Was een harde schijf van 20 MB ooit al heel wat, in het tijdperk van HD-films en digitale fotografie is ook een harde schijf van 1 TB vol voordat u er erg in hebt. Gelukkig worden harde schijven steeds groter en goedkoper, waardoor de opslagcapaciteit van uw systeem eenvoudig is uit te breiden. Wij hebben achttien harde schijven bekeken met een opslagcapaciteit van 1½, 2 of 3 TB.

Dit artikel bestaat uit drie pagina's

Pagina 1: Introductie; Enterprise-schijven;

Pagina 2: Testprocedure; Energie;

Pagina 3: Energiezuinige modellen; Snellere modellen; Conclusie.

De geteste harde schijven vindt u in de overzichtstabel (Excel).

We hebben voor deze test achttien harde schijven van 1,5 TB of hoger bekeken die grofweg zijn in te delen in twee gebruiksdoelen: energiezuinig en prestaties. Niet geheel toevallig is op basis van het toerental van de schijven deze schifting eigenlijk al grotendeels te maken. De enige uitzondering is de Western Digital AV-GP 2 TB die qua prestaties en energieverbruik toch echt in de energiezuinige categorie thuishoort, maar wel een toerental van 7200 rpm heeft. Schijven met een toerental van 5400 of 5900 rpm zijn energiezuiniger, maar een stuk langzamer dan schijven met een toerental van 7200 rpm. Wanneer u de schijf tevens wilt gebruiken als opstartschijf voor Windows, dan zouden we een van de snellere 7200 rpm-modellen aanraden. Hebt u al een snelle opstartschijf of SSD, en wilt u de schijf vooral gebruiken om uw alsmaar groeiende film- en muziekcollectie op te slaan, dan is de rauwe snelheid een stuk minder van belang. In plaats van snelheid worden wat ons betreft dan het energieverbruik en de geluidsproductie belangrijke selectiecriteria.

Zoals altijd rekenen fabrikanten van harde schijven met andere gigabytes dan Windows. U kunt niet simpelweg uitgaan van 1500, 2000 of 3000 GB. Van oplichting is strikt genomen geen sprake, maar het is handig om te weten om teleurstellingen te voorkomen. Een harde schijf met een capaciteit van 1½, 2 of 3 TB komt in Windows respectievelijk netto op 1397,26, 1863,02 of 2794,39 GB. De nettocapaciteit vindt u ook in de tabel terug. Daarnaast moeten we nog een opmerking maken over de schijven van 3 TB. Een harde schijf van 3 TB in gebruik nemen is helaas niet zo simpel als het klinkt. Eigenlijk gaat dit probleem al spelen bij schijven met een opslagcapaciteit van meer dan 2 TB (oftewel 2,199 TB volgens fabrikanten). Om gebruik te maken van een 3TB-schijf en hem als één partitie te formatteren, moet er gebruik worden gemaakt van Windows Vista of 7 en moet u de schijf formatteren met behulp van GPT. Wanneer u ook wilt opstarten van de partitie, dan moet u een 64bit-versie van Windows hebben en moet uw pc opstarten met het moderne EFI in plaats van het nog steeds gebruikelijke BIOS. Alleen de modernste moederborden maken gebruik van EFI, dus er is een grote kans dat opstarten van een 3TB-schijf op uw systeem onmogelijk is. Wij raden aan om alleen een harde schijf van 3 TB te kopen als opslag voor data, en alleen aan het gebruik als opstartschijf te denken als u een moderne machine hebt die aan de eerder genoemde eisen voldoet.

Enterprise-schijven

Als u de tabel snel bekijkt op basis van prijs, dan zal u opvallen dat vier van de geteste 2TB-schijven flink duurder zijn dan de rest. Het gaat om de Hitachi Ultrastar, de Seagate Constellation ES en beide Western Digital Caviar RE4-varianten. De reden is dat dit zogenaamde enterprise-schijven zijn, bedoeld voor bijvoorbeeld 24/7-gebruik in een server. Deze schijven zouden betrouwbaarder en schokbestendiger zijn dan hun desktopbroertjes. Verder hebben Enterprise-schijven optimalisaties voor RAID waarbij ze niet gelijk uit een RAID-setup gegooid worden als er iets mis gaat. Voor thuisgebruik in een desktop zijn ze waarschijnlijk te overdreven, iets waar ze mogelijk wel interessant voor zijn is een NAS of thuisserver die constant aanstaat. Wij kunnen moeilijk testen of deze schijven echt betrouwbaarder zijn dan normale desktopvarianten en hebben ze voor de volledigheid in de test opgenomen. Het is in ieder geval duidelijk dat door de hoge prijs ook de prijs per gigabyte niet erg aantrekkelijk is. We gaan in het artikel daarom niet te veel op deze vier schijven in en concentreren ons voornamelijk op de schijven tot 150 euro bij een capaciteit van 2 TB.

