Wie aan domotica denkt, denkt vermoedelijk aan het slim maken van zijn huis. De binnenkant, welteverstaan. Maar wist je dat er ook veel handige elektronica is voor de ruimte buitenshuis? Van uitgebreide beveiligingscamera’s en robotmaaiers tot op afstand bedienbare verlichting: de keuze is reuze.

TP-Link EAP225-Outdoor

Prijs: € 89,-
www.tp-link.com

Heb je een beetje verstand van netwerken en is de wifi in je voor- of achtertuin niet goed genoeg? Met een accespoint verbeter je de kwaliteit van je wifi, al is het voor buiten wel zo handig om een weerbestendig exemplaar te kiezen. De TP-Link EAP225 Outdoor is er eentje. Het accesspoint is gemaakt voor buitengebruik en werkt via power over ethernet (PoE). De maximale totale wifisnelheid is 867 Mbit/s via 802.11ac. Uiteraard worden 802.11b/g/n ook ondersteund.

©PXimport

Arlo Ultra

Prijs: € 449,99
www.arlo.com

Als je op zoek bent naar een high-end-beveiligingscamera voor binnen en buiten, is de Arlo Ultra een interessante optie. Deze camera van Netgear filmt in maximaal 4K-resolutie, met hdr en heeft een gezichtsveld van 180 graden. Daarnaast is de beveiligingscamera bestand tegen de weerelementen en werkt hij zowel op batterijen als via een stroomadapter. Het ingebouwde spotlicht springt aan als er een verdacht persoon in beeld verschijnt. Dankzij ‘smart person detection’ gebeurt dit niet bij bewoners, belooft Arlo. De meegeleverde hub maakt het mogelijk om opgenomen beelden (kosteloos) online te bewaren.

D-Link DCS-8600LH

Prijs: Nog onbekend
www.eu.dlink.com/nl

De splinternieuwe DCS-8600LH-camera van D-Link houdt je huis en tuin goed in de gaten. Met zijn waterbestendige behuizing en zeven meter (eveneens waterbestendige) stroomkabel kun je hem vrijwel overal ophangen. De camera is bestand tegen temperaturen van -25 tot +45 graden Celsius en filmt met een beeldhoek van 135 graden in maximaal full hd. Dankzij de nachtzichtfunctie ziet de camera ook scherp in het donker. De ingebouwde microfoon en speaker laten je via de D-Link-app (Android en iOS) een gesprek voeren met een (ongenodigde) bezoeker. De camera ondersteunt IFTTT, Google Assistent en Amazon Alexa en de beelden worden bewaard in de cloud.

©PXimport

Nest Cam Outdoor

Prijs: € 229,-
www.nest.com/nl/

Nest is onderdeel van Google en heeft jarenlange ervaring met het maken van (goede) beveiligingscamera’s. De Nest Cam Outdoor is een waterdicht model dat je via een ingebouwde magneet eenvoudig aan de muur bevestigt. Het apparaat heeft een lange stroomkabel zodat je je geen zorgen hoeft te maken over een lege batterij. Dankzij de full-hd-resolutie en nachtzichtfunctie levert de Cam Outdoor onder (bijna) alle omstandigheden scherpe beelden af. Ook bevat de camera tweewegaudio, zodat je met bezoekers kunt praten. Jammer genoeg moet je wel een paar euro per maand betalen om alles uit de Nest-app (Android en iOS) te halen.

Nest Hello

Prijs: € 259,-
www.nest.com/nl/

De Hello is de eerste deurbel van Nest. De bel is ietwat lastig te installeren, omdat hij de juiste bedrading en transformator vereist, maar als de Hello eenmaal hangt, stuurt hij je pushmeldingen (Android en iOS) als er iemand aanbelt. De bel filmt 24/7 met een gezichtsveld van 160 graden en neemt op in hd. Dankzij hdr en een nachtmodus levert hij altijd goed beeld, belooft Nest. Interessant is de gezichtsherkenning voor bekenden. Je kunt via de app met bezoekers praten, omdat de deurbel een ingebouwde microfoon en speaker heeft. Opgenomen beeld wordt in de cloud opgeslagen.

