De harde schijf is een fragiel onderdeel van uw computer, waarop het besturingssysteem én al uw persoonlijke bestanden staan. Soms zijn we net iets te haastig met het verwijderen van bestanden, of is na besmetting van een virus het leed niet meer te overzien. Gelukkig betekent het feit dat een bestand niet meer zichtbaar is, niet direct dat het bestand ook echt verloren is.

Een heel eenvoudige manier om de werking van een harde schijf uit te leggen, is deze te vergelijken met een boek. Er zijn een hoop pagina's (bestanden) en er is een inhoudsopgave. De computer kijkt alleen naar de inhoudsopgave, waar informatie over de locatie van de pagina's staat. Als u een pagina (bestand) weggooit, verwijdert u simpelweg alleen de verwijzing in de inhouds­opgave. Zolang er geen nieuwe inhoud op uw verwijderde pagina in de plaats wordt gezet, zal de pagina dus gewoon blijven bestaan. In deze cursus laten wij u een aantal programma's zien, waarmee u mogelijk uw verloren bestanden terug kunt halen.

Belangrijk

Bij dataverlies is het essentieel dat er geen nieuwe gegevens over de 'verloren' bestanden worden geschreven. Bij een crash van uw besturingssysteem, harde schijf, geheugenkaart of het overenthousiast wissen van uw bestanden, moet u dus nooit overschrijven. Gebruik zo min mogelijk bestanden, en begin zeker niet meteen met een nieuwe installatie van een besturingssysteem of de installatie van herstelsoftware. Herstelsoftware is vaak beschikbaar als portabele versie zodat u vanaf een usb-stick of een opstartbare cd kunt starten.

Zo snel mogelijk de juiste diagnose stellen is ook essentieel. Ga nooit zelf aan een schijf met een mechanisch defect rommelen, maar schakel dan een dataherstelbedrijf in. Hoe meer u een kapotte schijf laat werken, hoe groter de kans wordt dat uw data onherstelbaar verloren gaan. Hebt u de gegevens van een nagenoeg kapotte harde schijf weten te redden, gebruik de schijf dan nooit meer opnieuw. Laat deze vernietigen of deponeer hem bij het chemisch afval.

©PXimport

Dataverlies is erg vervelend, maar ga niet direct van het ergste uit. In de meeste gevallen kunt u uw verloren bestanden nog terughalen.

De juiste diagnose

Stel bij problemen de juiste diagnose. Zo kunt u overenthousiast wat bestanden in de prullenmand in hebben gegooid, maar kan het ook dat uw harde schijf een mechanisch probleem heeft. Schroef nooit zomaar een schijf open, het wordt (op internet) wel veel gesuggereerd, maar in vrijwel alle gevallen gaat uw data onherstelbaar verloren. Is uw harde schijf echt kapot door waterschade, blikseminslag of maakt deze vreemde klik- of piepgeluiden, koppel deze dan meteen los en laat hem door een gespecialiseerd bedrijf controleren. Twee bedrijven die hierin zijn gespecialiseerd zijn, zijn Kroll Ontrack en Seagates DataRecovery-service. De kosten die hiervoor gerekend worden verschillen per medium, omvang van het medium en per probleem. Op de site van Kroll Ontrack kunt u online een analyse aanvragen.

Deel 1: Verschillende programma's

1. Recuva

Recuva is een zeer gemakkelijk programma om een herstelpoging mee te beginnen. Door middel van een wizard wordt u door de stappen begeleid. De wizard biedt u de keuze: afbeeldingen, documenten, video's, archieven, e-mails en muziek terughalen of alle verwijderde bestanden doorzoeken. Onderschat Recuva niet door zijn eenvoud, met het programma kunt u een goed resultaat boeken. Naast een eenvoudige snelle scan kan Recuva ook een uitvoerige scan (Deep Scan) uitvoeren. Dit duurt langer, maar geeft ook meer en betere resultaten. Bestanden die u enige tijd geleden hebt verwijderd, kunnen via deze methode soms nog teruggehaald worden. Recuva is er ook in een portabele versie, zodat u geen gegevens op de computer hoeft te overschrijven.

©PXimport

Recuva is gratis, maar een prima eerste redmiddel bij dataverlies.

