De opslagcapaciteit van je pc, laptop of NAS breid je uit door een schijf te vervangen of er een extra exemplaar bij te zetten. Zeker als je computer volledig volloopt met bestanden of wanneer de harde schijf traag is, is dat zinvol. In deze checklist geven we voor ieder budget de beste oplossing.

Budget-oplossingen

Tip 01: Externe schijf

Niet iedereen zit erop te wachten om zelf een pc open te schroeven en een schijf in te bouwen. Bovendien is dat bij sommige notebooks niet eens mogelijk. Werkt de harde schijf van je systeem nog prima en wens je alleen wat extra opslagcapaciteit? Er zijn allerlei externe schijven verkrijgbaar die je gemakkelijk aansluit op een usb-poort van je pc. Windows herkent de schijf dan automatisch, waardoor je bestanden meteen beschikbaar zijn.

Een bijkomend voordeel is dat je een losse usb-schijf eenvoudig voor meerdere systemen gebruikt. Op die manier heb je op bijvoorbeeld een pc en laptop toegang tot dezelfde bestanden. De prijzen van externe schijven vallen momenteel erg mee. Voor zo'n tachtig euro schaf je een exemplaar aan met 1 TB opslagcapaciteit. Uiteraard kun je ook een schijf kiezen met meer of minder opslagcapaciteit. Bepaal voor jezelf wat voor data je wil opslaan en maak aan de hand daarvan een keuze. Voor de opslag van films heb je bijvoorbeeld veel meer schijfruimte nodig dan voor het opslaan van documenten.

Bekijk verder ook of je de behuizing het liefst liggend of staand neerzet. Deze keuze is onder meer afhankelijk van de ruimte rondom je computer.

©PXimport

Tip 01 Een externe schijf sluit je via usb simpel aan op iedere computer.

Tip 02: Welke usb-snelheid?

Externe harde schijven hebben een usb2.0- of usb3.0-aansluiting. Laatstgenoemde heeft als voordeel dat je vanaf de pc veel sneller data naar de harde schijf overpompt. In theorie is usb 3.0 zelf tienmaal sneller vergeleken met zijn voorganger! Hierbij is het wel een voorwaarde dat het systeem waarop je werkt ook over een usb3.0-poort beschikt. Je herkent die doorgaans aan de blauwe kleur.

Ook als je computer deze poort niet heeft, koop je zonder problemen een externe harde schijf met usb 3.0. De nieuwe usb-standaard is namelijk compatibel met usb2.0-poorten. Een nadeel is wel dat je in dat geval geen gebruik maakt van de snellere dataoverdracht. Overigens zijn de externe schijven die momenteel te koop zijn, zo goed als allemaal voorzien van de nieuwe usb-standaard.

Zoek je op Marktplaats naar een tweedehands schijf, dan is het wel belangrijk om op deze specificatie te letten.

©PXimport

Tip 02 Je herkent een usb 3.0-aansluiting aan de blauwe connector.

Tip 03: Voeding

Externe harde schijven koop je met of zonder externe voeding. In dat laatste geval wordt de schijf gevoed door de usb-poort van je pc. Een groot voordeel is dat deze schijven weinig energie verbruiken. Het formaat is daarnaast een stuk kleiner, zodat ze lekker handzaam zijn. Nadelen zijn er ook. Een losse schijf zonder externe voeding heeft meestal een hoger prijskaartje.

Vind je snelheid belangrijk, dan kies je het beste voor een schijf met externe voeding. Omdat schijven met externe voeding vrijwel altijd een 3,5inch-schijf bevatten en die altijd sneller zijn dan een harde schijf van 2,5 inch (zie ook tip 05), ligt de lees- en schrijfsnelheid een fractie hoger. Een voorwaarde is dat er een stopcontact vrij is in de buurt van je pc.

Houd verder rekening met een grotere behuizing en een hoger gewicht. Als je veel data wil bewaren op een losse schijf, is een exemplaar met eigen stroomadapter relatief de voordeligste keuze. Sommige exemplaren kunnen maar liefst 4 TB aan data opbergen, terwijl de aanschafprijs hiervan nog best betaalbaar kunnen zijn (ca. 150 euro).

