Als u straks de video wilt bewerken die u rond de feestdagen hebt geschoten, is het niet nodig om daar dure software voor aan te schaffen. Zowel voor de beginnende huis-, tuin- en keukenfilmer als voor de pro zijn er prima gratis alternatieven te vinden. Ook u kunt mooie films maken!

Bij het horen van de term 'freeware' gaat er ongetwijfeld een belletje rinkelen: 'gratis' kan immers nooit 'goed' zijn, toch? Het bewijs dat dit een misvatting is, wordt geleverd door enkele uitstekende gratis videobewerkingspakketten. We nemen er drie met u door. Een daarvan is het overbekende Windows Live Movie Maker. Om deze titel wordt vaak lacherig gedaan, maar dat is allang niet meer terecht. Movie Maker is behoorlijk opgeknapt en het biedt uitstekende eerste hulp bij video­bewerking. Wilt u meer bewerkingsmogelijkheden, dan kunt u terecht bij VideoSpin van Pinnacle. Ten slotte kijken we nog naar het eenvoudige, maar effectieve Avidemux.

Windows Live Movie Maker

1. Installatie

Het voorheen standaard in Windows ingebouwde Movie Maker moet vanaf Windows 7 door u worden gedownload. Ga daarvoor naar de snelkoppeling in uw startmenu (Start, Alle programma's) of surf naar Windows Live Movie Maker en klik op Nu downloaden. In het installatiescherm van Windows Live Essentials 2011 moet u alle ongewenste programma's uitvinken, anders krijgt u het volledige pakket op uw pc, met onder andere een Bing Bar, Writer en Messenger. Klik nu op Installeren en volg de stappen. Photo Gallery, waarmee u foto's kunt bekijken en eenvoudig kunt bewerken, wordt automatisch meegeïnstalleerd. Dit is geen optie die u kunt uitschakelen.

©PXimport

Let op dat u geen ongewenste programma's van Windows Live Essentials laat installeren.

2. De basis

Als u Movie Maker opent, ziet u een grote taakbalk zoals u die wellicht ook kent uit Office 2007. In principe kunt u de lijn van de balk zien als een stappenplan. Importeer uw te bewerken video via de knop Video of foto toevoegen. Zoals de omschrijving van deze knop aangeeft, kunt u ook foto's toevoegen. Dat is handig voor slideshows en andere presentaties. De beelden komen nu op een onzichtbare tijdlijn te staan, scene voor scene. Klik met de muis vóór het eerste shot en kies Titel in de taakbalk, voor het maken van een openingsshot. Tik de gewenste titel in, kies een lettertype en maak de tekst eventueel transparant. Naast een achtergrondkleur vult u de starttijd in, die standaard op 0,00 seconden staat. Vervolgens geeft u de tekstweergaveduur aan, waarbij u het aantal seconden invult dat de tekst in beeld moet blijven. De blauwe vakjes ernaast geven de fade-in en fade-out aan. Houd de muis op een vak en bekijk het voorbeeld in het videovenster. Klik erop om uw keuze te bevestigen.

©PXimport

Binnen een paar muisklikken hebt u effecten en titels gemaakt!

3. Knippen en plakken

Dubbelklik op een scene op de tijdlijn en klik op Tool voor knippen aan. Nu kunt een start- en eindpunt in seconden aangeven, maar het is ook mogelijk om via de tijdlijn van het videovenster zelf aan te duiden waar deze punten moeten komen. Sleep de linkerrechthoek naar het startpunt en het rechterblokje naar het eindpunt en klik op Knipbewerking opslaan. De beelden zijn nu opgesplitst. Klik eenmaal op een scene en kies in de taakbalk Animaties. Hier vindt u de overgangen tussen de scènes die u eventueel op alle beelden toe kunt passen. Aan de rechterzijde vindt u voorbeelden van het soort effecten dat u eventueel toe kunt voegen. Via Visuele effecten kunt u per beeld speciale kleurveranderingen en draai-elementen toevoegen, wat het geheel wat actiever maakt. U kunt echter ook voor de 1-klik effecten in het startmenu kiezen. Als u alle beelden hebt aangepast aan uw smaak, gaat u terug naar Start en klikt u op Aftiteling. Er wordt nu automatisch een tekstvenster aan het einde van de film gezet, dat u naar eigen smaak kunt invullen en op kunt maken.

©PXimport

Door in een scene te knippen, krijgt u meer creatieve vrijheid.

