Wil je hetzelfde mailtje aan meerdere mensen sturen, maar dan wel met een persoonlijke aanhef en misschien ook per mailtje een ander persoonlijk stukje tekst? Dan hoef je echt niet elk mailtje apart op te stellen! Met behulp van de programma’s Excel, Word en Outlook kun je gepersonaliseerde e-mails opstellen.

Als je een hoop mensen wilt uitnodigen voor een groot feest, dan kan dit gemakkelijk via e-mail. Het is dan wel leuk als iedereen een eigen mailtje ontvangt met persoonlijke aanhef. We gaan in deze cursus uit van het voorbeeld van een housewarming. We gaan eerst uit van een algemene mail met alleen een aangepaste aanhef. Weet je daarna hoe het werkt, dan leggen we ook uit hoe je kunt zorgen dat bijvoorbeeld familieleden voor de middag worden uitgenodigd en vrienden voor de avond.

Om eenvoudig de verschillende mailtjes te versturen, maken we gebruik van Excel voor de lijst, Word voor het opstellen van de brief en het personaliseren ervan, en Outlook voor het uiteindelijke versturen.

01 Lijst in Excel

Om te beginnen maak je in Excel een lijst met voor- en achternamen en uiteraard de e-mailadressen. Zorg dat je hierbij kolomtitels gebruikt, dat maakt het zo dadelijk veel overzichtelijker. We gaan er eerst even van uit dat je iedereen met de voornaam aanspreekt, in het tweede deel van dit artikel lees je hoe je onderscheid maakt tussen personen en gezinnen (voornaam of familie+achternaam). Onthoud de naam van het tabblad (onder in beeld), sla het Excel-bestand op en sluit het.

©PXimport

02 Brief in Word

Vanuit Word stuur je het hele proces aan. Daarin kun je met Afdruk samenvoegen persoonlijk gemaakte brieven maken en adresetiketten samenstellen (een uitgewerkt stappenplan van dat laatste vind je hier). In dit artikel gaan we met Afdruk samenvoegen persoonlijk gemaakte e-mails verzenden.

Stel nu het bericht op in Word. Typ voorlopig ‘xxx’ op de plaats waar de voornaam moet gaan komen.

Start Outlook alvast op, want dat programma gaat voor ons de e-mails verzenden. Het is erg leuk om straks alle e-mails te zien langskomen in de map Verzonden items.

©PXimport

03 Namenlijst koppelen

Ga naar het bericht in Word. Klik op de tab Verzendlijsten, klik op Afdruk samenvoegenstarten / Stapsgewijze wizard Afdruk samenvoegen (onder in dat menu). Rechts in beeld gaat een taakvenster open: daarin zie je onderaan in welke stap je bent. Je kunt altijd terug naar een vorige stap als je nog iets wilt wijzigen of te snel doorgeklikt hebt.

Kies in Stap 1 voor E-mailberichten. Klik op Volgende: Begindocument.

Kies in Stap 2 Het huidige document gebruiken. Klik op Volgende: adressen selecteren.

In Stap 3 is Een bestaande lijst gebruiken al geselecteerd, dat laat je zo. Klik op Bladeren, navigeer op je harde schijf naar de namenlijst die je in Excel gemaakt hebt en klik op Openen. Er verschijnt een venster Tabel selecteren. Kies daarin het juiste tabblad (waarvan je de naam had onthouden). Er verschijnt een venster met de namenlijst, klik op OK. Klik op Volgende: Een e-mail schrijven (ook al klinkt dat niet logisch, want je hebt het bericht al in Word geschreven).

In Stap 4 ga je een veld in het bericht plaatsen dat gekoppeld gaat worden aan de namenlijst. Zet de cursor op de plaats waar de voornaam moet komen en verwijder ‘xxx’. Klik op Meer items. Het venster Samenvoegveld invoegen verschijnt: daarin zie je de kopjes van je namenlijst in Excel terug. Klik op Voornaam en klik op Invoegen. In het bericht verschijnt «Voornaam». In dit veld komt straks iedere individuele voornaam. Klik op Sluiten en klik op Volgende: E-mailvoorbeeld.

In Stap 5 zie je een voorbeeld: in het bericht is na ‘Beste’ de eerste naam ingevuld. Door op de pijltjes te klikken, kun je de voorbeelden met de volgende namen bekijken. Klik op Volgende: Samenvoeging voltooien.

