Stiekem droomt bijna iedereen er wel eens van om astronaut te worden. Die jongensdroom is moeilijk te vervullen, maar gelukkig hoef je geen carrière bij NASA te volgen om de ruimte te kunnen verkennen. In 2018 doe je dat gewoon vanuit huis.

Weinig dingen spreken zo tot de verbeelding als het ontdekken van de ruimte. De eindeloosheid van het heelal, de vervreemdende planeten, manen en sterrenstelsels; het universum zit vol met mogelijkheden en ontdekkingen. Gelukkig maakt moderne technologie het heel eenvoudig om vanuit je luie bureaustoel een tripje door het universum te maken. Er zijn namelijk tientallen programma’s, games en apps beschikbaar waarmee je het heelal kunt verkennen. Opstijgen in een raket, zelf een ruimtestation bouwen, landen op de maan of een echte ster van dichtbij bekijken, het kan tegenwoordig zonder je woonkamer te verlaten.

1. Google Maps

We weten hier op de redactie nog goed hoe indrukwekkend het was toen Google Earth meer dan tien jaar geleden werd uitgebracht. Google Maps heeft nog een andere verborgen functie die ons weer net zo enthousiast maakt: 3D-kaarten bekijken van planeten en manen in ons zonnestelsel. Je vindt deze optie door in Google Maps de satellietweergave te kiezen en dan net zolang (bijvoorbeeld met je muiswieltje) uit te zoomen tot je de planeet Aarde ziet vanuit de ruimte. Aan de linkerkant van je venster verschijnt dan automatisch een menu met alle planeten en een flink aantal manen. Dat zijn ze overigens niet allemaal - Jupiter heeft bijvoorbeeld tientallen minimaantjes, maar die zijn niet allemaal in maps gecategoriseerd. De grote en belangrijke manen staan hier allemaal wel in, inclusief beschrijvingen. Het leuke is dat van deze planeten niet alleen gedetailleerde kaarten te vinden zijn, maar dat je ook de namen van kraters en bergen kunt zien. Daar kun je vervolgens op klikken om er wat meer informatie over te lezen, zoals de grootte of waar ze naar vernoemd zijn.

Ook leuk: in deze lijst staat het internationale ruimtestation ISS, waar je via Streetview binnen kunt kijken. Je kunt zo door het station zwieren en zien hoe het dagelijks leven voor de bewoners eruit ziet. Ook hier vind je talloze beschrijvingen van apparaten en technieken.

©PXimport

2. Space Engine

Google Maps is een leuke manier van ruimteverkenning, maar tevens wat basaal. Over het handjevol planeten staat beperkte informatie en we willen graag wat meer zien. In dat geval moet je bij Space Engine zijn. Het desktop-programma is veruit de beste manier het heelal te verkennen zonder de deur uit te gaan.

Space Engine werkt een beetje als een game, al kun je niet winnen of verliezen. Je vliegt rond door het zonnestelsel en kunt van planeet naar planeet gaan. De besturing gaat een beetje zoals andere games met de toetsen A, W, S en D, en je kunt met toetscombinaties naar andere sterrenstelsels springen. Het kost wat moeite om de besturing onder de knie te krijgen, maar als je eenmaal weet hoe je je virtuele ruimteschip bestuurt verlies je de tijd al snel uit het oog. Space Engine is één van de leukste en mooiste manieren om het heelal te verkennen.

©PXimport

3. Celestia Space

Space Engine is niet het enige simulatieprogramma voor ruimteverkenning. Je kunt ook terecht bij Celestia Space. Het idee daarvan is hetzelfde als Space Engine: je kunt virtueel de ruimte in. Wat Celestia Space uniek maakt is het feit dat je verschillende add-ons kunt installeren. Die worden door de community gemaakt, want Celestia is beschikbaar voor ontwikkelaars. De broncode is weliswaar niet helemaal open source, maar er is genoeg ruimte voor hobbyisten om hun eigen toepassingen te ontwikkelen. Een voorbeeld van wat je dan kunt: in de basisversie van het programma kun je alleen een beperkte hoeveelheid informatie zien van een maan of planeet, maar als je die in meer detail wil zien download je daar de add-on voor. Die bevat veel meer informatie, en foto’s in hogere resolutie van sondes die het hemellichaam daadwerkelijk hebben bezocht. Veel add-ons bevatten ook informatie over de missie zelf, zodat je ook daar veel over leert. Zo kun je het programma aanpassen aan je eigen voorkeuren.