2. EasyRecovery DataRecovery

EasyRecovery DataRecovery is een programma dat aangeboden wordt door het dataherstelbedrijf Kroll Ontrack. Het programma heeft een gemakkelijke interface. Er is keuze uit drie herstelmogelijkheden: een standaard-herstel, herstellen van verwijderde bestanden en herstellen van een geformatteerde harde schijf. Naast be­standen herstellen kan EasyRecovery DataRecovery ook beschadigde zip-bestanden repareren. U kunt het herstellen pauzeren en later weer hervatten. De mogelijkheid om een opstartbare cd (of diskette, lekker ouderwets) te maken, is er ook. EasyRecovery is niet gratis, wel kunt u de software eerst gratis proberen en kijken of uw data te herstellen is met deze tool. De proefversie kan één bestand gratis terughalen.

©PXimport

EasyRecvovery DataRecovery heeft een duidelijke interface en is gemakkelijk in gebruik.

3. Active@ UNDELETE

Active@ UNDELETE haalt een breed scala aan verwijderde bestanden met gemak terug. Het pro­gramma is uitgebreid en biedt vele mogelijkheden zoals het herstellen van verwijderde bestanden en mappen, terughalen van verwijderde partities, maken van een schijf­kopie, automatische data-analyse en herstel van bestanden op een beschadigde RAID-opstelling. De interface ziet er complex uit, maar het heeft ergens wat weg van Windows Verkenner. Er zijn twee werkbalken en een aantal tabbladen. Onder het tabblad My Computer staat aan de linkerkant een lijst met de aangesloten opslagapparaten en aan de rechterkant staan de resultaten van een scan of de informatie van het apparaat zelf (zoals bestandssysteem, firmwareversie en serienummers). Scannen kan op twee manieren. Met een Quick Scan kunt u de hele schijf scannen, bestanden worden dan in hun oorspronkelijke mappen getoond. Met een Low Level Scan kan naar een specifiek bestandsformaat gezocht worden. Met een voorvertoning (Preview) kan een bestand bekeken worden voordat u besluit het te herstellen. UNDELETE is er in een aantal varianten: demo, standaard, professional en enterprise.

©PXimport

Active@ UNDELETE ziet er op het eerste gezicht wat ingewikkeld uit door de vele mogelijkheden.

4. Active@ File Recovery

Active@ File Recovery heeft een eenvoudigere interface dan UNDELETE. Bovenin vindt u een werkbalk met knoppen, daaronder is het venster in tweeën gedeeld. Aan de linkerkant vindt u een overzicht van de aangesloten opslagapparaten in een boomstructuur en rechts een overzicht van de bestanden. De software biedt uitgebreide herstelmogelijkheden. Zo kunnen verwijderde bestanden teruggehaald worden, is het mogelijk een defect geraakte RAID-opstellingen uit te lezen en kan het programma verwijderde of beschadigde partities uitlezen en de bestanden terughalen. Active@ File Recovery is er in een aantal varianten: een standaardversie met alleen het programma Active@ File Recovery, een professional-versie met ook het programma Active@ Partition Recovery (voor het repareren van partities) en een Enterprise-versie met de mogelijkheid om een opstartbare cd of usb-stick te maken.

©PXimport

Active@ File Recovery heeft een gebruiksvriendelijke interface en is gemakkelijk in gebruik.

Dvd's herstellen

Afhankelijk van de gebruikte grondstoffen gaat een cd of dvd in optimale omstandigheden tussen de twintig en vijftig jaar mee. Het komt helaas vaak voor dat een cd na een aantal jaar al niet meer te lezen is. Dit kan verschillende oorzaken hebben, waarvan de bekendste vocht en zon zijn. Is uw cd of dvd niet meer te lezen, dan zijn niet direct al uw bestanden verloren. U kunt u nog proberen met speciale programma's de schijf te redden of de bestanden eraf te halen die nog wel te lezen zijn. Twee programma's die deze klus kunnen klaren zijn: CDRoller en IsoBuster.

©PXimport

Als een cd, dvd of blu-ray niet meer te lezen is hoeft dat niet het einde van uw bestanden te betekenen.

Deel 2: Herstellen met Recuva

1. Recuva via de Wizard

Bent u bestanden kwijt die stonden op de schijf waar ook het besturingssysteem op staat? Download dan op een andere computer de portabele versie van Recuva, zet het programma op een usb-stick, en start het programma op de gewenste computer. Zodra u het programma start, krijgt u een wizard te zien. Klik op Volgende en kies het bestandstype dat u wilt terug halen. Ga naar Volgende en geef de bestandslocatie op. Klik op Volgende en kies of u een snelle of uitvoerige scan wilt uit­voeren. Let wel op: het uitvoerig scannen van een grote schijf kan al snel enkele uren in beslag nemen. Klik op Start als u de scan wilt beginnen.

©PXimport

Via de wizard is het herstellen van bestanden een koud kunstje.