©PXimport

Tip 03 Het verschil in formaat tussen een losse schijf met en zonder externe voeding is aanzienlijk.

Tip 04: Interne schijf

Een interne schijf is iets goedkoper dan een extern exemplaar. Het voordeel ten opzichte van een losse schijf is dat dit pc-onderdeel netjes in de systeemkast past. Bovendien hoef je hiervoor geen usb-poort vrij te houden. Veel pc's hebben ruimte genoeg om naast de huidige schijf er nog eentje bij te zetten. Mocht er geen plek meer vrij zijn, dan is vervanging natuurlijk ook een optie. Bij notebooks is er vanwege de beperkte ruimte slechts plek voor één schijf.

De montage regel je door het onderdeel in een speciale houder te klikken of vast te schroeven. Vervolgens sluit je de schijf aan op het systeem met een stroom- en datakabel (SATA). Als je alles juist hebt aangesloten, herkent je computer vanzelf de extra opslagruimte. Net als bij losse usb-schijven is er ook bij interne harde schijven verschil in opslagcapaciteit.

Omdat de prijzen momenteel vrij laag liggen, kies je het beste een schijf uit waarmee je voldoende schijfruimte overhoudt voor de toekomst. Interne schijven met een opslagcapaciteit van 1 TB zijn verkrijgbaar vanaf ongeveer zestig euro.

Tip 05: 2,5 of 3,5 inch

Harde schijven zijn beschikbaar in twee formaten, namelijk 2,5 of 3,5 inch. Als je een minicomputer of notebook gebruikt, heb je een 2,5inch-schijf nodig. Niet voor niets heten deze types ook wel laptopschijven. Een pluspunt is dat ze weinig energie verbruiken. Daarnaast maken ze nauwelijks lawaai en nemen ze door het compacte formaat weinig ruimte in beslag. Daarentegen zijn 2,5inch-schijven wel iets minder snel.

Als je een harde schijf voor je notebook zoekt, let dan goed op de dikte van het onderdeel. Die is namelijk 7, 9,5, 12,5 of zelfs 15 millimeter. Voordat je een exemplaar aanschaft, controleer je daarom eerst goed welke maat er in de laptop past. Bij losse usb-schijven zonder externe voeding bevindt zich in de behuizing altijd een schijf van 2,5 inch. Wil je een (extra) schijf monteren in een desktop-pc, dan heb je eigenlijk altijd het 3,5inch-formaat nodig. Deze heeft een hogere lees- en schrijfsnelheid, waardoor bestanden bijvoorbeeld vlotter openen op je systeem. Wel produceren ze vergeleken met het 2,5inch-broertje meer geluid en verbruiken ze meer energie.

De prijs van 3,5inch-schijven ligt overigens een stuk lager. Losse usb-schijven met een eigen stroomadapter zijn altijd voorzien van een 3,5inch-exemplaar.

©PXimport

Tip 05 Sommige 2,5inch-schijven zijn extra dun, zodat ze bijvoorbeeld in een netbook of ultrabook passen.

Tip 06: Toerental

Een harde schijf bestaat uit een aantal ronde, metalen platen. Deze zogeheten platters draaien met een toerental rond waardoor de lees- en schrijfknop nieuwe gegevens kan uitlezen en opslaan. Hoe hoger het toerental van de schijf is, hoe sneller de platters ronddraaien. Concreet betekent dit dat pc's rapper gegevens kunnen verwerken van en naar harde schijven met een hoog toerental.

De eenheid die bij schijven altijd wordt weergegeven om het toerental aan te duiden, is rpm (rotaties per minuut). De meeste schijven hebben tegenwoordig een rotatiesnelheid van 7200 rpm. Daarnaast zijn er ook schijven met een toerental van 5400 en 5900 te koop. Omdat die langzamer ronddraaien, verbruiken ze minder energie en maken ze weinig lawaai. Je vindt ze vooral in laptops en netbooks om de batterij te besparen. Daarnaast worden ze minder snel heet, waardoor de kans op een lange levensduur iets groter is.