©PXimport

4. Solar System Scope

Solar System Scope is een applicatie die weliswaar niet buiten de grenzen van ons zonnestelsel kijkt, maar dat maakt de app niet minder uitgebreid. Met Solar System Scope kun je ongeveer hetzelfde als bij Celestia Space of Space Engine, maar dan vanuit je browser. Er is ook een desktop-applicatie beschikbaar, maar die is dus niet per se nodig.

Het interessante aan Solar System Scope is vooral het volgen van de banen van de hemellichamen. Als je precies wilt weten waar dwergplaneet Eris zich over 50 jaar op 23 januari in het zonnestelsel bevindt, dan kun je dat heel simpel opzoeken.

Daarnaast kun je met Solar System Scope ook de sterrenbeelden aan de nachtelijke hemel opzoeken. Je kunt ook daarbij de datum en tijd opgeven zodat je ziet wat er op een willekeurig moment boven je hoofd te zien is en hoe de constellaties bewegen. Handig voor als je bijvoorbeeld op vakantie gaat en je wilt weten wat je daar kunt zien.

©PXimport

5. Stellarium

Stellarium doet ongeveer hetzelfde als het bovenstaande Solar System Scope. Het is een planetarium met informatie over de nachtelijke hemel en wat je kunt zien, met informatie over meer dan 177 miljoen sterren en andere hemellichamen. Eén opvallend verschil is dat je met Stellarium niet alleen de sterrenhemel vanaf aarde kunt bekijken, maar ook die van bijvoorbeeld de maan of Mars. Zo kun je alvast lekker wegdromen over hoe het straks is als je zelf een astronaut bent! Je kunt de applicatie bovendien niet alleen voor Windows downloaden, maar ook voor macOS en zelfs Linux.

©PXimport

6. Kerbal Space Program

Als je je ruimtevaartkennis liever wat interactiever wil maken dan moet je bij Kerbal Space Program zijn. Het spel heeft inmiddels een flinke schare trouwe fans opgebouwd, en dat is niet voor niks. Kerbal Space Program simuleert een echt ruimtevaartprogramma, waarbij je met vrijwel niets begint en voorzichtig je eerste raketje lanceert. De truc is om dat dan uit te bouwen tot een raket die in een baan om de aarde komt, en dan steeds grotere en geavanceerdere machines te bouwen. Met een beetje kennis en heel veel googelen eindig je dan met ruimtestations en een landing op de maan (of, zoals het in het kerbals heet, Mun).

Nou klinkt het opbouwen van een ruimteprogramma misschien wat droog, maar Kerbal maakt het geheel erg vermakelijk door de trouwe ‘Kerbals’ (je astronauten) zoals de inmiddels legendarische Jebediah Kerman, die altijd vrolijk zijn en het spel een luchtig en komisch tintje geven.

Daar komt ook bij dat Kerbal Space Program voor een game verrassend gedetailleerd en accuraat is. Het is niet genoeg om alleen wat motoren onder je raket te plaatsen, maar ook om zaken als de zwaartekracht, de apogee en perigree in de gaten te houden – of überhaupt te leren wat dat betekent … Dat maakt KSP niet gewoon een leuk spelletje, maar een heuse simulator.

Er is nog een ander aspect waar Kerbal Space Program in uitblinkt: de gemeenschap. KSP heeft één van de trouwste fanbases, en als je een vraag hebt of ergens niet uitkomt zijn er tientallen websites en fora waar je terecht kunt met je problemen. Neem Reddit, één van de belangrijkste communities voor het spel. Daar laten ervaren spelers hun nieuwste creaties zien, waar je altijd genoeg inspiratie uit kunt halen. Van de andere kant staat de gemeenschap erg open voor nieuwkomers en kun je ook als newbie gerust ‘domme’ vragen stellen.

©PXimport

7. ISS Detector

Natuurlijk hoef je niet alleen maar achter je computer te blijven zitten om de ruimte te verkennen. Er zijn ook genoeg smartphone-apps beschikbaar die het mogelijk maken je even buiten de aarde te wanen. Om te beginnen zijn er de tientallen apps waarmee je in de gaten kunt houden wanneer het International Space Station komt overvliegen - altijd leuk om even te bekijken! Het ISS is meer dan honderd meter breed en is daarmee goed te zien met het blote oog, maar je moet wel weten waar en wanneer je naar boven moet kijken.

Voor zowel iOS als Android zijn er tientallen apps die bijhouden waar het ruimtestation zich bevindt. Persoonlijk raden we ISS Detector aan (voor zowel Android als iOS), vanwege zijn gedetailleerde informatie over de hoogte, tijd en helderheid, en het feit dat je ook andere objecten zoals het Chinese ruimtestation, Iridium-communicatiesatellieten, of planeten en kometen kunt zien. Je kunt bovendien instellen waar je wel of geen melding van krijgt.

