10 apps voor meer productiviteit

Tip 01: Office

Hadden we dit artikel een jaar of drie geleden geschreven, dan hadden we absoluut OpenOffice.org of Google Docs aangeraden met betrekking tot apps voor het maken van presentaties, rekenbladen en bijvoorbeeld tekstdocumenten. Feit is echter dat Office het meest krachtige pakket is dat op dit gebied beschikbaar is en de absolute voorkeur heeft op de pc. Het softwarepakket wordt nu echter ook volledig ondersteund in macOS, iOS én Android, en dat, gecombineerd met de opslag in OneDrive, betekent dat je niet alleen altijd toegang hebt tot dezelfde software, maar ook nog eens tot je online opgeslagen bestanden. Wel raden we een hoesje met een toetsenbord aan, want lekker typen op een virtueel toetsenbord is nog steeds niet mogelijk.

Tip 02: Canva

We zouden hier natuurlijk een programma als Photoshop kunnen noemen, dat inderdaad tegenwoordig volledig crossplatform is en nog altijd het beste programma voor fotobewerking. Echter, voor de Adobe Suite betaal je enkele tientallen euro’s per maand, en dat is alleen boeiend als je er je geld mee kunt verdienen. Canva is lang niet zo uitgebreid als Photoshop, maar stelt je wel in staat om fraaie plaatjes te maken voor op Facebook, Twitter, om uit te printen of gewoon voor de lol. Je kunt inloggen via je Facebook-account en de plaatjes worden op Canva zelf opgeslagen. De dienst is gratis, maar als je afbeeldingen van hen wilt gebruiken, kan dat geld kosten.

Tip 03: Expensify

Productiviteit draait natuurlijk niet alleen maar om het produceren van documenten, ook je financiën en budget vallen daaronder. Of dat nu is voor je werkgever, je eigen bedrijf of gewoon voor je eigen overzicht, hoe minder tijd je administratie kost, hoe beter. Expensify helpt je daarbij. Het is niet zomaar een app waarmee je je uitgaven kunt bijhouden door ze in te voeren, je kunt ook foto’s nemen van je bonnetjes, waarna de belangrijkste gegevens uit de bonnetjes wordt geëxtrapoleerd en een foto van het bonnetje wordt opgeslagen (die je dus later weer kunt gebruiken voor je administratie). Handig, omdat je met je smartphone alles kunt scannen en de gegevens vervolgens op je desktop/laptop kunt verwerken. De gratis versie kent wel een limiet van tien bonnetjes scannen per maand (handmatig invoeren is onbeperkt).

Tip 04: Pocket

De grootste tip die we je kunnen geven als het gaat om productief bezig zijn, is je niet laten afleiden door dingen je op dat moment liever zou doen. Een nieuwsartikel op een website, een interessant achtergrondartikel of een video die je even wilt bekijken? Het kost je met gemak uren van je tijd. Pocket voorkomt dat. Pocket is een app die je, om het maar even bij de naam te houden, in staat stelt om dingen even in je zak te stoppen en te bewaren op een moment dat het bekijken beter uitkomt. Zo kun je dus tekst, afbeeldingen bijvoorbeeld video’s even bewaren voor later. Het mooie is dat je daar geen internetverbinding voor nodig hebt, en dat is ideaal als je iets wilt bekijken op een tablet zonder 4G.

Tip 05: Newton Mail

Wellicht had je verwacht dat we Gmail zouden uitkiezen als de ultieme crossplatform-app op het gebied van Gmail. Begrijpelijk, Gmail is een verdraaid goede app voor gebruikers van Gmail. Als je ook de mail van andere accounts ermee wilt gebruiken dan werkt dit wat ons betreft niet zo heel prettig (maar het kan natuurlijk wel). Newton Mail is een app die dat een stuk beter doet. Het is een super-minimalistische app waarbij de nadruk overduidelijk ligt op échte productiviteit en niet op een overdaad aan functies. Je verwerkt je e-mails zoals je een Tinder-date zou archiveren (door te swipen). Het handige daarvan is, is dat de swipes te configureren zijn, zodat je zelf kunt bepalen wat er gebeurt als je naar links of rechts veegt. Tijdens het mailen kun je snel schakelen tussen de verschillende accounts, hetgeen het programma écht heel efficiënt maakt. Het enige nadeel? Je betaalt voor Newton Mail 49,99 euro per jaar.

Tip 06: Todoist

Een app waar we zelf al enige tijd razend enthousiast over zijn. Er zijn bizar veel apps te vinden in de diverse app-stores die je helpen met het bijhouden van alles dat je op een dag moet doen, maar Todoist doet het wat ons betreft het beste. Je kunt je taken invullen en terwijl je typt wat je moet doen, kun je ook typen wanneer dat moet, zelfs met een afkorting. Dus als je intypt: ‘tandarts woens’, dan wordt er een taak tandarts toegevoegd voor de eerstvolgende woensdag. Je ziet niet alleen wat je vandaag moet doen, maar eventueel ook wat er voor de komende zeven dagen op stapel staat. Wil je nog verder vooruitkijken dan is er de weergave Inbox die je gewoon alles toont wat er gedaan moet worden. De enige functie die we echt missen is samenwerken, maar op zakelijke toepassingen na hebben we dat nog nooit echt gebruikt. Todoist is gratis, tenzij je wilt profiteren van allerlei uitgebreide functies zoals het toevoegen van bestanden of herinneringen via sms of push.