©PXimport

04 Berichten versturen

Zorg dat Outlook opgestart is en schakel weer terug naar Word. Klik in stap 6 onder Samenvoeging voltooien op Elektronische post. Het venster Samenvoegen per e-mail verschijnt. Laat bovenaan bij Aan de keuze op email staan. Vul bij Onderwerpregel het onderwerp van je e-mail in, bijvoorbeeld: Uitnodiging housewarming, dit onderwerp krijgt iedereen te zien. Laat de optie E-mailindeling op HTML staan en laat de optie onder Records verzenden staan op Alles. Klik op OK en dan gebeurt het wonder: je ene bericht wordt steeds van een andere naam voorzien en aan iedereen als persoonlijke e-mail verzonden. Als je overschakelt naar Outlook en de map Verzonden items kiest, zie je alle e-mails langskomen!

©PXimport

Brieven

©PXimport

05 Persoon of gezin

Tot nu toe laten we iedere e-mail beginnen met ‘Beste’, gevolgd door de voornaam. Je kunt een stap verder gaan en sommige mensen aanspreken in de vorm van ‘Beste Sanne’ en anderen als ‘Beste familie Jansen’. Hiervoor voeg je aan je Excel-lijst twee kolommen toe voor de manier waarop je de mensen aanspreekt. Noem kolom E Aanspreken met en typ en de cellen hoe je de mensen wilt aanspreken. Wij kiezen voor de voornaam (dan typ je de voornaam) ofwel familie.

Boven kolom F zet je het kopje Aanhef. We laten het ‘berekenen’ van de aanhef aan een formule over. Zet in cel F2 de formule:

=ALS(E2="familie";"Beste "&E2&" "&ALS(B2<>"";B2&" ";"")&C2;"Beste "&E2)

Deze formule plakt met het teken & een paar stukjes tekst aan elkaar.

> De formule kijkt of in E2 ‘familie’ staat.

> Is dat wel het geval, dan geeft het de tekst ‘Beste ’ gevolgd door het woord in cel E2 (familie) en weer een spatie.

> Het kijkt of er een tussenvoegsel aanwezig is in cel B2 en neemt dat dan over met een spatie erbij.

> Vervolgens plakt het de achternaam erachter.

> Staat er in cel E2 géén ‘familie’, dan is de uitkomst het woord ‘Beste ’ gevolgd door de voornaam die in E2 getypt is.

Kopieer deze formule omlaag naar alle andere geadresseerden. Bij het opgeven van de velden bij het samenvoegen in Word, zorg je nu dat je de hele regel van de aanhef leeg maakt, en je hier het veld «Aanhef» invoegt (in plaats van «Voornaam»).

©PXimport

Tijd aanpassen

We gaan de e-mail nog iets verder personaliseren, we kunnen er namelijk voor zorgen dat de familieleden alleen voor de middag uitgenodigd worden, en onze vrienden alleen voor de avond.

We maken twee nieuwe kolommen aan in ons Excelbestand. Kolom G geven we de titel Middag/avond en kolom H krijgt de titel Tijd. In kolom G voer je nu bij iedere genodigde in of hij voor de middag of de avond is uitgenodigd. Onder Tijd gaan we een formule gebruiken die de juiste zin in het Word-bestand gaat plaatsen:

=ALS(G2="middag";"Om 12.00 uur nodigen we alle familieleden uit voor een rondleiding met lekkere lunch.";"Om 20.00 uur leiden we alle vrienden rond onder het genot van een borrel.")

We lichten de formule weer toe.

> De formule kijkt of in G2 het woord ‘middag’ staat.

> Is dat wél het geval, dan zorgt het voor de tekst met de uitnodiging voor de lunch om 12.00 uur.

> Staat er in G2 níet het woord ‘middag’, dan volgt de tekst met de uitnodiging voor de borrel om 20.00 uur.

Ga nu terug naar het bericht in Word, verwijder de zinnen over de tijd en voeg hier het veld «Tijd» in. Klik je nu door de verschillende e-mails heen, dan zie je dat de e-mail aan jouw wensen wordt aangepast.

