en iOS. Die laatste zijn buitenbeentjes, daarover dadelijk meer.

Doordat de software op alle platformen werkt, weet je dat je de bestanden die je bijvoorbeeld op Windows hebt versleuteld, ook in Android kunt decrypteren. Als je het programma de eerste keer configureert, raden we aan om dit met de computerversie te doen. De installatie wijst zichzelf uit.

©PXimport

Kluis toevoegen

In tegenstelling tot bijvoorbeeld VeraCryptwerkt Cryptomator niet met één kluis, maar met verschillende kluizen. Elke kluis kan zoveel bestanden en mappen bevatten als je wilt. Er is geen limiet. Klik in het startvenster links onderaan op de knop Kluis toevoegen en volg daarna de wizard. Geef deze kluis een naam.

Daarna vraagt de tool waar die de kluis moet bewaren. Cryptomator is speciaal ontworpen om gegevens in de cloud te beschermen. Het is dus de bedoeling dat je hier een clouddienst (Google Drive, Dropbox, OneDrive enzovoorts) aanduidt, maar je kunt een kluis ook lokaal op de harde schijf van je computer bewaren als je Andere locatie selecteert. Via Andere locatie kun je bovendien navigeren maar de synchronisatiemap van een andere clouddienst.

©PXimport

Wachtwoord

Nadat je de locatie hebt aangeduid, moet je een wachtwoord typen. Aan de hand van gekleurde blokjes vertelt het programma of je wachtwoord krachtig genoeg is. Met een flutwachtwoord heeft encryptie trouwens weinig zin. Het gekozen wachtwoord moet minstens acht tekens bevatten.

Vergeet dit wachtwoord niet, anders heb je geen toegang meer tot de bestanden en is er slechts één mogelijkheid om het wachtwoord te resetten: de herstelsleutel. De mogelijkheid om een herstelsleutel te maken, vind je onder het vak waar je het wachtwoord voor de kluis ingeeft. Die sleutel is een lijst woorden die je het best op een veilige locatie bewaart, bijvoorbeeld in een wachtwoordmanager, op een usb-stick of door de sleutel af te drukken op papier.

©PXimport

Opensource en veiligheid

Bij het encryptieproces is de veiligheid uitsluitend afhankelijk van de sleutel. Het versleutelingsalgoritme zelf hoeft niet geheim te blijven, integendeel. Het gaat om opensource-software waarvan de gemeenschap van programmeurs en beveiligingsonderzoekers de broncode mag bekijken.

Dit heeft als voordeel dat de broncode voortdurend wordt aangepast aan de laatste normen, zonder dat de veiligheid van de versleutelde gegevens ooit in het gedrang komt. Bovendien is er geen risico dat je bestanden worden gegijzeld. Dat risico heb je wel als je een bestandsformaat gebruikt waarop een bepaald bedrijf het monopolie heeft. 

Een derde, niet onbelangrijk voordeel is dat opensource-software gratis is. Cryptomator heeft geen helpdesk en er zijn geen contactgegevens, maar de community, het forum en de documentatie zijn sterk.

©PXimport

Ontgrendelen

Maak zoveel kluizen als nodig. Als zo’n kluis nog niet ontgrendeld is en je de inhoud via de webinterface benadert, dan zul je er nietszeggende bestanden vinden. Werk dus nooit in de map van de kluis zonder deze eerst te ontgrendelen.

Om de echte inhoud terug te vinden, open je Cryptomator, selecteer je de gewenste kluis en gebruik je de knop Ontgrendel. In dit pop-upvenster kun je de optie Bewaar wachtwoord activeren, waardoor deze sleutel in de sleutelhanger van het systeem wordt bewaard. Daarna typ je het wachtwoord en ontvang je de mededeling dat de kluis ontgrendeld is.

©PXimport

Hierdoor opent een virtuele drive op de computer. Als je die niet meteen ziet, gebruik je de opdracht Toon schijf. De drive krijgt in Windows een schijfletter, net zoals een externe harde schijf of usb-stick, en in macOS herken je de virtuele drive aan de naam van de kluis.

Wanneer je bestanden versleuteld wilt uploaden, moet je de bestanden in de virtuele schijf van Cryptomator slepen. Als je daarna de kluis vergrendelt en gaat kijken in deze map, zul je geen spoor vinden van de bestanden die je daarnet via Cryptomator hebt toegevoegd.