Tip 07: Dropbox

Normaliter zouden we het een beetje te makkelijk vinden om Dropbox op te nemen in dit lijstje. Immers, je weet waarschijnlijk allang dat je met Dropbox al je bestanden kunt synchroniseren via de cloud en dat de dienst vergezeld wordt door andere diensten die minstens zo goed zijn zoals OneDrive en Google Drive. Waarom we Dropbox nu echter tóch noemen, is omdat er onlangs een nieuwe functie is toegevoegd, genaamd Dropbox Paper. Dropbox Paper zou je in de basis kunnen vergelijken met een tekstverwerker waarin je samen kunt werken aan documenten, maar de app is veel meer dan dat. Je kunt heel eenvoudig galerijen toevoegen (waarbij de foto’s vanzelf in een mooi mozaïek geplaatst worden), je kunt verwijzen naar Dropbox-bestanden, to-dolijstjes invoegen en nog veel meer. Het is de ideale app om samen met iemand anders een idee uit te werken, zonder dubbel werk te doen.

Tip 08: Crashplan

In een tijd waarin ransomware een steeds grotere bedreiging wordt (en je productiviteit op een vervelende manier kan platleggen) is het verstandiger dan ooit om goede back-ups te maken. Maar wanneer je back-ups maakt naar een nas, of lokale schijf die altijd is aangesloten, dan heeft het allemaal nog weinig zin, want je back-ups worden dan net zo hard versleuteld door ransomware. Eenmaal per dag online back-uppen is dan een goede optie, maar dat kost een fortuin, toch? Gratis is het in ieder geval niet, maar met Crashplan is het behoorlijk betaalbaar. Voor 60 dollar per jaar (ca. 53 euro) kun je automatisch back-ups laten maken van één computer, zonder limiet aan de opslagcapaciteit. De interface is heerlijk eenvoudig en je hebt daar geen omkijken meer naar (al blijft het elke dag opletten of er geen probleem is op je computer anders back-up je die natuurlijk doodleuk mee). Waarom Crashplan in de lijst met crossplatform-apps staat? Je kunt er geen back-up mee maken van je smartphone, maar je kunt wel je smartphone en tablet gebruiken om te navigeren naar bestanden in je back-up. Zo kun je dus zonder een connectie te maken met je pc, bestanden in de back-up benaderen.

Tip 09: Lastpass

Een app die wat ons betreft bij niemand mag ontbreken. We stipten het bij de vorige app al even aan, we leven niet in een extreem veilige tijd als het gaat om onze gegevens. Daarbij komt dat we accounts hebben voor zoveel sites, dat we geneigd zijn om voor al die accounts hetzelfde wachtwoord gebruiken en dat is natuurlijk heel erg riskant. Lastpass is gemaakt om daarbij te helpen. Je voert één Master Password in waarmee je kluis wordt beveiligd. Door vervolgens sites te bezoeken en in te loggen, worden deze inloggegevens toegevoegd aan je kluis. Bezoek je die site of dienst de volgende keer weer, dan kunnen de inloggegevens automatisch uit de kluis worden gehaald en voor je ingevuld. Dat is niet alleen makkelijk, maar zorgt er ook voor dat je extreem complexe wachtwoorden kunt bedenken voor al je accounts, want je hoeft ze zelf toch niet te onthouden. LastPass is in principe gratis, maar als je wilt synchroniseren met meer dan één soort apparaat, dan dien je over te stappen op een betaald account. Dat kost je één euro per maand, een bedrag dat wij best over hebben voor onze veiligheid. Op je iPhone kun je met LastPass trouwens ook inloggen met je vingerafdruk en dat is natuurlijk wel weer een mooie extra.

Tip 10: TeamViewer

Het is je vast weleens overkomen: je zit op je werk en je hebt dringend een bestand nodig dat thuis op je pc staat. Of je zit in de trein en realiseert je dat je bent vergeten om een document op te slaan en te versturen op de pc op je werk die nog aan staat. Dat zijn de momenten waarop je ontzettend dankbaar zult zijn dat TeamViewer bestaat. Het enige dat je hoeft te doen is ervoor zorgen dat TeamViewer aan staat op alle apparaten die je mogelijkerwijs met elkaar wilt verbinden en uiteraard – en dat is natuurlijk wel een energievraagstuk – dat die apparaten in kwestie ook aan staan (anders valt er weinig te verbinden). Is dat het geval, dan kun je heel eenvoudig met een Mac in macOS een Windows-computer besturen of andersom, of je smartphone of tablet gebruiken om een van je computers te besturen. Andersom werkt het helaas vooralsnog niet, je kunt dus niet je Windows-pc gebruiken om je smartphone te besturen (dat is ook niet zo heel zinvol want die heb je bij je, als het goed is).