Tegenwoordig is een opslagcapaciteit van 16 gigabyte voor een geheugenstick heel normaal, zodat u genoeg ruimte hebt om tal van documenten, muziekbestanden en foto's onderweg mee te nemen. Een usb-stick kan echter ook worden gebruikt om ervoor te zorgen dat u altijd een aantal handige programma's bij u hebt. We zetten de handigste freeware op een rij: gratis software die u voortaan gewoon in uw broekzak bij u draagt!

1. Prijzige opslag?

Usb-sticks met een opslagcapaciteit kleiner dan 2 GB komt u bijna niet meer tegen. Een exemplaar met 4 GB kost, afhankelijk van het merk, tussen de 10 en 20 euro en er zijn ook nog tal van betaalbare alternatieven met 8 of 16 GB. Als u 32 GB of meer ruimte wilt, wordt het duurder en bent u al snel meer dan 50 euro kwijt. De prijzen lopen vervolgens snel op. Zo betaalt u voor de SuperTalent 256 GB usb3.0-stick van SuperTalent meer dan 600 euro. Voor de software die we in dit artikel bespreken, hebt u zo'n enorme opslagkolos echter niet nodig. Met een stick van 2 of 4 GB komt u een heel eind.

©PXimport

Usb-sticks met een capaciteit van minder dan 2 GB zijn steeds lastiger te vinden.

2. Stickbeveiliging

Een geavanceerde usb-stick is al beveiligd als u hem koopt, u hoeft er dus geen apart beveiligingsprogramma voor te downloaden. Vaak moet u een wachtwoord invoeren en in sommige gevallen kunt u de stick alleen gebruiken als hij uw vingerafdruk herkent. Als dergelijke functies op uw stick ontbreken, kunt u hem ook zelf beveiligen, bijvoorbeeld met het programma TrueCrypt. Na de installatie kunt u meteen aan de slag met TrueCrypt. Het programma biedt veel verschillende functies, en vanuit de installatie-wizard wordt u gevraagd of u de handleiding van het programma door wilt lezen. Voor de volgende stappen hebt u de handleiding niet nodig, maar als u meer met TrueCrypt wilt doen, is het handig om hem wel even door te nemen. Start TrueCrypt vervolgens en klik op Create Volume. Kies in de wizard voor Create a non system-partition drive en daarna voor Next. In de volgende stap kunt u de bullet laten staan bij Standard TrueCrypt volume, waarna u op Next klikt. Kies in de volgende stap bij Select Drive de stationsletter van uw usb-stick. In de volgende stap kunt u de bullet opnieuw laten staan. De volgende drie stappen kunt u snel doorlopen: u klikt drie keer op Next en vult vervolgens een wachtwoord in. Kies een wachtwoord dat voor anderen lastig is te achterhalen en voor u eenvoudig te onthouden. Klik opnieuw op Next om verder te gaan. In de volgende stap kunt u op Format klikken. Verzeker u er vooraf van dat de stick leeg is of alleen materiaal bevat dat weg mag. Hij wordt nu geformatteerd, waardoor u alle gegevens die erop staan, kwijtraakt. Als dit proces is voltooid, is de stick klaar voor gebruik.

©PXimport

Met TrueCrypt is uw usb-stick goed beveiligd.

3. PortableApps

U kunt in één keer een aantal programma's op uw usb-stick zetten, via het programma PortableApps. Dit programma bevat een aantal tools waarmee u vanaf uw stick kunt werken. Surf naar PortableApps.com om het programma te downloaden en installeer het vervolgens. Tijdens het doorlopen van de installatiewizard vraagt het programma op welke locatie u PortableApps wilt opslaan. Selecteer hier uw usb-stick. Binnen enkele minuten staat de software op uw stick. Klik nu op de Start-knop, ga naar Computer en dubbelklik op het icoon van uw usb-stick. Hier ziet u het bestand Start staan, waarmee u PortableApps opent. De eerste keer dat u dit doet, ziet u een leeg venster, maar uw usb-stick is wel al ingedeeld in verschillende mappen. In deze mappen kunt u uw foto's en overige bestanden overzichtelijk opslaan.

©PXimport

De makers van PortableApps hebben goed naar Windows gekeken en een vergelijkbaar menu gemaakt. Daardoor is het programma erg vriendelijk in gebruik.