Kluisinstellingen

In Cryptomator is het mogelijk om enkele eigenschappen van de kluis te wijzigen. Hiervoor moet de kluis gesloten zijn. Selecteer in het startvenster van de applicatie de kluis en klik op de knop rechts beneden: Kluis-instellingen.

In het tabblad Algemeen kun je de naam van de kluis wijzigen en twee zaken automatiseren. Je kunt de kluis automatisch laten vergrendelen als je er een bepaalde tijd (standaard 30 minuten) niets mee hebt gedaan. En je kunt de kluis steeds automatisch laten ontgrendelen wanneer je Cryptomator start. Bovendien kun je de meldingen verbergen die aangeven dat de kluis vergrendeld is.

©PXimport

Schijfletter

In het tabblad Aankoppelen kun je ervoor zorgen dat de inhoud van de virtuele schijf steeds alleen-lezen is. Op die manier kan niemand de bestanden kopiëren, wijzigen of verwijderen.

Normaliter kent het systeem zelf een schijfletter toe aan de virtuele schijf, maar in dit tabblad kun je bij de optie Koppelpunt een bepaalde schijfletter toewijzen die altijd toegewezen zal worden aan de virtuele schijf.

Het derde tabblad gebruik je om het wachtwoord te wijzigen, om de herstelsleutel vast te leggen of om het wachtwoord te herstellen met de herstelsleutel.

©PXimport

Kluis delen

Als je iemand anders toegang hebt gegeven tot de cloudlocatie, kun je ook een kluis delen. Je moet de kluismap delen die het bestand masterkey.cryptomator bevat. Degene met wie je de bestanden deelt, moet in Cryptomator met de opdracht Open bestaande kluis hetzelfde wachtwoord als jij gebruiken. Het is niet mogelijk om slechts enkele bestanden uit dezelfde kluis te delen.

Als je de toegang van anderen tot de kluis wilt intrekken, dan volstaat het niet om het wachtwoord te wijzigen. De ander kan met de herstelsleutel van een oude sleutel nog steeds in de kluis komen. Beter is het om een nieuwe kluis aan te maken met een wachtwoord dat alleen jij kent, om vervolgens de inhoud over te zetten.

Niet opensource op mobiel

In tegenstelling tot wat er online vermeld wordt, zijn de mobiele versies closedsource en dus niet gratis. Alleen de desktopversies van Cryptomator zijn opensource. Voor Cryptomator en Cryptomator 2 betaal je in de App Store en in Google Play 11,99 euro. Je kunt de apps wel gratis downloaden en vervolgens 30 dagen proberen, compleet met alle functionaliteit. Zonder te betalen kun je daarna enkel de alleen-lezenmodus gebruiken.

Volgens Skymatic, een start-up uit Bonn, is de encryptietechnologie wel opensource, maar de apps zelf niet. Waarom het bedrijf onderscheid maakt tussen de desktop- en mobiele versies, is niet duidelijk.

Statistieken

Wanneer een kluis geopend is, verandert de knop Kluis-instellingen op het startscherm in Kluisstatistieken. Via deze knop volg je realtime hoeveel data er gelezen en geschreven worden.

Hoewel de klemtoon van Cryptomator ligt op de online bescherming, is het een volledig lokale toepassing. Het wachtwoord wordt nooit via het internet verzonden en zelfs als de bestanden op de virtuele schijf gemount zijn, laat Cryptomator nooit onversleutelde bestanden achter op de harde schijf.

De tool kan kluizen ontdekken die op andere machines zijn opgeslagen. Als je verhuist naar een andere computer, kun je de gecodeerde mappen ontgrendelen met elke installatie van Cryptomator.

©PXimport

Kluisbeheer

In het startvenster van Cryptomator wijzig je de volgorde van de verschillende kluizen door ze met de muisaanwijzer vast te grijpen en naar boven of beneden te slepen.

Je kunt uiteraard ook een kluis verwijderen. Daarvoor moet de kluis vergrendeld zijn. In het startscherm klik je met de rechtermuisknop op de kluis die je kwijt wilt en kies je de opdracht Verwijderen. Hiermee wordt de map met de bestanden niet echt gewist. Het enige wat gebeurt, is dat Cryptomator deze map niet langer zal versleutelen. Om de bestanden echt te wissen, gebruik je het bestandsbeheerprogramma van het systeem.