4. Afmixen

Nu de basisfilm klaar is om te kunnen worden getoond, moet er uiteraard nog een leuk muziekje onder de beelden worden gezet. Dit doet u eenvoudig en snel via Start, Muziek toevoegen. Klik op het pijltje om gebruik te maken van de optie Invoegen op dit punt, waarna de door u geselecteerde mp3 op de plek van de cursus komt te staan. Het geïmporteerde muziekstuk herkent u aan een groene lijn. Als u hier op dubbelklikt, wordt er een bewerkingsmenu geopend. Daarmee kunt u de muziek infaden en uitfaden en er een begin- en eindpunt voor bepalen. Aan de zijkant van de groene lijn kunt u het betreffende muzieknummer ook inkorten, door de lijn te slepen en dus 'in te trimmen'. Zoals u ziet, werkt Movie Maker met kleuren: geel staat voor video, groen voor muziek en rood voor tekst. Houd deze kleuren in de gaten bij het aanklikken van filmpunten en het bewerken ervan.

©PXimport

Van stille beelden valt het publiek wellicht in slaap. Zorg dus voor achtergrondmuziek!

5. Opslaan en uploaden

Door gebruik te maken van uw Windows Live-account kunt u de gemaakte film opslaan in een formaat - en dus bestandsgrootte - naar keuze en vervolgens snel uploaden naar Facebook, YouTube, Flickr of SkyDrive. Ga wederom naar Start en klik op de netwerksite naar keuze. Log eerst in met uw Live-accountgegevens en log vervolgens in op de gekozen website. Hierna volgt een stappenplan waarin u de video op internet plaatst. Bewaart u de film liever offline? Kies dan Film opslaan en klik op het pijltje om het bestandsformaat te bepalen. U hebt onder andere de keuze uit 'HD-film', 'branden naar DVD' of 'plaatsen op een telefoon'.

©PXimport

Binnen enkele seconden staat uw film online en is hij het gesprek van de dag op Facebook!

Videospin

6. Downloaden

Het programma VideoSpin (omvang: 162 MB) biedt u een idee over wat er allemaal mogelijk is met de betaalde, en overigens erg dure, software van het bedrijf Pinnacle. Met de gratis versie kunt u eenvoudig een volledige homevideo bewerken en afronden. Het enige waar u eventueel voor moet betalen, zijn geavanceerde codecs waarmee u uw video's in bijzondere formaten om kunt zetten. Deze kosten vijftien euro, maar u krijgt ze eerst twee weken gratis op proef, zodat u kunt bepalen of u ze wel echt nodig hebt. Bij het downloaden van VideoSpin moet u uw e-mailadres opgeven, zodat u zichzelf registreert.

7. De basis

VideoSpin heeft een zeer overzichtelijke vormgeving. Het bovenste gedeelte ervan bestaat uit een voorbeeldvideovenster en een optiemenu. Horizontaal eronder bevindt zich de tijdlijn, waarop de beelden en geluidsgolven komen te staan. Importeer allereerst de te bewerken beelden uit een map, door op het middelste blauwe mapje te klikken. Als uw beeldmateriaal op een usb-stick of ander extern opslagmedium staat, klikt u op de blauwe pijl die naar beneden wijst. Het venster Media importeren wordt nu geopend. Zoek en selecteer de gewenste video's en kies Importeren. Sleep de geïmporteerde beelden één voor één naar de tijdlijn. De geluidsgolven van de video bevinden zich eronder. U kunt in- uit uitzoomen door met de muis op de tijdsbalk te klikken en vervolgens naar links en naar rechts te bewegen terwijl u de muisknop ingedrukt houdt.

©PXimport

Videospin steekt zeer gebruiksvriendelijk in elkaar; u hebt de werking ervan snel onder de knie.

Betaalde software

Als u liever voor het echte werk gaat en alle mogelijke creatieve uitspattingen wilt kunnen uitvoeren, dan moet u in de buidel tasten. Programma's als Adobe Premiere, Sony Vegas, Final Cut Pro (Mac) en Pinnacle Studio kosten (soms veel) geld, maar ze bieden ook een enorm scala aan filters, snelkoppelingen, overzichtschermen en uitvoermogelijkheden. Of u nu een video voor een project moet maken of de video van uw kerstdiner op een dvd wilt zetten: met betaalde software is alles mogelijk. Hebt u geen andere ambities dan het omzetten van vakantie- en familiefeestfilmpjes, dan kunt u prima uit de voeten met de besproken freeware. Met een programma als VideoSpin is veel mogelijk en oefening baart kunst!

©PXimport

Movie Studio Platinum, een pakket uit Sony's Vegas-lijn, biedt tal van mogelijkheden en is met een prijs van 65 euro redelijk betaalbaar. De echte professional gaat voor Vegas Pro 10, maar daar betaal u dan ook het tienvoudige voor.