Testprocedure

We hebben de harde schijven vergeleken op basis van drie benchmarks: PCMark Vantage, HD Tune en ATTO Disk Benchmark. Net als bij onze SSD-test vinden we het getal dat PCMark Vantage middels de HDD-test toekent aan een harde schijf een belangrijk vergelijkingscriterium, omdat dit getal snel inzichtelijk maakt hoe de schijven ten opzichte van elkaar scoren. De score van PCMark Vantage is gebaseerd op een aantal taken in normale programma's en het is dus een goede richtlijn voor de alledaagse prestaties van een schijf. Daarnaast hebben we ook het energieverbruik gemeten, een factor die erg sterk meespeelt als de schijf voornamelijk als opslag van gegevens, films, muziek en foto's bedoeld is. Ook bij gebruik in een NAS is rauwe snelheid minder van belang en is een laag energieverbruik met het oog op warmteproductie, gekoppeld aan een laag geluidsniveau, wel zo prettig. Wie een blik op de tabel werpt zal zien dat vrijwel alle schijven uitgevoerd zijn als SATA 300 (of SATA II), dat een theoretische maximale doorvoersnelheid van 300 MB/s biedt. Uiteraard zijn de schijven ook prima bruikbaar op SATA 150 (of SATA I), dat een theoretische maximale doorvoersnelheid van 150 MB/s biedt. Die waarde van 150 MB/s wordt slechts door één schijf uit deze test overschreden, en door twee schijven aangetikt. Het is dan ook totaal niet relevant dat twee schijven voorzien zijn van een controllerchip met SATA 600 (of SATA III) , aangezien harde schijven nog lang niet op het snelheidsniveau zitten waarbij dat nuttig wordt. Het is echter geen probleem om een SATA 600-schijf aan te sluiten op een SATA 300- of SATA 150-controller. Wij zouden een harde schijf aansluiten op de snelste poort die door de platformchipset van het moederbord zelf wordt verzorgd. Er zijn bijvoorbeeld moederborden die SATA 600-poorten hebben middels een extra chipje, waarbij de SATA 300-poorten van de eigenlijke platformchipset (van bijvoorbeeld Intel of AMD) toch sneller blijken te zijn. Iets waar SATA 600 wel een rol speelt, zijn de nieuwste SSD's die zeker voordeel kunnen halen uit deze snellere standaard.

Energie

Ook als u een harde schijf niet gebruikt, verbruikt het apparaat energie. Dit zogenaamde idle-verbruik vindt u terug in de tabel. Een snellere harde schijf heeft bijvoorbeeld een idle-verbruik van 7 watt, terwijl een groen exemplaar op 4 watt zit. Beide getallen klinken natuurlijk bijzonder laag, maar het is nog altijd bijna het dubbele. In het volgende rekenvoorbeeld laten we u zien wat u per jaar kunt besparen. We gaan uit van een scenario waarbij de schijf vier uur per dag in idle-modus staat, vier uur per dag in actieve modus staat, en de computer driehonderd dagen per jaar wordt gebruikt. De snellere schijf in dit rekenvoorbeeld heeft een energieverbruik van 7 watt in idle-modus en 9 watt in actieve modus. De zuinige schijf heeft een energieverbruik van 4 watt in idle-modus en 6 watt in actieve modus. We gaan van een kWh-prijs van € 0,21 uit. Met dit geschetste scenario kost een zuinige schijf € 2,52 per jaar en een snellere schijf € 4,03 per jaar. U kunt zelf een andere berekening maken met behulp van de volgende formule: (wattage idle/1000 x aantal uren) + (wattage actief/1000 x aantal uren) x aantal dagen x kilowattuurprijs.