Sommige harde schijven hebben een variabele rotatiesnelheid. Dit zijn energiezuinige modellen die alleen een tandje bijschakelen wanneer dat daadwerkelijk nodig is. Dat gebeurt bijvoorbeeld zodra de pc grote hoeveelheden data naar de schijf wegschrijft. De Green-lijn van Western Digital bestaat uit schijven met een variabele rotatiesnelheid. Het toerental ligt hierbij op 5400 of 7200 rpm.

©PXimport

Tip 06 Als je snel wil werken op je pc, kies je voor een harde schijf met 7200 rpm.

Tip 07: Cachegeheugen

Harde schijven gebruiken een buffer om geopende bestanden tijdelijk op te slaan. Dit is het zogeheten cachegeheugen. Hoe groter het cachegeheugen is, hoe minder tijd het systeem nodig heeft om geopende bestanden te verwerken. Zeker wanneer je regelmatig verschillende zware bestanden gelijktijdig hebt openstaan, kies je bij voorkeur voor een harde schijf met een flinke buffer. Als je bijvoorbeeld graag werkt met grote videobestanden heb je veel voordeel van meer cachegeheugen.

Moderne 3,5inch-schijven hebben meestal een buffer van 32 of 64 MB, terwijl de langzamere 2,5inch-varianten het doorgaans moeten stellen met 8 of 16 MB. Hierdoor is een laptop minder geschikt om met zware bestanden te werken dan een desktop-pc.

©PXimport

Tip 07 Op de meeste harde schijven bevindt zich een sticker waarop het cachegeheugen staat vermeld.

Tip 08: SATA 3

Moderne harde schijven ondersteunen tegenwoordig allemaal SATA 3 (SATA 600). Dat wil zeggen dat de doorvoersnelheid in theorie maximaal 6 Gbit/s bedraagt. Of je van SATA 3 daadwerkelijk gebruikt kunt maken, hangt af van het moederbord in je pc. Een recent moederbord ondersteunt vrijwel altijd de nieuwste SATA-standaard, maar bij oudere systemen is de compatibiliteit beperkt tot SATA 2 of 1. Gelukkig gebruik je een nieuwe harde schijf met ondersteuning voor SATA 3 zonder problemen op een moederbord met een oudere SATA-standaard. Wel is daarmee de doorvoersnelheid beperkt tot wat het moederbord ondersteunt.

Overigens is dat niet zo'n probleem, want harde schijven benutten nog lang niet de maximale doorvoersnelheid van SATA 3. Staar je dus niet blind op deze specificatie van het moederbord. Sommige moederborden hebben connectors voor verschillende SATA-standaarden. Belangrijk is in dat geval dat je de juiste aansluiting kiest.

©PXimport

Tip 08 Een interne harde schijf heeft aan de zijkant een SATA-connector.

Kostbare oplossingen

Tip 09: SSD

Als je meer budget over hebt voor betere prestaties, kun je een SSD (Solid State Drive) overwegen. In tegenstelling tot normale 2,5inch- en 3,5inch-schijven hebben SSD's geen roterende onderdelen. Dat brengt een aantal voordelen met zich mee. Een SSD is altijd in staat om opgeslagen data direct te vinden. Een normale harde schijf heeft hier meer tijd voor nodig, omdat die afhankelijk is van hoe snel de lees- en schrijfknop de gegevens op een roterende schijf terugvindt.

Omdat er in een SSD niets beweegt, is je pc muisstil. Bovendien vindt er geen wrijving plaats, waardoor het onderdeel weinig warmte afgeeft. Net als een harde schijf sluit je een SSD aan via een SATA-kabel op het moederbord. Om maximaal van een SSD te profiteren, is het belangrijk dat je moederbord de SATA 3-standaard ondersteunt. Alleen dan bereik je namelijk de maximale doorvoersnelheid die je SSD aankan. Hoewel de prijzen van SSD's dalen, is het prijsverschil vergeleken met normale harde schijven nog behoorlijk groot. Voor een exemplaar met 128 GB opslagcapaciteit betaal je ongeveer honderd euro.