4. PortableApps installeren

Om optimaal gebruik te maken van Portable Apps hebt u een aantal programma's nodig die in de tool zelf zijn opgenomen. Klik op Beheren en kies Meer programma's downloaden. In het volgende venster kunt u een aantal programma's downloaden. In dit voorbeeld kiezen we voor Irfanview en Gimp. Door een vinkje voor de programma's te plaatsen, selecteert u ze. Klik op Install om de installatieprocedure te laten starten. Afhankelijk van de grootte van de programma's kan het even duren voordat de installatie is afgerond. In de lijst staan eigenlijk alle programma's die handig zijn voor gebruik op uw usb-stick. Zodra de software is geïnstalleerd, verschijnen de programma's in het menu van Portable Apps. Via Beheren en Op updates controleren kunt u nagaan of er updates beschikbaar zijn voor de software in PortableApps. U kunt een programma ook weer verwijderen, door het te selecteren, er met rechts op te klikken en te kiezen voor Deïnstalleren. In het menu vindt u ook het onderdeel Opties, waarmee u aanpassingen in de menustructuur doorvoert en PortableApps een persoonlijk tintje kunt geven door de achtergrondkleur te veranderen.

©PXimport

In dit venster vindt u alle handige programma's die in PortableApps zijn opgenomen.

5. Firefox Portable

Tegenwoordig hebt u bijna altijd en overal toegang tot internet, maar als u op een andere computer werkt is het wel zo handig om uw eigen favorieten (bookmarks) te kunnen openen. Firefox Portable is speciaal ontwikkeld voor gebruik op usb-sticks. U installeert de browser eenvoudig vanuit Portable Apps. Klik op Beheren / Meer programma's downloaden. Zoek in het volgende venster naar Firefox en klik op Volgende. In het volgende venster start u de installatiewizard. Na een paar minuten ziet u dat Firefox in het venster van PortableApps is verschenen. Het opstarten van de browser verloopt wat trager dan u misschien gewend bent. Surft u liever met een andere browser? Ook van Google Chrome en Opera zijn versies voor gebruik vanaf eenb usb-stick beschikbaar, en ook deze browsers kunt u vanuit PortableApps installeren op uw stick.

©PXimport

Firefox Portable is een bijzonder handig hulpmiddel dat ervoor zorgt dat u altijd uw favorieten bij de hand hebt. Bovendien voorkomt het dat u uw browsergeschiedenis op verschillende pc's achterlaat.

Meer in PortableApps

In PortableApps is een aardig aantal programma's ondergebracht dat u kunt downloaden om vanaf een usb-stick te gebruiken. Wij hebben een top 10 samengesteld van freeware die u vanuit de tool kunt installeren.

10. XnView Portable

Handig programma om foto's mee te bekijken.

09. VLC Portable

Mediaplayer die talloze bestandsformaten af kan spelen.

08. -zip

Zip-tool om bestanden te comprimeren.

07. Teamviewer Portable

Handig om uw eigen pc op afstand te kunnen besturen.

06. Skype Portable

Portable versie van het bel- en chatprogramma Skype.

05. Stickies Portable

Geen Post-its bij de hand? Stickies Portable biedt de digitale versie.

04. MP3Gain

Pocketversie van het populaire programma waarmee het volume van mp3's an worden 'rechtgetrokken'.

03. uTorrent Portable

Gebruikt u Bittorrent? Met deze versie kunt u er altijd en overal mee aan de slag.

02. Revo Uninstaller Portable

Met deze handige sofware kunt u programma's verwijderen van uw computer.

01. OpenOffice.org Portable

Geen Office bij de hand? Tegenhanger OpenOffice biedt uitkomst!

6. Undelete360

Hoewel PortableApps enorm uitgebreid is, zult u er niet alle programma's in vinden die u op uw usb-stick zou willen zetten. U bent daarom deels op andere softwarebronnen aangewezen en zult u ook losse software moeten downloaden, zoals bijvoorbeeld Undelete360. Onverhoopt kan het ook u overkomen dat uw pc crasht of uw geheugenkaartje ineens niet meer werkt. Met Undelete360 kunt u verloren bestanden terughalen. Als u het programma binnenhaalt, moet u niet vergeten om uw usb-stick aan te geven als downloadlocatie, anders komt het downloadbestand niet direct op de juiste plek terecht. Vanaf uw stick start u het programma direct op door op het exe-bestand te klikken, waarna u Search kiest om de schijf te selecteren waarop u naar verloren gewaande bestanden wilt zoeken. Als er bestanden zijn gevonden, klikt u op Recover om ze weer terug te halen. Als u bestanden kwijt bent, is het aan te raden om zo min mogelijk gebruik te maken van de schijf waarop uw 'verloren' bestanden staan. Daarmee voorkomt u dat u de bestanden overschrijft met andere data. Overigens geeft het inschakelen van Undelete360 geen enkele garantie; het is nooit helemaal zeker dat u al uw bestanden weer terug zult vinden, maar het is de moeite van het proberen waard!