Energiezuinige modellen

Qua energiezuinige schijven met een capaciteit van 1,5 TB hebben we enkel schijven van Samsung. Erg veel verschil zit er niet tussen de Spinpoint F2 EcoGreen en de Spinpoint F3 EcoGreen. Dat is niet zo verwonderlijk, want de specificaties zijn vrijwel identiek. Toch is de iets oudere F2 is goedkoper, sneller en enerziezuiniger en heeft dus onze voorkeur. Vermoedelijk werkt de oudere versie met drie platters (de fysieke magnetische schijven), terwijl de F3 vier platters heeft. Het is echter maar de vraag hoe interessant een 1,5TB-schijf nog is. Een 2TB-schijf is niet veel duurder en de prijs per gigabyte gaat dus omlaag. Op het gebied van energiezuinige schijven van 2 TB hebben we vier interessante modellen. De vijfde energiezuinige schijf, de Western Digital RE4-GP 2TB, is een zogenaamd enterprise-model (zie kader 'Enterprise-schijven') en is voor desktopgebruik simpelweg te duur. De zuinigste schijf blijkt de Western Digital Caviar GP 2TB. Toch zouden wij, als we op zoek zijn naar een zuinige 2TB-schijf, gaan voor de Samsung Spinpoint F4 EcoGreen 2TB. Deze Samsung-schijf is in idle minder zuinig, maar ­actief juist weer zuiniger. Hij is sneller en het is de schijf met de laagste kosten per gigabyte. De F4 EcoGreen 2 TB, is wat ons betreft de interessantste schijf van de enerziezuinige modellen en krijgt dan ook het keurmerk Best Getest in de categorie zuinige opslag. We hebben één energiezuinige schijf getest met een capaciteit van 3 TB. Qua energieverbruik valt het relatief hoge actieve wattage op. In combinatie met de hoge prijs per gigabyte is dit voorlopig niet zo'n interessante koop. Toch is uiteindelijk één schijf van 3 TB zuiniger dan twee exemplaren van bijvoorbeeld 1,5 TB. Iets om in het achterhoofd te houden.

Snellere modellen

De Seagate Barracuda 7200.11 met een capaciteit van 1,5 TB is de kleinste harde schijf die niet in de energiezuinige categorie valt. Het energieverbruik is met 7,1 watt in idle en 9,11 in actieve modus een stuk hoger dan de energiezuinige modellen. Qua prestaties is deze schijf eigenlijk niet veel sneller dan de energiezuinige modellen en haalt hij het niet bij de overige schijven, die overigens allemaal een capaciteit van 2 TB hebben en per gigabyte een stuk meer kosten. Als snelle schijf is hij zeker vergleken met de rest te langzaam en als opslagschijf vinden we hem niet zuinig genoeg. De snelst geteste niet-enterprise-schijf, is de Hitachi Deskstart 7K3000 3TB. De PCMark Vantage HDD-score is met 7644 het hoogste en ook de rauwe snelheden in de andere benchmarks zien er goed uit. Op zich dus de beste schijf en ook de prijs per gigabyte is netjes. Helaas zitten er nog wel wat nadelen aan het gebruik van een 3TB-schijf, waar u op pagina 41 meer over kunt lezen. Voldoet uw pc echter aan de eisen en hebt u 3 TB nodig, dan is dit zonder meer een goede schijf die we belonen met het label Best Getest. Bij de modellen met een capaciteit van 2 TB heeft de Western Digital Caviar Black de beste papieren. Deze schijf geven we eveneens het keurmerk Best Getest. De prijs per gigabyte is vergeleken met de andere snelle jongens ook netjes. De flink goedkopere Hitachi Deskstar 7K2000 scoort een flink stuk lager waardoor we het keurmerk Redactie Tip niet uitdelen.