2. Bestanden terugzetten

Na het scannen toont Recuva de resultaten. Als niet de gewenste bestanden zijn gevonden en u een snelle scan hebt uitgevoerd, dan kunt u het nogmaals met een uitvoerige scan proberen. Selecteer de bestanden die u wilt terugzetten en klik op de knop Terughalen. Geef de locatie waar u het bestand wilt opslaan. Zorg dat u hier nooit kiest voor het apparaat waarvan u bestanden wilt herstellen. U hebt dan namelijk meer kans dat het bestand alsnog beschadigt. Klik op OK en wacht tot de bestanden zijn gekopieerd, zodra de opdracht is voltooid krijgt u een melding met het aantal teruggehaalde bestanden. Klik op OK en ga naar de locatie die u hebt aangeven voor de bestanden.

©PXimport

Sla uw bestanden nooit op het beschadigde medium op.

3. Geavanceerde modus

Naast het gebruik van de wizard kunt u er ook voor kiezen om geavanceerde modus te gebruiken. Deze methode biedt meer mogelijkheden, maar is een stukje ingewikkelder. Start Recuva en schakel het selectievakje voor Deze Wizard niet weergeven bij het opstarten in, klik op Annuleren en start Recuva opnieuw. U komt nu in de geavanceerde modus terecht. Hier kunt u een schijf selecteren en eventueel in het tekstvak een bestandsformaat selecteren. Klik op Scan om de scan te starten. De toestand van een bestand wordt door middel van kleurtjes aangegeven: groen is uitstekend, geel is matig en rood is niet meer te herstellen. Wanneer u een bestand selecteert, krijgt u in het rechtervenster meer informatie, verspreid over verschillende tabbladen. Voor een uitvoerige scan klikt u op Opties, open het tabblad Acties en selecteer het selectievakje voor Uitvoerige scan (meer scantijd nodig). Het terughalen van bestanden gaat op dezelfde manier als bij stap 02.

©PXimport

Met de geavanceerde modus hebt u iets meer opties dan via de wizard.

Deel 3: Herstellen met Active@ File Recovery

1. Scan naar verwijderde bestanden

We laten ook zien hoe u bestanden herstelt met Active@ File Recovery. Het verschil tussen de betaalde en demoversie van deze software, is dat u bij de demoversie geen bestanden groter dan 64 KB kunt herstellen. De stappen die we hier beschrijven werken voor beide versies. Start de software en selecteer in het linkervak de schijf, cd of multimediakaart die u wilt herstellen en klap uit zodat u de stationsletter te zien krijgt. Klik vervolgens met de rechtermuisknop op de stationsletter en kies Quick scan. Afhankelijk van de omvang kan het enige tijd duren voordat een scan klaar is. Zodra deze klaar is, komt rechts in het venster een lijst met resultaten. In de map Lost & Found staan de bestanden die verwijderd zijn en nog op de schijf terug gevonden zijn. Selecteer de map op het bestand dat u wilt terughalen en klik in de werkbalk op de knop Recover. Kies een locatie waar u het bestand wilt opslaan (nooit op dezelfde locatie) en klik op Recover.

©PXimport

Met een normale scan worden al veel verwijderde bestanden terug gevonden.

2. SuperScan

Als een gewone scan geen soelaas biedt of de partitie is beschadigd waardoor er geen stationsletter meer zichtbaar is, probeer dan een SuperScan. Dit kost een stuk meer tijd, maar er wordt uitgebreider gezocht naar verloren bestanden en er wordt gecontroleerd op beschadigde partities. Selecteer de gewenste schijf en druk op de knop SuperScan. Controleer of de juiste schijf nog is geselecteerd, kies het bestandssysteem en geef eventueel aan tussen welke sectoren gezocht moet worden. Klik op de knop Start om de scan te beginnen. Na het scannen komt er in het linkervenster een extra 'apparaat' bij met SuperScan en de naam van schijf in de titel. In de map Files Recognized by Signatures kan in een lijst met bekende bestandsformaten worden gezocht: doc-, mov-, jpg-, xls- en zip-bestanden. Klik op een partitie om te zien wat er is gevonden. Zijn er teveel resultaten, klik dan op Search in de werkbalk om naar een bestand of map te zoeken. Zoeken kan op bestandsnaam, datum of formaat. Een bestand terughalen kan door het te selecteren en op de knop Recover te klikken.

©PXimport

Heeft uw schijf geen stationletter of krijgt u de melding dat de schijf geformatteerd moet worden, dan is een SuperScan wellicht uw redding.