8. Tekst en muziek

U maakt uw film uiteraard helemaal af door er teksten in te plaatsen er muziek onder te zetten. Door in de tijdslijn naast de 'T' van Tekst dubbel te klikken, wordt er een bewerkingsvenster geopend. De plek waar u klikt is de locatie waar de tekst komt te staan. U ziet in het nieuwe menu het shot waar u op hebt geklikt. Sleep met de muis over het beeld om een tekstvak te maken. Selecteer aan de rechterzijde een stijl, met daarnaast de lettertype en grootte. Speel gerust even met de instellingen. Als u tevreden bent, sluit u af met een druk op OK. Bent u toch niet helemaal gelukkig met de gekozen locatie? Sleep de tekst dan gewoon naar een andere plaats. De lengte van de tekst kan worden aangepast door de cursor op de zijkanten van het blokje te plaatsen en het vakje al klikkend groter te maken. Dit werkt ook bij de scènes! U kunt ook nog muziek toevoegen om het geheel wat op te fleuren. Ga in het linker-hoofdmenu naar de knop met de muzieknoot en klik op de blauwe lege map. Zoek op uw pc naar een mp3-, m4a-, wma- of zelfs avi-bestand. Sleep het muziekstuk naar de tijdsbalk, die vervolgens groen opkleurt. Het geluidsniveau kan met de muis worden aangepast, door de rode streep in de muziekgolven omhoog of omlaag te slepen.

©PXimport

Volledig opgemaakte bijschriften en titels voegen vaak daadwerkelijk wat aan een film toe.

9. Speciale effecten

Vergeet niet een om kijkje te nemen bij de speciale effecten die VideoSpin aanbiedt. In het bewerkmenu kiest u het tweede logo, met de bliksemschicht. U kunt hier uit vijf vensters 2D-effecten kiezen. Klik op een blauw vakje om een voorbeeld te zien en sleep uw favoriete effect naar het punt tussen twee fragmenten. Klik op Play in het videovenster om het resultaat te zien. Extra effecten zijn te tegen betaling te downloaden. Klik hiervoor op het uitrolmenu en kies Meer overgangen. Hebt u liever wat geluidseffecten? Ook deze zijn standaard in Videospin opgenomen. Ga hiervoor naar het geluidsicoontje in het bewerkingsmenu en selecteer een categorie. Dubbelklik op een beschrijving om een voorbeeldfragment te horen. Ook het gewenste geluidseffect sleept u vervolgens naar het juiste punt op de tijdslijn.

©PXimport

Door overgangen toe te voegen, lopen beelden beter in elkaar over. Dat geeft meer rust.

10. Film opslaan

Als u eenmaal klaar bent met uw zelfgemaakte Hollywood-film, kunt u door naar stap 2: Film maken. In dit scherm, dat u onder de taakbalk vindt, kan de film worden voorbereid voor plaatsing op internet of om als los bestand op uw computer te worden opgeslagen. De film kan ook nu nog steeds worden aangepast op de tijdsbalk, voor last-minute wijzigingen. Klik aan de linkerzijde op Bestand (offline) of Web (online). Bij Bestand kiest u een bestandstype, dus een extensie, en bij Voorkeursinstelling geeft u de gewenste grootte van de film aan. Bij de blauwe knop Instellingen vindt u meer gedetailleerde opties, maar standaard hoeft u daar niets aan te veranderen. In het menu Web kiest u de gewenste website. U heb helaas alleen de keuze uit YouTube en Yahoo! Video. Bij beide opties geldt: klik op Maken (groene knop) om het geheel af te ronden.

©PXimport

Denk goed na over de extensie waarin u het eindresultaat opslaat: meer kwaliteit levert een groter bestand op!

Avidemux

11. Semiprofessioneel

Avidemux is een alternatief soort videobewerkingsprogramma. Op het eerste gezicht lijkt het een onoverzichtelijke dienst die op geen enkel onderdeel is te vergelijken met de eerder genoemde programma's. Hoewel Avidemux inderdaad niet uitblinkt in overzichtelijkheid, is het wel degelijk een handige editor waar u erg veel mee kunt doen. Dit programma is niet echt ontwikkeld om standaard-homevideo's te bewerken, het is meer bedoeld om beelden aan te passen op semiprofessioneel niveau - zelfs op frameniveau. Daarbij krijgt u de beschikking over tientallen filters. Avidemux is bovendien uitstekend geschikt om video's om te zetten naar verschillende formaten, zoals avi, mp4, flv, ogm en sinds de herfst van 2010 ook naar mkv (Matrushka).