©PXimport

Bestanden kwijt? Schakel Undelete360 vanaf een usb-stick in om ze terug te vinden op uw pc.

7. DP Shredder

Soms wilt u dat bepaalde bestanden 'echt' weg zijn en op geen enkele manier meer mogen worden teruggevonden op uw systeem. DP Shredder verwijdert documenten definitief van uw computer. Door extra data over het verwijderde bestand heen te schrijven, zorgt de software ervoor dat een bestand niet meer kan worden teuggevonden. Surf naar PDF Creator, bewaar het zip-bestand op uw usb-stick en pak het hier uit. Dubbelklik op het bestand om het programma te starten, selecteer vervolgens een bestand en klik op Start. Controleer voordat u DP Shredder opstart wel even heel goed of u het juiste bestand gaat verwijderen, want bij een vergissing is er geen herstelmogelijkheid.

©PXimport

DP Shredder laat niets aan het toeval over. Weg is weg!

8. Windows 7

Als u Windows 7 wilt installeren, kunt u er ook voor kiezen om dat vanaf een usb-stick te doen. U hebt hiervoor een stick nodig met een opslagcapaciteit van minimaal 4 GB. Zorg dat de stick is aangesloten op uw computer, voordat u de installatieprocedure start. Via Softonic downloadt u de Windows 7 USB DVD Download Tool, een programma waarmee u de installatiebestanden van Windows 7 op een stick zet. Bij de installatie van de Download Tool doorloopt u een korte wizard. Selecteer in het startmenu het programma, waarbij u wordt gevraagd om het iso-bestand van Windows 7. Dit bestand hebt u als u Windows 7 online bij Microsoft hebt aangeschaft of als u een back-up van Windows hebt gemaakt in de vorm van een iso-bestand. Mocht dat niet het geval zijn, dan moet u alsnog zo'n bestand maken. Als u het programma hebt geopend, selecteert u in de eerste stap het iso-bestand. Klik daarna op Volgende en selecteer USB. Klik weer op Volgende en selecteer vervolgens uw usb-stick. Klik daarna op Kopiëren starten om het bestand op uw stick te plaatsen. Vanaf nu kunt u Windows installeren vanaf de gebruikte usb-stick, zodat u de officiële dvd niet meer nodig hebt.

©PXimport

Windows 7 kan vanaf een usb-stick worden geïnstalleerd. U hebt daar wel een stick voor nodig met een opslagcapaciteit van minimaal 4 GB.

9. Pdf-viewer

Een Pdf-lezer mag niet ontbreken op uw usb-stick. Er zijn maar weinig pc's waarop Acrobat Reader ontbreekt, maar als u er wel mee krijgt te maken en dus geen pdf's kunt lezen, biedt PDF X-Change Viewer uitkomst. Kopieer het bestand naar uw usb-stick en open het exe-bestand om het programma te starten. Het handige van PDF X-Change Viewer is dat u in meerdere tabbladen verschillende pdf-bestanden tegelijk kunt bekijken.

©PXimport

PDF-XChange Viewer is een kleine en eenvoudige tool die uitkomst biedt als u op een pc moet werken waar Acrobat Reader op ontbreekt.

10. CC Cleaner

Sommige programma's komen altijd van pas en zorgen ervoor dat de prestaties van de computer waar u op werkt flink worden verbeterd. CC Cleaner is daar een schoolvoorbeeld van. Met dit programma ruimt u uw systeem op en zorgt u voor een behoorlijke snelheidsverbetering. Ga naar Piriform om het installatiebestand te downloaden en selecteer uw usb-stick als downloadlocatie. Middels een korte wizard installeert u vervolgens het programma. Via de items Cleaner en Register stroomlijnt u het systeem waar u op werkt, zodat het weer snel en soepel functioneert.

©PXimport

CC Cleaner is een programma dat niet mag ontbreken op uw usb-stick. Binnen enkele minuten is uw computer weer schoon en werkt hij een stuk sneller.

Geen usb of dvd

Steeds meer notebooks worden geleverd zonder dvd-speler. Dat zorgt ervoor dat de schootcomputer lichter in gewicht is, maar het is niet altijd even handig. Helemaal lastig wordt het als u vervolgens ook geen usb-stick bij de hand hebt. Gelukkig zijn er steeds meer programma's die alleen online, dus via internet werken. Zo hoeft u niets te installeren of te downloaden, u hebt alleen nog een verbinding met het wereldwijde web nodig. Enkele bekende toepassingen zijn Google's Picasa om online foto's te bewerken en te delen en Google Docs, waarmee u Office-taken uit kunt voeren.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).