Conclusie

Hebt u een harde schijf nodig voor het opslaan van gegevens en gebruikt u voor het opstarten van Windows en het installeren van programma's al een snelle harde schijf of SSD? Dan zouden wij één van de langzamere harde schijven kopen. Niet alleen het energieverbruik is lager, ook de geluidsproductie is wat minder. Het grootste voordeel is misschien nog wel de prijs, die logischerwijs lager ligt bij de langzamere schijven. Voor de sweetspot tussen prijs en opslagcapaciteit, oftewel de laagste prijs per gigabyte, moet u bij de langzamere modellen met een capaciteit van 1,5 of 2 TB zijn. Onze aanrader op basis van de testresultaten is de Samsung Spinpoint F4 EcoGreen 2TB. Deze schijf is energiezuinig, relatief snel en heeft op het moment van schrijven een goede prijs. Bij de snelle schijven is de Hitachi Deskstar 7K3000 3TB erg interessant door zijn goede prestaties en op het moment van schrijven lage straatprijs. Wilt u wat minder uitgeven, dan zouden wij voor de Western Digital Caviar Black 2TB (SATA3) gaan. Het label Redactie Tip delen we in deze test niet, deels om dat bij dit keurmerk de prijs sterk meespeelt, en de prijzen van harde schijven in de praktijk flink schommelen. Op basis van de tabel met testresultaten kunt u echter zelf prima bepalen wat een interessante koop is op het moment dat u een schijf wilt aanschaffen.

©PXimport

Geluidsniveau

Voor wie behoefte heeft aan een stille harde schijf omdat de schijf bijvoorbeeld in een passief gekoeld mediacenter gebruikt wordt, hebben we ook de geluidsproductie van de schijven gemeten. Deze meting hebben we telkens onder dezelfde omstandigheden wat betreft achtergrondgeluid uitgevoerd, op tien centimeter afstand van de schijf. Merk hierbij op dat de decibel een logaritmische schaal is om verhoudingen aan te duiden. Al met al betekent dit dat een toename met 3 dB(A) theoretisch een verdubbeling van het geluidsniveau is. In de praktijk wordt echter bij een toename van 10 dB(A) pas een verdubbeling ervaren. Geheel toevallig blijkt er tussen de stilste en de luidste schijf een verschil meer dan 10 dB(A) te zitten oftewel meer dan een verdubbeling van de geluidsproductie. Iets om rekening mee te houden in de woonkamer dus.

Bij ID.nl zijn we gek op producten waar je niet de hoofdprijs voor betaalt. Daarom gaan we een paar keer per week voor je op zoek naar zulke aanbiedingen. Met Kerst en Oud en Nieuw voor de deur is het weer tijd om te bedenken wat je wil gaan eten. Wat dacht je van fondueen? Met deze vijf fonduesets maak je indruk op je vrienden en familie.

Met een fondueset smelt je de lekkerste kazen en dep je je broodje of vlees in bouillon of kaas. Fonduesets zijn de ultieme sfeermakers voor de feestdagen, of het nu met vrienden is of familie en of je kiest voor romige kaas, bouillon of chocolade; het is op en top genieten. Een absolute must-have voor elke levensgenieter en perfect voor de feestdagen. Wij vonden vijf betaalbare fonduesets voor je.

Boska Elektrische Fondueset Pro - 8 personen

De Boska Elektrische Fondueset Pro is ontworpen voor liefhebbers van kaas‑ en vleesfondue. De set bestaat uit een geëmailleerde gietijzeren pot met een inhoud van circa 2,15 liter, waardoor je genoeg ruimte hebt voor een volledige kaasfondue of bouillon. Het verwarmingselement is elektrisch en beschikt over een instelbare thermostaat; hierdoor kun je de temperatuur naar wens aanpassen voor verschillende soorten fondue. Een handig indicatielampje laat zien wanneer het element aan staat. De pot staat op een stevige basis en heeft een extra lang snoer van twee meter, zodat je hem makkelijk midden op tafel plaatst. Bij de set worden acht fonduevorken geleverd die zijn voorzien van gekleurde markeringen. De combinatie van gietijzer en emaille zorgt voor een gelijkmatige warmteverdeling en eenvoudige reiniging.

Swissmar Lausanne 11‑delige fondueset - 6 personen

De Zwitserse fabrikant Swissmar levert met de Lausanne een 11‑delige fondueset die is gericht op traditioneel fonduen. De set bestaat uit een koperen pan met een geëmailleerde binnenkant en een zware RVS‑branderschaal. Doordat koper de warmte snel opneemt en verdeelt, is de fondue snel op temperatuur. De pan staat op een robuuste stalen houder waarin een brander met regelaar zit; hiermee pas je de vlamsterkte aan voor kaas‑, bouillon‑ of chocoladefondue. In de doos zitten verschillende accessoires, waaronder zes vorkjes en een branderschaal. Deze set is niet elektrisch, waardoor je hem zelfs buiten of op de camping kunt gebruiken.