Slim is om je besturingssysteem en programma's van een SSD te laden, terwijl je voor de opslag van mediabestanden een normale schijf gebruikt met meer opslagcapaciteit.

©PXimport

Tip 09 Een SSD is net zo groot als een 2,5inch-schijf.

Tip 10: Lees- en schrijftempo

Net als bij normale harde schijven is het verstandig om goed de specificaties van de beoogde SSD na te lopen. Let vooral op de lees- en schrijfsnelheid. Hoe hoger deze waarden zijn, hoe sneller het opslagmedium in je pc functioneert. Hiervoor is het wel belangrijk dat het moederbord de SATA3-standaard ondersteunt.

Zeker voor de opslag van grote hoeveelheden data is het zinvol om een SSD met een hoge schrijfsnelheid te kiezen. Je hoeft dan namelijk minder lang te wachten totdat alle bestanden zijn opgeslagen. Let bij notebooks verder ook op de dikte van de SSD, zodat je zeker weet dat het onderdeel in de behuizing past.

©PXimport

Tip 10 Werp bij SSD's altijd een blik op de maximale lees- en schrijfsnelheid.

Tip 11: Externe SSD

Durf je het niet aan om je bestaande schijf te vervangen voor een SSD? Er bestaan ook externe SSD's die je op een usb3.0-poort aansluit. Het voordeel hiervan is dat je de externe opslagdrager voor meerdere systemen gebruikt. Naast usb 3.0 verbind je sommige SSD's als alternatief via Thunderbolt. Met deze aansluiting presteert een externe SSD beter, al liggen de snelheden vergeleken met SATA 3 wel lager. Houd er rekening mee dat de meeste pc's en notebooks geen Thunderbolt-poort hebben. Onder meer iMacs van Apple en enkele notebooks van Lenovo zijn hiervoor geschikt.

Als je echt van de snelheid van SSD wil profiteren, ontkom je er overigens niet aan om een interne SSD in je systeemkast te monteren. Alleen op deze manier gebruik je namelijk het besturingssysteem vanaf deze snelle opslagdrager, waardoor je pc lekker vlot opstart. Een extern exemplaar is eigenlijk alleen interessant voor het geval je snel data wil overzetten naar verschillende systemen.

©PXimport

Tip 11 De LaCie Rugged is een voorbeeld van een externe SSD met een Thunderbolt-aansluiting.

Kooptips

Heb je interesse in een (externe) harde schijf of SSD? We hebben enkele kooptips voor je verzameld van producten die bij Computer!Totaal onlangs als beste zijn getest.

Transcend StoreJet Turbo 2TB (TS2TSJ35T3)

Deze externe 3,5inch-schijf van Transcend heeft een usb3.0-aansluiting, waardoor het mogelijk is om vlot data over te pompen. Dankzij een speciale back-upknop is het kinderlijk eenvoudig om back-ups op te slaan. Als je goed zoekt, schaf je deze externe schijf voor zo'n honderd euro aan.

©PXimport

Western Digital Black 2 TB (WD2002FAEX)

Wens je een snelle interne schijf met veel opslagcapaciteit? Dit 3,5inch-exemplaar van Western Digital past precies binnen dit plaatje. De schijf heeft een rotatiesnelheid van 7200 rpm en 64 MB cachegeheugen. Ideaal dus om lekker vlot bestanden op te slaan en te laden. Het 2TB-model is verkrijgbaar voor ongeveer 135 euro.

©PXimport

Samsung 840 Series Pro 128 GB (MZ-7PD128BW)

Samsung maakt momenteel de vlotste SSD's. Als je een exemplaar van de 840 Series Pro in je computer monteert, ben je verzekerd van een supersnel systeem. De 128GB-versie koop je voor ongeveer 120 euro bij verschillende webshops.

©PXimport

Black Friday, Sinterklaas en kerst: juist nu zoeken we online massaal naar cadeaus en goede deals. Criminelen liften daarop mee. Door de snelle ontwikkeling van AI lijken nepwebwinkels, bezorgingsmails en misleidende aanbiedingen overtuigender dan ooit. Dit kun je doen om veilig te blijven.