©PXimport

Hetzelfde bericht rondsturen

Schakelen met Alt+Tab

In de rubriek Waar voor je geld gaan we op zoek naar producten voor een mooie prijs die je leven makkelijk(er) maken. Werk je vaak thuis, maar is je werkplek niet al te groot? Dan kun je overwegen om een klein formaat pc aan te schaffen. Een mini-pc voldoet aan die behoefte, het enige dat nodig is, is een aparte monitor.

Een mini-pc kan een goede oplossing zijn voor thuiswerkplekken die niet al te groot zijn, of waar je simpelweg gewoon een opgeruimder bureau wil hebben. Mini-pc's zijn compact, maar snel en veelzijdig genoeg om er je gewone werk op te doen of om op te gamen. Wij vonden vijf krachtige mini-pc's voor je.

Acer Revo Box RB102-01W Mini

De Acer Revo Box RB102-01W Mini is een compacte computer die zijn rekenkracht ontleent aan een Intel Core Ultra 5 125U processor. Deze processor is ontworpen om een balans te bieden tussen prestaties en energie-efficiëntie. Voor het uitvoeren van je dagelijkse taken en het wisselen tussen verschillende applicaties beschikt het systeem over 8 GB aan DDR5 werkgeheugen. De opslag van je bestanden, software en het besturingssysteem wordt verzorgd door een 512 GB SSD, wat bijdraagt aan snelle opstart- en laadtijden. Qua connectiviteit kun je gebruikmaken van een reeks poorten. Zo zijn er meerdere USB-aansluitingen beschikbaar voor je randapparatuur. Voor het aansluiten van beeldschermen is de mini-pc uitgerust met zowel een HDMI- als een DisplayPort-uitgang. Om verbinding te maken met een netwerk, is er een 2.5 Gigabit Ethernetpoort aanwezig. Het systeem wordt geleverd met Windows 11 voorgeïnstalleerd.

MSI Cubi 5 12M-002EU

De MSI Cubi 5 12M-002EU is een rappe mini-pc van slechts 12,4 × 12,4 × 5,4 centimeter. Via de bijgesloten VESA-beugel monteer je de behuizing optioneel achterop een pc-monitor. Ondanks het nogal kleine formaat betreft het een volwaardige pc waarop je één of twee schermen kunt aansluiten. Gebruik hiervoor de HDMI- en/of DisplayPort-aansluiting aan de achterzijde. Verder zien we hier twee netwerk- en usb-poorten. Via drie usb-ingangen aan de voorzijde sluit je makkelijk randapparaten aan. Voor draadloze communicatie heeft de binnenzijde een bluetooth- en wifi-adapter.

In het kleine 'doosje' zit een ssd van 512 GB. Hierop is Windows 11 Pro voorgeïnstalleerd. Om die reden leent de Cubi 5 12M-002EU zich goed voor zakelijke gebruikers, want deze Windows-editie beschikt over extra veiligheidsfuncties. De Intel Core i5-1235U-processor voldoet voor dagelijkse pc-taken prima. Deze processor heeft tien rekenkernen waarvan de snelste twee zijn afgeregeld op een maximale klokfrequentie van 4,4 GHz. Tot slot is er een geheugenmodule van 8 GB RAM ingebouwd. Blijkt dat op den duur onvoldoende, dan kun je eventueel upgraden naar maximaal 64 GB RAM. Deze mini-pc is als alternatief ook met meer rekenpower verkrijgbaar.

Lenovo ThinkCentre M70q Gen 5 Mini PC 

De Lenovo ThinkCentre M70q Gen 5 is een compacte computer die zijn prestaties haalt uit een Intel Core i5-14400T processor. Voor het uitvoeren van je taken en het draaien van software is het systeem voorzien van 16 GB aan DDR5 werkgeheugen. Dit type geheugen heeft een hogere snelheid dan zijn voorganger, DDR4. Als het gaat om de opslag van je bestanden en programma's, dan maak je gebruik van een 512 GB SSD. De aanwezigheid van een SSD is van invloed op de opstarttijd van de computer en de laadsnelheid van je applicaties. Verbindingen met het internet en je lokale netwerk leg je via de ingebouwde Wi-Fi 6 (802.11ax) module of de aanwezige ethernetpoort. Voor het koppelen van randapparatuur zoals een monitor, muis of extern opslagapparaat, beschikt de mini-pc over een variatie aan poorten, waaronder HDMI, DisplayPort en meerdere USB-aansluitingen. Het besturingssysteem dat vooraf geïnstalleerd is, is Windows 11 Pro.