KEK

Het wachtwoord dat je instelt, produceert een KEK (Key Encryption Key): dat is een cryptografische sleutel die andere sleutels codeert. Door het wachtwoord te veranderen, verander je de KEK, maar de sleutels die met de KEK geëncrypteerd zijn, blijven gelijk.

Dit betekent concreet dat je bestanden niet opnieuw gecodeerd worden wanneer je het wachtwoord wijzigt. Je kunt ook geen zwak wachtwoord vervangen door een sterker exemplaar. Cryptomator zal dit weigeren. Als je de bestanden door een nieuw, veel sterker wachtwoord wilt laten beschermen, kun je beter een nieuwe kluis maken en de gegevens van de oude naar de nieuwe slepen.

©PXimport

AES-versleuteling

256bit-AES is momenteel de populairste en wellicht de veiligste manier van versleutelen. Deze encryptie werd ontwikkeld door de overheid van de Verenigde Staten als opvolger van de Data Encryption Standard (56 bit), die ondertussen al dertig jaar meeging en in de jaren 90 door bruut giswerk binnen 22 uur kon worden gekraakt.

AES maakt gebruik van symmetrische encryptie. Dat betekent dat zowel de verzender als de ontvanger dezelfde sleutels moet hebben. Als we de 2 miljard computers op deze planeet zouden inzetten om door brute force AES 256 bit te kraken, dan zou dit 13.669 biljoen biljoen biljoen biljoen jaar vergen. Of om heel precies te zijn: 13.668.946.519.203.305.597.215.004.987.461.470.161.805.533.714.878.481 jaar.

©PXimport

Biometrische beveiliging

Als je weet hoe de desktopversie werkt, dan kun je ook met de mobiele versies uit de voeten. In iOS werkt Cryptomator samen met de app Bestanden om op die manier toegang te krijgen tot de versleutelde gegevens.

Een voordeel van de iOS- en Android-versies is dat de app biometrische beveiliging ondersteunt, zodat je niet alleen met je wachtwoord, maar ook met je vingerafdruk of gezichtsherkenning toegang kunt krijgen tot de kluizen.

Herstelsleutel opvragen

Veel gebruikers beginnen met Cryptomator zonder een herstelsleutel vast te leggen. Geen probleem, je kunt dit rustig op een later tijdstip doen, zolang je het wachtwoord maar kent.

Selecteer in het startscherm een kluis die nog vergrendeld is. Daarna klik je op de knop Kluisinstellingen en daar gebruik je het tabblad Wachtwoord. Klik in dit pop-upvenster op de knop Toon herstelsleutel. Cryptomator vraagt eerst het wachtwoord van deze kluis. Nadat je dat hebt ingevoerd, krijg je een tekstveld met veertig woorden. Dat is de herstelsleutel. Je kunt deze tekst naar het klembord kopiëren en op een veilige locatie opslaan en/of op papier afdrukken.

©PXimport

Herstelsleutel gebruiken

Ben je het wachtwoord van een kluis vergeten? Ga dan naar de Kluisinstellingen en kies in het tabblad Wachtwoord voor de knop Wachtwoord herstellen. Daarna kun je de herstelzin plakken of typen.

Bovendien heeft Cryptomator een functie om de woorden automatisch aan te vullen. Typ enkele letters en selecteer het juiste woord uit de suggesties. Je kunt dan Tab of de rechterpijltoets gebruiken om het woord automatisch in te vullen.

Als het programma je herstelsleutel accepteert, moet je een nieuw wachtwoord toewijzen aan de kluis. Cryptomator zal geen nieuwe herstelsleutel generen, die blijft dezelfde.

Donkere modus

In de knoppenbalk van het programma gebruik je het tandwieltje om de voorkeuren te openen. Hiermee kun je het pictogram van het programma laten weergeven in het systeemvak of de applicatie automatisch samen met het systeem laten opstarten.

Het is tot slot ook mogelijk om het programma in de donkere modus weer te geven, maar alleen als je over een supporterscertificaat beschikt. Zo’n certificaat is een code die je per mail ontvangt als je de ontwikkeling van het product steunt door minimaal 15 euro te storten.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).