3. Image maken

Maakt de schijf vreemde geluiden, maar is deze nog wel te lezen, dan kunt u proberen nog snel een image (kopie) met Active@ File Recovery maken. Dit image kan gebruikt worden om de data terug te halen, zodat de schijf zo min mogelijk wordt belast. Om een image van de schijf te maken, is een back-upschijf met een grotere capaciteit nodig. Selecteer de schijf met problemen en klik op de knop Create. Kies de locatie waar de kopie moet komen te staan en klik op Opslaan. Afhankelijk van de omvang kan het enige tijd duren voordat het image gemaakt is. Sluit na het kopiëren de computer af en koppel de defecte schijf zo snel mogelijk af. Om het image te lezen, klikt u in Active@ File Recovery op de knop Open en selecteert u de schijfkopie. In het linkerveld komt een extra station met Image RAW in de titel. Deze kunt u benaderen als een extra schijf, waardoor u er een Scan of SuperScan op kunt uitvoeren zoals in de vorige stappen is beschreven.

©PXimport

Is uw schijf bijna overleden, maak dan snel een image en gebruik deze om uw data terug te halen.

Externe schijf

Hebt u een externe usb-schijf, controleer dan eerst de usb-kabel, en of de externe schijf wel voldoende stroom krijgt. U kunt overwegen de harde schijf uit de externe behuizing te halen en in de computer aan te sluiten. In sommige gevallen is de behuizing defect en niet de schijf. Hoort u piepjes en tikjes uit de schijf komen, dan ligt het probleem waarschijnlijk aan de schijf.

©PXimport

Bij een externe schijf kan het probleem ook bij de behuizing liggen.

Spiegel twee schijven

Gebruikt u Windows 7 Professional, Ultimate of Enterprise en hebt u geen zin om telkens al uw data te kopiëren naar een externe harde schijf? Dan kunt u overwegen een softwarematige RAID1 (mirror) in te stellen. Dit kan gerealiseerd worden door een harde schijf met een gelijke omvang als uw huidige harde schijf in de computer te plaatsen en deze in Windows te configureren als een gespiegeld volume. Op deze manier wordt er een exacte kopie van de ene schijf op de andere geplaatst en wordt dit continu bijgehouden. Als een van de harde schijven stuk gaat, dan kunt u (na een herstel met de Windows-dvd) gewoon verder werken en de defecte schijf vervangen. Daarentegen biedt het wel minder veiligheid dan een externe back-up. Bij bijvoorbeeld waterschade of blikseminslag zijn vaak beide schijven defect en dient alsnog een dataherstelbedrijf ingeschakeld te worden om uw bestanden terug te halen.

©PXimport

Door twee harde schijven in een gespiegeld volume te gebruiken, bent u altijd verzekerd van een exacte kopie van uw bestanden.

©PXimport

Een extra vriezer in de garage of schuur is voor veel mensen een uitkomst. Toch is het niet altijd een kwestie van stekker erin en klaar. Niet elke vriezer werkt goed bij lage temperaturen, en ook de plek waar je hem neerzet maakt uit. Waar moet je op letten als je een vriezer in een onverwarmde ruimte wilt zetten, lees je hier.

Kies de juiste maat en het juiste type

Vriezers voor in de schuur zijn er in allerlei formaten, van kleine modellen van 100 liter tot enorme kasten van 500 liter of meer. Kies een vriezer die past bij wat je van plan bent ermee te doen – deze zomer én daarna. Ga je 'm vooral gebruiken als extra opslag tijdens barbecues en vakanties, dan hoeft hij niet al te groot te zijn. Een te ruime vriezer verbruikt namelijk onnodig veel energie, zeker als hij grotendeels leeg blijft. Let bij de aanschaf ook goed op het type (hierboven las je daar al meer over). Een vrieskast neemt minder ruimte in beslag op de vloer en is overzichtelijker, terwijl je in een vrieskist juist makkelijk grotere hoeveelheden kwijt kunt en etenswaren goed kunt stapelen. Kies bij voorkeur een model met meerdere laden of vakken, zodat je snel terugvindt wat je zoekt. Kijk tot slot naar het energielabel. Modellen met energielabel A zijn het zuinigst. Ze zijn vaak iets duurder in aanschaf, maar die extra kosten verdien je op termijn terug via een lagere energierekening. Vraag ernaar in de winkel of vergelijk online.

Waar en hoe zet je hem neer?