©PXimport

Ring Video Doorbell 2

Prijs: € 199,-
www.nl-nl.ring.com

Ring is sinds vorig jaar onderdeel van Amazon en verkoopt onder andere slimme deurbellen. Neem de Video Doorbell 2, in het Nederlands de Video Deurbel 2. Het apparaat werkt met een oplaadbare batterij, al kun je hem ook aansluiten op de bestaande bedrading. Als er iemand op de bel drukt, krijg je via de Ring-app een melding op je toestel (Android en iOS). Dankzij de ingebouwde full-hd-camera zie je direct wie er voor de deur staat. Je kunt ook een gesprek voeren, want de bel heeft een ingebouwde microfoon en speaker. Minpunt is dat je een betaald abonnement moet nemen om livebeelden en fragmenten van meldingen op te slaan in de cloudomgeving. Dit is bijvoorbeeld handig als je opnamen wilt opslaan en delen met bekenden of de politie.

Ezviz DP1

Prijs: € 269,-
www.ezviz.eu/nl/

Wil je indruk maken op je medebewoners? Kijk dan eens naar de Ezviz DP1, een draadloze deurbel die uit twee onderdelen bestaat. De deurdrukker heeft een ingebouwde camera en de ontvanger is voorzien van een 4,3inch-kleurentouchscreen. Drukt er iemand op je bel, dan licht het scherm van de ontvanger op en zie je wie er voor de deur staat. Daarnaast stuurt de slimme bel een melding naar je smartphone via de bijbehorende app (Android en iOS), Google Assistent of Amazon Alexa. Je kunt de persoon aan de deur te woord staan via de ingebouwde microfoon en speaker van de deurbel.

©PXimport

Philips Hue Impress

Prijs: Vanaf € 79,99
www.philips.nl

Denk je aan slimme lampen, dan denk je waarschijnlijk aan Philips Hue. De marktleider verkoopt ook steeds meer weerbestendige buitenverlichting, iets dat nog niet iedereen weet. Zo is er de Impress-familie, een serie lampen die wit en 16 miljoen kleuren kan weergeven. Je hebt bijvoorbeeld de Outdoor Calla: een 25 of 40 centimeter hoge kaars die in je tuin of op het pad geplaatst kan worden. Philips Hue verkoopt ook wandlampen, plafondlampen en schijnwerpers. Nadeel is dat al deze verlichting aan de prijzige kant is, zeker in vergelijking met normale lampen.

Ring Floodlight Cam

Prijs: € 299,-
www.nl-nl.ring.com

Kijk naar de Ring Floodlight Cam en je ziet direct: dit is geen traditionele vorm van tuinverlichting. Nee, dit is een ip-camera met twee felle lampen van 3000 lumen én een ingebouwde sirene van 110 decibel. Ziet de bewegingssensor een verdacht persoon dan ontvang je direct een melding op je telefoon (Android en iOS). Je kunt dan kiezen om het alarm af te laten gaan. Het is ook mogelijk om een gesprek te voeren via de app, want de Floodlight Cam heeft een microfoon en speaker. Beeld neemt de camera op in full hd met nachtzicht.

©PXimport

Osram Lightify led tuinspot

Prijs: € 89,-
www.osram.nl

Geen behoefte aan de (prijzige) verlichting van het bekende Philips Hue? Er is meer keuze. Kijk bijvoorbeeld naar Osram, dat verschillende soorten slimme buitenverlichting verkoopt in de Lightify-serie. Er zijn onder andere tuinspots te koop met warm licht of rgb-kleuren. De negen aaneengeschakelde led-spots zijn waterbestendig, net als de voeding. Je bedient de lampjes met de gratis Lightify-app (Android en iOS), al heb je hier wel een – los verkrijgbare – Lightify Gateaway voor nodig. Dat basisstation dien je binnen neer te zetten. De verlichting is eventueel ook te bedienen via een – eveneens optionele – slimme afstandsbediening.

Alecto WS-4700

Prijs: € 99,-
www.alecto.nl

De Alecto WS-4700 hoort bij de goedkopere weerstations, maar kan een hele hoop. Het station dat je buiten bevestigt, communiceert met het basisstation dat je ergens binnen neerzet. Je ziet onder andere de actuele luchtdruk, de windsnelheid, de windrichting en de temperatuur. Ook zaken als de hoeveelheid neerslag en de luchtvochtigheid worden live gemeten. Het Alecto-station is eenvoudig in gebruik: alle informatie staat overzichtelijk op het beeldscherm. Het station werkt op een batterij. Ben je op zoek naar een compleet maar betaalbaar weerstation, dan is dit een goede keuze.