Mäser Fondueset - 4 personen

De fondueset van Mäser bestaat uit een roestvrijstalen pan met bijbehorende brander. Roestvrij staal is slijtvast en eenvoudig te reinigen; je kunt de pan na gebruik in de vaatwasser zetten. De set heeft een inhoud van rond één liter, voldoende voor een kaas‑ of chocoladefondue voor een klein gezelschap. Er worden meerdere fonduevorkjes meegeleverd met gekleurde puntjes om ze te onderscheiden. Dankzij de stevige basis staat de pan stabiel op tafel, terwijl de gelijkmatige warmteverdeling voorkomt dat de inhoud aanbrandt. Omdat het geen elektrisch toestel is, gebruik je de brander met brandgel of spiritus.

Baumalu 385050 fondueset - 6 personen

Deze fondueset van Baumalu bestaat uit een zware gietijzeren pan die op een decoratieve houten plaat staat. Gietijzer houdt de warmte goed vast en is geschikt voor zowel kaas‑ als chocoladefondue. De bijgeleverde brander plaats je onder de pan; je regelt de vlamsterkte met een draaiknop. Omdat de pot stevig op de houten plaat staat, blijft hij stabiel en kras je niet op de tafel. In de set zitten fonduevorkjes met houten handvatten.

Tristar FO‑1107 Fonduepan - 8 personen

De Tristar FO‑1107 is een elektrische fondueset met een inhoud van ongeveer 1,5 liter. Je gebruikt deze pan voor verschillende soorten fondue, zoals kaas, bouillon of chocolade. Het verwarmingselement levert circa 1000 watt en heeft een instelbare thermostaat, zodat je de temperatuur kunt aanpassen aan het type fondue. Een indicatielampje geeft aan wanneer het apparaat actief is. De pan heeft een antiaanbaklaag, een cool‑touch handgreep en staat op een antislipvoet voor extra stabiliteit. Er worden acht fonduevorkjes meegeleverd en door de ring bovenop blijven de vorkjes op hun plek tijdens het fonduen.

Papieren facturen, garantiebonnetjes, contracten en andere documenten slingeren al snel overal rond. Waarom niet alles digitaal bewaren, zodat je het in enkele klikken terugvindt? In dit artikel vind je gratis tools en praktische tips om je administratie te scannen, te taggen, doorzoekbaar te maken en veilig op te slaan zonder veel gedoe.

Tip 1: Scanner

Stel, je wilt een hele reeks documenten digitaliseren, zoals garantiebewijzen of facturen. We gaan ervan uit dat je een scanner in huis hebt, eventueel als onderdeel van een all-in-one-printer. Zo’n toestel is goed geschikt voor stabiele, rechte scans, en een (soms optionele) documentinvoer maakt het extra handig bij grotere aantallen. Je scant het best op zo’n 300 dpi, in grijswaarden of kleur, en bewaart het resultaat bij voorkeur als pdf. Helaas genereert de meegeleverde scansoftware vaak alleen pdf’s met een afbeelding van de tekst, waardoor je die later niet kunt doorzoeken of kopiëren.

©OttoPles

Tip 2: NAPS2

Gebruik in dit geval beter scansoftware met geïntegreerde OCR, zoals het gratis en opensource NAPS2 (www.naps2.com, Windows, macOS en Linux). Start de app, klik op Nieuw profiel en op Apparaat kiezen om je scanner te selecteren. Je kunt kiezen uit drie drivertypes: WIA (ingebouwd in Windows, beperkt), TWAIN (krachtiger) en ESCL (voor moderne netwerk- of wifi-scanners, vergelijkbaar met Apple AirScan). Doorgaans kies je voor TWAIN. Stel de scanopties in en open Geavanceerd voor extra instellingen. Typ een profielnaam en bevestig met OK.

Klik nu op de knop OCR en download de gewenste talen, zoals Dutch en English. Plaats een vinkje bij PDFs doorzoekbaar maken middels OCR en kies taal en modus (Snel of Beste). Vink ook de andere opties aan en druk op Scannen.