Partnerbijdrage - in samenwerking met Bitdefender

Hoe criminelen inspelen op het feestdagenseizoen

In deze weken draait veel om gemak en tempo. Dat geeft cybercriminelen speelruimte. Ze bouwen webshops die nauwelijks te onderscheiden zijn van echte winkelketens en sturen meldingen over betalingen of zendingen die eruitzien alsof ze direct van een pakketdienst komen. Dankzij AI zijn die berichten foutloos, strak vormgegeven en arriveren ze precies op het moment waarop jij druk bent met bestellen.

Dit kun je zelf doen

Veilig shoppen heb je voor een groot deel zelf in de hand. Met een paar simpele checks kom je al een heel eind.

❗Kijk naar het webadres en let op namen die nét anders gespeld zijn of vreemde toevoegingen bevatten. Goed om te weten: een slotje en https betekenen alleen dat de verbinding versleuteld is, niet dat de winkel betrouwbaar is.
❗Staan er keurmerken op de site, bijvoorbeeld van Thuiswinkel Waarborg of Webshop Keurmerk? Klik daar dan op. Als ze echt zijn, word je doorgeleid naar de site van het keurmerk en zie je het certificaat dat aan de webwinkel is afgegeven.
❗Heb je je bestelling geplaatst en is het tijd om te betalen? Doe dat dan bij voorkeur via iDEAL of een creditcard met kopersbescherming, zodat je bij problemen sterker staat. Ontvang je een link in een mail of sms die verwijst naar een betaalpagina of inlogscherm? Ga dan zelf naar de website via je browser of de officiële app. Zo voorkom je dat je ongemerkt op een nagemaakte site terechtkomt.

©ID.nl

Het kan altijd veiliger

Met de hierboven beschreven checks kun je al veel problemen voorkomen, maar dan nog kan het fout gaan. Bitdefender helpt door juist op de momenten waarop je zelf iets over het hoofd kunt zien mee te kijken.

Twijfels? Meteen scannen met Scamio

Wanneer je twijfelt over een link, QR-code of bericht kan Scamio uitkomst bieden, een gratis tool van Bitdefender. Je plakt een link of tekst in de chat of uploadt een screenshot van een mail of bericht. Scamio analyseert de inhoud en geeft een beoordeling in drie kleuren: rood (onveilig), oranje (verdacht) of groen (geen risico gevonden).

Je hebt alleen een Bitdefender-account nodig. Daarna kun je Scamio gebruiken via de web-app, WhatsApp, Facebook Messenger of Discord. Op de achtergrond vergelijkt de tool links met bekende scam-databases, analyseert hij de opbouw van websites en ontleedt hij QR-codes voordat jij ze hoeft te scannen. Dankzij zelflerende algoritmes blijft Scamio actueel, ook wanneer criminelen nieuwe trucs inzetten.

Zo beschermt Bitdefender je tijdens het shoppen

Naast Scamio biedt Bitdefender Premium Security een breed pakket aan bescherming. Het beveiligt Windows-, macOS-, Android- en iOS-apparaten tegen virussen, malware, ransomware en cryptomining. De e-mailbeveiliging herkent misleidende berichten en houdt verdachte bijlagen tegen. Functies voor het opsporen van oplichting signaleren gedrag dat past bij fraude, zoals nagemaakte betaalpagina's of nepaanbiedingen.

Scam Copilot kijkt realtime mee terwijl je shopt en waarschuwt wanneer een website, aanbieding of link niet klopt. Voor privacy biedt Premium Security een Password Manager, onbeperkt VPN-verkeer en een advertentieblokker met anti-tracker. Voor je identiteit monitort Bitdefender datalekken en laat het direct weten wanneer jouw gegevens opduiken.

©Bitdefender

Fijne – veilige! – feestdagen

Met een paar kleine handelingen kun je er zelf al voor zorgen dat je zo veilig mogelijk online shopt. Bitdefender voegt daar een slimme laag aan toe die zich aanpast aan de nieuwste trucs van criminelen. Zo blijf je zorgeloos shoppen, van de eerste Black Friday-deal totdat het laatste cadeau onder de boom ligt!