©PXimport

8. Mobile Observatory

Je kunt op je telefoon veel meer dan alleen het ruimtestation bijhouden. Als je verder wil kijken dan alleen die lage aardbaan zijn er applicaties zoals Mobile Observatory. Die kost een paar euro, maar is de prijs meer dan waard. De naam zegt al genoeg. Met de app heb je een mobiel observatorium in je hand met héél veel informatie over de sterrenhemel. Je kunt je telefoon naar de hemel richten om zo te zien wat die ene heldere ster nou eigenlijk is.

Er zijn ook dergelijke apps voor iOS. Voor zowel de iPhone als de iPad is dat GoSkyWatch Planetarium, een extreem uitgebreide app met heel veel informatie over hemellichamen. Een mooie toevoeging is dat je er sterrenbeelden op kunt zien met leuke animaties, zodat je kunt zien waar een term als ‘Grote Beer’ nou eigenlijk vandaan komt.

Voor de iPad is ook Solar Walk erg interessant. Dat is een virtueel zonnestelsel dat weliswaar iets minder uitgebreid is dan de planetaria-apps, maar dat wel volop gebruik maakt van het schitterende scherm van de iPad en vooral erg mooi is.

©PXimport

9. Virtual reality

Er zijn maar weinig dingen die iets zo tot leven kunnen brengen als virtual reality. Er zijn dan ook meerdere applicaties waarmee je heel realistisch door het heelal kunt vliegen - afhankelijk van welke bril je hebt. Met een dure, high-end bril zoals de HTC Vive of de Oculus Rift krijg je vanzelfsprekend de mooiste resultaten. Overview voor de Vive is populair en erg goed, en voor de Oculus Rift is er het pragmatisch genaamde Discovering Space. Let wel op dat games voor zulke brillen over het algemeen wel prijzig zijn!

Als je niet zoveel geld te besteden hebt of toevallig al een Samsung Gear VR in huis hebt moet je vooral Titans of Space proberen. Dat is er ook voor de Vive, de Rift en de goedkopere Gear, en werkt erg goed. Met Titans of Space vlieg je door het zonnestelsel heen en ondertussen word er informatie over planeten en manen voorgelezen. De tour die je op die manier volgt duurt ruim een uur en is verrassend accuraat, dus probeer dat vooral! Er is overigens ook een (gratis) versie voor Android, zodat je Titans of Space met iedere Cardboard-achtige headset kunt proberen, maar die zit vol met bugs en lag, en het ziet er minder mooi uit dan het origineel. De app is er helaas niet voor iOS.

©PXimport

10. Online bronnen

Natuurlijk kun je ook heel veel informatie over de echte ruimtevaart van dit moment vinden op internet. Dat begint bijvoorbeeld bij het volgen van lanceringen. Wat is er nou mooier dan enorme raketten die met veel bombarie en vuurwerk de lucht in gaan? De meeste van die lanceringen kun je live meekijken op internet. Sommige worden alleen gefilmd met een GoPro op een afstandje, maar bedrijven als SpaceX hebben een hele studio met experts, presentaties en achtergronden tijdens het aftellen. Het nadeel is dat er niet één plek is waar je alle lanceringen kunt zien - de videostreams zijn verdeeld over eigen websites van bedrijven en overheden, of op verschillende YouTube- of Vimeo-kanalen. Eén praktische plek om ze te kijken is de door de auteur van dit stuk gemaakte site www.livelancering.nl, maar over het algemeen kun je veel Amerikaanse lanceringen op de website van NASA zien. Een andere site die lanceringen met liveblogs bijhoudt is www.spaceflightnow.com.

Er zijn ook applicaties te downloaden waarin je kunt zien wat de volgende lancering wordt. Daar staat ook welke raket en satelliet er de lucht in worden geschoten, én een linkje naar een livestream. Die apps hebben als voordeel dat ze een notificatie sturen bij de volgende lancering. Voor Android is Space Launch Now een goede (en gratis!) app, voor iOS is er LaunchTime.

Een kleine maar leuke website is www.howmanypeopleareinspacerightnow.com. Die naam verklapt eigenlijk al genoeg; je ziet er hoeveel mensen er nu in de ruimte zijn - inclusief een overzichtje van astro- en cosmonauten. Zo ben je altijd een beetje bij ze!

Sociale media

©PXimport

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).