Klik daarna op het pijlknopje bij PDF opslaan en kies PDF-instellingen. Vul bij Standaard bestandspad een bestandsnaam in – gebruik eventueel ‘placeholders’ als $(YY)-$(MM)-$(DD) – en kies bij Compatibiliteit bij voorkeur PDF/A, zoals PDF/A-2b. Dit formaat slaat namelijk alle lettertypes, kleurprofielen en structuurinformatie in het bestand zelf op, wat ‘garandeert’ dat je het document ook jaren later nog in zijn oorspronkelijke vorm te zien krijgt. Vink Onthoud deze instellingen aan, klik op OK, selecteer de scans en kies PDF opslaan. Het is trouwens ook mogelijk om een (niet-doorzoekbaar) pdf-bestand in NAPS2 te importeren, dit vervolgens te OCR’en en als PDF/A te bewaren.

Tip 3: Mobiel

Een vlakbedscanner is zeker handig, maar niet noodzakelijk, want je kunt tegenwoordig ook prima scannen met je smartphone. Met de juiste app wordt het beeld automatisch ge-OCR’d en indien nodig rechtgetrokken. Een van de betere apps is Adobe Scan, beschikbaar via www.kwikr.nl/adobescan of in de appstore van Android en iOS.

Installeer en start de app. De gratis versie volstaat meestal, al laat de betaalde versie (circa 10 euro per maand) je onder meer tot 100 pagina’s per bestand scannen (in plaats van 25) en pdf’s exporteren naar Office 365-formaten.

Meld je aan, bijvoorbeeld via je Google-account, en tik op Scan. Je kunt het resultaat onder meer uitsnijden, roteren en de helderheid en het contrast aanpassen. Kies Blijven scannen voor extra pagina’s of tik op PDF opslaan zodra je klaar bent. De pdf belandt standaard in je Adobe-account (https://acrobat.adobe.com), maar je kunt het bestand ook delen of (via Meer) bijvoorbeeld opslaan in Google Drive. Het pdf-bestand is standaard doorzoekbaar, controleer bij Voorkeuren of Tekstherkenning uitvoeren op opgeslagen PDF wel is ingeschakeld, maar het is geen PDF/A. Wil je dat, dan kun je het bestand alsnog omzetten met reeds eerder vermelde, gratis tools als NAPS2 of PDFCreator (zie ook kader ‘Pdf-printer’).

Tip 4: Tags koppelen

Om naderhand snel het gewenste document te kunnen terugvinden, zorg je er dus allereerst voor dat je documenten doorzoekbaar zijn (bij pdf’s kan dit via OCR: zie tip 2). Je kunt gerust ook zelf extra trefwoorden, zeg maar digitale kleefbriefjes, aan je documenten koppelen.

Met een tool als TagSpaces (www.tagspaces.org, Windows, macOS en Linux) tag je in één keer meerdere bestanden en mappen met eigen trefwoorden. Bestaande tags voeg je simpelweg toe door ze naar bestanden te slepen. TagSpaces heeft ook een krachtige zoekfunctie waarmee je snel documenten met de juiste tag(s) terugvindt.

Handig zijn ook ‘smart tags’: je bepaalt dan zelf de criteria, waarna nieuwe bestanden automatisch de juiste tags krijgen. Deze tags kun je opslaan in aparte sidecar-bestanden (JSON) of je voegt ze achteraan de bestandsnaam toe: een bestand als aanpassing.pdf bijvoorbeeld wordt dan iets als aanpassing[huur indexering].pdf. De betaalde Pro-versie (42 euro per jaar) heeft enkele geavanceerde opties, zoals het toekennen van tags op basis van lokale AI-taalmodellen.

Tip 5: Tags zoeken

Vind je TagSpaces toch wat overkill, dan zijn er andere manieren om documenten van (doorzoekbare) trefwoorden te voorzien. Je kunt in Verkenner (met sneltoets F2) trefwoorden toevoegen aan de bestandsnaam, maar het kan ook anders. Klik met rechts op een bestand of selectie, kies Eigenschappen en open het tabblad Details. Afhankelijk van het bestandstype kun je hier tags toevoegen bij velden als Titel, Onderwerp, Labels, Categorieën en Opmerkingen. Dit werkt goed bij bijvoorbeeld Office-bestanden en afbeeldingen, maar pdf-documenten laten zich minder makkelijk taggen. Dit kan bijvoorbeeld wel bij het aanmaken van zo’n document vanuit NAPS2 of PDFCreator. Bij deze laatste kun je bij een profiel titel, auteur, onderwerp en trefwoorden meegeven.