De plek waar je de vriezer in de schuur of garage neerzet, maakt veel uit voor een goede werking. Zet hem op een stabiele, waterpas ondergrond zodat hij niet gaat trillen of lawaai maakt tijdens het vriezen. Vermijd plekken direct naast een warmtebron zoals een cv-ketel, maar zet de vriezer ook niet vlak bij een koude buitendeur. De ideale omgevingstemperatuur ligt tussen de 10 en 15 graden. Zorg dat er rondom voldoende ruimte is voor ventilatie. Laat aan de achterkant minstens 10 centimeter vrij, zodat de warme lucht goed weg kan. Controleer of er een stopcontact in de buurt zit. In garages is dat meestal geen probleem, maar in een schuur kan het ontbreken. In dat geval kun je het beste een stopcontact laten aanleggen op een veilige plek. Gebruik liever geen verlengsnoer.

Aansluiten en installeren

Sluit de vriezer eerst aan op het stopcontact voordat je begint met inruimen of afstellen. Controleer in de handleiding of hij ingesteld staat op minimaal -18 graden Celsius – dat is de aanbevolen temperatuur voor veilig invriezen. Stel daarna de pootjes bij zodat de vriezer waterpas staat. Dat is niet alleen beter voor de werking, maar helpt ook om energieverbruik te beperken. Wil je extra zekerheid? Dan kun je de vriezer met een muurbeugel verankeren. Zeker bij modellen met zware, volle laden voorkomt dat dat het apparaat kantelt. Let op: plaats de vriezer niet in een onverwarmde schuur waar het 's winters kan vriezen. Bij temperaturen onder nul werkt de compressor minder goed of juist te hard, wat leidt tot slijtage en een hoger energieverbruik. Kies in dat geval liever voor een vriezer die speciaal geschikt is voor lage omgevingstemperaturen.

©qwartm - stock.adobe.com

Ontdooien en schoonmaken

Veel vriezers zijn tegenwoordig uitgerust met een no-frostsysteem dat ijsvorming automatisch tegengaat. Toch is het slim om de vriezer een paar keer per jaar handmatig te ontdooien. Zo blijft hij efficiënt werken en verbruik je niet onnodig stroom. Trek hiervoor de stekker uit het stopcontact en haal alle producten eruit. Zet die tijdelijk in een andere vriezer of bewaar ze in een koelbox met koelelementen. Laat de vriezer daarna rustig ontdooien. Je kunt het proces versnellen door een bakje heet water in de vriezer te zetten en de deur dicht te doen, maar giet nooit heet water direct op de wanden – dat kan schade veroorzaken. Vang het smeltwater op met doeken of een opvangbakje. Droog de binnenkant goed af en sluit de vriezer weer aan. Maak meteen ook de binnen- en buitenkant schoon met een zachte doek en een mild schoonmaakmiddel. Vermijd agressieve middelen en schuursponsjes, die kunnen het oppervlak beschadigen.

Je werkt met de kantoorsuite Microsoft 365 en wisselt regelmatig gegevens uit tussen Word, Excel en PowerPoint, zoals tabellen, grafieken en adressen. We bespreken de diverse mogelijkheden om data uit te wisselen.

Tip 1 Slepen

De gemakkelijkste manier om objecten tussen Office-applicaties te kopiëren, is deze te verslepen terwijl je de linkermuisknop ingedrukt houdt. Dit werkt snel als beide programmavensters openstaan, maar deze methode is helaas beperkt in de typen objecten en in de mogelijkheden om de actie te sturen.

In Excel kun je nauwelijks onderdelen verslepen. In PowerPoint is het daarentegen wel mogelijk om geselecteerde tekst of zelfs een complete dia vanuit het dia-navigatievenster te verplaatsen. Let er wel op dat PowerPoint dit standaard als een knipactie behandelt. Houd tijdens het slepen de rechtermuisknop ingedrukt en kies Hierheen kopiëren om de dia ook in de oorspronkelijke presentatie te behouden.

In Word kun je alleen geselecteerde tekst verslepen, maar de wijze waarop dit werkt verschilt. Sleep je tekst naar Excel, dan wordt het standaard als knippen beschouwd. Verschuif je diezelfde tekst naar PowerPoint, dan gaat het juist om een kopie. Deze beperkingen en inconsistenties maken het minder aantrekkelijk om data binnen Office te verslepen, al zijn er gelukkig nog andere manieren beschikbaar.

Een dia verslepen vanuit PowerPoint (naar Word) wordt blijkbaar gezien als een knipoperatie.