DELL OptiPlex 3000 Thin Client - N6005

De DELL OptiPlex 3000 in deze Thin Client-uitvoering is een systeem dat is ontworpen voor specifieke computertaken. Het apparaat draait op een Intel Pentium Silver N6005 processor, een chip die de basis vormt voor de functionaliteit. Voor het werkgeheugen is er 16 GB RAM aanwezig, wat van invloed is op de prestaties bij het gebruiken van meerdere programma's. De opslag bestaat uit een SSD met een capaciteit van 256 GB, waarop het besturingssysteem en je applicaties worden geïnstalleerd. Dit model is uitgerust met Dell ThinOS, een specifiek besturingssysteem dat is gericht op het werken met virtuele desktopomgevingen. Voor het aansluiten van je apparatuur beschikt de computer over diverse poorten. Je vindt er onder andere USB 3.2-poorten, een netwerkaansluiting en twee DisplayPort-uitgangen voor het koppelen van beeldschermen. De compacte behuizing maakt het mogelijk om het systeem op verschillende manieren te plaatsen

Blackview MP100 Mini PC

Binnen de compacte behuizing van de Blackview MP100 vind je een AMD Ryzen 7 5825U processor, een chip met 8 kernen die de taken van het systeem verwerkt met een maximale turbofrequentie van 4.5 GHz. Voor het gelijktijdig gebruiken van verschillende programma's is het systeem, afhankelijk van de uitvoering, voorzien van 16 GB of 32 GB DDR4 werkgeheugen. Mocht je in de toekomst meer geheugen nodig hebben, dan is dit uit te breiden tot een maximum van 64 GB. De opslag van je bestanden en software wordt verzorgd door een M.2 SSD, met een capaciteit van 512 GB of 1 TB. Qua verbindingen heb je de beschikking over Wi-Fi 6 en Bluetooth 5.2 voor draadloze connectiviteit. Fysieke aansluitingen zijn er ook volop: het apparaat heeft onder andere USB 3.2-poorten, twee Type-C poorten, een HDMI-aansluiting en een DisplayPort. Hiermee kun je tot drie 4K-beeldschermen tegelijk aansturen. Het vooraf geïnstalleerde besturingssysteem op dit model is Windows 11 Pro.

Acer heeft de nieuwe Swift Air 16 (SFA16-61M) gepresenteerd, een ultralichte 16 inch-laptop die minder dan een kilo weegt. De laptop is bedoeld voor gebruikers die veel reizen en combineert een ruim scherm met de nieuwste AI-functies van Windows 11.

De Swift Air 16 draait op de AMD Ryzen AI 300-serie processoren, tot maximaal een Ryzen AI 7 350. Deze chips zijn ontworpen om lokale AI-toepassingen sneller en energiezuiniger uit te voeren. Volgens Acer gaat de batterij tot 13 uur mee. De laptop is bovendien onderdeel van Microsofts Copilot+ pc-programma, waarmee functies als Recall, Click to Do en verbeterde Windows Search beschikbaar zijn voor productiever werken.

De behuizing is gemaakt van een magnesium-aluminiumlegering, wat zorgt voor stevigheid bij een gewicht van minder dan één kilo. Daarmee behoort de Swift Air 16 tot de lichtste laptops met een 16 inch-scherm. Gebruikers kunnen kiezen uit verschillende kleuruitvoeringen en twee schermopties: een WQXGA+ AMOLED-display met 120 Hz verversingssnelheid of een WUXGA IPS-paneel met een refresh rate van 60 Hz. De AMOLED-versie biedt een hoge helderheid (400 nits) en volledige DCI-P3-kleurruimte, wat vooral interessant is voor ontwerpers en andere creatieve professionals.

Voor videogesprekken is de laptop uitgerust met een 2MP Full HD IR-camera met privacysluiter en gezichtsherkenning via Windows Hello. Twee microfoons en luidsprekers zorgen voor helder geluid. Qua aansluitingen zijn er twee USB-C-poorten, een USB-A-poort en een HDMI 1.4-uitgang. Draadloos biedt het apparaat ondersteuning voor wifi 6E en de nieuwste Bluetooth-standaard.

De Acer Swift Air 16 ligt vanaf november 2025 in de Benelux in de winkels, met een adviesprijs vanaf 999 euro.