Voor veel mensen is hun e-mailprogramma nog altijd het belangrijkste digitale hulpmiddel, maar lang niet iedereen haalt alles eruit. En dat kost tijd. Veel handmatig terugkerende taken kun je automatiseren. Of het nu gaat om het sorteren van berichten, het opstellen van standaardantwoorden of het plannen van verzendtijden: over al deze opties beschikt jouw mailprogramma al.

Misschien vind je dit ook interessant: 10 e-mailhacks: van overvolle inbox naar opgeruimd staat netjes

Een overvolle inbox leidt niet alleen tot stress, maar kost ook veel tijd bij het zoeken naar belangrijke berichten. Door slimme filters in te stellen, komt daar verandering in. Filters zorgen ervoor dat binnenkomende e-mails automatisch worden gesorteerd, gelabeld of doorgestuurd op basis van door jou bepaalde criteria.

In Gmail vind je deze functie via het tandwielpictogram rechtsboven. Klik op het radertje voor instellingen en daarna op Alle instellingen bekijken. Ga vervolgens naar het tabblad Filters en geblokkeerde adressen. Kies voor Nieuw filter maken.

In Outlook vind je vergelijkbare mogelijkheden via het menu met het radertje en het tabblad E-mail. Klik op Regels en dan op Nieuwe regel toevoegen. In Apple Mail ga je naar Mail in de menubalk, kies je voor Instellingen en klik je op het tabblad Regels.

Opgeruimd staat netjes

Het instellen van een effectieve filter begint met het bepalen van je specifieke behoeften. Wil je bijvoorbeeld alle berichten van je team in een aparte map verzamelen? Stel dan een filter in dat zoekt naar e-mailadressen met het domein van je bedrijf en deze automatisch verplaatst naar een speciale teammap.

Voor frequente nieuwsbrieven kun je een filter maken dat alle e-mails met 'nieuwsbrief' in de onderwerpregel naar een toegewezen map verplaatst. Een praktische toepassing is het automatisch labelen van e-mails waarin bepaalde projectcodes voorkomen. Als je bijvoorbeeld werkt aan 'Project Phoenix', kun je een filter instellen dat alle e-mails met deze term in het onderwerp of de inhoud voorziet van een specifiek label of verplaatst naar de projectmap. Experimenteer met verschillende filtercriteria om te ontdekken welke combinatie het beste werkt voor jouw specifieke workflow.

Handtekeningen

Handtekeningen doen meer dan alleen contactgegevens weergeven; ze kunnen dynamische informatie bevatten die automatisch wordt aangepast op basis van de ontvanger of het tijdstip. In Outlook ga je naar Bestand / Opties / E-mail / Handtekeningen om geavanceerde handtekeningen te maken. Gmail-gebruikers vinden deze functie onder Instellingen / Algemeen / Handtekening. Apple Mail biedt handtekeningopties via Mail / Instellingen / Handtekeningen.

Een fijne functie is het gebruik van voorwaardelijke handtekeningen. In Outlook kun je bijvoorbeeld verschillende handtekeningen maken en deze koppelen aan specifieke e-mailaccounts of zelfs aan bepaalde ontvangers. Zo kun je een formele handtekening gebruiken voor externe communicatie en een informelere voor interne berichten. De variabelen in Outlook (zoals %Company% of %Phone%) worden automatisch gevuld met informatie uit je profiel, wat zorgt voor consistentie en tijdsbesparing bij het onderhouden van je contactinformatie.

Overweeg om html-elementen toe te voegen aan je handtekening voor een professionelere uitstraling. Voeg bijvoorbeeld een gepersonaliseerde afspraaklink toe die rechtstreeks naar je agenda verwijst, zodat ontvangers met één klik een vergadering kunnen plannen. Of integreer een dynamische banner die je nieuwste producten of diensten promoot. Ook kun je informatieve links naar veelgestelde vragen of kennisartikelen opnemen, wat het aantal routinevragen in je inbox kan verminderen. Zorg er wel voor dat je handtekening niet te groot of afleidend wordt – houd het professioneel en functioneel.