Tip 2 Kopiëren en plakken

De eenvoudigste en meestal snelste manier om gegevens als tekst, tabellen en grafieken te kopiëren vanuit een Office-applicatie (of een andere toepassing) en ze vervolgens in een andere Office-toepassing te plakken, is via het klembord. Je vindt deze optie in het tabblad Start, waar ook de pictogrammen Knippen (Ctrl+X), Kopiëren (Ctrl+C) en Plakken (Ctrl+V) staan. Klik op het pijlknopje naast Plakken voor extra opties, afhankelijk van het objecttype en de applicatie. Typische keuzes zijn Opmaak van bron behouden, Doelstijlen gebruiken, Afbeelding en Alleen tekst behouden. Experimenteer hiermee in Word, Excel en PowerPoint. Als je de muisaanwijzer boven een optie houdt, krijg je in het doeldocument een voorafbeelding te zien.

Het Windows-klembord heeft als nadeel dat het alleen het laatst gekopieerde object onthoudt. Het Office-klembord biedt een alternatief en kan tot 24 objecten opslaan. Je opent het via het pijlknopje in de rubriek Klembord op het tabblad Start. Met Alles plakken kun je alle objecten uit het actuele klembord in één keer invoegen.

Het Office-klembord kan maximaal 24 objecten tegelijkertijd onthouden.

Tip 3 Plakken speciaal

Met het pijltje bij Plakken in de rubriek Klembord open je in de drie Office-applicaties Plakken speciaal. Daarmee plak je een object uit het klembord in een ander formaat of met specifieke eigenschappen via een dialoogvenster. Welke opties beschikbaar zijn, hangt af van het objecttype en de applicatie. Neem bijvoorbeeld een grafiek uit Excel die je in Word wilt plakken. In het dialoogvenster kun je kiezen uit afbeeldingsformaten als Bitmap, GIF, JPG, PNG en SVG, of uit opties als Graphic-object van Microsoft Office en Microsoft Excel-grafiekobject.

Je keuze is belangrijk. Kies bijvoorbeeld voor het vectorformaat SVG als je afbeeldingen zonder kartelranden wilt vergroten. Als je kiest voor Graphic-object, blijven bepaalde grafiekelementen bewaard en kun je deze in beperkte mate aanpassen, zoals de grafiekstijl of het grafiektype. Bij een Excel-grafiekobject wordt de grafiek als ingesloten Excel-object geplaatst, zodat je zowel de opmaak als de gegevens kunt wijzigen.

Als je een live koppeling met de grafiekgegevens uit het originele Excel-bestand wilt behouden, vink in het dialoogvenster Koppeling plakken aan. Wanneer je de grafiek in Excel aanpast, krijg je bij het openen van het gekoppelde Word-document de vraag of je het document wilt bijwerken met de gewijzigde gegevens. Bij bevestiging wordt de geplakte grafiek automatisch bijgewerkt. Houd er wel rekening mee dat de naam en de locatie van het originele bestand ongewijzigd moeten blijven.

De grafiek onderaan is als Excel-grafiekobject in Word geplakt.

Tip 4 Object invoegen

Hoewel het minder gebruikelijk is, kun je ook een bestand in een andere Office-applicatie plakken, zodat je het geplakte object in de oorspronkelijke omgeving kunt bewerken.

Stel dat je een Word-document in PowerPoint (of Excel) wilt inbedden. Open PowerPoint, plaats de cursor op de gewenste locatie en ga naar Start. Klik binnen de rubriek Tekst op Object, selecteer Bestand gebruiken en verwijs via Bladeren naar het gewenste Word-bestand. Bevestig de keuze met OK en vink Aan bestand koppelen aan om wijzigingen in het originele bestand ook in de geplakte inhoud te laten reflecteren (OLE, Object Linking & Embedding). Als de inhoud niet direct zichtbaar hoeft te zijn, kies je Als pictogram weergeven en kun je, als je wilt, een aangepast pictogram selecteren via Ander pictogram. Na nogmaals te hebben bevestigd met OK verschijnt het object. Dubbelklik erop om het Lint van de Word-omgeving in PowerPoint te openen en de inhoud te bewerken.

Je kunt ook een leeg bestand van een ander Office-type invoegen. Open opnieuw Object en kies deze keer Nieuw. Selecteer vervolgens het gewenste Objecttype, bijvoorbeeld een Microsoft 365-object of Paintbrush Picture. Afhankelijk van je geïnstalleerde programma’s kunnen ook andere opties verschijnen, zoals Adobe Acrobat of OpenOffice.org. Als je bijvoorbeeld Paintbrush Picture kiest, opent Paint automatisch en zie je tijdens het tekenen direct de resultaten in het ingevoegde object.

Je kunt bestanden van verschillende objecttypen in je Office-document opnemen.

