De vertrouwelijke modus in Gmail: zo werkt het en dit moet je weten
Met de vertrouwelijke modus in Gmail kun je gevoelige e-mails beter beveiligen. Je bepaalt zelf hoe lang een bericht te bekijken is en of de ontvanger extra stappen moet zetten om het te openen. Dat kan handig zijn bij privégegevens, zakelijke documenten of andere informatie die niet onnodig in een inbox moet blijven staan.
Wat je met de vertrouwelijke modus kunt doen
Met de vertrouwelijke modus geef je een e-mail een soort digitale houdbaarheidsdatum. Je kunt instellen dat een bericht na bijvoorbeeld een dag, een week of een jaar automatisch verdwijnt. De ontvanger kan de inhoud niet zomaar kopiëren, doorsturen, downloaden of afdrukken. Wil je nog een extra veiligheidslaag, dan kun je een sms-verificatie toevoegen. De ontvanger krijgt dan een code op zijn telefoon die nodig is om het bericht te openen.
Belangrijk om te weten: de inhoud wordt niet volledig versleuteld zoals bij sommige beveiligde maildiensten. Gmail bewaart het bericht op de eigen servers. Bij Gmail-gebruikers verschijnt het in hun inbox, bij andere e-maildiensten ontvangt de ontvanger een link naar een beveiligde Google-pagina.
©ID.nl
Zo zet je de vertrouwelijke modus aan op desktop
Wil je de vertrouwelijke modus gebruiken in de webversie van Gmail? Volg dan deze stappen:
1. Klik op Opstellen voor een nieuwe e-mail.
2. Onderaan het venster zie je een pictogram van een slotje met een klokje. Klik hierop.
3. Stel de vervaldatum in en kies of je sms-verificatie wilt inschakelen.
4. Klik op Opslaan en schrijf je e-mail.
5. Verstuur het bericht zoals normaal.
Je kunt na verzending altijd teruggaan naar het bericht in je map Verzonden om de toegang in te trekken, mocht dat nodig zijn.
Zo werkt het in de Gmail-app
Ook op je telefoon of tablet is de vertrouwelijke modus beschikbaar:
1. Tik op Opstellen voor een nieuwe e-mail.
2. Tik rechtsboven op de drie puntjes en kies Vertrouwelijke modus.
3. Bepaal de vervaldatum en zet eventueel sms-verificatie aan.
4. Tik op Opslaan en verzend je e-mail.
De instellingen gelden alleen voor dat specifieke bericht.
👍 Wel gebruiken wanneer...
👍 je tijdelijk gevoelige info deelt (bijv. wachtwoorden, contracten)
👍 je wilt dat de ontvanger geen bestanden downloadt, print of doorstuurt
👍 je alleen controle wilt behouden over wie het bericht ziet en wanneer
👎 Niet gebruiken wanneer...
👎 je volledige privacy of end-to-end-beveiliging nodig hebt
👎 je écht niet wilt dat de inhoud bewaard wordt (want in de vertrouwelijke modus kan nog steeds een schermafbeelding worden gemaakt)
👎 de inhoud volledig privé moet blijven, ook voor Google
De vertrouwelijke modus is dus vooral nuttig wanneer je grip wilt houden op wie toegang heeft tot bepaalde informatie en voor hoe lang. Denk aan het delen van een contract dat na ondertekening niet meer nodig is, of een tijdelijk wachtwoord dat je na gebruik intrekt. Houd er wel rekening mee dat Google de inhoud opslaat en dat iemand altijd nog een screenshot kan maken. Zie het als een extra laag beveiliging, niet als volledige bescherming.
Valkuilen en risico's
Veel gebruikers gaan er onterecht van uit dat de vertrouwelijke modus volledige versleuteling biedt. Dat is niet het geval: Google kan de inhoud nog steeds inzien en bij externe ontvangers wordt het bericht via een link geopend. Gebruik de functie daarom alleen als beperkte toegang belangrijker is dan absolute privacy. Ook sms-verificatie wordt soms overschat. Het voegt wel veiligheid toe, maar sms is niet waterdicht. Bij sim-swapping of toegang tot de telefoon kan de code alsnog onderschept worden. Een alternatief is om het wachtwoord of de toegangscode via een ander kanaal te versturen.
Een veelgemaakte fout is dat gebruikers vergeten de toegang in te trekken zodra de informatie overbodig is. Een vervaldatum helpt, maar soms blijft een bericht toch langer zichtbaar dan nodig. Zet daarom een herinnering in je (digitale) agenda om dit handmatig te doen. Ook wordt vaak gedacht dat het blokkeren van downloaden, printen en doorsturen voorkomt dat de inhoud wordt vastgelegd. In werkelijkheid kan de ontvanger nog steeds een schermafbeelding maken of de tekst overschrijven. Verstuur daarom geen informatie die echt niet mag uitlekken.
Let ook op dat de vertrouwelijke modus geen bescherming biedt tegen interne lekken binnen een organisatie: een collega die het bericht ontvangt, kan de inhoud nog steeds delen. Daarnaast kan het uiterlijk van een vertrouwelijke-modus-mail worden nagebootst door phishingcriminelen. Controleer daarom altijd de URL voordat je inlogt op een Google-pagina. Tot slot geldt dat bijlagen in deze modus altijd via Google's omgeving worden geopend. Bij externe ontvangers kan dat tot verwarring leiden, zeker als ze geen Gmail-account hebben.
Meer beveiliging nodig?
Als je maximale bescherming wilt, zijn er betere opties. Diensten als ProtonMail en Tutanota bieden end-to-end-versleuteling, waarbij alleen verzender en ontvanger de inhoud kunnen lezen. In zakelijke Gmail-omgevingen is S/MIME een optie, mits er certificaten zijn ingesteld. Je kunt ook gevoelige bestanden versleutelen in een zip- of pdf-bestand en dit beveiligen met een wachtwoord dat je via een apart kanaal deelt.