©PXimport

Netatmo NWS01-EC

Prijs: € 159,-
www.netatmo.com/nl-nl

Interessant aan de Netatmo NWS01-EC is dat hij zowel buiten als binnen gegevens verzamelt. Het weerstation bestaat namelijk uit twee (fraai vormgegeven) modules: één voor binnen, de ander voor buiten. De stations meten onder andere luchtvochtigheid, omgevingsgeluiden en CO2. Ook wordt er informatie verzameld over de luchtkwaliteit binnen en buiten. Je bekijkt de gemeten informatie in een app (Android en iOS), bijvoorbeeld in de vorm van duidelijke grafieken. Leuk detail is dat het Netatmo-weerstation de populaire automatiseringsdienst IFTTT ondersteunt voor nog meer functies.

Cresta BAR700

Prijs: € 49,99
www.cresta.nl

Wil je niet teveel uitgeven aan een weerstation, bijvoorbeeld omdat je eerst eens wil kijken of zo’n apparaat wel iets voor jou is? Neem dan een degelijk, betaalbaar model zoals de Cresta BAR700. Het station meet de belangrijkste zaken, waaronder de luchtvochtigheid, luchtdruk en temperatuur. Daarnaast berekent hij de weersverwachting van morgen. Het Cresta-station werkt op batterijen en is daarom niet gebonden aan een stopcontact. Handig is dat je het weerstation ook als een wekker kunt gebruiken. Zoek je een weerstation met meer functionaliteiten, dan raden we je aan verder te sparen voor een duurder en completer model.

©PXimport

Gardena R38Li

Prijs: € 699,-
www.gardena.com/nl/

De Gardena R38Li wordt aanbevolen aan tuineigenaren met een gazon van maximaal 380 vierkante meter. De maaier kan naar eigen wens worden ingesteld en heeft alle benodigde sensoren om je gazon keurig te maaien zonder af te wijken of objecten te beschadigen. De accu gaat lekker lang mee. En is hij bijna leeg, dan rijdt de maaier automatisch terug naar zijn basisstation. In minder dan een uur is de accu weer vol. Hij doet z’n werk erg stil (58 decibel). Een mogelijk minpunt is dat deze Gardena-maaier niet te bedienen/in te stellen is via een app.

McCulloch ROB600

Prijs: € 759,-
www.mcculloch.com/nl/

Heb je een echt groot gazon, dus maximaal 600 vierkante meter? Ook daar zijn robotmaaiers voor, bijvoorbeeld de McCulloch ROB600. De maaier – met een strak ontwerp – is lekker stil (59 decibel) en heeft een arsenaal aan handige sensoren. Zo blijft hij op je gazon en maait hij elke centimeter gras even kort. De accuduur bedraagt ruim een uur en is de batterij bijna leeg dan keert de maaier automatisch terug naar de oplader. Laden duurt zo’n drie kwartier en daarna wordt het maaien hervat. Slim! De McCulloch-maaier heeft bovendien ingebouwde diefstalbeveiliging. Een app ontbreekt – die vind je alleen op (nog) duurdere robotmaaiers.

©PXimport

Yard Force SA500ECO

Prijs: € 499,-
www.mtdproducts.com

Hij ziet er wat kinderachtig uit, maar laat je niet bedriegen. De Yard Force SA500ECO is een degelijke robotmaaier die grote gazons tot maximaal 500 vierkante meter maait. Het apparaat kan bovendien het gras versnipperen tot compostformaat. Met het meegeleverde perimeterdraad (honderd meter) baken je je gazon af, zodat de maaier niet de vijver of het kippenhok inrijdt. Is de accu bijna leeg dan rijdt de robotmaaier zelf terug naar zijn oplaadstation. Ook handig is de ingebouwde tilt- en diefstalbeveiliging. Een app ontbreekt, dus het instellen gebeurt op de maaier zelf.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).