Tip 5 Conversie en export

Als je vooral werkt met grafische objecten zoals afbeeldingen of grafieken, kun je deze via conversie en export naar een andere Office-applicatie overbrengen. Deze methode is vooral handig als je meerdere objecten tegelijk wilt hergebruiken.

Als je meerdere afbeeldingen uit een Word-document wilt hergebruiken, sla het bestand dan op als webpagina via Bestand / Opslaan als  en kies HTML-pagina (*.htm; *.html). Er wordt automatisch een submap aangemaakt (<bestandsnaam>_bestanden) met alle afbeeldingen uit het document, hoewel ze daar generiek worden genummerd.

Dit werkt in PowerPoint op dezelfde manier. Wil je echter elke dia afzonderlijk opslaan, gebruik dan Bestand / Opslaan als en selecteer een afbeeldingsformaat, bijvoorbeeld JPEG-indeling (*.jpg) of Portable Network Graphics (*.png). Kies daarna Alle dia’s zodat iedere dia afzonderlijk wordt opgeslagen.

In Excel kun je grafische objecten, zoals afbeeldingen en grafieken, direct opslaan via het contextmenu met de optie Opslaan als afbeelding (in meerdere formaten). Wil je alle objecten in één keer afzonderlijk bewaren, gebruik dan ook Opslaan als HTML-pagina (*.htm; *.html).

Sla alle afbeeldingen uit je document afzonderlijk op in een html-map.

Tip 6 VBA-macro’s met hulp van AI

Het lijkt misschien een grote stap, maar wat niet lukt met standaardtools, kun je vaak toch voor elkaar krijgen met Visual Basic-scripts (macro’s) in Office-applicaties. Laat je niet afschrikken, want AI-bots als ChatGPT kunnen tegenwoordig vrijwel kant-en-klare VBA-scripts genereren op basis van een tekstprompt. We beperken ons hier tot een vrij willekeurig voorbeeld.

Als je een Excel-werkblad hebt met verkoopgegevens per regio en een PowerPointpresentatie wilt waarin elke regio op een aparte dia wordt weergegeven, vul dan eerst de gegevens in het werkblad in. Plaats de regio’s onder elkaar in kolom A (van A2 tot …) en de gegevenstypes naast elkaar in rij 1 (van B1 tot …). Maak daarna een screenshot met bijvoorbeeld de ingebouwde Windows-functie Windows-toets+Shift+S: kies Rechthoek en trek een kader rond je gegevens, inclusief de rij- en kolomindicaties.

Meld je vervolgens aan bij ChatGPT, plak de klembordinhoud met Ctrl+V in je prompt en druk op Shift+Enter. Typ daarna een gedetailleerde prompt, bijvoorbeeld: “Maak een VBA-script voor een Excel-macro waarin de cijfergegevens van elke regio, zoals vermeld in het Excel-screenshot, worden opgeslagen als aparte dia’s in een PowerPointpresentatie. Vraag mij naar de gewenste naam en locatie van het pptx-bestand.” Bevestig tot slot je instructie met Enter.

Het werkt vaak beter en sneller als je een screenshot van je Excel-data meestuurt.

Tip 7 VBA-macro testen

Klik op Code kopiëren rechtsboven bij het gegenereerde VBA-script. Open daarna je Excel-werkblad en ga naar het menu Ontwikkelaars. Als het menu niet zichtbaar is, ga naar Bestand en kies linksonder Opties. Open de rubriek Lint aanpassen, zet een vinkje bij Ontwikkelaars in het rechterveld en klik op OK. Hierdoor wordt het menu zichtbaar.

In het Lint Ontwikkelaars klik je op Visual Basic. Selecteer in het dialoogvenster Invoegen / Module en plak de gekopieerde VBA-code in het lege venster met Ctrl+V. Sluit daarna de vensters. Ga terug naar je werkblad, open opnieuw Ontwikkelaars en kies deze keer Macro’s. Selecteer de gekopieerde macro, bijvoorbeeld ExportToPowerPoint, en klik op Uitvoeren. Als alles goed gaat, verschijnt het venster Opslaan als, waar je de naam en locatie van het pptx-bestand kunt opgeven. Tijdens onze test werkte dit meteen, maar in de praktijk kan het nodig zijn de code aan te passen, bijvoorbeeld met gerichtere prompts aan ChatGPT. Dat valt echter buiten het bestek van dit artikel.

Op een vergelijkbare manier kun je ook macro’s maken of laten genereren voor andere Office-toepassingen, zoals Word en PowerPoint.

De gegenereerde VBA-code heeft de Excel-data netjes in PowerPoint-dia’s omgezet.