Vanuit de Verkenner kun je vervolgens zoeken op deze tags, ook in pdf-bestanden (ook al zijn ze niet zichtbaar op het tabblad Details). Navigeer naar de juiste map of het station en typ in de zoekbalk van de Verkenner labels:<trefwoord>.

Werkt dit niet, dan ontbreekt waarschijnlijk een geschikt zoekfilter. Je kunt zo’n Adobe-IFilter alsnog installeren via deze link. Je kunt dit controleren vanuit het Configuratiescherm: open Indexeringsopties, klik op Geavanceerd en scrol op het tabblad Bestandstypen naar pdf. Daar hoort PDF Filter (of eventueel Reader Search Handler) te staan, en Eigenschappen en inhoud van het bestand indexeren moet zijn ingeschakeld. Zorg er tevens voor dat alle gewenste mappen zijn opgenomen bij Deze locaties beheren (via de knop Wijzigen).

Tip 6: Opslagstructuur

Je documenten zijn nu doorzoekbaar en mogelijk ook getagd, maar er is nog een derde belangrijk aspect: bewaar alles met logische bestandsnamen in een doordachte mappenstructuur.

Voor bestandsnamen plaats je de belangrijkste info, zoals projectnaam en/of datum, liefst vooraan. Gebruik de ISO-notatie (JJJJ-MM-DD), zodat je bestanden makkelijk chronologisch sorteert. Zoals vermeld in tips 4 en 5 kun je de naam aanvullen met trefwoorden, gescheiden door een koppelteken of onderstrepingsteken (vermijd spaties of speciale tekens). Eventueel voeg je achteraan een versienummer toe, zoals _v1. Een voorbeeld is 2025-08-31_Huurcontract_Appartement_v1.pdf.

Breng de bestanden onder in een logische structuur, bijvoorbeeld op datum, per project of klant, of per categorie (zoals Huis, Werk, Gezondheid, Financieel enzovoort). Je zult merken: dankzij consistente map- en bestandsnamen vind je documenten sneller terug.

Tip 7: Organisatietool

Je hebt een logische mappenhiërarchie opgezet, maar je moet natuurlijk ook zorgen dat documenten in de juiste map terechtkomen. Externe hulp van een organisatietool als het gratis Dropit (www.dropitproject.com, werkt nog onder Windows 11) of File Juggler (www.filejuggler.com, betaalde versie 44 euro) kan daarbij handig zijn. We bekijken kort deze laatste.

Start de geïnstalleerde tool op en klik op Add rule (of eerst op Add rule group als je de regels wilt categoriseren). Stel dat je alle pdf’s die in de map \gedeeld terechtkomen automatisch wilt verplaatsen op basis van trefwoorden. Vul dan Description in en klik op de knop met drie puntjes bij Monitor om de bronmap te kiezen. Via het tandwielpictogram kun je eventueel Examine everything regularly <frequentie> between checks instellen, wat ook goed werkt voor gedeelde netwerkmappen.

Klik daarna op de plus-knop bij If en stel het filtercriterium in, bijvoorbeeld: Any of the following / Other / PDF Properties / Keywords. Bevestig met Insert en geef het trefwoord op bij Contains / Text. Je kunt via de plus-knop extra filters instellen en kiezen tussen Any of All of the following.

Leg nu de gewenste actie vast bij Then: klik op de plusknop, kies bijvoorbeeld Move file en vul de doelmap in bij to. Bewaar je filter met Save and close. Op het tabblad Rules klik je op de pijlknop naast je filter om het te activeren. Test het resultaat.