©PXimport

Het installatiescherm van Avidemux is net zo praktisch vormgegeven als het programma zelf.

12. Aan de slag

Als Avidemux eenmaal is geïnstalleerd, kunt u de te bewerken video inladen. Dit doet u via de meest linker blauwe map op de taakbalk of via File, Open. Om een zogenaamd 'voor en na'-scherm tevoorschijn te halen, klikt u in de pictogrammenbalk op het witte vierkantje met een grijze streep erdoor. Zo wordt het scherm verdubbeld en ziet u rechts de aanpassingen van het origineel. In het linkerdeel ziet u Video, Audio en Format staan. Kies bij Video de gewenste weergave, bijvoorbeeld mpeg-4 en kies vervolgens Filters. In het scherm dat nu wordt getoond, kunt u helemaal los gaan op de kwaliteit van het beeld. Zo kunnen de scherpte, diepte, kleuren, en vorm van het beeld worden aangepast.

©PXimport

Avidemux biedt veel opties, maar u moet diep graven om ze te vinden!

13. Handige filters

Avidemux biedt een aantal fraaie en nuttige filters. In deze tip bespreken we er een aantal. Als eerste komt u in het submenu Transform de termen 'Crop', 'Fade' en 'Rotate' tegen. Dubbelklik op Crop en plaats links, rechts, boven en onder punten. Hoe groter het getal, hoe groter het gedeelte van het beeld dat wordt bijgeknipt. Bevestig met OK. Dubbelklik nu op Fade. Hiermee loopt het beeld rustig over van zwart naar de 'echte' film en andersom. Een fade-in is misschien niet eens zo wenselijk, maar een fade-out doorgaans wel. U kunt een begin- en eindframe instellen, maar de standaardwaarde is prima. Vink wel even Fade to black aan, zodat het einde echt stopt. Met Rotate kantelt u het beeld, dat is ideaal bij een video die is opgenomen met een compactcamera die zelf niet bijdraait. Bent u aan het werk met een echte speelfilm, dan voegt u bij Subtitles zelf ondertitels toe, die veelal van internet kunnen worden gedownload. Kies in dit menu Subtitler, open het bestand en kies de taal. Klik op Preview in de Video Filter Manager om het resultaat te zien. Bevestig met Close.

©PXimport

Het opslaan van uw video kan veel tijd kosten. Kies daar dus bij het juiste moment voor.

14. Opslaan

Als u tevreden bent met het eindresultaat, dan moet u het geheel nog opslaan, dus omzetten naar een gewenst formaat. Dit kan veel tijd kosten en het verdient dus de aanbeveling dit op een geschikt moment te doen. In het hoofdmenu kiest u het uitgangsformaat, bijvoorbeeld mp4. Ga nu naar File, Save en klik op Save video. Type een bestandsnaam in, bepaal de opslaglocatie en sluit af met Opslaan. Vergeet niet om het geheel op te slaan als project, zodat u op een later moment altijd nog instellingen kunt aanpassen en een nieuw bestandsformaat kunt kiezen. Als u daarbij alles opnieuw in moet stellen, kost dat erg veel tijd!

Formaten en software

Wanneer u een videobewerkingsprogramma gaat gebruiken, moet u goed bij de beschrijving ervan kijken of uw camcorder wordt ondersteund, zeker als u voor betaalde software kiest. Bij programma's van een paar honderd euro zit dit doorgaans wel goed, maar bij de goedkopere software is het niet vanzelfsprekend dat uw opname-apparaat in de lijst staat. Camcorders nemen video op in verschillende formaten en op diverse soorten opslagmedia:

DV: Video wordt opgenomen op een tape, in digitaal formaat. Dit formaat bestaat al enige jaren en is inmiddels dus wat verouderd. Lang niet ieder programma kan overweg met DV, let hier dus goed op als u een camera hebt die beelden zo opslaat.

DVD: De film gaat direct naar een beschrijfbare dvd. Soms is het niet mogelijk om de film daarna nog te bewerken!

Harde schijf: De video wordt direct op een ingebouwde harde schijf geplaatst. U sluit uw camera daarna op uw pc aan als een normale externe schijf. Dit is de meest eenvoudige en gestandaardiseerde manier om een videobestand te importeren.

Geheugenkaart: Als uw vakantiefilm op een SD-kaart of Memory Stick staat, werkt deze als een usb-stick of geheugenkaart. U hebt daarvoor wellicht een aparte geheugenkaartlezer nodig. In beide gevallen worden de bestanden op de standaardwijze van Windows naar uw pc gekopieerd.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).