Tip 8 Verzendlijst

Tot slot focussen we ons op een specifieke gegevensuitwisseling tussen Excel en Word (en eventueel ook Outlook) voor het opstellen van verzendlijsten. Dit is bijvoorbeeld nuttig als je een vereniging hebt en voor elk lid persoonlijke gegevens wilt aanmaken of versturen.

Begin met het invullen van alle benodigde gegevens in een Excel-werkblad. Gebruik de bovenste rij (A1, B1 enzovoort) voor korte beschrijvingen van de gegevens in de onderliggende rijen (A2, A3 enzovoort). Vul bijvoorbeeld kolomkoppen in, zoals Voornaam, Achternaam, E-mailadres, Lidnummer en Foto. Voor de kolom Foto gebruik je links naar de bijbehorende afbeeldingen, bijvoorbeeld c:\fotos\plaatje1.jpg. Zorg er ook voor dat alle afbeeldingen dezelfde afmetingen hebben.

Om het dialoogvenster Zoeken en vervangen te openen in Excel, druk je op Ctrl+H. Ga vervolgens naar het tabblad Vervangen, vul \ in bij Zoeken naar: en \\ bij Vervangen door. Klik daarna op Alles vervangen om een pad als c:\fotos\plaatje1.jpg te wijzigen in c:\\fotos\\plaatje1.jpg. Sla tot slot het werkblad op.

De nodige data staan klaar in een Excel-rekenblad.

Tip 9 Tekst uit Word

Open Word en maak een nieuw document aan. Zet je raamtekst klaar om de gegevens uit Excel op te nemen. In ons voorbeeld kun je eventueel een tabel maken met twee kolommen: in de linkerkolom staan onder elkaar Voornaam:, Naam:, E-mail: en Lidnr.:. De rechterkolom is gereserveerd voor de bijbehorende foto.

Ga naar het tabblad Verzendlijsten en klik op Adressen selecteren / Bestaande lijst gebruiken. Wijs vervolgens het opgeslagen xlsx-bestand aan, selecteer Openen, kies de gewenste tabel en bevestig met OK.

Klik op Samenvoegvelden invoegen in het tabblad Verzendlijsten. Plaats de tekstcursor op de juiste plek (bijvoorbeeld achter Voornaam:) en kies het bijbehorende veld, zoals Voornaam. Bevestig met OK. Herhaal dit proces voor de andere velden uit je werkblad.

Koppel de juiste Excel-gegevens aan de velden in je raamtekst.

Tip 10 Foto uit Word

Lokaliseer de plek in het document waar de foto moet worden ingevoegd en plaats daar de cursor. Ga naar het tabblad Invoegen en selecteer Snelonderdelen / Veld. Kies in de lijst met veldnamen voor IncludePicture en voer onder Bestandsnaam of URL een willekeurige naam in, bijvoorbeeld plaatje. Bevestig deze invoer met OK. De foto wordt toegevoegd, maar blijft onzichtbaar. Klik erop en druk op Alt+F9 om de veldcodes weer te geven. Selecteer in de veldcode de eerder ingevulde naam (plaatje in dit voorbeeld).

Ga naar het tabblad Verzendlijsten, kies Samenvoegvelden invoegen en selecteer het veld Foto, zodat dit in de veldcode zichtbaar wordt. Druk vervolgens opnieuw op Alt+F9. Als de foto daarna nog niet zichtbaar is, kun je dit als volgt oplossen.

Klik bij Verzendlijsten op Voltooien en samenvoegen / Afzonderlijke documenten bewerken. Laat Alles geselecteerd en bevestig met OK. In het nieuw aangemaakte document druk je op Ctrl+A en vervolgens op F9. Wanneer er een dialoogvenster verschijnt waarin wordt gevraagd of je alle velden wilt updaten, klik je op Ja. De foto wordt nu zichtbaar. Scrol door het document en controleer of alle Excel-records correct zijn aangevuld met de tekstgegevens en bijbehorende foto.

Het kost wat moeite, maar uiteindelijk duiken de foto’s wel op.

Tip 11 Tekst uit Outlook

Wil je in plaats daarvan e-mailberichten verzenden, selecteer dan bij Voltooien en samenvoegen de optie E-mailberichten verzenden in plaats van Afzonderlijke documenten bewerken. Dit werkt echter alleen als je document tekstvelden en geen fotovelden bevat. Vul vervolgens bij Aan het veld in dat het e-mailadres bevat en typ een Onderwerpregel. Laat Alles geselecteerd en klik op OK om de gepersonaliseerde mails (met Outlook) te versturen.

Excel-data en Word-tekst voor een gepersonaliseerde Outlook-mailinglijst.