Uitgestelde verzending

Het timen van e-mails kan heel belangrijk zijn voor de effectiviteit ervan. De functie voor uitgestelde verzending stelt je in staat om e-mails voor te bereiden wanneer het jou uitkomt, maar ze te laten bezorgen op een ander moment. In Gmail activeer je deze functie tijdens het opstellen van een bericht door op het kleine driehoekje naast de knop Verzenden te klikken en Verzenden plannen te selecteren. Vervolgens kun je een specifieke datum en tijd kiezen of een van de voorgestelde tijdstippen selecteren.

Outlook-gebruikers kunnen een vergelijkbare functie vinden in het Opties-tabblad tijdens het opstellen van een e-mail. Klik op Verzenden plannen en specificeer wanneer het bericht moet worden verzonden. In Apple Mail klik je ook op het pijltje naast de verzendknop, en vervolgens op Stuur later. Het inplannen van mails is meer dan alleen een technische truc; het is een strategisch communicatiemiddel.

E-mailsjablonen

Het herhaaldelijk typen van vergelijkbare e-mails is een verborgen productiviteitsdief. E-mailsjablonen bieden een elegante oplossing voor dit probleem. In Gmail kun je sjablonen instellen door eerst Geavanceerde instellingen te activeren. Ga naar Instellingen / Geavanceerd en schakel Templates in. Tijdens het opstellen van een e-mail kun je nu via de drie puntjes rechtsonder kiezen voor Templates / Concept opslaan als sjabloon. Bij toekomstig gebruik selecteer je simpelweg het gewenste sjabloon via hetzelfde menu.

Outlook-gebruikers kunnen sjablonen maken door een nieuwe mail te openen, naar Invoegen / Apps / Mijn sjablonen te gaan en op + Sjabloon te klikken. In Apple Mail kun je werken met tekstfragmenten via de ingebouwde tekstvervanging van macOS. Ga naar Systeeminstellingen / Toetsenbord / Tekst en voeg daar je veelgebruikte tekstfragmenten toe met bijbehorende snelkoppelingen.

Herinneringen

Een van de meest onderschatte functies in e-mailprogramma's is de mogelijkheid om automatische herinneringen in te stellen voor berichten waarop je een antwoord verwacht. In Outlook kun je een bericht markeren voor opvolging door op de Opvolgen-vlag te klikken in een geopend bericht. Door met de rechtermuisknop op deze vlag te klikken, kun je een specifieke herinneringsdatum instellen en zelfs aangeven dat je een herinnering wilt ontvangen als je geen antwoord hebt gekregen.

Gmail-gebruikers kunnen de Snooze-functie inzetten om berichten tijdelijk te verbergen en op een later tijdstip weer te laten verschijnen. Klik met de rechtermuisknop op een bericht en selecteer Snoozen. Vervolgens kun je kiezen wanneer het bericht weer in je inbox moet verschijnen.

Voor Apple Mail-gebruikers biedt de ingebouwde Herinnering-functie vergelijkbare mogelijkheden. Selecteer een bericht, klik rechts en kies Herinnering. Vervolgens kun je aangeven wanneer je aan dit bericht herinnerd wilt worden.

Productiever

De functies die we in dit artikel hebben besproken, vormen slechts het topje van de ijsberg als het gaat om de verborgen mogelijkheden van je e-mailprogramma. Door filters en regels in te stellen, creëer je een inbox die automatisch sorteert en prioriteiten stelt. Slimme handtekeningen zorgen voor consistente, professionele communicatie, terwijl uitgestelde verzending garandeert dat je berichten op het optimale moment aankomen.

Met sjablonen elimineer je het repetitieve typewerk en dankzij geautomatiseerde follow-ups blijft geen enkele belangrijke e-mail onbeantwoord. Deze functies werken samen om je dagelijkse e-mailroutine drastisch te versnellen en je communicatie te professionaliseren. Door nu tijd te investeren in het ontdekken en instellen van deze verborgen e-mailkrachten, win je in de toekomst uren aan productieve tijd terug. Die tijd kun je besteden aan echt waardevol werk in plaats van aan het beheren van je inbox.