Tip 8: Zoektool

Zoals gezegd laat de ingebouwde zoektool in Windows je met de juiste filters en instellingen ook zoeken naar metadata, zoals trefwoorden in pdf’s. Met zoekfilters en operatoren zijn zelfs complexe opdrachten mogelijk, zoals labels:factuur auteur:Toon van Daele grootte:>300kB gewijzigdop:dit jaar. Echt gebruiksvriendelijk of handig is deze functie helaas niet. Je bent dan beter af met een tool als Agent Ransack (alias Filelocator Pro, www.mythicsoft.com/agentransack). Ook de gratis Lite-versie ondersteunt netwerkshares, Booleaanse operatoren, reguliere expressies en zoeken naar metadata via IFilter.

Start de tool, zet deze op Expert en open het tabblad Hoofd. Vul bij Bevat tekst je zoekterm in en bij Zoek in het gewenste station of de map. Eventueel kun je ook filters instellen voor Grootte en Gewijzigd Na / Voor. Op het tabblad Datum voeg je extra tijdsfilters toe en op het tabblad Opties vink je zeker Office en PDF documenten aan. Vul je bij Bevat tekst een pdf-trefwoord in, dan vindt Agent Ransack ook de bijbehorende bestanden. In het tabblad Treffers (rechtsonder) zie je bij gevonden bestanden bijvoorbeeld Keywords: <gezocht_trefwoord>. Met een dubbelklik open je meteen het bestand.

Tip 9: Back-ups

Je administratie digitaliseren is een goed idee, maar dit is pas veilig met een degelijke back-upstrategie. Het best hanteer je hier de 3-2-1-regel: drie datakopieën (hoofdversie en twee back-ups), op twee soorten media, waarvan minstens één kopie op een andere locatie. Zo bescherm je je data tegen hardwarestoringen, ransomware, brand en diefstal.

Een uitstekende gratis en opensource back-uptool is Duplicati (www.duplicati.com, Windows en macOS), die we zelf al jaren dagelijks geautomatiseerd gebruiken voor back-ups naar zowel een netwerkschijf (NAS) als de cloud (Google Drive).

Installeer het gedownloade msi-bestand. Klik na afloop met rechts op het programma-pictogram in het Windows-systeemvak en kies Open om het browserdashboard te starten. Verschijnt First Run Setup, klik dan op Yes en stel een wachtwoord in. Je kunt Duplicati in je browser openen via http://localhost:8200. Wil je ook toegang vanaf een andere pc in je netwerk, open Instellingen in Duplicati en vink Remote toegang toestaan aan, zodat het dashboard bereikbaar is via http://<intern_ip-adres>:8200. Klik vervolgens op +Back-up toevoegen, laat Een nieuwe back-up instellen geselecteerd en vul een naam in. Schakel bij opslag buiten je netwerk versleuteling in. Geef vervolgens doel- en bronlocatie op en bepaal wanneer en hoe vaak de back-up wordt uitgevoerd. Duplicati maakt standaard incrementele back-ups, waarbij alleen nieuwe of gewijzigde data worden opgeslagen, waardoor het back-upvolume beperkt blijft.

Tip 10: Beveiliging

Een goede back-upstrategie is cruciaal om je data veilig te bewaren, maar veiligheid draait ook om privacy. De beste manier om te voorkomen dat onbevoegden inzage krijgen in je (medische, financiële …) gegevens is versleuteling. In tip 9 vermeldden we al dat je in Duplicati back-ups automatisch kunt versleutelen met sterke AES-256-encryptie. Maar ook de data op je originele opslaglocatie wil je wellicht beveiligen.

Hiervoor kun je een gratis opensource-tool als VeraCrypt gebruiken, die naast containerbestanden ook complete partities of schijven kan versleutelen met sterke algoritmen als AES-256. We hebben niet de ruimte hier verder op in te gaan, maar hier vind je meer uitleg. Ook handig is Cryptomator om via je lokale synchronisatiemap data te versleutelen bij cloudopslagdiensten als Google Drive, OneDrive of Dropbox. Je vindt hier meer uitleg daarover.

Daarnaast kun je voor diverse documenttypes ook individuele bestanden beveiligen met een wachtwoord, al is dit vaak minder robuust dan een volledig versleutelde opslaglocatie. Dit kan bijvoorbeeld vanuit verschillende Office-applicaties, maar ook met pdf-tools zoals NAPS2 (bij PDF-instellingen vink je PDF versleutelen aan) en PDFCreator (bij Profielen, via Actie toevoegen / Versleuteling).